Aegon Espagne partage ses 74 places de parking entre 500 employés et parvient à répondre favorablement à 74% des demandes de réservation de places grâce à Sharvy.

Contexte de Aegon

Créée en 1983, Aegon est une société d’assurance néerlandaise présente en Amérique, Europe et Asie. Le siège espagnol de l’entreprise se trouve à Madrid et connaissait depuis quelques années des problèmes de stationnement. Avec 74 places pour 500 employés, la tâche peut vite devenir complexe pour satisfaire un maximum de personnes ! En outre, l’objectif d’Aegon en Espagne est de devenir le meilleur lieu de travail pour ses employés, en essayant de créer la meilleure expérience possible pendant leur temps de travail.

Avant le Covid, les employés venaient au bureau tous les jours. Les places de parking étaient attribuées nominativement et payantes par abonnement mensuel. De plus, un plus grand nombre de places était disponible. Par la suite, après la pandémie, un modèle hybride a été instauré avec un télétravail autorisé 3 jours par semaine pour la majorité des collaborateurs. Ce qui a rapidement montré une faille dans la gestion du parking. La direction des Ressources Humaines, en collaboration avec l’équipe des Services Généraux, a donc commencé à réfléchir à un système de partage des places pour permettre à l’ensemble des collaborateurs de bénéficier du parking. Et ce, en veillant à ce que la rotation des places soit aussi équitable que possible compte tenu de l’espace limité pour le stationnement des voitures.

Une première solution a été mise en place mais celle-ci fonctionnait sur la base du « premier arrivé, premier servi ». C’est-à-dire que les premières personnes à faire leurs réservations recevaient une place. Ainsi, à l’ouverture du calendrier à 12h, tout le monde stoppait ce qu’il était en train de faire pour faire ses réservations. Ce qui posait un problème d’équité vis-à-vis des collaborateurs non disponibles à cet horaire. C’est pourquoi Aegon souhaitait un système plus juste envers l’ensemble de ses collaborateurs. Sharvy, avec son algorithme rendant l’attribution des places de parking plus équitable, a ainsi été identifié et sélectionné par l’entreprise.

Mise en place de Sharvy chez Aegon

Après des premiers échanges et une démonstration, il s’est avéré que Sharvy, solution de gestion de parking d’entreprise, répondait parfaitement aux problématiques de partage et d’équité d’Aegon. En juin 2024, la direction des Ressources Humaines a ainsi sélectionné la solution afin de débuter la collaboration pour un lancement de Sharvy en septembre de la même année. Une équipe projet a été constitué chez Aegon  comprenant les Ressources Humaines, l’IT pour l’intégration avec le Single Sign On et l’équipe en charge de Workday, le SIRH utilisé chez Aegon également connecté à l’application.

Pour commencer, l’entreprise a repensé sa politique de stationnement. Sur les 74 places de parking du site, seulement 15 sont restées nominatives. Les 15 titulaires doivent libérer dans Sharvy leur place lorsqu’ils sont absents du bureau afin de la rendre disponible pour leurs collègues.

Des règles de priorité dans l’attribution furent instaurées afin de favoriser certaines catégories d’employés dans l’obtention d’une place. C’est notamment le cas pour les personnes à mobilité réduite, les femmes enceintes, les covoitureurs ou encore les managers.

Sharvy propose deux types d’algorithme mais Aegon a fait le choix de l’algorithme équitable. Il n’est plus question de rapidité au moment de la réservation. Les places sont attribuées quelques jours avant le jour J selon le nombre de places obtenues par le passé. Ainsi, s’il reste qu’une seule place disponible, l’algorithme favorisera le demandeur ayant le moins souvent reçu de places ces derniers jours (à profil et niveau de priorité égal).

De plus, l’adoption de la solution a été facilitée grâce à l’interfaçage avec Workday, le SIRH utilisé chez Aegon. Cette connexion permet de créer automatiquement les utilisateurs en cas de recrutement ou de les supprimer en cas de départ.

Fonctionnalités favorites d’Aegon

Bénéfices observés

Le parking était l’une des problématiques majeures chez Aegon depuis des années. Grâce à Sharvy, la perception du stationnement a changé. En effet, la question du parking revenait constamment dans l’enquête de satisfaction annuelle comme un élément négatif. Dans le dernier questionnaire envoyé quelques mois après la mise en place de Sharvy, cette thématique est ressortie. Cependant, elle était davantage liée au manque de places de stationnement qu’à l’algorithme, qui a renforcé le sentiment d’équité. En effet, les critères de l’algorithme sont clairs et compris pour les employés.

La demande est très forte et malheureusement le parking ne permet toujours pas de satisfaire l’ensemble des demandes. Cependant, là où avant seulement 15% des collaborateurs avaient accès au parking (car titulaires d’une place), 74% des demandes de places sont désormais satisfaites en moyenne au quotidien.

Tous les jours, l’ensemble des places est attribué, hormis le vendredi qui est généralement un jour plus calme. Le taux d’occupation du parking avoisine désormais les 100%. Sans une solution de partage des places comme Sharvy et compte tenu du télétravail en place dans l’entreprise, le taux d’occupation aurait été bien moindre.

Au départ, il arrivait que certaines personnes oublient de libérer leur place ou d’annuler leur réservation en cas d’absence imprévue au bureau. Au fil des semaines et après quelques discussions pour éduquer les collaborateurs sur les bonnes pratiques, cette problématique est de moins en moins fréquente.

Vous avez une problématique d’optimisation de votre parking d’entreprise ? Vous souhaitez moderniser sa gestion et le rendre plus équitable ?

Faites comme Aegon, optez pour Sharvy !