Le taux de foisonnement des bureaux : qu’est-ce que c’est ? – Définition
Le taux de foisonnement, également appelé le « taux de flex office », « le taux de desk sharing » ou encore, le « taux de mutualisation des postes de travail », correspond au ratio entre le nombre de postes de travail individuels disponibles et le nombre de collaborateurs d’une entreprise.
En d’autres termes, une entreprise peut décider de déterminer un taux de foisonnement de 0,7. Cela signifie qu’elle va proposer uniquement 7 postes de travail pour 10 collaborateurs.
À noter que le calcul d’un taux de foisonnement devient nécessaire lorsqu’une entreprise choisit d’effectuer une transition vers le flex office. Rappelons que cela est indispensable, notamment parce que cette nouvelle organisation du travail sous-entend de ne plus attribuer un poste de travail précis à un collaborateur.
En corrélation, et dans le cadre de cette optimisation immobilière, l’entreprise va régulièrement, décider de diminuer la surface de bureaux nécessaire. Toutefois, gardez en tête que cette diminution n’est pas proportionnelle au taux de foisonnement. D’autres paramètres doivent être pris en compte. Par exemple, l’efficience du bâtiment, le niveau de densité des espaces, le taux d’occupation, etc.
Quels sont les facteurs influençant le calcul du taux de foisonnement de vos bureaux ?
Bien évidemment, le calcul du taux de foisonnement répond à de nombreux facteurs.
Le 1er facteur évident qui influence le calcul de votre taux de foisonnement est votre politique de télétravail. Notamment parce qu’il n’y a plus de sens à maintenir un bureau individuel affecté à un collaborateur, puisqu’il ne sera pas présent à temps plein sur site. Par conséquent, il est justifié de prendre en compte le nombre de jours moyen de télétravail pris par vos collaborateurs.
Toutefois, gardez en tête que le taux de foisonnement qui peut aisément être choisi (sans télétravail) est de 0,8. Soit 8 postes de travail pour 10 collaborateurs. Celui-ci peut naturellement être mis en place avec un cycle d’entreprise « classique » (déplacements professionnels, RTT, maladies, absences, etc).
Le 2ème facteur qui influence directement le calcul de votre taux est bien évidemment, vos catégories « métiers ». Mais également, les profils et les usages de chacun. Si votre entreprise emploie majoritairement des commerciaux et/ou des consultants, il est clair qu’un taux de foisonnement en dessous de 0,7 sera justifié. Soit 7 postes de travail pour 10 collaborateurs. Principalement, parce que cette catégorie « métier » est régulièrement en déplacement. De ce fait, ils se retrouvent très peu, tous ensembles, au bureau.
Le 3ème facteur qui peut également exercer une influence sur votre taux de foisonnement est l’évolution de vos indicateurs. Pour être cohérents avec vos besoins actuels et ceux à venir, veillez à suivre leurs évolutions, et à vous projeter. Par exemple, évaluez le taux d’occupation moyen de vos espaces de travail durant ces derniers mois. Observez l’organisation distanciel/présentiel de vos collaborateurs. Recensez le nombre de collaborateurs, et anticipez éventuellement les croissances d’effectifs, etc.
En vous appuyant sur ces 3 facteurs, vous parviendrez plus facilement à déterminer un taux de foisonnement cohérent avec vos besoins actuels et à venir. De plus, vous mettez toutes les chances de votre côté pour exceller dans votre transition vers le flex office.
Quels sont les avantages à calculer le taux de foisonnement de vos bureaux ?
Bien que le flex office engendre des règles disruptives et déstructurantes au regard des habitudes ancrées traditionnellement dans les entreprises, sa mise en place et le calcul d’un taux de foisonnement apportent de nombreux avantages pour l’entreprise.
D’une part, il permet de repenser les espaces de l’entreprise, de manière à améliorer la QVCT des collaborateurs. Effectivement, les mètres carrés libérés grâce à l’économie de postes de travail peuvent servir à créer de nouveaux espaces. Que ce soit pour téléphoner sans déranger ses collègues, se réunir en groupe ou à l’inverse, travailler au calme.
D’autre part, si l’objectif de l’entreprise est plutôt de réduire ses coûts, la mise en place d’un taux de foisonnement, peut lui permettre de réaliser des économies. Cela sur son loyer, ses charges et/ou sur ses taxes. Notamment, parce qu’en réduisant le nombre de postes de travail, elle peut réaliser des économies de surface allant de 15% à 35%. Bien évidemment, ces gains seront effectifs seulement si elle décide de rendre ces mètres carrés gagnés.
En parallèle, la transition vers le flex office, et la mise en œuvre d’un taux de foisonnement peut tout simplement être l’occasion pour l’entreprise de s’installer dans des bâtiments plus vertueux et/ou de déménager en centre-ville. Elle pourra choisir des locaux plus petits, mais être proche des infrastructures de transport et de services.
Enfin, cela peut également être l’occasion de concilier l’optimisation immobilière à une nouvelle organisation du travail. Qui, évidemment, va avoir un impact sur la santé, le bien-être au travail et la motivation des salariés. Par conséquent, cela peut être une opportunité pour améliorer la maturité digitale de l’entreprise et adopter divers outils numériques. Par exemple, un outil de réservation des postes de travail pour permettre à chaque collaborateur de bien s’organiser. Notamment, en anticipant sa semaine et ses besoins.