Qu’est-ce que le hot desking ? – Définition
Le hot desking est un concept venu tout droit du Royaume-Uni. C’est une organisation du travail dans laquelle les collaborateurs n’ont plus de bureaux attitrés. Ces derniers se partagent ainsi, un même espace de travail, mais selon différentes plages horaires.
Cette pratique est inspirée du « hot racking » ou « hot bunking », qui fait référence aux habitudes des marins, qui, en raison de la pénurie de couchettes, sont contraints de s’en partager une à plusieurs. Bien souvent, ces derniers dorment par roulements, et s’emparent des couchettes encore chaudes de leurs remplaçants à la fin de leur quart. En se calquant sur cette pratique, le hot desking permet ainsi d’optimiser la présence des équipes au bureau, et de veiller à la rentabilité des espaces de travail.
En ce sens, le hot desking permet de faire face aux challenges que revêt le travail hybride et/ou le flex office, qui suppose que les collaborateurs alternent entre le travail sur site et le télétravail. Par conséquent, les hot-desks permettent aux collaborateurs de travailler selon leurs besoins, dans des espaces de bureaux privés ou partagés.
Comment fonctionne le hot desking en entreprise ?
Il est à noter que lorsqu’une entreprise choisit ce type d’organisation, chaque poste de travail dispose du matériel de bureau nécessaire, avec notamment : des ordinateurs fixes, des fournitures de bureau, des chaises ergonomiques, etc. Une fois sur site, le collaborateur n’a plus qu’à brancher son ordinateur portable, et se mettre à travailler immédiatement.
Toutefois, on distingue plusieurs pratiques. Certaines entreprises préfèrent conserver le fonctionnement classique du hot desking, qui répond à l’adage du premier arrivé, premier servi. Par conséquent, et en fonctionnant ainsi, les lève-tôt auront l’embarras du choix, avec peu de risque de subir la concurrence des collègues pour élire son siège. En revanche, après 9h, les places risquent de se raréfier.
En fin de compte, c’est une organisation qui peut rapidement provoquer quelques heurts. Ainsi, c’est un point qu’il convient d’évoquer avec vos collaborateurs, pour convenir de règles de gestion adéquates, afin de concilier flexibilité, confort et équité au quotidien.
C’est pourquoi, pour exceller dans cette nouvelle organisation et améliorer l’expérience collaborateur, de nombreuses entreprises choisissent d’intégrer dans leurs pratiques, une solution digitale dédiée. Cette dernière permet aux collaborateurs de réserver, en amont de leur venue sur site, un espace et/ou un poste de travail. C’est ce que l’on peut également appeler le « desk booking » en entreprise. De ce fait, ils peuvent être certains d’obtenir un poste à leur arrivée sur site, ce qui est plus aléatoire en choisissant la première option.
Quels sont les bénéfices du hot desking pour l’entreprise et pour les collaborateurs ?
Du côté de l’entreprise, il n’est pas étonnant qu’il soit plébiscité par les employeurs ! Notamment parce que ce dernier permet de réduire le nombre de bureaux attitrés. En corrélation, il permet d’optimiser l’utilisation des espaces de travail en réduisant les coûts immobiliers jusqu’à 30%.
Un nouvel article sur Les Echos souligne ce point, en évoquant que l’immobilier de bureau se réinvente, et que les entreprises souhaitent de plus en plus réorganiser leurs surfaces. Notamment, en proposant à leurs collaborateurs, de nouveaux espaces hybrides et attractifs. Dès lors, le hot desking peut permettre de retrouver ce nouvel équilibre, recherché par de nombreuses entreprises.
En parallèle, le hot desking permet de répondre aux attentes criantes des collaborateurs, qui souhaitent désormais, obtenir plus de flexibilité. Dès lors, en optant pour cette pratique, l’entreprise parvient à être plus compétitive, en attirant et en fidélisant ses talents. De plus, elle réussit à réduire son taux d’absentéisme et son taux de turn-over, en améliorant le bien-être au travail de ses collaborateurs.
Du côté des collaborateurs, il n’y a pas de doute : il participe grandement à améliorer la collaboration transversale entre les équipes. Chaque collaborateur est libre de s’installer où il le souhaite, selon ses tâches de la journée et ses besoins. En conséquence, les groupes de travail et/ou les équipes projet peuvent plus facilement se retrouver pour échanger sur le projet. Ce qui améliore leur productivité et leur créativité au quotidien.
En parallèle, les salariés sont plus heureux. Cette flexibilité du travail participe à ce que leur environnement de travail soit plus confortable et plus dynamique. Le hot desking vient donc renforcer l’expérience collaborateur, en leur offrant une plus grande autonomie et une meilleure satisfaction. En corrélation, cela permet d’améliorer la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT) de chacun.