Qu’est-ce que le flex office ? – Définition
La définition du flex office est simple : c’est finalement une version moderne de l’organisation du travail.
Dans le cadre d’une telle organisation, les salariés ne bénéficient plus, en principe, d’un poste de travail attitré. À la place, ils peuvent décider de s’installer là où ils le souhaitent, dans l’espace qui conviendra le mieux à leurs besoins et à leurs tâches journalières.
Dès lors, ils s’installent librement, sans préoccupation hiérarchique et/ou corporatiste. Les équipes de chaque pôle sont invitées à se mélanger, à créer des liens, ce qui participe à développer une forte culture d’entreprise.
Au quotidien, le fonctionnement est relativement simple : chaque collaborateur dispose d’un espace de rangement attitré et sécurisé, dans lequel il peut stocker son ordinateur portable et autre effet personnel. Lorsqu’il arrive au bureau, il n’a plus qu’à récupérer ses affaires et investir l’espace de travail qui lui convient pour la journée. À la fin de celle-ci, chaque collaborateur débarrasse entièrement son poste de travail, et le remet en état.
À noter que le flex office va de pair avec une organisation du travail hybride. Dès lors, le collaborateur peut librement, réaliser un ou plusieurs jours de télétravail dans la semaine, en fonction de ses souhaits. Dans ces cas-là, il emporte son ordinateur portable et son matériel avec lui.
L’objectif est ainsi, de permettre à ce que chaque collaborateur soit libre de choisir l’espace de travail dans lequel il sera le plus confortable et le plus productif. Toutefois, attention, le flex office est à distinguer du desk sharing.
Pourquoi le flex office gagne-t-il de l’ampleur ces dernières années ?
À présent, de nombreuses entreprises, petites comme grandes, ont fait du télétravail une pratique quotidienne pour les collaborateurs. Notamment, à la suite de la crise du Covid-19, qui a été un catalyseur mondial pour la mise en place de nouvelles modalités dans l’organisation du travail.
Cependant, et en corrélation, on observe une diminution drastique du taux d’occupation des espaces de travail en entreprise. Aujourd’hui, nombreux sont les bureaux vacants, et les espaces sous-optimisés.
Face à ce constat, les chefs d’entreprise repensent peu à peu l’organisation « classique » du travail, afin d’optimiser les mètres-carrés disponibles, jusqu’à alors inexploités.
Dès lors, et pour répondre à ce besoin, beaucoup d’entreprises recourent au flex-office ! Une façon judicieuse d’adapter leurs espaces de travail à leurs effectifs, tout en réduisant leurs charges immobilières (dont le prix ne cesse de grimper en raison de l’inflation).
Quelles opportunités renferme-t-il pour les entreprises ?
En optant pour ce mode de fonctionnement, les entreprises se procurent un éventail d’opportunités non-négligeables. Le flex office leur permet de :
- Réduire les coûts immobiliers : En 2021, selon l’IDET (ex ARSEG), un bureau individuel coûte en moyenne 10 250 €/ an. Or, 50% à 60% du temps, ils sont vacants et inexploités. C’est pourquoi, le fonctionnement en flex-office permet aux entreprises de redistribuer la superficie dont elles disposent, de façon à l’optimiser. Cela permet de réduire le nombre et la surface des postes de travail inoccupés. En corrélation, les entreprises parviennent à diminuer les charges, et à économiser sur la location ou l’achat d’espaces supplémentaires !
- Gagner en agilité & travailler en mode projet : réduire la rigidité et les contraintes, permet aux collaborateurs de sortir de la routine, et ainsi de trouver plus facilement de nouvelles perspectives et de nouvelles idées. Ce fonctionnement booste leur productivité et leur créativité. D’autant plus que la multiplication des espaces communs qu’engendre le flex office, favorise les échanges entre équipes transverses et améliore la gestion des projets.
- Diminuer leur empreinte carbone et de s’engager dans une démarche RSE : entre le recours massif au télétravail, la réduction des temps de trajets, l’autonomie et la confiance accordée aux collaborateurs, le management transversal… Le flex office constitue également un levier en termes de fidélisation des talents et d’image de marque. À condition toutefois, qu’il soit correctement déployé.
À ce propos, et pour un déploiement vertueux, une chose reste est à surveiller : chaque matin ne doit pas être une course effrénée à la meilleure place. Pour éviter des frictions, un système de réservation des postes de travail (desk booking), comme Sharvy peut-être la solution !