Qu’est-ce que le flex desk ? – Définition
Le flex desk est tout simplement un autre anglicisme pour évoquer le flex office. En d’autres termes, c’est un mode d’organisation du travail au sein d’une entreprise, selon laquelle les collaborateurs n’ont pas de postes de travail attitrés. Par conséquent, ces derniers sont libres de choisir où travailler en fonction de leurs besoins, de leurs missions et de leurs tâches de la journée.
Ainsi, le flex desk est intimement lié au concept du “clean desk”. Et oui ! Comme le flex desk sous-entend que les bureaux sont partagés entre les collaborateurs, ces derniers doivent veiller à ce que l’espace de travail qu’ils ont utilisé durant la journée, soit rangé et propre en fin de journée. Cela, afin d’accueillir, sans écueils, un autre collaborateur le lendemain.
À noter que le concept du flex desk n’est pas nouveau ! Certaines multinationales américaines avaient déjà implémenté cette organisation du travail dans les années 1990. Cependant, c’est seulement dans les années 2010 que ce concept a gagné ses galons sous l’impulsion de Sanofi et de la Société générale. Bien évidemment, la crise mondiale du Covid-19 et le développement du télétravail ont également encouragé de nombreuses entreprises françaises à en évaluer la pertinence.
Pourquoi les entreprises choisissent de plus en plus cette organisation du travail ?
Sous l’impulsion du télétravail, le nombre de postes de travail vacants explose. Cependant, ces surfaces inutilisées le ¾ du temps et sous-optimisées, coûtent cher aux entreprises en charges immobilières et/ou en nettoyage.
C’est pourquoi, beaucoup d’entreprises sont accrochées par le flex desk d’abord par l’aspect financier. Bien que cette organisation du travail demande une préparation rigoureuse, elle leur permet de déterminer un taux de foisonnement. La plupart du temps, les entreprises optent pour un taux de 0,7 – soit 7 postes de travail pour 10 collaborateurs. Par conséquent, beaucoup parviennent à réduire jusqu’à 40% de leurs espaces de travail, faisant ainsi, de grandes économies sur leur budget immobilier.
En parallèle, le flex desk est une méthode novatrice pour attirer et fidéliser les talents. Par essence, il offre davantage d’autonomie et de flexibilité au travail. Il permet également de décloisonner les équipes ! En effet, dans l’aménagement en flex desk, chaque jour est vecteur de nouvelles rencontres. Ainsi, il devient possible de se retrouver à côté du CEO, du DRH, peu importe ! C’est un brassage vertueux, qui permet de créer un environnement de travail dynamique.
Par conséquent, lorsqu’il est bien mis en place, le flex desk permet de répondre aux nouvelles attentes des collaborateurs et permet d’améliorer la productivité de chacun. Tout le monde y est gagnant, tant les collaborateurs que les dirigeants !
Quels sont les prérequis indispensables pour garantir votre réussite vers le flex desk ?
Il existe quelques prérequis indispensables pour garantir la réussite de votre transition vers le flex desk.
1. Repensez l’aménagement de vos espaces
Ce premier point peut paraître évident, mais il convient de le rappeler. Veillez à disposer de différents espaces adaptés aux besoins de chacun. Par exemple, en dehors des open-spaces ouverts, n’oubliez pas de créer des espaces de concentration pour que vos collaborateurs puissent s’isoler s’ils en ressentent le besoin (call-box & cabines acoustiques). Pensez également à créer des salles de réunion informelles et collaboratives. Mais aussi des espaces de détente et de convivialité !
2. Déployez un système d’information adéquat.
Un second point important est de déployer des outils en interne, ainsi qu’un système d’information adéquat. L’accroissement du travail hybride et du télétravail, obligent d’installer de bons outils de collaboration et de communication. Cela permet d’assurer la continuité des échanges, qu’importe où les collaborateurs se trouvent.
3. Accompagnez vos collaborateurs et vos managers à ce changement de paradigme
Dans le même sens, n’omettez pas le fait d’accompagner vos managers et vos collaborateurs dans ce changement de paradigme. Pour que celui-ci se déroule sans écueils, pensez non seulement à impliquer vos collaborateurs dès le début du projet, mais également, à désigner un ambassadeur, en charge de partager les attentes, les besoins et les inquiétudes des équipes. Cela permet d’appréhender du mieux que possible, les attentes et les réticences des collaborateurs. Ainsi, une journée d’apprentissage et de préparation sur cette nouvelle organisation du travail peut valoir le coup.
4. Créez une culture du respect
Enfin, il faut parvenir à créer une « culture du respect ». Pour de nombreux collaborateurs, cela se fait naturellement. Cependant, certaines entreprises peuvent faire face au manque de civisme de certaines personnes. Malheureusement, cela peut être une cause de querelles intestines ! Par exemple, en raison du bruit. Le partage de bureaux induit certaines concessions et efforts de la part de chacune des équipes. Par exemple, les équipes commerciales (régulièrement au téléphone et/ou en visioconférence) doivent penser à multiplier les déplacements dans des cabines acoustiques afin de ne pas déranger les personnes aux alentours.
Dans certaines entreprises c’est une mentalité qui se travaille parfois plusieurs mois avant le changement. Par exemple à l’aide d’ateliers, de conférences et/ou de témoignages d’autres entreprises.