Qu’est-ce qu’une “Digital Workplace” ? – Définition
Une « Digital Workplace » est tout simplement, un environnement de travail intégralement façonné parles avancées technologiques, où l’interaction entre les collaborateurs, les processus & les outils s’opère essentiellement par le biais des plateformes numériques.
Au cœur de la Digital Workplace réside la notion d’accessibilité & de centralisation des ressources. Dans cet environnement de travail, les collaborateurs ont désormais la possibilité d’accéder à toutes les informations pertinentes & aux outils nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches, où qu’ils se trouvent, et quel que soit le dispositif qu’ils utilisent. Cette centralisation favorise une efficacité accrue. Elle permet une collaboration fluide & une prise de décision éclairée, tout en réduisant les délais & les erreurs associées à la recherche d’informations dispersées.
Qui plus est, les barrières traditionnelles entre les départements & les niveaux hiérarchiques s’estompent, laissant place à des espaces virtuels de partage & d’échange où les idées peuvent circuler librement. Les outils de communication en temps réel, tels que les messageries instantanées & les visioconférences (Teams, Google Meet, etc) rapprochent les équipes éloignées géographiquement & favorisent un sentiment d’appartenance, comme d’engagement.
Par conséquent, c’est à la suite de l’évolution du travail hybride & de la dispersion des collaborateurs que les « Workplaces » deviennent de plus en plus « digitales ».
Digital Workplace : un indispensable pour adopter le flex office ?
Rappelons premièrement que le flex office consiste à ne plus attribuer un poste de travail précis à un collaborateur. Une fois sur site, ils n’ont qu’à choisir leur point d’ancrage pour la journée et à débuter leurs tâches.
Dans ce contexte, la crainte de ne pas avoir de place si l’on n’arrive pas tôt le matin peut s’installer chez les collaborateurs. Par conséquent, le flex office peut s’accompagner de nombreuses frustrations. Ainsi, une nostalgie pour le bureau traditionnel fixe peut vite s’installer. Ce qui s’explique (en partie) par une organisation du flex office mal maîtrisée.
Pour éviter ces écueils, la création d’une Digital Workplace est inévitable. Ainsi, il existe plusieurs éléments standards, mais indispensables à mettre en œuvre pour favoriser l’adoption du flex office :
- Courriels (Gmail, Outlook) & applications de messageries instantanées (Slack).
- Outils de visioconférences (Zoom, Teams, Google Meet).
- Stockage des données dans le cloud (Google Workspace, Microsoft 365).
- Applications collaboratives (Notion) & Outils de gestion de projets (Monday, Asana).
- SIRH (Cegedim SRH, Lucca).
- Solution de flex office & desk booking (Sharvy).
En effet, pour une transition vers le flex office en douceur, il est fondamental de proposer à vos collaborateurs des solutions pour réserver un poste de travail. Celles-ci permettent d’éviter de nombreux écueils (manque de place, surbooking, inconfort, mécontentement, etc).
Sur ce point, la solution Sharvy répondra à vos attentes ! Non seulement, elle permet à vos collaborateurs d’anticiper leurs besoins jusqu’à 4 semaines à l’avance, en réservant un poste de travail et/ou en libérant un poste attitré en prévision d’une absence. Mais l’application vous permet également de créer différentes zones dédiées à vos équipes. Elle aide vos collaborateurs à conserver leurs repères et à effectuer une transition plus sereine. Chaque équipe pratique le flex office au sein d’un espace délimité, qui lui est dédié de façon immuable. De plus, Sharvy peut s’interfacer avec divers outils de votre quotidien : SIRH, contrôle d’accès, authentification, etc. C’est donc un outil indispensable dans votre Digital Workplace !
Quel est l’impact de la Digital Workplace sur l’expérience collaborateur ?
L’introduction d’une Digital Workplace dans un environnement professionnel engendre un éventail d’impacts significatifs sur l’expérience collaborateur.
D’une part, elle facilite une interaction fluide & efficace entre les collaborateurs, quel que soit leur emplacement géographique. Elle offre ainsi des possibilités de collaboration sans précédent. Les outils de communication, tels que les messageries instantanées, les espaces de travail virtuels & les plateformes de visioconférence, favorisent une culture d’entreprise inclusive. Ils permettent aux collaborateurs, qu’ils travaillent à distance comme sur site, de se connecter facilement, de partager des idées & de contribuer de manière significative aux objectifs communs.
Cette accessibilité accrue aux ressources & aux informations essentielles renforce le sentiment d’appartenance à une communauté professionnelle. De plus, elle favorise un environnement de travail où l’autonomie, la confiance & la collaboration sont valorisées.
Par conséquent, cela offre aux collaborateurs l’occasion de s’engager de manière significative dans leurs tâches & de collaborer de manière transparente avec leurs collègues. Dès lors, la Digital Workplace contribue à accroître la satisfaction au travail, à stimuler la productivité & à favoriser un sentiment de bien-être professionnel. Ainsi, elle améliore significativement l’expérience collaborateur.