El IRD aprovecha la remodelación de sus locales en Marsella para llevar a cabo un proyecto piloto de oficina flexible para sus 55 empleados del departamento de RRHH.

Contexto de IRD

El IRD ( Instituto de Investigación para el Desarrollo) es un organismo público francés de investigación pluridisciplinar que, desde hace casi 80 años, se compromete en asociaciones equitativas con los países en desarrollo y los territorios franceses de ultramar. Su objetivo es proponer soluciones prácticas a los retos globales a los que se enfrentan la sociedad y el planeta.

Tras 2 años de crisis sanitaria, durante los cuales el teletrabajo mantuvo a los equipos alejados de las oficinas, se ha preparado la vuelta a la “normalidad” para facilitar la vida en la oficina. Para ello, se han reformado los locales para tener en cuenta las nuevas formas de trabajo (sala de creatividad, sala de modo proyecto, burbujas, espacios sociales, coworking, sala de lactancia) y se ha introducido la posibilidad de teletrabajar 3 días a la semana. Paralelamente a estas nuevas formas de trabajo, el IRD quería poner en marcha un proyecto piloto de oficina flexible en su departamento de Recursos Humanos. Para llevarlo a cabo con éxito, se necesitaba una herramienta de reserva de puestos de trabajo (desk booking).

Implementación de Sharvy

IRD quería disponer de la aplicación de desk booking Sharvy para el nuevo año 2022. Por ello, en solo 2 meses a partir de octubre, la solución era puesta en marcha y efectiva : creación del espacio, integración de funcionalidades específicas, asignación de un equipo a cada agente para una mejor asignación, etc. Gracias a ello, y a su algoritmo de optimización, la aplicación permite asignar puestos de trabajo a lo largo de las solicitudes de reserva, y luego confirmarlas a los agentes.

Gracias a la implantación de Sharvy, las 55 personas adscritas al Departamento de RRHH saben que dispondrán de un puesto de trabajo seguro si acuden a la oficina, aunque el departamento sólo dispone de 46 puestos de trabajo. Esto supone una tasa de compartido de escritorios del 0.8, lo que equivale a una media de 8 puestos de trabajo por cada 10 empleados

Funciones favoritas

Beneficios observados

En el día a día, el flex office funciona de la siguiente manera : los funcionarios están adscritos por equipo a 2 o 3 oficinas, entre las 16 del Departamento de RRHH. Una vez in situ, pueden elegir su puesto de trabajo dentro de las oficinas designadas. Esto depende de sus tareas del día y de sus necesidades. El flex office responde así a la necesidad de flexibilidad, cada vez más apreciada por los trabajadores.

La aplicación Sharvy elimina una carga mental del personal: antes de llegar al lugar de trabajo, saben si tendrán un despacho disponible y cuál. Esto forma parte del enfoque CVCT introducido por el IRD hace unos años.

El paso a una oficina flexible también ha tenido un efecto beneficioso en las relaciones entre compañeros. Tienen la oportunidad de sentarse al lado de una persona distinta cada día y de conocer a colegas con los que quizá nunca habrían tenido ocasión de hablar.

Cabe señalar que se dispone de taquillas y cubículos (con compartimento para ordenador portátil, portalápices, etc) para guardar bajo llave y transportar los efectos personales de una oficina a otra.

¿Necesitas optimizar sus espacios de trabajo? ¿Te gustaría cambiar a una oficina flexible o al desk booking?

Sigue el ejemplo de IRD y opte por Sharvy.