Aegon España reparte sus 74 plazas de aparcamiento entre 500 empleados y consigue responder favorablemente al 74% de las solicitudes de reserva de plazas gracias a Sharvy.

Contexto de Aegon

Fundada en 1983, Aegon es una compañía de seguros holandesa que opera en América, Europa y Asia. La sede española de la empresa está en Madrid, y desde hace algunos años tiene problemas de aparcamiento. Con 74 plazas para 500 empleados, acomodar al mayor número posible de personas puede convertirse rápidamente en una tarea compleja. Además, el objetivo de Aegon en España es convertirse en el mejor lugar de trabajo para sus empleados, intentando crear la mejor experiencia posible durante sus horas de trabajo.

Antes de Covid, los empleados acudían a la oficina todos los días. Las plazas de aparcamiento se asignaban por nombre y se pagaban por suscripción mensual. Además, había más plazas disponibles. Posteriormente, tras la pandemia, se introdujo un modelo híbrido con teletrabajo autorizado 3 días a la semana para la mayoría de los empleados. Esto reveló rápidamente un fallo en la gestión del aparcamiento. El departamento de Recursos Humanos, en colaboración con el equipo de Servicios Generales, empezó entonces a reflexionar sobre un sistema de reparto de las plazas para que todos los empleados pudieran beneficiarse del aparcamiento. El objetivo era que la rotación de las plazas fuera lo más equitativa posible, habida cuenta del limitado espacio disponible para el aparcamiento.

Se puso en marcha una solución inicial, pero funcionaba por orden de recepción de las solicitudes. Es decir, los primeros en hacer su reserva tenían plaza. Así que, cuando se abría el calendario a mediodía, todo el mundo dejaba lo que estaba haciendo para hacer sus reservas. Esto planteaba un problema de equidad para los empleados que no estaban disponibles a esa hora. Por eso Aegon quería un sistema más justo para todos sus empleados. Sharvy, con su algoritmo para asignar las plazas de aparcamiento de forma más justa, fue identificada y seleccionada por la empresa.

Implementación de Sharvy

Tras las conversaciones iniciales y una demostración, quedó claro que Sharvy, solución de gestión de aparcamientos de empresa, era la respuesta perfecta a los problemas de compartición y equidad de Aegon. En junio de 2024, el departamento de Recursos Humanos seleccionó la solución para empezar a trabajar juntos y lanzar Sharvy en septiembre del mismo año. Se creó un equipo de proyecto en Aegon compuesto por Recursos Humanos, TI para la integración con Single Sign On y el equipo encargado de Workday, el HRIS utilizado en Aegon que también está conectado a la aplicación.

Para empezar, la empresa se ha replanteado su política de aparcamiento. De las 74 plazas de aparcamiento existentes, sólo 15 siguen siendo nominativas. Los 15 titulares de plazas de aparcamiento tienen que desocuparlas en Sharvy cuando están fuera de la oficina para ponerlas a disposición de sus colegas.

Se introdujeron normas de asignación prioritaria para favorecer a determinadas categorías de empleados en la obtención de una plaza. Es el caso, en particular, de las personas con movilidad reducida, las mujeres embarazadas, las personas que comparten coche y los directivos.

Sharvy ofrece dos tipos de algoritmo, pero Aegon ha optado por el algoritmo justo. Ya no hay cuestión de rapidez en el momento de la reserva. Las plazas se asignan unos días antes del gran día en función del número de plazas obtenidas en el pasado. Así, si sólo hay una plaza disponible, el algoritmo favorecerá al solicitante que haya obtenido menos plazas en los últimos días (con el mismo perfil y nivel de prioridad).

Además, la adopción de la solución se ha visto facilitada por la interfaz con Workday, el HRIS utilizado en Aegon. Esta conexión permite crear usuarios automáticamente en caso de contratación, o eliminarlos en caso de salida.

Funciones favoritas de Aegon

Beneficios observados

El aparcamiento había sido un gran problema para Aegon durante años. Gracias a Sharvy, la percepción del aparcamiento ha cambiado. En la evaluación anual de satisfacción, el aparcamiento se mencionaba constantemente como un factor negativo. En el último cuestionario enviado unos meses después de la introducción de Sharvy, volvió a surgir esta cuestión. Sin embargo, tenía más que ver con la falta de plazas de aparcamiento que con el algoritmo, que reforzaba la sensación de equidad. De hecho, los criterios del algoritmo son claros y comprensibles para los empleados.

La demanda es muy elevada y, lamentablemente, el aparcamiento sigue sin poder satisfacer todas las solicitudes. Sin embargo, mientras que antes sólo el 15% de los empleados tenían acceso al aparcamiento (como titulares de una plaza), ahora se satisface una media diaria del 74% de las solicitudes de plazas.

Todas las plazas se asignan todos los días, salvo el viernes, que suele ser un día más tranquilo. La tasa de ocupación del aparcamiento se aproxima al 100%. Sin una solución de espacio compartido como Sharvy, y dada la política de teletrabajo de la empresa, la tasa de ocupación habría sido mucho menor.

Al principio, algunas personas olvidaban dejar libres sus plazas o cancelar sus reservas si se ausentaban inesperadamente de la oficina. A medida que pasaban las semanas, y tras unas cuantas conversaciones para educar a los empleados en las buenas prácticas, este problema se hizo cada vez menos frecuente.

¿Necesita optimizar el aparcamiento de su empresa? ¿Desea modernizar su gestión y hacerla más justa?

Sigue el ejemplo de Aegon y opte por Sharvy.