¿Qué es un Digital Workplace?
En pocas palabras, un Digital Workplace es un entorno de trabajo totalmente configurado por los avances tecnológicos, en el que la interacción entre empleados, procesos y herramientas tiene lugar principalmente a través de plataformas digitales.
En el centro del lugar de trabajo digital se encuentra la noción de accesibilidad y centralización de recursos. En este entorno de trabajo, los empleados tienen ahora acceso a toda la información y herramientas relevantes que necesitan para llevar a cabo sus tareas, estén donde estén y utilicen el dispositivo que utilicen. Esta centralización fomenta una mayor eficiencia, permitiendo una colaboración fluida y una toma de decisiones informada, al tiempo que reduce los retrasos y errores asociados a la búsqueda de información dispersa.
Además, se rompen las barreras tradicionales entre departamentos y niveles jerárquicos, dando paso a espacios virtuales donde compartir e intercambiar ideas libremente. Herramientas de comunicación en tiempo real como la mensajería instantánea y las videoconferencias (Teams, Google Meet, etc) acercan a equipos geográficamente distantes y fomentan el sentimiento de pertenencia y compromiso.
En consecuencia, los “Workplaces” son cada vez más “Digitales” como resultado del desarrollo del trabajo híbrido y la dispersión de los empleados.
¿Digital Workplace : ¿imprescindible para adoptar la oficina flexible?
Lo primero que hay que recordar sobre la oficina flexible es que a los empleados ya no se les asigna un puesto de trabajo específico. Una vez en el lugar, simplemente eligen su punto de anclaje para el día y comienzan sus tareas.
En este contexto, el miedo a no tener sitio si no se llega temprano por la mañana puede instalarse entre los empleados. Como resultado, la oficina flexible puede ir acompañada de una serie de frustraciones. La nostalgia de la oficina fija tradicional puede instalarse rápidamente. Esto puede explicarse (en parte) por una mala gestión de la organización de la oficina flexible.
Para evitar estos escollos, es inevitable crear un Digital Workplace. Hay una serie de elementos estándar pero esenciales que deben implementarse para fomentar la adopción de la oficina flexible :
- Correo electrónico (Gmail, Outlook) y aplicaciones de mensajería instantánea (Slack).
- Herramientas de videoconferencia (Zoom, Teams, Google Meet).
- Almacenamiento de datos en la nube (Google Workspace, Microsoft 365).
- Aplicaciones colaborativas (Notion) & Herramientas de gestión de proyectos (Monday, Asana).
- Sistema de información de recursos humanos (Cegedim SRH, Lucca).
- Oficina flexible y soluciones de reserva de escritorios (Sharvy).
Para una transición fluida a una oficina flexible, es esencial ofrecer a sus empleados soluciones para reservar un puesto de trabajo y evitar numerosos inconvenientes (falta de espacio, exceso de reservas, incomodidad, insatisfacción, etc).
En este punto, la solución Sharvy responderá a sus expectativas. No sólo permite a sus empleados anticipar sus necesidades con hasta 4 semanas de antelación, reservando un puesto de trabajo y/o liberando un puesto de trabajo asignado en previsión de una ausencia. Pero la aplicación también le permite crear diferentes zonas dedicadas a sus equipos. Esto ayuda a su personal a mantenerse orientado y a realizar una transición más fluida. Cada equipo puede trabajar en una oficina flexible dentro de una zona definida que se le dedica permanentemente.
Además, Sharvy puede interconectarse con varias herramientas que usted utiliza a diario : HRIS, control de acceso, autenticación, etc. Por lo tanto, es una herramienta esencial en su empresa. Por lo tanto, es una herramienta esencial en su Digital Workplace.
¿Qué impacto tiene el lugar de trabajo digital en la experiencia del empleado?
La introducción de un Digital Workplace en un entorno empresarial tiene una serie de impactos significativos en la experiencia del empleado.
Por un lado, facilita una interacción fluida y eficaz entre los empleados, independientemente de su ubicación geográfica, ofreciendo posibilidades de colaboración sin precedentes. Herramientas de comunicación como la mensajería instantánea, los espacios de trabajo virtuales y las plataformas de videoconferencia fomentan una cultura corporativa integradora, permitiendo a los empleados, ya trabajen a distancia o in situ, conectarse fácilmente, compartir ideas y contribuir de forma significativa a los objetivos comunes.
Esta mayor accesibilidad a recursos e información esenciales refuerza el sentimiento de pertenencia a una comunidad profesional y fomenta un entorno de trabajo en el que se valoran la autonomía, la confianza y la colaboración.
Como resultado, ofrece a los empleados la oportunidad de comprometerse de forma significativa con sus tareas y colaborar sin problemas con sus compañeros. Como resultado, el Digital Workplace ayuda a aumentar la satisfacción laboral, impulsar la productividad y fomentar una sensación de bienestar profesional, mejorando significativamente la experiencia de los empleados.