¿Qué es un sistema de reserva de puestos de trabajo?
Frente a la organización “clásica” del trabajo, la oficina flexible ha traído un viento de libertad a las empresas en los últimos años. Es un modo de organización en el que no se asigna ningún cargo a un empleado.
En principio,tanto los trabajadores como las empresas se benefician de ello. Sin embargo, esta afirmación sólo es cierta si las empresas consiguen :
- Determinar índice de ocupación. En otras palabras, una relación adecuada y justificable entre el número de puestos de trabajo disponibles y el número de empleados.
- Implantar/integrar una herramienta que facilite a sus empleados la búsqueda de un puesto de trabajo, para que no sea una carrera loca cada mañana hasta el mejor sitio.
Para ello, existen varias herramientas de “reserva de puestos de trabajo“.
Con estas herramientas, los empleados anticipan su llegada al lugar e indican con antelación si desean obtener un puesto de trabajo, en qué fecha y para una jornada completa o media jornada.
Una vez realizada la solicitud, y pasados unos minutos, la herramienta les asignará un número de oficina y les indicará su ubicación en la empresa. Esto se hace según un algoritmo y unas reglas de uso definidas de antemano por el administrador de la solución.
Ese día, el empleado acude al puesto de trabajo asignado y se registra (mediante un código QR, por ejemplo) en la herramienta de reserva de mesas.
¿Un sistema de reserva de puestos de trabajo es adecuada para todas las empresas?
La implantación de un sistema de reservas de oficina está justificada no sólo para las empresas que desean adoptar y tener éxito en su transición a la oficina flexible, sino también para las que se plantean optar por un modelo de organización híbrido.
Por ejemplo, podemos pensar en empresas que optan por el oficinas compartido, la oficina inteligente, el hot desking o el desk hoteling. Es decir, modelos organizativos que combinan el teletrabajo y el trabajo presencial, en los que no se asigna un puesto de trabajo a un empleado.
Estos modelos suelen considerarse una baza esencial para combinar rendimiento y bienestar en el trabajo, al tiempo que fomentan una cultura empresarial positiva. Sin embargo, pueden ser difíciles de implantar de forma sostenible si no se dispone de una herramienta de reserva de mesas.
Por lo tanto, la reserva de escritorios es adecuada para todas las empresas que optan por estas nuevas organizaciones del trabajo más “nómadas” y flexibles. Esto es así independientemente del tamaño de la empresa, el sector de actividad y/o la zona geográfica.
Utilizar un sistema de reserva de puestos de trabajo : ¿cuáles son las ventajas para empresas y empleados?
Para los empleados, les permite :
- Reservar un puesto de trabajo de forma independiente en el lugar y fecha de su elección
- Filtrar y seleccionar un área y/o puesto de trabajo según sus preferencias
- Reducir el estrés asociado a la incertidumbre de obtener un puesto de trabajo
- Facilitar su vida cotidiana y anticipar la organización de su semana laboral
- Trabajar en entornos variados que estimulen su creatividad y productividad
Para las empresas, también es una forma de :
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- Definir normas de uso y buenas prácticas para la asignación de puestos de trabajo.
- Controle el índice de ocupación de los locales y elabore estadísticas gracias a esta herramienta
- Estimular la colaboración ofreciendo salas de reunión/co-localización para reservar
- Reducir los costes inmobiliarios optando por locales más pequeños pero mejor optimizados.
- Atraer a nuevas generaciones que esperan nuevos ideales (flexibilidad y libertad).