¿Qué es la oficina flexible? – Definición
La oficina flexible es simplemente una versión moderna de la organización del trabajo.
En una organización de este tipo, los empleados ya no tienen, en principio, asignado un puesto de trabajo. En cambio, pueden decidir sentarse donde quieran, en el espacio que mejor se adapte a sus necesidades y tareas diarias.
A partir de ahí, pueden moverse libremente, sin preocupaciones jerárquicas y/o corporativistas. Se invita a los equipos de cada división a relacionarse y crear vínculos, lo que contribuye a desarrollar una sólida cultura corporativa.
El funcionamiento diario es relativamente sencillo: cada empleado dispone de un espacio de almacenamiento dedicado y seguro para almacenar su ordenador portátil y otros efectos personales. Cuando llegan a la oficina, simplemente recogen sus pertenencias y se instalan en el espacio de trabajo que les conviene el mismo día . Al final de la día,, cada empleado limpia completamente su puesto de trabajo y lo vuelve a poner en orden.
Cabe señalar que la oficina flexible va de la mano con una organización del trabajo híbrida. Esto significa que el trabajador puede realizar libremente uno o varios días de teletrabajo durante la semana, en función de sus deseos. En estos casos, se llevan el portátil y el equipo.
El objetivo es que cada empleado sea libre de elegir el espacio de trabajo en el que se sienta más cómodo y productivo. Sin embargo, la oficina flexible debe distinguirse de la oficina compartida.
¿Por qué ha cobrado impulso la oficina flexible en los últimos años?
Muchas empresas, grandes y pequeñas, han convertido el teletrabajo en una práctica cotidiana para sus empleados. la crisis de Covid-19 fue un catalizador mundial para la introducción de nuevas formas de organización del trabajo.
Sin embargo, y en correlación con esto, se ha producido una drástica disminución de la tasa de ocupación de los espacios de trabajo en las empresas. Hoy en día, hay muchas oficinas vacías y espacios subutilizados .
Frente a esta situación, los directivos de las empresas se replantean poco a poco la organización “clásica” del trabajo, con el fin de optimizar los metros cuadrados disponibles, hasta ahora desaprovechados.
Por eso, y para responder a esta necesidad, muchas empresas recurren a la oficina flexible. Se trata de una forma sensata de adaptar sus espacios de trabajo a su plantilla, al tiempo que reducen sus costos inmobiliarios (cuyo precio sigue aumentando debido a la inflación).
¿Qué oportunidades ofrece a las empresas?
Al optar por este modo de funcionamiento, las empresas obtienen una serie de oportunidades importantes. La oficina flexible les permite:
- Reducir los costes inmobiliarios: en 2021, según ARSEG, una oficina individual costará una media de 10.250€ al año. Sin embargo, entre el 50% y el 60% de las veces están vacías y sin utilizar. Por eso, las oficinas flexibles permiten a las empresas redistribuir el espacio de que disponen para optimizarlo. Esto reduce el número y el tamaño de las vacantes . En correlación, las empresas consiguen reducir costes y ahorrar en el alquiler o la compra de espacio adicional.
- Aumentar la agilidad y trabajar en modo proyecto: reducir la rigidez y las limitaciones permite a los empleados salir de la rutina y, por tanto, encontrar nuevas perspectivas e ideas más fácilmente. Esto aumenta su productividad y creatividad. Además, la multiplicación de los espacios comunes que crea la oficina flexible favorece los intercambios entre equipos interfuncionales y mejora la gestión de los proyectos.
- También permite a las empresas reducir su huella de carbono y participar en un enfoque de RSE: entre el uso masivo del teletrabajo, la reducción de los tiempos de desplazamiento, la autonomía y confianza otorgadas a los empleados, la gestión interfuncional… La oficina flexible también constituye una palanca en términos de retención de talentos y de imagen de marca. Sin embargo, siempre que se despliegue correctamente.
En este sentido, y para un despliegue virtuoso, queda una cosa por controlar: cada mañana no debe ser una carrera frenética por el mejor sitio. Para evitar fricciones, un sistema de reserva de mesas, como Sharvy, puede ser la solución.