¿Qué es el flex desk? – Definición
El flex desk es simplemente otro término para la oficina flexible. En otras palabras, es una forma de organizar el trabajo dentro de una empresa, en la que los empleados no tienen un puesto de trabajo dedicado. Como resultado, son libres de elegir dónde trabajan en función de sus necesidades, sus tareas y su rutina diaria.
Así pues, el flex desk está estrechamente relacionado con el concepto de “escritorio limpio”. Y ¡sí! Como el escritorio flexible implica que las oficinas se comparten entre los empleados, éstos deben asegurarse de que el espacio de trabajo que han utilizado durante el día esté ordenado y limpio al final de la jornada. Así se garantiza que al día siguiente otro empleado pueda trabajar allí sin problemas.
Tenga en cuenta que el concepto del flex desk no es nuevo. Algunas multinacionales americanas ya habían implantado esta organización del trabajo en los años noventa. Por supuesto, la crisis mundial de Covid-19 y el desarrollo del teletrabajo también han animado a muchas empresas francesas a evaluar su pertinencia.
¿Por qué las empresas optan cada vez más por este tipo de organización del trabajo?
Bajo el impulso del teletrabajo, el número de puestos de trabajo vacíos se dispara. Sin embargo, estos espacios desaprovechados e infrautilizados cuestan a las empresas mucho dinero en gastos inmobiliarios y/o de limpieza.
Por eso, muchas empresas se sienten atraídas por el flex desk sobre todo por el aspecto financiero. Aunque esta organización del trabajo requiere una preparación minuciosa, les permite determinar un ritmo de expansión. En la mayoría de los casos, las empresas optan por un ratio de 0,7, es decir, 7 puestos de trabajo por cada 10 empleados. Como resultado, muchas empresas consiguen reducir sus espacios de trabajo hasta en un 40%, lo que supone un importante ahorro en su presupuesto inmobiliario.
Al mismo tiempo, el flex desk es una forma innovadora de atraer y retener el talento. En esencia, ofrece más autonomía y flexibilidad en el trabajo. También permite descompartimentar los equipos. En efecto, en una disposición de pupitre flexible, cada día es un vector de nuevos encuentros. Así, es posible estar al lado del Director General, del Director de RR.HH. o de quien sea. Es una mezcla virtuosa que crea un entorno de trabajo dinámico.
Por consiguiente, cuando está bien implantado, el flex desk permite responder a las nuevas expectativas de los empleados y mejorar la productividad de todos. Todos ganan, empleados y directivos por igual.
¿Cuáles son los requisitos para tener éxito en el flex desk?
Hay algunos requisitos previos esenciales para garantizar una transición satisfactoria al flex desk.
1. Replantearse la distribución de los espacios.
Este primer punto puede parecer obvio, pero merece la pena repetirlo. Asegúrese de disponer de diferentes espacios adaptados a las necesidades de cada persona. Por ejemplo, aparte de los espacios abiertos, no olvide crear zonas de concentración para que sus empleados puedan aislarse si lo sienten necesario (locutorios y cabinas acústicas). Piense también en crear salas de reuniones informales y de colaboración. ¡Pero también espacios para la relajación y la convivencia!
2. Desplegar un sistema de información adecuado.
Un segundo punto importante es desplegar herramientas internas y un sistema de información adecuado. El aumento del trabajo híbrido y del teletrabajo obliga a instalar buenas herramientas de colaboración y comunicación. Esto garantizará la continuidad de la comunicación dondequiera que se encuentren los empleados.
3. Apoye a sus empleados y directivos en este cambio de paradigma.
Del mismo modo, no olvide apoyar a sus directivos y empleados en este cambio de paradigma. Para que el cambio vaya sobre ruedas, recuerde no sólo implicar a sus empleados desde el inicio del proyecto, sino también nombrar a un embajador que se encargue de compartir las expectativas, necesidades y preocupaciones de los equipos. Esto le ayudará a comprender lo mejor posible las expectativas y recelos de sus empleados. Así, una jornada de aprendizaje y preparación sobre esta nueva organización del trabajo puede merecer la pena.
4. Crear una cultura del respeto.
Por último, hay que crear una “cultura del respeto”. Para muchos empleados, esto es algo natural. Sin embargo, algunas empresas pueden enfrentarse a la falta de civismo de algunas personas. Por desgracia, esto puede dar lugar a peleas internas. Por ejemplo, a causa del ruido. Compartir una oficina requiere un cierto toma y daca por parte de cada equipo. Por ejemplo, los equipos comerciales (que hablan regularmente por teléfono y/o por videoconferencia) tienen que pensar en moverse en cabinas acústicas para no molestar a las personas de su entorno.
En algunas empresas, se trata de una mentalidad que a veces se trabaja varios meses antes del cambio. Por ejemplo, con la ayuda de talleres, conferencias y/o testimonios de otras empresas.