¿Qué es el compartir oficinas?
Como su nombre indica, el “compartir oficinas” es simplemente la promoción del uso compartido de escritorios dentro de una empresa, normalmente en espacios abiertos.
De este modo, los empleados ya no tienen sus propios despachos y tienen libertad para desplazarse cada mañana.
Si bien se puede atribuir a las empresas de nueva creación el origen de este tipo de prácticas, incluso las empresas y organizaciones más desarrolladas optan cada vez más por el uso compartido de escritorios para fomentar la innovación y la colaboración dentro de los equipos.
El uso compartido de escritorios, una tendencia que ha crecido a gran velocidad en los últimos años : ¿a qué se debe?
Varios factores pueden explicarlo. Por un lado, y a raíz de la crisis de Covid-19, se observa un cambio en los métodos de trabajo. La movilidad de los empleados y la flexibilidad del trabajo han aumentado y, en correlación, los empleados están cada vez menos presentes en las empresas y en un puesto de trabajo fijo. En particular, como resultado de la democratización del teletrabajo a uno o dos días a la semana, que se ha convertido gradualmente en la norma en las empresas.
Al mismo tiempo, hay una creciente digitalización de los procesos. Los empleados tienen cada vez más citas por videoconferencia y pueden trabajar más fácilmente sobre la marcha, ya que la mayoría de los documentos y procesos están informatizados.
Como consecuencia de estos fenómenos, las empresas sienten cada vez más la necesidad de optimizar los espacios de trabajo para compensar el aumento del coste inmobiliario y de los metros cuadrados.
El concepto de “compartir oficinas” tiene, por tanto, claras ventajas para las empresas, sobre todo en términos de reducción de costes y de racionalización del número de espacios de trabajo.
¿Cuáles son las ventajas de compartir el escritorio?
Por parte de los empleados, el reparto de escritorios está pensado para fomentar el espíritu de equipo y reducir la asimetría de la información. Todos los empleados se mezclan en un modo de organización más flexible y centrado en el intercambio y la cohesión. Esto permite una mejor emulación y simplifica el intercambio de competencias entre departamentos.
En esta configuración, y como efecto inducido, se genera una mayor creatividad en los equipos, ya que los empleados trabajan más fácilmente juntos. Al mismo tiempo, aumenta el compromiso y la productividad de los empleados, ya que esta organización del trabajo proporciona más flexibilidad y cada persona es libre de elegir su espacio de trabajo según sus necesidades o su estado de ánimo.
Para las empresas, la implantación del compartir oficinas no sólo permite ahorrar costes, debido en primer lugar al mobiliario, sino también a la optimización de los espacios de trabajo, ya que se racionaliza el número de despachos. Al mismo tiempo, esta nueva organización puede crear un impulso de embajadores. El bienestar en el trabajo aumenta y sus empleados hablan de ello a los demás. En correlación, esto puede animar a los nuevos talentos a unirse a los equipos, ya que la flexibilidad organizativa y la flexibilidad dada a los empleados es atractiva.
¿Existen riesgos al optar por el reparto de escritorios?
Por supuesto, los riesgos no son nulos. El reparto de escritorios adopta casi necesariamente el formato de espacio abierto. Por lo tanto, presenta los principales inconvenientes : pérdida de puntos de referencia para determinados empleados, falta de concentración si las zonas más tranquilas se ocupan rápidamente, falta de intimidad inherente al espacio abierto, que puede hacer que algunos empleados se sientan incómodos, etc.
Por lo tanto, para garantizar que esta nueva organización funcione sin problemas y que nadie se sienta agraviado, su puesta en marcha debe ser cuidadosamente pensada.