¿Qué es la política de “Clean desk” ? – Definición
La política de “clean desk” es un conjunto de normas adoptadas por las empresas para garantizar que las oficinas y los espacios de trabajo estén libres de desorden y documentos no esenciales al final de cada jornada laboral. Esta política exige a los empleados que mantengan su espacio de trabajo despejado. Sólo deben tener sobre la mesa lo estrictamente necesario para sus actividades profesionales, normalmente un ordenador, un cuaderno y un bolígrafo.
La aplicación de esta política es especialmente pertinente en los entornos de oficina modernos, como las configuraciones de oficina flexible y los lugares de trabajo “Activity Based Working (ABW)”.
La oficina flexible es un enfoque en el que los empleados no tienen un espacio asignado permanentemente. En su lugar, ocupan distintos puestos de trabajo en función de sus necesidades, por lo que eligen un espacio en función de la disponibilidad. Este método requiere una gestión eficaz del espacio y una rápida adaptación de las oficinas a los distintos usuarios.
En cambio, el ABW es un método en el que ningún empleado tiene un escritorio fijo. En su lugar, seleccionan su espacio de trabajo en función de la actividad que necesiten realizar. Esto incluye desde zonas para tareas que requieren concentración y aislamiento hasta zonas dinámicas para la colaboración. La política de clean desk desempeña un papel esencial en ambos entornos. Mantiene los espacios funcionales y listos para su uso, libres de desorden. Esto es necesario para una transición fluida entre actividades y usuarios.
¿Cuáles son las ventajas de la política de “clean desk” ?
La aplicación de una política de clean desk supone una transformación significativa de la gestión cotidiana de los espacios de trabajo. Al animar a los empleados a mantener un entorno de trabajo limpio y organizado, esta política no se limita a poner orden al final del día. Establece una cultura de disciplina y eficacia que impregna todas las actividades de la empresa. Este marco organizado mejora la eficacia operativa global de la empresa y ofrece numerosas ventajas, como por ejemplo :
- Mayor productividad y concentración. Los empleados se benefician de un entorno desprovisto de distracciones superfluas, lo que les permite concentrarse más eficazmente en sus tareas. Esto conduce no sólo a una mejor calidad de vida en el trabajo, sino también a la satisfacción laboral, ya que pueden llevar a cabo sus tareas con mayor eficacia.
- La seguridad de los datos es necesaria en un mundo en el que la confidencialidad y la seguridad de la información están cada vez más amenazadas. Al limitar la exposición de documentos sensibles y promover soluciones de almacenamiento digital, las empresas refuerzan su defensa contra las violaciones de datos.
- Un uso más eficiente del espacio de trabajo permite una mayor adaptabilidad de los entornos de oficina, especialmente en configuraciones flexibles en las que a menudo es necesario reconfigurar los espacios para diferentes equipos y proyectos.
- La reducción del uso de papel tiene un impacto ecológico positivo, lo que reduce los residuos y apoya las iniciativas de sostenibilidad de la empresa. Esto se traduce en reducciones de costes tangibles y un paso hacia operaciones más ecológicas.
- Mejora de la imagen corporativa. Un espacio limpio y ordenado causa una buena impresión cuando lo visitan clientes y socios. Proyecta una imagen de profesionalidad y competencia que puede generar confianza y fomentar las relaciones comerciales.
- Promover la higiene y la salud mejora el bienestar general de los empleados. Reduce el riesgo de propagación de enfermedades en un entorno de trabajo más limpio y mejor organizado.
- Se reducen los costes operativos gracias a una gestión más eficaz del tiempo y los recursos. Menos tiempo perdido buscando información y gestionando suministros reduce los costes y aumenta la eficiencia general.
4 ejemplos de cómo introducir una política de “clean desk” en su empresa.
Introducir una política de “clean desk” en una empresa puede mejorar mucho el orden y la productividad en el lugar de trabajo. He aquí cuatro ejemplos de cómo puede aplicarse eficazmente esta política :
1. Instalación de almacenamiento seguro.
Una empresa puede instalar armarios, como cajones con cerradura, en cada espacio de trabajo. Esto permite a los empleados guardar fácilmente sus documentos y efectos personales al final de la jornada. Esto ayuda a mantener las oficinas libres de desorden y asegura la información sensible.
2. Comunicar las ventajas.
Para fomentar el apoyo a la política, puede ser una buena idea lanzar una campaña de comunicación interna. En ella se destacarán los beneficios de la política de Clean Desk, como la reducción del estrés, la mejora de la seguridad de los datos y el aumento de la productividad.
3. Momentos de limpieza colectiva.
Organice momentos en los que se invite a todos los empleados a participar en una gran limpieza de sus espacios de trabajo. Estos momentos también pueden servir para reforzar el espíritu de equipo. También promueven la importancia de un entorno de trabajo limpio y organizado.
4. Escaneado de documentos.
También se puede fomentar la digitalización de documentos para minimizar la acumulación de papel. Del mismo modo, proporcionar los recursos necesarios, como escáneres y suministros accesibles, puede facilitar esta transición.
Estos cuatro ejemplos muestran cómo pueden adaptarse diversas iniciativas para apoyar la implantación de una política de Clean Desk en una empresa. Adoptando uno o varios de estos enfoques, una organización puede promover eficazmente un espacio de trabajo más limpio y organizado.