Trabajo flexible : ¿un eldorado de libertad?

Anunciado como “el camino del futuro“, el trabajo flexible es lo contrario de una rígida estructura laboral de 9 de la mañana a 6 de la tarde. Se basa en la libertad de elegir cuándo, cómo y dónde trabajar.

El trabajo flexible ha pasado de ser una opción a una norma esperada por la mayoría de los empleados, y se ha convertido en una nueva arma en la guerra por el talento. Un arma que cada vez más empresas de todos los tamaños utilizan para atraer talentos de todo el mundo.

Pero, ¿es (realmente) el trabajo flexible una garantía de libertad para los empleados? ¿Y las empresas que experimentan con él sólo cosechan los beneficios? Descúbralo en este artículo.

¿Qué es el trabajo flexible?

La noción de “trabajo flexible” tiene (todavía) mala prensa y un doble sentido. Por un lado, negativo y, por otro, muy positivo. Se asocia a la uberización del mercado laboral, pero también a una flexibilidad en la que los empleados reciben de sus empresas mayor libertad y responsabilidad. Es esta segunda categoría la que abordamos en este artículo.

Es cierto que, en los últimos años, cada vez más empresarios reconocen que las necesidades de cada empleado son únicas y se alejan de la jornada laboral tradicional de 9 a 6 horas.

En consecuencia, están dando a sus empleados una mayor flexibilidad en la forma de organizar su trabajo y en el equilibrio entre su vida profesional y personal. En otras palabras, el trabajo flexible gana terreno y permite a los empleados que son padres compaginar tus compromisos (guardería, escuela, actividades extraescolares, etc.) sin limitaciones.

Pero, ¿cómo funciona en las empresas? El trabajo flexible puede adoptar formas muy diversas. He aquí una lista (no exhaustiva):

• • • Horario flexible : en este caso, las empresas dejan de controlar el tiempo de trabajo y de fichar a la entrada y a la salida, y suprimen las franjas horarias fijas. Los empleados tienen más autonomía y eligen su propio horario de trabajo. 

• • • Flexibilidad geográfica : en otras palabras, el principio de “work from anywhere“. Las empresas permiten a sus empleados trabajar desde casa (teletrabajo), desde la oficina, desde un tercer lugar, así como desde el extranjero.

• • • Flexibilidad en la oficina : una organización del trabajo en boga en los últimos años, también conocida como “flex office“. En este caso, la empresa ya no asigna un puesto de trabajo específico a un empleado. Una vez in situ, basta con que elijan su punto de anclaje para la jornada y comiencen sus tareas.

• • • Flexibilidad en la organización del trabajo : un concepto mucho más difuso, en el que las empresas pueden fomentar el “Jobsharing” (dos empleados a tiempo parcial que forman una pareja a tiempo completo y comparten la carga de trabajo), así como el intraemprendimiento, etc. En estos casos, los empresarios optan por ofrecer a sus empleados una organización del trabajo adaptada a sus necesidades de flexibilidad y autonomía.

Algunas empresas son innovadoras en este ámbito y están ideando otras formas de trabajo flexible, con el fin de destacar entre la multitud y convertirlo en un activo clave de tu marca de empleador.

En definitiva, el trabajo flexible no es una simple iniciativa de conciliación, sino un proceso que implica un profundo cambio cultural y organizativo en la evolución de los modelos empresariales.

El trabajo flexible en Europa : ¿una demanda creciente de los trabajadores?

Si Finlandia es “campeona del mundo” en felicidad desde 2017, según el World Happiness Report 2022, no es por casualidad. Sin duda, tiene algo que ver con los patrones de trabajo de sus residentes, donde la práctica del trabajo flexible es compartida en todo el país. Está claro que esto está influyendo en el resto de Europa.

1.  Trabajo flexible en España.

España no es una excepción a la regla, con un 64% de empresas españolas que sucumben al trabajo flexible (estudio de IDG Research para Logitech y Microsoft). Pero hay una tendencia que destaca : la “jornada intensiva“. La razón : las temperaturas veraniegas, demasiado calurosas para trabajar por las tardes.

Por ello, muchos empresarios han decidido aplicar jornadas reducidas de junio a septiembre. Aunque no hay ninguna ley que defina con precisión los contornos de esta organización, la mayoría de las empresas que la aplican lo hacen en función de las vacaciones escolares. Pero cuidado : si se acaba antes, ¡también hay que empezar antes!

2. Trabajo flexible en Francia.

En Francia, por ejemplo, los trabajadores desean conciliar mejor su vida profesional y familiar, por lo que esperan una mayor flexibilidad. Además, ahora tienen una “visión más holística del trabajo“. Sus prioridades son : el placer de venir a trabajar (32%), la flexibilidad horaria (33%) y el desarrollo profesional (23%), según un estudio realizado por el Instituto de Investigación ADP en 2022.
Una abrumadora mayoría (64%) subraya que le gustaría “condensar” su horario de trabajo y hacer del teletrabajo un requisito indispensable.

Además, el 36% de los asalariados franceses afirma que dimitiría si le fuera imposible teletrabajar. Esta cifra se eleva al 53% entre los jóvenes licenciados y los recién contratados (de 18 a 25 años).

3. Trabajo flexible en el Reino Unido.

En el Reino Unido, la creciente demanda de trabajo flexible se ha puesto de manifiesto en un estudio realizado por Capability Jane. De él se desprende que el 92% de las nuevas generaciones de trabajadores considera que la flexibilidad es una prioridad absoluta a la hora de elegir un empleo. Al mismo tiempo, el 70% de los empleados británicos cree que el trabajo flexible hace que un empleo les resulte más atractivo. Por último, el 30% preferiría el trabajo flexible a un aumento de sueldo.

No obstante, cabe señalar que el trabajo flexible ha adquirido una dimensión más formal en el país desde la creación de una normativa específica en 2014. Así, los británicos que llevan más de 6 meses trabajando en una empresa tienen derecho a solicitar modalidades de trabajo flexible. Esto puede adoptar la forma de jornadas a distancia, horarios flexibles, trabajo a tiempo parcial, trabajo compartido, horario anualizado, etc. El empresario está obligado a considerar la solicitud del empleado y debe justificar cualquier denegación.

En definitiva, de todos los países europeos, el Reino Unido es el más avanzado en materia de trabajo flexible. De hecho, el 83% de las empresas británicas permiten una o más formas de trabajo flexible a sus empleados. Con un 78%, Francia ocupa el segundo lugar entre los países europeos, por delante de Bélgica, Alemania y los Países Bajos.

 Las ventajas (a menudo insospechadas) del trabajo flexible!

Un error común es pensar que el trabajo flexible sólo beneficia a los empleados. Sin embargo, esto está lejos de ser cierto, ya que la empresa puede ganar mucho más que los empleados. Además de convertirse en empleadores de elección, las empresas que adoptan el trabajo flexible obtienen resultados mucho mejores. Descubrámoslo en los párrafos siguientes.

1.  Una reserva inagotable de talento y una mejor retención.

No es ningún secreto que la guerra por el talento se ha intensificado en los últimos años, obligando a las empresas a redoblar sus esfuerzos para atraer nuevos talentos.

Perfiles como desarrolladores, especialistas en marketing, traductores y redactores publicitarios esperan un entorno de trabajo flexible. Si se niega a ofrecer flexibilidad en su anuncio de empleo, estará rechazando a una gran parte de los talentos y reduciendo su éxito en la contratación.

Sin embargo, si adopta una política de trabajo más flexible, estará rompiendo barreras geográficas y tendrá la oportunidad de contratar a una gama más amplia de perfiles con una plétora de habilidades.

Del mismo modo, los padres que se quedan en casa, los cónyuges de militares y los empleados con discapacidades pueden dirigirse fácilmente a su empresa si introduce una mayor flexibilidad organizativa. Un ritmo flexible es mucho más atractivo para estas personas, que evidentemente no están en condiciones de desempeñar un trabajo de oficina tradicional con horarios estrictos.

En consecuencia, el trabajo flexible es una ventaja reconocida por muchos demandantes de empleo. Hoy en día, y a medida que avanzamos hacia el futuro, estos candidatos están dispuestos a elegir un empleo con más flexibilidad en la organización del trabajo, en lugar del empleo que ofrece un mejor salario, pero con una presencia in situ 5 días a la semana y un horario laboral tradicional de 9 a 18 horas.

2.  Mayor compromiso de su personal.

¿Qué puede ser más frustrante que tener que pedir siempre permiso a sus jefes para llegar una hora más tarde o salir una hora antes? Sus empleados siempre se sienten un poco confusos a la hora de pedir este tipo de peticiones.

Sin embargo, con una política de trabajo flexible y un marco preestablecido, saben que pueden gestionar su horario laboral como deseen, así como trabajar desde casa, siempre que se mantenga dentro de las directrices establecidas por el empresario. Además, dejar que sus empleados elijan y modifiquen su entorno de trabajo como deseen les da una importante sensación de control. Los neurocientíficos coinciden en que esta sensación conduce a una mayor satisfacción laboral y, en última instancia, a un mejor rendimiento.

Así que no hay duda de que ofrecer a sus empleados la oportunidad de desarrollarse en un entorno de trabajo en el que funcione el tríptico de la confianza, el empoderamiento y la autonomía fomentará su compromiso.

3.  Mejora de la productividad.

Es bien sabido que los empleados felices y satisfechos son aún más productivos. Al ofrecer una mayor flexibilidad en la forma de organizar el trabajo, estás demostrando a tus empleados que no sólo te centras en los resultados de la empresa. Les demuestras que te preocupas por su día a día, así como por el correcto equilibrio entre su vida profesional y personal.

Al mismo tiempo, tienes en cuenta los ciclos energéticos de cada uno. Como sabes, los niveles de productividad varían según la hora del día. Algunos de tus empleados son madrugadores y preferirán condensar sus horas de trabajo en la mañana, porque consideran que es el momento del día en que su productividad es mayor. Otros, en cambio, prefieren ponerse manos a la obra después de comer.

Si deja que sus empleados organicen su jornada laboral como deseen, creará las condiciones adecuadas para que cada uno de ellos trabaje eficazmente.

4.  Una cultura empresarial positiva y saludable.

Está claro que cuando los empresarios permiten a sus empleados trabajar de forma flexible, éstos son mucho más capaces de hacer frente a las ansiedades y tensiones de la vida cotidiana. De este modo, los empresarios pueden tomar medidas preventivas contra uno de los principales factores de riesgo psicosocial.

Del mismo modo, el trabajo flexible puede ser una palanca real (y a menudo insospechada) en la lucha contra el agotamiento, además de simplemente cuidar del bienestar y de la calidad de vida y de las condiciones de trabajo (CVT) de los empleados.

Todos estos elementos contribuyen a una cultura empresarial positiva y saludable. Lo que, por supuesto, ayuda a retener el talento.

5.  Una reducción de sus costes inmobiliarios.

Al pasar a un sistema de trabajo flexible, es habitual que sus empleados acudan a la oficina sólo dos o tres veces por semana. Esto significa que la asignación de un puesto de trabajo individual ya no tiene sentido.

En consecuencia, puede revisar sus gastos fijos y, eventualmente, invertir en oficinas más pequeñas y, por tanto, menos costosas, para adecuar la presencia humana a la superficie utilizada. Este es uno de los objetivos de la oficina flexible.

Al optar por esta forma de organización, debe tomarse al pie de la letra el uso compartido de oficinas, poniendo en común los puestos de trabajo.

Sin embargo, debe asegurarse de optimizar el uso del espacio. Una tasa muy optimizada (0,5 o 5 puestos de trabajo por cada 10 empleados) corresponde a una empresa con empleados ultrarápidos, como los comerciales. En cambio, una tasa más anémica (0,8) refleja una estrategia de transición suave hacia la puesta en común de puestos de trabajo sin limitaciones, así como la anticipación del crecimiento de la plantilla. A usted le corresponde elegir la que mejor se adapte a su empresa.

En cualquier caso, la puesta en común de los puestos de trabajo le permitirá reducir el alquiler y las necesidades de material de oficina, equipos informáticos y servicios de mantenimiento de los locales.

Trabajo flexible : ¿cuáles son los riesgos?

1.  El fenómeno del “free rider” y el riesgo de agotamiento.

Está claro que un entorno de trabajo flexible conlleva ciertos riesgos. Desgraciadamente, un sistema de este tipo puede fomentar comportamientos de “free rider”, del mismo modo que puede animar a algunos empleados a aprovecharse de esta flexibilidad.

A la inversa, el trabajo flexible puede contribuir a desdibujar los límites entre la vida profesional y personal de los empleados, con el consiguiente riesgo de agotamiento. Pueden trabajar más horas y acumular horas extraordinarias sin ni siquiera darse cuenta. Como empresario, deberías pensar en establecer señales de alarma para poder actuar si un empleado está haciendo (mucho) demasiado y está al borde del agotamiento. Esto es más difícil de “controlar” cuando tus empleados pueden trabajar desde cualquier lugar.

2.  Comunicación y coordinación más complejas.

Reconozcámoslo : cuando su personal trabaja en horarios diferentes, puede resultar más difícil planificar reuniones y garantizar una buena comunicación interna. Así que ajuste sus procesos en consecuencia y favorezca la comunicación asíncrona para limitar las asimetrías de información. A largo plazo, la falta de comunicación (sobre una reunión o un plazo) puede crear mal ambiente en la empresa.

3.  Gestión vergonzosa de la continuidad del servicio.

Está claro que determinados puestos de trabajo que tienen una relación directa con los clientes exigen que los empleados mantengan un horario de trabajo constante o, como mínimo, que estén disponibles durante el horario laboral convencional para no desentonar con los clientes y socios. Por eso es importante definir un marco de referencia común para estos puestos, de modo que pueda mantener una buena relación con sus clientes y clientes potenciales.

4.  Un espacio de trabajo desierto y un menor sentido de pertenencia.

Permitir el trabajo flexible no significa que las oficinas tengan que estar desiertas. Hay que mantener un entorno de trabajo agradable, crear una buena rotación entre los equipos y, sobre todo, hacer que los empleados quieran venir a trabajar.

La ausencia de contacto diario entre los equipos puede afectar a la creatividad y la innovación. Esto hace más difícil mantener la cohesión dentro de los grupos de trabajo. Al mismo tiempo, puede crear aislamiento y reducir el sentimiento de pertenencia a la empresa.

5.  No anticipar su cambio cultural. 

Como era de esperar, el trabajo flexible (muy a menudo) va de la mano de la oficina flexible. Sin embargo, la transición a esta nueva organización del trabajo conlleva algunos retos. Por eso debe anticipar su cambio cultural. Aunque los hábitos cambien, el cambio de mentalidad lleva su tiempo. Los viejos hábitos son difíciles de erradicar, el personal cambia y los recordatorios siempre son beneficiosos.

Así que, desde el principio del proyecto, no debe pasar por alto la falta de civismo de algunos de sus empleados. Asegúrate de que cada mañana no sea una carrera frenética por encontrar el mejor sitio tomando las decisiones de gestión adecuadas, y dimensionando los espacios de forma inteligente.

Por ejemplo, para que los más madrugadores no se queden sin elección y los sitios escaseen a partir de las 9 de la mañana, introduzca una herramienta de reserva de puestos de trabajo como Sharvy. De este modo, se aleja del enfoque clásico de la oficina flexible, que se basa en el principio de “el primero que llega es el primero que se sirve“. Tus empleados pueden reservar un sitio antes de llegar.

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En conclusión : ¿es el trabajo flexible (realmente) sinónimo de libertad?

Sobre el papel, el trabajo flexible parece ideal tanto para los empleados como para las empresas.

Sin embargo, aunque los empleados adopten una visión más holística del trabajo y busquen las condiciones laborales más cómodas, esto no significa que se sientan totalmente libres y realizados.

Por el contrario, necesitan ser disciplinados y rigurosos. Sin una excelente organización, pueden caer fácilmente por debajo del umbral de productividad acordado. Evidentemente, esto repercutirá directamente en los resultados de la empresa.

Además, existe el riesgo de aislamiento del mundo exterior. A esto se añaden las distracciones potenciales de las interrupciones causadas por los miembros de la familia. La sensación de libertad es, por tanto, de doble filo. Además, puede verse alterada por el estrés derivado de la presión voluntaria para alcanzar los objetivos fijados.

En consecuencia, si por un lado el trabajo flexible permite evitar ataduras y trabas, por otro nos permite vislumbrar un mundo en el que los vínculos son menos permanentes y los compromisos menos categóricos.

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