Flex desk y teletrabajo : ¿cómo combinar estos dos modelos?

El mundo laboral está cambiando rápidamente, y con él la forma en que pensamos sobre el lugar de trabajo. El teletrabajo se ha convertido en una necesidad para muchas empresas, ofreciendo a los empleados flexibilidad y autonomía.

Pero, ¿qué ocurre con la organización de las oficinas?

Poco a poco, el modelo tradicional de oficinas fijas está dando paso a un nuevo enfoque: el Flex desk. Este modelo más flexible y dinámico implica que a los empleados ya no se les asigna un puesto de trabajo específico. Una vez en el lugar, simplemente eligen su punto de anclaje para el día y comienzan sus tareas.

Al incidir en la propia organización del trabajo, el Flex desk no se improvisa. Hay que aprenderlo, practicarlo y aplicarlo paso a paso. Entonces, ¿cómo conciliar esta nueva organización con el auge del teletrabajo, sin perjudicar la productividad ni la cohesión de los equipos? ¡Concéntrese en este artículo!

La evolución del mercado inmobiliario de oficinas en 2025 (¡y los retos futuros!)

1. El contexto económico de los inmuebles de oficinas en España.

Desde principios de 2024, el mercado inmobiliario de oficinas en España atraviesa un periodo de profundos cambios. Mientras que los inmuebles residenciales y comerciales siguen disfrutando de una demanda estable, el segmento de oficinas lucha por recuperar su dinamismo anterior a la crisis covídea.

Están surgiendo varias tendencias clave:

• • • Estancamiento de los alquileres: Los alquileres de las oficinas, sobre todo en las zonas periféricas, están registrando un escaso crecimiento, y en algunos casos incluso están bajando, ante el aumento de las vacantes.

• • • Reducción de la inversión: Los inversores se muestran cada vez más cautelosos con las oficinas y prefieren diversificar sus carteras hacia segmentos considerados menos arriesgados, como el residencial.

• • • Regionalización de las oportunidades: Mientras que las grandes ciudades como París, Lyon y Marsella siguen atrayendo a las empresas, las ciudades más pequeñas luchan por mantener una demanda constante de sus oficinas.

2. Los factores de esta debilidad.

Hay varias razones que explican las dificultades actuales del mercado de oficinas:

• • • Exceso de oferta: Los proyectos inmobiliarios iniciados antes de la pandemia están saliendo ahora al mercado. Sin embargo, la demanda no ha seguido el ritmo, debido principalmente al aumento del teletrabajo y a la tendencia hacia espacios de trabajo más flexibles. Esto está creando un desequilibrio entre la oferta y la demanda, con la consecuencia directa de un aumento significativo del espacio vacante.

• • • Transición hacia espacios más flexibles: Las empresas buscan ahora oficinas que ofrezcan soluciones modulares, a menudo incompatibles con los espacios tradicionales.

• • • Clima económico incierto: La inflación, el aumento de los costes energéticos y la incertidumbre económica mundial están obligando a las empresas a replantearse sus gastos, en particular limitando la inversión en espacios de trabajo caros.

• • • Reducción de la plantilla física: Con el auge del teletrabajo, muchas empresas han optado por políticas de reducción del espacio de sus oficinas, acentuando la desocupación de zonas no esenciales. Además, se están creando espacios híbridos que combinan puestos de trabajo modulares, salas de reuniones conectadas y áreas sociales.

El modelo Flex desk : ¿una respuesta a la demanda de flexibilidad de sus empleados?

1. Definición y funcionamiento del Flex desk.

El Flex desk, se refiere a una organización espacial en la que los empleados no tienen un puesto de trabajo dedicado, sino que eligen su ubicación en función de sus necesidades del momento.

Este modelo se adapta perfectamente a las empresas que han adoptado el trabajo híbrido, en las que la presencia física de los empleados varía de un día para otro.

Generalmente se apoya en herramientas digitales, como las aplicaciones de reserva, que permiten a los empleados planificar su lugar en función de sus horarios y de las tareas a realizar.

Al mismo tiempo, los espacios se distribuyen de forma que ofrezcan distintos tipos de ambiente: zonas tranquilas para concentrarse, espacios de colaboración para intercambiar ideas y salas equipadas para reuniones.

El objetivo de esta organización sencilla e intuitiva es optimizar el uso de los locales al tiempo que se satisfacen las expectativas de los empleados en términos de flexibilidad.

2. Las ventajas del Flex desk para sus empleados.

El modelo Flex Desk ofrece una serie de ventajas, tanto para su empresa como para sus empleados.

Una de las principales ventajas es la optimización del espacio, al adecuar la presencia de los empleados a la superficie utilizada.

Para conseguirlo eficazmente, es esencial calcular una tasa de utilización del espacio. Este índice representa la relación entre el número de puestos de trabajo disponibles y el número de empleados de la oficina.

La ventaja de determinar un índice de saturación radica en su capacidad para ajustar el uso de la oficina en función de los cambios en las pautas de trabajo, sobre todo con el auge del teletrabajo.

Controlando este índice a lo largo del tiempo, puede reducir la superficie dedicada a oficinas fijas a medida que se desarrolla el teletrabajo, pero también evitar ocupar una nueva superficie innecesaria cuando aumenta el número de empleados. Esto le permite mantener un entorno de trabajo flexible, al tiempo que mantiene sus costes inmobiliarios bajo control.

NB: Es esencial calibrar correctamente esta tasa. Si el índice es demasiado bajo, sus empleados podrían volverse (re)sedentarios al ocupar una oficina fija, contradiciendo así el espíritu del Flex desk. Por otro lado, una tasa demasiado alta podría provocar una masificación, creando frustración y desmotivación, y posiblemente incitando a sus empleados a recurrir a soluciones externas como el coworking.

Este modelo también ofrece a sus empleados una gran flexibilidad. En función de sus tareas del día, pueden elegir trabajar en una zona tranquila para concentrarse o en una zona de colaboración para organizar reuniones informales. Esta libertad para elegir su entorno de trabajo aumenta su productividad y bienestar diarios.

Por último, el Flex Desk fomenta la comunicación y los intercambios entre distintos departamentos. Al cambiar de trabajo con regularidad, sus empleados tienen más oportunidades de intercambiar ideas y colaborar, ¡lo que refuerza la cohesión del equipo y estimula la innovación en su empresa!

Teletrabajo: ¿una tendencia que ha llegado para quedarse?

1. Cifras de teletrabajo para 2024, Francia.

En 2024, el teletrabajo se había convertido en algo habitual en muchas empresas.

De acuerdo con los datos del segundo trimestre de 2024 de la Encuesta de Población Activa (EPA) del Instituto Nacional de Estadística (INE), en España hay 3,16 millones de personas que teletrabajan, lo que supone el 14,6% de la población ocupada.

Además, la distribución de los días de teletrabajo varía considerablemente de una empresa a otra, ya que algunas optan por un equilibrio de 2 a 3 días a distancia por semana.

Esta tendencia se ha visto reforzada por la legislación y los ajustes de la política empresarial para apoyar esta nueva organización del trabajo.

2. Los retos del teletrabajo para las empresas.

El teletrabajo plantea una serie de retos estructurales y organizativos. En primer lugar, la coordinación de equipos dispersos complica la comunicación y puede socavar la cohesión, sobre todo durante los proyectos de colaboración.

En segundo lugar, la gestión del rendimiento puede volverse compleja, ya que requiere herramientas adecuadas para supervisar los objetivos y medir la eficacia, sin microgestión.

Además, los retos tecnológicos son cruciales: las empresas necesitan implantar una infraestructura fiable, con conexiones seguras y herramientas de colaboración de alto rendimiento. Al mismo tiempo, necesitan garantizar una mayor protección de los datos sensibles mediante medidas de ciberseguridad.

Por último, es esencial adaptar los espacios de trabajo. Las empresas necesitan reconfigurar sus oficinas a favor de los espacios colaborativos y compartidos, optimizando su uso durante los días en que están presentes. De este modo se reduce la cantidad de espacio no utilizado (debido al teletrabajo), al tiempo que se crea un entorno propicio para los intercambios y la colaboración.

Entonces, ¿cómo puede combinar el Flex Desk y el teletrabajo en su empresa?

1. La complementariedad de los dos modelos.

Al reducir la presencia diaria en la oficina, el teletrabajo reduce el número de empleados in situ. En este contexto, asignar un puesto de trabajo fijo a cada empleado ya no tiene sentido.

Por eso está ganando terreno el flex desk. Responde a esta nueva organización adaptando la ocupación de los despachos a las necesidades reales de presencia in situ.

Esto no sólo libera espacio no utilizado y reduce los costes inmobiliarios, sino que también crea un entorno más dinámico, en el que los empleados pueden elegir su espacio de trabajo en función de las tareas que tengan entre manos, fomentando la colaboración y el intercambio.

Este enfoque ofrece tanto un mejor uso de los recursos como una mayor flexibilidad para los equipos, al tiempo que satisface la creciente demanda de flexibilidad y bienestar en el trabajo.

2. Las ventajas de utilizar una aplicación de reservas para organizar el Flex desk.

Aunque la idea de utilizar una aplicación de reserva de escritorios pueda parecer superflua en un contexto en el que las oficinas están parcialmente ocupadas, en realidad es una palanca estratégica.

Por un lado, ofrece a sus empleados la posibilidad de reservar un espacio de trabajo a distancia y en cualquier momento antes de llegar al lugar. Esto les proporciona una visión precisa de los espacios disponibles en la fecha y hora que necesitan, eliminando conflictos de horarios y mejorando su experiencia diaria.

Esta libertad, combinada con una mayor autonomía, es la respuesta perfecta a las expectativas actuales en términos de flexibilidad.

Además, al establecer áreas dedicadas para determinados equipos (zonas de reserva), usted preserva su orientación al tiempo que facilita una transición gradual al Flex desk. De este modo, usted combina flexibilidad y estabilidad.

Además, al disponer de datos fiables sobre la utilización de sus locales, podrá comprender el comportamiento de su personal y tomar las mejores decisiones de gestión.

Por último, gracias a una aplicación de reserva de escritorios, podrá evitar que su personal se apropie de los despachos y ocupe las zonas comunes y las salas de reuniones sin motivo aparente o válido, en un momento en el que el trabajo flexible está a la orden del día.

Buenas prácticas para integrar con éxito el Flex desk.

No cabe duda: la adopción del Flex desk representa una auténtica ruptura con los patrones organizativos tradicionales de las empresas. Así que no se asuste al abordar este tema en su empresa. La resistencia al cambio surgirá de forma natural, antes de que se acepte gradualmente.

A continuación le ofrecemos nuestros consejos y mejores prácticas sobre cómo tratar este tema de forma didáctica y realizar una transición (suave) hacia el Flex desk.

1. Implique a su personal en la organización del Flex desk.

Implique a sus equipos desde el principio del proyecto. Cuanto mejor entienda el proyecto su personal y más oportunidad tenga de expresar sus opiniones, más implicados se sentirán y más capaces serán de adoptarlo con confianza.

Empiece formulando algunas preguntas sencillas pero esenciales: ¿qué les gusta de su entorno de trabajo actual? ¿Qué echan de menos? ¿Cuáles son sus necesidades en cuanto a ubicación, comodidad y métodos de trabajo (colaborativo, individual, híbrido)? Estas discusiones, llevadas a cabo mediante talleres y encuestas, le ayudarán a construir un entorno que refleje realmente sus necesidades.

Al hacerlo, también estará enviando un mensaje contundente: su opinión cuenta. Este sentimiento de reconocimiento e implicación refuerza su compromiso y puede facilitar su transición a esta nueva forma de trabajar.

No olvide mantener este diálogo a lo largo de todo el proyecto. Mantenga a sus equipos informados de los progresos, comparta las decisiones tomadas gracias a su opinión y permanezca abierto a los ajustes que se produzcan a lo largo del proceso. De este modo, creará un clima de confianza y permitirá que el Flex Desk se convierta en una parte natural de su vida cotidiana.

2. Implique a sus directivos en la reflexión sobre el teletrabajo y el uso de las oficinas.

Los directivos desempeñan un papel clave en la implantación del Flex desk y el teletrabajo, ya que están en contacto directo con los equipos y comprenden la dinámica.

Tómese el tiempo necesario para preguntarles sobre su experiencia con el teletrabajo: ¿cuáles consideran que son las principales ventajas para su personal y para la organización en su conjunto? ¿Qué obstáculos encuentran, ya sea en términos de comunicación, de organización o de mantenimiento de la cohesión del equipo? Estas conversaciones le ayudarán a comprender mejor las realidades sobre el terreno y las necesidades específicas asociadas a esta forma de trabajar.

También puede aprovechar estas conversaciones para conocer su visión de la oficina. ¿Cuáles creen que deben ser las funciones principales de estos espacios? ¿Son principalmente lugares de colaboración, de concentración o de socialización? Comparando sus opiniones, podrá identificar las tendencias generales, así como las características específicas de determinados equipos.

Esta retroalimentación es esencial si quiere construir un proyecto de diseño equilibrado que refleje tanto las expectativas de los empleados como las necesidades operativas de los directivos.

3. Defina el marco de su proyecto.

Para garantizar el éxito de su proyecto de Flex desk, empiece por designar no sólo a una persona, sino también a un equipo de referencia encargado de coordinar las acciones y hacer un seguimiento de las mismas.

A continuación, defina objetivos precisos: mejorar la colaboración, optimizar el espacio, reducir los costes y apoyar la política de teletrabajo.

Al mismo tiempo, analice sus locales actuales para determinar si pueden adaptarse o si sería preferible plantearse un traslado. Elabore planos de distribución que le ayuden a visualizar los nuevos espacios y distribuya las zonas en función de las necesidades: colaboración, concentración, puestos de trabajo fijos para determinadas funciones, etc. Le recomendamos la herramienta HomeByMe para facilitar la planificación en 3D.

Por último, un paso esencial es elegir una solución de gestión de reservas, como Sharvy, que facilita la reserva de escritorios. Con esta aplicación, sus empleados pueden reservar un escritorio a distancia (con sólo unos clics), lo que garantiza una organización fluida y una utilización optimizada del espacio.

Esta flexibilidad se adapta perfectamente a las necesidades del teletrabajo, garantizando que todo el mundo disponga de un espacio funcional cuando esté en la oficina, ¡y limitando al mismo tiempo el despilfarro de espacio!

En conclusión

El Flex desk y el teletrabajo no son sólo tendencias, sino una auténtica transformación en nuestra forma de enfocar el trabajo.

Combinándolos, puede ofrecer a sus equipos la flexibilidad que necesitan, al tiempo que optimiza el espacio de su oficina. Es más, al integrar herramientas como la reserva de escritorios, puede ofrecer a su personal una solución fluida, práctica y adaptada a un mundo laboral en constante evolución. Este enfoque le permite satisfacer sus expectativas, al tiempo que aumenta la eficacia de su organización. ¿A qué espera?

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