Software de reserva de escritorios : ¿una solución para las empresas que buscan flexibilidad?

No cabe duda: en los últimos años, las oficinas tradicionales, antaño sinónimo de una rutina inmutable, han dado paso a entornos híbridos en los que el teletrabajo y el trabajo cara a cara comparten protagonismo. Más que una tendencia, esta transformación refleja una profunda búsqueda de flexibilidad y equilibrio, tanto para las empresas como para sus empleados.

Pero, ¿cómo gestionar eficazmente los espacios de trabajo cuando las necesidades cambian constantemente? ¿Cómo evitar las oficinas desiertas, por un lado, y los espacios abarrotados, por otro? Para hacer frente a estos retos, muchas organizaciones recurren a herramientas modernas, entre las que el software de reserva de escritorios ocupa un lugar central. Descubra en este artículo sus ventajas y su funcionamiento.

Los nuevos retos a los que se enfrentan los espacios de trabajo corporativos.

 1. El auge del trabajo híbrido y la oficina flexible.

Desde Covid-19, el trabajo híbrido se ha convertido en una nueva norma corporativa, mientras que el concepto de oficina flexible (donde las oficinas habituales se sustituyen por espacios compartidos) está ganando popularidad.

Como resultado, muchos empleados dividen ahora su tiempo entre la oficina y el teletrabajo, y las empresas tienen que aceptar estos nuevos hábitos.

Pero esta flexibilidad, tan apreciada para el bienestar y la productividad de los equipos, plantea una cuestión crucial: ¿cómo gestionar los espacios de trabajo cuando la presencia de los empleados cambia constantemente?

Al intentar responder a esta pregunta, las empresas se encuentran a menudo con oficinas a veces vacías, a veces saturadas, lo que pone de manifiesto la necesidad de disponer de herramientas adecuadas para orquestar los espacios de trabajo.

2. Retos a superar sin un software de reserva de escritorios.

Estos retos cotidianos son aún más complejos de superar sin la ayuda de un software de reserva de escritorios. Los empleados (a menudo) se ven incapaces de elegir el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades en cada momento. Por ejemplo, puede ser habitual que sus empleados quieran aislarse en una cabina telefónica en busca de paz y concentración.

Sin una solución específica, estos espacios (que a menudo son limitados en número) corren el riesgo de ser ocupados al azar, o incluso de no ser utilizados debido a la falta de visibilidad sobre su disponibilidad. Lo mismo ocurre cuando se trata de reservar una sala de reuniones para un intercambio estratégico, como una sesión de brainstorming. Son momentos en los que hay que alejarse de los espacios abiertos.

¿Quién no ha tenido la frustrante experiencia de buscar desesperadamente una sala libre, sólo para descubrir que está ocupada o no es adecuada? Sin una solución centralizada, el tiempo perdido organizando estos detalles logísticos se acumula, en detrimento de la productividad y la comodidad de trabajo.

En última instancia, el software de reserva de oficinas no se limita a gestionar los puestos de trabajo: hace mucho más por su personal : proporciona a todos la flexibilidad que necesitan para organizar su trabajo de forma fluida y eficaz.

¿Qué es el software de reserva de escritorios? Definición y cómo funciona.

El software de reserva de escritorios (también conocido como reserva de escritorios) es simplemente una aplicación que permite a sus empleados elegir y reservar un espacio de trabajo que se adapte a sus necesidades.

Gracias a una interfaz intuitiva como la de Sharvy, este tipo de software ofrece una visión en tiempo real de la disponibilidad de los espacios -puestos de trabajo, salas de reuniones, zonas tranquilas y de colaboración- y simplifica su asignación. Así, cada empleado puede organizar su jornada en función de sus necesidades específicas y de su horario, optimizando al mismo tiempo el uso de los locales para la empresa.

En términos prácticos: sus empleados empiezan por conectarse a través de su cuenta personal, ya sea desde un ordenador o un smartphone. A continuación, pueden acceder a un mapa interactivo para ver la disponibilidad de despachos, salas de reuniones y otros espacios en tiempo real.

Sus empleados pueden elegir el lugar ideal: un despacho tranquilo para concentrarse, una sala de reuniones para una discusión importante o una zona colaborativa para trabajar en equipo.

Tras especificar el día y la duración deseados, sus empleados pueden confirmar su reserva con sólo unos clics y recibir una confirmación instantánea, seguida de un recordatorio cuando llegue el momento. Gracias a este sistema, sus empleados ganan en flexibilidad y eficacia, al tiempo que optimizan el uso de los espacios de su empresa.

¡Las ventajas del software de reserva de escritorios para su empresa!

1. Una solución para acabar con la desocupación de sus espacios de trabajo.

Para aprovechar al máximo esta ventaja, es esencial agrupar sus puestos de trabajo (en otras palabras: calcular un índice de expansión específico para su empresa y sus necesidades). Por ejemplo, si su empresa tiene unos quince empleados, sólo necesitará proporcionar unos diez puestos de trabajo individuales.

« »Esto implica poner en marcha una organización interna eficaz, con una gestión del espacio en rotación, que permita a cada persona acceder a un puesto de trabajo según un horario adecuado.

Hay que reconocer que adoptar un enfoque en el que el número de puestos de trabajo sea inferior al número de empleados puede parecer atrevido, o incluso preocupante a primera vista. Sin embargo, es precisamente en esta situación cuando el software de reserva de puestos de trabajo tiene más sentido.

Por ejemplo, en una empresa con 15 empleados, ofrecer 10 puestos de trabajo individuales suele ser suficiente, porque no todos están en la oficina al mismo tiempo. El software garantiza que todos puedan reservar un espacio de trabajo, convirtiendo una limitación potencial en una verdadera palanca de eficacia y flexibilidad.

2. El software de reserva de escritorios le da la libertad de elegir su espacio de trabajo.

Gracias al software de reserva de escritorios, un empleado que tenga que redactar un informe complejo podrá reservar un despacho tranquilo, mientras que otro, que esté preparando una reunión de equipo, elegirá una zona de colaboración, con una sala equipada con la tecnología necesaria para la reunión (proyector, altavoz, pizarra, etc.).

Esta flexibilidad no sólo les ofrece una mayor comodidad, sino también una mayor eficacia, ya que cada uno puede trabajar en condiciones óptimas según sus prioridades del día. Es una experiencia de oficina verdaderamente personalizada que fomenta el bienestar y la productividad a diario.

3. Una solución innovadora para romper silos y fomentar las reuniones.

Por ejemplo, gracias a la gestión flexible de las oficinas, el personal de distintos departamentos puede encontrarse trabajando en el mismo espacio, lo que fomenta los intercambios informales y la colaboración espontánea.

Imagine que un diseñador y un desarrollador reservan despachos vecinos un día determinado. Esta proximidad puede animarles a intercambiar ideas, resolver problemas juntos e iniciar proyectos conjuntos.

Al facilitar estas interacciones, el software crea un entorno propicio para la innovación y la cohesión, reduciendo las barreras entre los equipos y estimulando la colaboración interfuncional.

4. Un método eficaz para obtener beneficios económicos y medioambientales.

Al adoptar un software de reserva de escritorios, puede aprovechar la oportunidad de replantearse la organización de sus espacios de trabajo para conseguir tanto ahorros económicos como beneficios medioambientales.

Por ejemplo, al compartir los puestos de trabajo en lugar de tener un escritorio fijo para cada empleado, puede optimizar el uso de sus instalaciones y reducir la cantidad de espacio necesario. Esto le permite alquilar espacios más pequeños, mejor distribuidos y dotados de servicios que mejoran la calidad de vida y las condiciones de trabajo (CVT) de sus equipos.

Además, al reducir la superficie que ocupa, reduce sus gastos energéticos: de calefacción, aire acondicionado e iluminación. Combinando este enfoque con el teletrabajo, también puede reducir el número de desplazamientos que deben hacer sus empleados, limitando así la huella de carbono de su empresa.

Un sencillo software de reserva de oficinas puede ser, por tanto, una solución real que le permita conciliar rentabilidad y responsabilidad.

¿Cómo elegir el software de reserva de escritorios? ¡5 consejos!

1. Facilidad de uso.

En su empresa, probablemente tenga equipos formados por empleados de todas las edades, algunos perfectamente a gusto con las nuevas tecnologías, otros un poco menos familiarizados con estas herramientas.

Por eso la facilidad de uso debe estar en el centro de su elección. Una interfaz intuitiva, unos pasos claros y una navegación fluida son esenciales para que todos puedan utilizar el software a diario sin dificultad.

Al hacer su elección, preste atención al número de clics necesarios para realizar una reserva , por ejemplo. Este detalle aparentemente insignificante es en realidad un indicador clave de la sencillez y eficacia de la herramienta. Cuantos menos clics tengan que hacer sus empleados para reservar un puesto de trabajo, una sala o un espacio de colaboración, más fluida y agradable será la experiencia del usuario.

2. Una conexión con su software HRIS.

Es esencial que su software de reserva de escritorios pueda conectarse con su software HRIS, para simplificar la organización del trabajo de sus empleados.

Por ejemplo, al sincronizar los horarios de sus empleados, el software de reserva de oficinas puede ajustar automáticamente la disponibilidad de los puestos de trabajo en función de las ausencias individuales y los días de teletrabajo. Esto evita duplicidades, conflictos de reserva y espacios de trabajo no utilizados.

Además, esta conexión le ofrece una visión general de los hábitos de sus equipos, como sus preferencias en cuanto a espacios de trabajo y métodos de trabajo. Estos datos pueden ayudarle a tomar decisiones informadas a largo plazo para optimizar sus espacios de trabajo.

3. Funciones avanzadas.

Su empresa es única, al igual que las necesidades de sus empleados. Lo que funciona para otra organización no producirá necesariamente los mismos resultados para usted.

Por eso, antes de iniciar la búsqueda de un software de reservas de escritorios, tómese el tiempo necesario para identificar exactamente lo que sus equipos esperan y necesitan. Esto le permitirá definir las características esenciales a las que debe dar prioridad.

He aquí algunas características esenciales que debe tener en cuenta:

• • Reserva y liberación intuitivas de puestos de trabajo.
  • Visualización en tiempo real de la disponibilidad.
  • Criterios de búsqueda específicos (pantalla XXL, pantalla doble, etc.).
  • Gestión sencilla de las reservas (cambios y cancelaciones en unos pocos clics).
  • Seguimiento de los índices de ocupación de los espacios.
  • Un mapa dinámico para recuperar fácilmente los puestos de trabajo reservados.
  • Perfecta integración con su HRIS y otras herramientas internas.

También puede optar por funciones de asignación automática basadas en reglas de prioridad y personalización avanzada para satisfacer los requisitos exactos de su empresa.

4. Escalabilidad y personalización.

Para satisfacer las necesidades de su empresa (a largo plazo), su software de reserva de escritorios debe ser a la vez escalable y personalizable.

Imagínese: sus equipos crecen, sus espacios de trabajo cambian y usted adopta nuevas prácticas como el uso compartido de escritorios y el teletrabajo. Pues bien, su herramienta tiene que poder adaptarse fácilmente a estos cambios.

Además, la personalización es una verdadera ventaja. Necesita poder configurar su software para que refleje fielmente la forma en que están organizadas sus oficinas, pero también para que incorpore sus normas internas, así como funciones específicas, como reservar zonas dedicadas a determinados equipos.

Este es el caso del IRD (Institut de Recherche pour le Développement), que utiliza la solución de reserva de escritorios Sharvy para su departamento de Recursos Humanos. ¡Lea el estudio de caso para saber más!

Como resultado, ofrecer este nivel de flexibilidad no sólo permite que su personal se familiarice con él más rápidamente, sino que también significa que puede ajustar constantemente su gestión del espacio para satisfacer las necesidades reales de su empresa.

5. Una solución centralizada : desde el aparcamiento de su empresa hasta sus puestos de trabajo.

Si adopta el teletrabajo, así como una organización flexible como la oficina flexible, puede encontrarse con que la gestión del aparcamiento también se convierte en un problema. Así que la gestión centralizada de los recursos tiene sentido.

En efecto, cuando sus empleados alternan el trabajo a distancia con la presencia en la oficina, las necesidades de espacio -ya sean oficinas o plazas de aparcamiento – se vuelven imprevisibles.

Por eso, una solución de gestión centralizada, como Sharvy, le permite optimizar ambos aspectos en una sola herramienta.

Sus empleados pueden reservar su oficina para el día y, al mismo tiempo, una plaza de aparcamiento si es necesario. Este enfoque global simplifica la organización, reduce el estrés de los empleados preocupados por quedarse sin espacio y mejora la eficacia en el uso de su infraestructura.

En conclusión

Con el software de reserva de escritorios, no sólo está organizando el espacio de su oficina: también está dando a sus empleados una nueva libertad y una experiencia de trabajo más fluida, adaptada a sus necesidades.

Es una oportunidad para transformar sus oficinas en un verdadero activo estratégico, al tiempo que mejora lo que más importa: el bienestar y la productividad de sus equipos. Al fin y al cabo, la oficina del futuro empieza hoy, y está en sus manos.

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