Smart working : ¿el concepto que está revolucionando la oficina tradicional?

En el ecosistema empresarial, el smart working se perfila como un faro que guía a las empresas hacia nuevos horizontes organizativos.

Está dando forma a una nueva era, en la que la eficiencia se une a la flexibilidad y la tecnología se convierte en un nuevo aliado del rendimiento. Por eso cada vez más empresarios están intrigados por este enfoque innovador y quieren saber más.

Si es tu caso, ¡buenas noticias! En este artículo nos adentramos en el corazón de esta metamorfosis, explorando las múltiples facetas del smart working, sus retos y sus implicaciones para la redefinición de las normas profesionales contemporáneas.

¿Qué es el smart working? Definición y orígenes.

Los orígenes del smart working se encuentran (obviamente) en el concepto de teletrabajo. Destacado por la crisis sanitaria, se ha convertido en una norma que muchas empresas están adoptando. Sin embargo, implica respetar horarios de trabajo predefinidos y se limita (en la mayoría de los casos) al domicilio del empleado.

El smart working es una visión ampliada del teletrabajo. Suprime los horarios fijos y permite a los empleados trabajar donde quieran, como los nómadas digitales (cafés, aeropuertos, espacios de coworking, etc).

Se trata de un concepto innovador que refleja el deseo de las empresas de adoptar una cultura organizativa centrada en el rendimiento, la innovación y la satisfacción de los empleados.

En este sentido, el smart working se basa en cuatro conceptos fundamentales :

• • • La flexibilidad en términos de tiempo y espacio se ha convertido en una piedra angular, que permite a los empleados desplegar sus capacidades independientemente de las limitaciones de ubicación y horario de trabajo. De este modo, se abandona la rigidez organizativa del pasado en favor de unas condiciones de trabajo más ágiles. Por ejemplo, en una empresa internacional, un empleado puede elegir trabajar desde un espacio de coworking cuando viaja, sin dejar de estar conectado con su equipo mediante herramientas digitales.

• • • Al mismo tiempo, la autonomía individual es una piedra angular, que otorga a los empleados la responsabilidad de gestionar sus propias tareas, impulsando un mayor sentido del compromiso y la eficiencia. El smart working ofrece así un enfoque más transversal del mundo empresarial, basado en el empoderamiento, la autonomía y la confianza depositada en los empleados. Tomemos el ejemplo de una start-up que da a sus desarrolladores libertad para elegir su horario de trabajo y organizarse de forma independiente, lo que fomenta la creatividad y la innovación.

• • • La tecnología apoya intrínsecamente este enfoque al facilitar la colaboración a distancia y garantizar una comunicación fluida. Una empresa podría, por ejemplo, integrar plataformas de gestión de proyectos y salas de reuniones virtuales para que sus equipos repartidos por distintos continentes puedan trabajar juntos en tiempo real.

• • • Por último, la atención a los resultados trasciende la necesidad tradicional de una presencia física en el trabajo. Al optar por el smart working, los empresarios favorecen una evaluación basada en los logros, impulsando una cultura orientada al rendimiento y a la consecución de los objetivos de la organización. Por ejemplo, una empresa de marketing podría medir el éxito de una campaña no por el número de horas trabajadas, sino por el impacto generado y los objetivos alcanzados.

Como resultado, estos cuatro pilares entrelazados definen el complejo ecosistema del smart working, reafirmando su relevancia en el panorama profesional contemporáneo.

El smart working : ¿un modelo beneficioso para empleados y empresa?

Está claro que la crisis sanitaria ha creado una necesidad urgente de reinvención, y las empresas lo han entendido. Al ofrecer un marco flexible e innovador, el smart working va camino de convertirse en “la nueva norma laboral”, eliminando la imagen esclavizante del trabajo y ofreciendo multitud de ventajas tanto para las empresas como para sus empleados.

1.  Las ventajas del smart working para las empresas.

No cabe duda : la ventaja 1er para las empresas es económica. Evidentemente, siguen manteniendo oficinas físicas, pero racionalizan sus metros cuadrados. El espacio de oficinas se reduce (lo que ahorra costes) y se utiliza para otros fines.

Por ejemplo, muchas empresas han decidido crear espacios de corpoworking donde puedan trabajar juntos empleados y personas ajenas a la empresa. Puede tratarse de proveedores de servicios, autónomos e incluso jóvenes empresas de nueva creación. Es una forma innovadora de optimizar y remodelar metros cuadrados desocupados, alquilándolos o prestándolos (según los deseos de la empresa) a trabajadores en busca de un espíritu de compartir.

Al mismo tiempo, el smart working permite a las empresas recurrir a una reserva internacional de talentos. La búsqueda de nuevos perfiles para contratar es mucho más amplia, puesto que la localización ya no es una limitación para la contratación. Esta característica también tiene un impacto ecológico positivo, aunque sólo sea en términos de ahorro relacionado con el transporte.

Además, el smart working mejora la retención del talento al satisfacer las crecientes expectativas de los empleados en términos de flexibilidad. Recuerde que las mejores marcas empleadoras se encuentran en organizaciones que respetan el bienestar de sus empleados y el entorno de trabajo.

2.  Las ventajas del smart working para los empleados.

Para los empleados, el smart working ofrece un mejor equilibrio entre trabajo y vida privada, lo que mejora su bienestar general. La posibilidad de fijar su propio horario y trabajar a distancia les permite gestionar mejor sus compromisos familiares y personales.

Al mismo tiempo, el smart working reduce la tensión de los desplazamientos diarios, lo que puede mejorar considerablemente la calidad de vida de los empleados. Al reducir el número de viajes de ida y vuelta al trabajo, los empleados están menos estresados por los desplazamientos, pero también ahorran tiempo y contribuyen a reducir su huella de carbono.

Del mismo modo, los empleados pueden elegir dónde se sienten más productivos, ya sea en casa, en un espacio de coworking o en una cafetería. Esta personalización del entorno de trabajo puede tener un impacto significativo en su motivación y creatividad.

En última instancia, el smart working ofrece a los empleados la flexibilidad que necesitan para equilibrar sus responsabilidades profesionales y personales, reducir las limitaciones asociadas a los desplazamientos y personalizar su entorno laboral, contribuyendo así a mejorar su calidad de vida en el trabajo.

Adoptar el smart working : 5 retos (y nuestros mejores consejos) a tener en cuenta!

Aunque es innegable que el smart working tiene muchas ventajas, es crucial reconocer y comprender los retos que acompañan a este modelo organizativo antes de adoptarlo. Este conocimiento previo es esencial para anticiparse a los posibles obstáculos.

1.  Rediseñar sus espacios de trabajo como parte del smart working.

No cabe duda: como parte del trabajo inteligente, su entorno laboral debe adaptarse a un modelo de trabajo flexible.

En consecuencia, cada zona de su empresa debe responder a una actividad específica. No hay que hacer grandes obras, sino optimizar y acondicionar espacios variados, evolutivos y modulables.

Por eso hay que ofrecer una variedad de espacios para impulsar el compromiso y la productividad de todos. Por ejemplo, piense en espacios en los que se respete la confidencialidad audiovisual (PhoneBooth, meeting box, huddle room, etc.), para que sus colaboradores presenciales puedan intercambiar ideas con los que trabajan a distancia. También puede planificar espacios más colaborativos, con algunas mesas y sillas que puedan utilizarse para diversos intercambios.

No olvide que sus empleados buscan un verdadero valor añadido cuando acuden a los locales de su empresa. Por eso deben seguir siendo atractivas, no sólo como lugar de trabajo, sino también como lugar de encuentro en el que sus empleados puedan disfrutar de la compañía de los demás.

Como resultado, uno de los principales retos es la necesidad de replantearse el diseño tradicional de sus instalaciones para fomentar la colaboración, la agilidad y la eficiencia entre sus equipos.

Pero no olvide un punto importante: cuando remodeló sus locales, lo más probable es que optara por reducir la superficie para ahorrar costes (obviamente, fue un acierto). Sin embargo, es posible que a sus empleados les preocupe no disponer de un puesto de trabajo cuando lleguen al lugar. ¿Qué puede hacer?

✔️ Nuestros consejos ?

En el contexto del smart working, la reorganización de sus locales debe ir acompañada de un tasa de oficinas compartidas. Se trata de la relación entre el número de puestos de trabajo individuales disponibles y el número de empleados de tu empresa.

Para definirlo, hay que saber que un ratio de carga de trabajo de 0,8, es decir, 8 puestos de trabajo por cada 10 empleados, es el ratio que puede aplicarse de forma natural sin teletrabajo. En otras palabras, sólo con un ciclo de empresa “clásico” (viajes de trabajo y días de formación, permisos, enfermedad, ausencias, etc).

Como se habrá dado cuenta, no es una tasa que corresponda a una empresa que ha adoptado el smart working, en la medida en que ¾ del tiempo, los equipos trabajan a distancia.

En cambio, un índice de expansión de 0,5, es decir, 5 puestos de trabajo por cada 10 empleados, puede ser más adecuado para una empresa con una plantilla ultranómada.

Al mismo tiempo, es esencial utilizar una solución de reserva de puestos de trabajo. Esto permite a sus empleados reservar un puesto de trabajo y evitar numerosos escollos (falta de espacio, overbooking, incomodidad, insatisfacción, etc).

Ahí es donde entra en juego la solución Sharvy de Workplace Management. No sólo permite a sus empleados anticipar sus necesidades con hasta 4 semanas de antelación, sino que la aplicación también puede interconectarse con las distintas herramientas que utiliza a diario: HRIS, control de acceso, autenticación, etc.

2.  Preservar la cultura y el sentimiento de pertenencia a la empresa.

Evidentemente, el smart working conduce a una dispersión física de sus empleados, comprometiendo las interacciones informales que ayudan a construir el espíritu de equipo.

Por eso debe adoptar un enfoque proactivo y estratégico para mantener una cultura corporativa sólida, fomentando el compromiso de sus empleados y la transmisión de los valores organizativos, a pesar de la distancia.

Del mismo modo, reconocer los logros individuales y colectivos es crucial para mantener la moral y reforzar el sentimiento de pertenencia. Así que asegúrate de que se mencionan los planes de recompensas virtuales, así como las menciones especiales en las reuniones en línea, para celebrar las contribuciones de tus empleados y fomentar un entorno positivo.

✔️ Nuestros consejos ?

Haga un esfuerzo por comunicar con regularidad y transparencia los valores, objetivos y éxitos de su empresa. Al mismo tiempo, organice reuniones periódicas en línea y seminarios virtuales, así como sesiones de creación de equipos a distancia que puedan fomentar la interacción informal, estimular el espíritu de equipo y reforzar el sentimiento de pertenencia a la empresa.

Por ejemplo, es práctica habitual organizar cafés virtuales semanales en los que el personal puede charlar informalmente sobre sus proyectos y experiencias profesionales, así como sobre temas ajenos al trabajo.

3.  La difuminación de los límites entre la vida profesional y la privada.

Uno de los principales retos del smart working (para algunos de sus empleados) es la dificultad de separar el trabajo de la vida privada, debido a la difuminación de los límites físicos y temporales entre estas dos esferas.

En el contexto del smart working, sus empleados pueden verse confrontados a exigencias profesionales fuera de su horario de trabajo “normal”, comprometiendo así su capacidad para desconectar del contexto profesional. Desgraciadamente, esta falta de límites puede tener el efecto contrario, provocando un deterioro del equilibrio entre la vida laboral y personal, lo que puede conducir a una sobrecarga de trabajo y a un aumento de los niveles de estrés.

Además, la llegada de las tecnologías digitales, aunque facilita el trabajo a distancia, también puede contribuir al estrés entre sus empleados. La disponibilidad constante (a través de dispositivos electrónicos) puede crear una presión implícita para estar siempre conectado y receptivo, lo que posiblemente provoque dificultades para tomarse el tiempo libre necesario. Este uso intensivo de la tecnología también puede suscitar preocupación por la protección de los datos personales y la confidencialidad, lo que añade otra dimensión al estrés percibido.

✔️ Nuestros consejos ?

La flexibilidad (llevada al extremo) en el contexto del smart working puede conducir a ciertos excesos.

Por ello, como empresario, debe establecer normas adecuadas para permitir el ejercicio de este derecho. Por supuesto, es libre de introducir las medidas y herramientas que considere necesarias para garantizar que sus empleados puedan desconectar.

Michelin, por ejemplo, ha introducido una herramienta digital que envía una alerta a los empleados cada vez que se conectan a su cuenta de correo electrónico (a distancia) más de 5 veces fuera del horario laboral.

Otra medida (no vinculante y eficaz) consiste en añadir un mensaje a la firma del correo electrónico de los empleados en el que se mencione la existencia del derecho de desconexión. Por ejemplo : “Si recibe este mensaje después de las 18.00 horas, no está obligado a responder“.

En resumen, la adopción de estas prácticas disciplinarias, combinada con una organización juiciosa, permitirá mitigar la dificultad inherente a la separación de la vida profesional y privada en el contexto del smart working.

4.  Vigilancia de la seguridad de los datos inherente al smart working.

No cabe duda : los datos son uno de los activos más preciados de una empresa. Un hackeo, como una fuga de datos, puede dañar la reputación de una empresa y tener importantes consecuencias financieras y logísticas.

Con el smart working, el trabajo a distancia (desde casa, coworking, corpoworking, etc.) es mucho más habitual que en una organización “tradicional”. En consecuencia, las conexiones a distancia son más frecuentes y, por desgracia, pueden ser objeto de brechas de seguridad que pongan en peligro la confidencialidad de la información sensible.

Además, la creciente dependencia de las plataformas de comunicación en línea y de los servicios de almacenamiento en la nube expone a las empresas al riesgo de que sus datos se vean comprometidos. Sobre todo porque los ciberdelincuentes suelen dirigirse a estos canales para acceder a información confidencial, ya sea mediante phishing u otros ataques sofisticados.

Por último, la diversidad de normativas internacionales sobre protección de datos dificulta la aplicación de políticas de seguridad uniformes. Como resultado, las empresas tienen que navegar a través de requisitos legales dispares, añadiendo otra capa de complejidad a la gestión de la seguridad de los datos.

Por eso la seguridad de los datos en el smart working es un reto importante, que requiere un enfoque estratégico y la aplicación rigurosa de medidas de protección.

✔️ Nuestros consejos ?

Para proteger eficazmente todos sus datos, puede utilizar primero una VPN para asegurar las conexiones de sus empleados cuando accedan a los recursos de su empresa desde redes públicas. Una VPN cifra sus datos. Así, si los hackers consiguen interceptar tus datos, no podrán ver lo que contienen.

Al mismo tiempo, puedes utilizar la autenticación multifactor (MFA). Esto refuerza la seguridad de las cuentas y el acceso a las aplicaciones utilizadas internamente. Tus empleados no solo tendrán que introducir su(s) contraseña(s) para acceder a sus cuentas, sino que también recibirán un código por SMS que deberán introducir cuando se conecten.

Además, considere la posibilidad de introducir políticas estrictas sobre el uso de dispositivos personales para el trabajo, incluidos requisitos de seguridad como un software antivirus actualizado. Por último, utilice soluciones como Microsoft Azure, con sus funciones avanzadas de cifrado y control de acceso.

5.  Gestión del tiempo y la productividad.

Recuerde que con el smart working, los empleados (la mayoría de las veces) realizan sus tareas a distancia y de forma autónoma. Pero flexibilidad también significa libertad organizativa.

Sin embargo, a algunos empleados les puede resultar difícil mantener la autodisciplina sin la supervisión directa de un entorno laboral. En este sentido, la procrastinación y la falta de estructura pueden provocar diversos retrasos en la realización de las tareas asignadas.

Al mismo tiempo, no hay que olvidar que la comunicación a distancia también puede provocar retrasos en las respuestas. Sobre todo si sus empleados trabajan en zonas horarias diferentes. Esto puede ralentizar el proceso de toma de decisiones y hacer perder tiempo en el avance de los proyectos.

✔️ Nuestros consejos ?

Para superar estos retos inherentes al smart working, puede adoptar diferentes estrategias.

Comunique claramente las expectativas en cuanto a resultados, plazos y objetivos. Asegúrese de que cada miembro del equipo entiende sus responsabilidades y los plazos asociados a sus tareas.

Al mismo tiempo, establezca pautas claras de comunicación y fije horas concretas para sus reuniones más importantes. Esto permitirá a tus empleados planificar su jornada de forma más eficiente.

Anime a sus empleados a elaborar listas de tareas diarias. La planificación puede ayudarles a mantenerse organizados, priorizar las actividades y mantener la atención en los objetivos que deben alcanzarse. Puedes ofrecerles diversas herramientas de gestión de proyectos, como Asana, Notion, Trello, etc.

Por último, no olvide reconocer los retos del smart working (y especialmente del trabajo a distancia). Ofrecer apoyo emocional a tus empleados fomenta la resiliencia y tiene un impacto directo en la productividad y la autodisciplina.

En conclusión

No cabe duda : smart working es un modelo innovador que redefine la naturaleza misma del trabajo. Ofrece una flexibilidad sin precedentes, que permite a los empleados prosperar en un entorno de trabajo más ágil, en el que la autonomía y la responsabilidad ocupan un lugar privilegiado.

Por consiguiente, no es “simplemente” una respuesta a las contingencias actuales, sino más bien un catalizador de transformaciones duraderas. En los próximos años, es muy probable que el smart working siga siendo un pilar esencial de la dinámica profesional mundial. El cambio de actitudes y prácticas laborales, combinado con la aparición de tecnologías innovadoras, apuntan a un panorama laboral en el que la flexibilidad se está convirtiendo en la norma.

Para que el smart working alcance todo su potencial, será esencial adaptar continuamente las políticas de la empresa y los métodos de gestión, así como las competencias individuales.

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