Reserva de mesa y reserva de zona : ¿cuáles son las diferencias?

¿Y si el diseño de tu oficina reflejara tu visión del trabajo?

En un momento en el que las prácticas laborales cambian más rápido que nunca, ¿cómo puede asegurarse de que la organización de sus oficinas esté a la altura de las expectativas modernas en términos de flexibilidad y colaboración?

Desk booking (reserva de mesa) y zone booking (reserva de zona) se perfilan como dos respuestas a esta pregunta, cada una de las cuales encarna una concepción diferente de la ocupación del espacio.

Lejos de ser meras opciones técnicas, estas opciones forman parte de una reflexión más amplia sobre cómo las empresas pueden aprovechar al máximo sus locales para fomentar el compromiso, la innovación y la productividad de sus equipos.

Pero, ¿qué está realmente en juego con cada método? ¿Por qué una empresa se decanta por uno u otro y cómo puede esta decisión transformar la experiencia de los empleados? En este artículo, analizamos los matices de estas dos visiones de la organización para ayudarle a tomar la decisión correcta.

¿Un repaso rápido? Reserva de mesa vs reserva de zona : ¡las definiciones!

Desk booking (reserva de mesa) es una práctica que permite a los empleados de una empresa reservar un puesto de trabajo por adelantado para una jornada completa o media jornada, utilizando una solución digital específica como Sharvy. Una vez enviada la solicitud, la solución asigna automáticamente un espacio de trabajo basándose en un algoritmo justo y en reglas predefinidas por el administrador. Este enfoque permite tener en cuenta varios parámetros, como la disponibilidad de mesas y las preferencias de los empleados (doble pantalla, espacio abierto, buzones de llamadas, etc).

Zone booking (reserva de zona) por su parte, permite a los empleados reservar una zona específica dentro de los locales de la empresa, en función de sus necesidades y de la naturaleza de sus actividades. A diferencia de la reserva de un puesto de trabajo individual, este enfoque se basa en la asignación de una zona de trabajo predefinida, como una reservada a los recursos humanos, otra a los desarrolladores u otra a los equipos de marketing. Cada área se diseña para responder a las necesidades específicas de las funciones que acoge, proporcionando el equipamiento y el entorno más adecuados. Este método ofrece una mayor flexibilidad y una mejor gestión del espacio, fomentando la colaboración entre miembros de un mismo equipo, así como de una misma función, al tiempo que se adapta a las variaciones diarias de ocupación y a las necesidades fluctuantes de los empleados.

¿Cuáles son las principales diferencias entre la reserva de mesa y la reserva de zona?

Las principales diferencias entre la reserva de escritorios y la reserva de zonas radican en la forma en que desea estructurar su espacio de trabajo y satisfacer las necesidades de sus empleados.

A diferencia de la reserva de mesa, que permite a tus empleados reservar un despacho específico, la reserva de zona les garantiza un despacho (gratuito) en un área específica de tu empresa. Por lo tanto, no hay un escritorio dedicado. Sus empleados eligen un puesto de trabajo cuando llegan.

Las aplicaciones dedicadas, como Sharvy, facilitan esta gestión garantizando que las reservas no superen la capacidad de la zona en un día determinado.

La reserva de zonas le ofrece la flexibilidad de reservar áreas específicas para determinadas actividades y equipos. Esto puede adoptar la forma de zonas dedicadas a recursos humanos, equipos de desarrollo o departamentos creativos, cada una equipada y dispuesta según sus necesidades específicas. De este modo, podrá distribuir a su personal de forma inteligente y fomentar la colaboración entre los miembros de un mismo equipo.

Por último, la reserva de mesas se adapta mejor a los entornos de trabajo en los que la estabilidad y el orden son prioritarios. La reserva por zonas, en cambio, es más apropiada si lo que busca es maximizar la colaboración, la flexibilidad y la eficacia en el uso de su espacio.

Si tienes curiosidad por saber más, echa un vistazo a nuestro caso práctico sobre cómo IRD utiliza Sharvy para facilitar la reserva de puestos de trabajo.

Entonces, ¿qué sistema de reservas elegir entre reserva de mesa y reserva de zona?

Para elegir entre reserva de mesa y reserva de zona, hay que evaluar varios criterios.

1. El tamaño de su empresa.

Recuerde que no hay reglas, sólo tendencias.

Las pequeñas empresas, con equipos más reducidos, suelen beneficiarse de la reserva de mesa por su sencillez y flexibilidad, que permite a cada empleado reservar un puesto de trabajo en función de sus necesidades individuales sin necesidad de una compleja gestión del espacio.

Las empresas más grandes, con una organización más compleja y equipos variados, tienden a favorecer la reserva por zonas. Este enfoque permite definir zonas específicas para diferentes departamentos y proyectos, optimizando el uso del espacio y facilitando la colaboración dentro de los equipos.

Las medianas empresas pueden considerar una solución híbrida, combinando los dos sistemas para equilibrar flexibilidad y organización. La aplicación Sharvy lo hace posible.

2. Las necesidades de tus empleados y tu cultura corporativa.

Estos son criterios decisivos a la hora de elegir su sistema de reservas.

Si su organización valora la autonomía y la individualidad, la reserva de escritorios puede ofrecer a sus empleados una mayor libertad, permitiéndoles reservar un puesto de trabajo según sus preferencias y hábitos de trabajo.

En cambio, si su empresa promueve una fuerte cultura de equipo y fomenta la interacción frecuente entre los empleados, la reserva de zonas puede ser una opción más acertada, ya que favorece la creación de áreas de trabajo dinámicas en las que sus equipos pueden interactuar fácilmente y compartir ideas.

3. Configurar los escritorios.

Por último, la configuración de sus oficinas desempeña un papel crucial en la elección entre reserva de escritorio y reserva de zona.

Por ejemplo, si sus locales ya están divididos en zonas dedicadas a funciones o actividades específicas, la reserva por zonas le permite maximizar el uso de estos espacios, adaptando su ocupación a las necesidades cambiantes de sus equipos.

En cambio, si sus oficinas están diseñadas en torno a puestos de trabajo individuales, o si desea reducir el número de espacios fijos manteniendo un entorno estructurado, la reserva de mesas es más adecuada. Ofrece una gestión optimizada del espacio disponible, al tiempo que proporciona cierta estabilidad a su personal.

¿Por qué elegir la solución Sharvy para su organización?

Al adoptar Sharvy, transformas tu oficina en un lugar donde reinan la organización y la flexibilidad. Optimizará el uso del espacio, reducirá los conflictos de reserva y aumentará la satisfacción de sus empleados ofreciéndoles un entorno de trabajo perfectamente adaptado a sus necesidades.

Puede convertir el caos en armonía, el estrés en comodidad y la gestión del espacio en un juego de niños gracias a una serie de funciones que ofrece la solución, como :

- Reserva y liberación intuitiva de los puestos de trabajo.
- Visualización de la disponibilidad en tiempo real.
- Adición de criterios de búsqueda (doble pantalla, pantalla XXL, etc.).
- Definición de zonas por equipo para facilitar la cohesión y la interacción.
- Un informe de análisis y seguimiento de la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo.
- Un plano dinámico para encontrar fácilmente su puesto de trabajo.
- Integración con su HRIS y soluciones internas de terceros.
- Asignación automática de asientos, basada en reglas de prioridad.
- Opciones de personalización para responder a necesidades específicas.

Si desea obtener más información, haga clic aquí para una demostración personalizada.

En conclusión

Para concluir con un toque de humor, elegir entre reserva de mesa y reserva de zona es como tener que elegir entre una magdalena y un muffin: ambos están deliciosos, ¡pero atienden a gustos diferentes!

Al fin y al cabo, la reserva de mesa es un servicio a la carta: sus empleados obtienen una mesa con las preferencias que especifiquen de antemano (pantalla XXL, doble pantalla, etc.), un poco como pedir el plato de su elección en un restaurante. Usted reserva con antelación, obtiene exactamente lo que pide y todo está previsto para su comodidad.

La reserva por zona, en cambio, es como un bufé libre. Usted elige la zona que mejor se adapte a su estado de ánimo del día -tranquila, dinámica, interactiva- y se sienta donde se sienta más cómodo.

Así que, para elegir, pregúntese: ¿prefiere la comodidad previsible de una oficina fija o la libertad de un espacio flexible que se adapte a sus necesidades diarias? La clave está en encontrar la opción que mejor satisfaga los variados apetitos de tu equipo.

¿Tienes alguna pregunta? ¡Consulta las siguientes FAQ !

¿Es la reserva de mesa más fácil de implementar que la reserva de zona?

La reserva de escritorio puede ser más sencilla de implementar, especialmente si se tienen claros y definidos los requisitos de reserva individual. Sin embargo, la reserva por zonas puede requerir una planificación más profunda para definir y gestionar las zonas específicas dentro de sus instalaciones. Por tanto, la facilidad de implantación dependerá de la complejidad de sus requisitos y de la configuración de sus espacios de trabajo.

¿Puedo combinar la reserva de mesa y la reserva de zona en la misma empresa?

Sí, se pueden combinar los dos sistemas dentro de una empresa. Por ejemplo, puedes utilizar la reserva de mesas para gestionar los puestos de trabajo individuales de los empleados que acuden a la oficina de forma irregular y la reserva de zonas para organizar áreas dedicadas a equipos, como proyectos específicos. Esta combinación le permite aprovechar las ventajas de ambos sistemas para satisfacer las distintas necesidades de su organización.