Reserva de mesa : ¿por qué utilizarla?

La reserva de mesa, antítesis de la organización “tradicional” del trabajo, está ganando terreno en las empresas modernas y con visión de futuro.

En su mayor parte, la oficina flexible reina y ofrece un viento de libertad. Ya no hay una oficina única asignada a cada empleado. Aunque en principio se trata de una situación beneficiosa tanto para los empleados como para las empresas, solo es cierta con dos condiciones.

Por un lado, si consiguen determinar un “buen” tasa de oficinas compartidas. Es decir, una relación adecuada y justificable entre el número de puestos de trabajo disponibles y el número de empleados.

Por otro lado, si integran una herramienta que permita a sus empleados encontrar fácilmente un puesto de trabajo, para que no sea una carrera frenética cada mañana encontrar el mejor sitio.

Para ello, existen varias herramientas de reserva de mesa, que facilitan la organización del trabajo, al tiempo que ofrecen una gestión fluida y dinámica del espacio. Descubre más en este artículo.

Antes de seguir, ¿qué es la reserva de mesa?

En pocas palabras, la reserva de mesas es una práctica que permite a los empleados de una empresa reservar un puesto de trabajo por un día o media jornada.

Para ello, utilizan una solución digital específica, como Sharvy. En esta aplicación, anticipan su llegada al lugar e indican con antelación el día en que desean obtener un puesto de trabajo.

Una vez realizada la solicitud, y transcurridos unos minutos, la herramienta les asignará una oficina y les indicará su ubicación dentro de la empresa. Esto se basa en un algoritmo y unas reglas de uso definidas de antemano por el administrador de la solución.

Como resultado, no sólo ofrece una valiosa flexibilidad, ya que permite a los empleados elegir el entorno de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades (puesto de trabajo individual, sala de reuniones, sala huddle, etc.).

Pero, al mismo tiempo, fomenta un entorno de trabajo flexible y dinámico, propicio a la innovación y la colaboración.

¿Para quién es la reserva de mesa?

 Desk booking se dirige principalmente a las empresas que desean adoptar y llevar a buen término su transición a la oficina flexible, pero también a las que adoptan modelos híbridos de organización del trabajo.

Es decir, modelos organizativos que combinan el teletrabajo y el trabajo presencial, en los que no se asigna ningún puesto de trabajo a un único empleado.

A menudo se consideran un activo esencial para combinar el rendimiento y el bienestar en el trabajo, al tiempo que fomentan una cultura corporativa positiva. Sin embargo, pueden ser difíciles de desplegar de forma sostenible si no se pone en marcha una herramienta de reserva de escritorios.

Por ello, la reserva de escritorios se adapta a todas las empresas que optan por estas nuevas formas más “nómadas” y flexibles de organizar su trabajo. Independientemente del tamaño de la empresa, su sector de actividad o su ubicación geográfica.

¿Cuándo deben utilizar las empresas la reserva de mesas?

1.  Un traslado de empresa.

Como consecuencia de la adopción generalizada del teletrabajo, las empresas están viendo caer en picado los índices de ocupación de sus oficinas. En los últimos años, se han sentido amargamente decepcionadas por el número de espacios vacíos, por los que están pagando un alto precio.

Ante este fenómeno, se hace oportuno que las empresas reinviertan de forma más estratégica y se replanteen los usos previamente establecidos. De ahí la importancia de la deslocalización.

Por ello, muchas empresas están abandonando las oficinas tradicionales. Sobre todo, por razones económicas. Al racionalizar sus metros cuadrados y reducir así la superficie de sus locales, esperan reducir los gastos fijos (alquiler) y los gastos accesorios (gastos de energía, limpieza, calefacción, etc).

Cuando una empresa se traslada, suele ir acompañada de una reconceptualización del espacio y la introducción de nuevas formas de trabajar. Y ahí radica un proyecto igualmente complejo y largo. Para algunos, mudarse rima con “novedad” y “aventura”, pero para otros es más difícil instalarse en un nuevo sitio y sentirse como en casa.

La integración de una herramienta de reserva de mesas no sólo permite a las empresas optimizar el uso de los metros cuadrados, sino también evaluar con precisión la tasa media de ocupación de sus espacios de trabajo.

Pero también permite a los empleados reservar un puesto de trabajo con antelación a su visita al centro, para que no tengan que preocuparse por no tener sitio si no llegan temprano por la mañana.

2.  Implantación de la oficina flexible.

Detrás de cada proyecto de oficina flexible se entremezclan cuestiones organizativas relacionadas con la atracción y retención del talento, la adopción de formas de trabajo más digitales e interfuncionales y el rediseño del espacio para mejorar la agilidad y el rendimiento.

Sin embargo, el trastorno que supone la oficina flexible para el patrimonio organizativo de las empresas hace inevitable que haya oposición antes de que se acepte.

Pero que no cunda el pánico. Se trata de una transición clásica para las empresas. Sin embargo, el paso de la fase de oposición a la de aceptación no es innato. Y es comprensible.

Póngase en el lugar de sus empleados: la esencia misma de la oficina flexible es que supone el fin de los espacios de trabajo dedicados dentro de las empresas. Como resultado, está pidiendo a su personal que se traslade a un nuevo espacio de trabajo cada día, quizá no en la misma planta ni con las mismas personas. Esto puede resultar estresante cada día.

Al mismo tiempo, esta situación puede exacerbar las estrategias de “puente” adoptadas por algunos empleados para compensar las desventajas. Por ejemplo, llegar pronto para asegurarse una plaza de aparcamiento, o elegir el “mejor” puesto de trabajo…

Por eso, para que los madrugadores no se queden sin elección y las plazas escaseen a partir de las 9 de la mañana, es esencial introducir una herramienta de reserva de mesas de trabajo (como Sharvy). De este modo, tus empleados pueden reservar un puesto de trabajo antes de su llegada y evitar cualquier fuente de ansiedad.

Sin embargo, la oficina flexible no se improvisa. Hay que aprenderla, practicarla y aplicarla paso a paso.

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3.  Intensificación de la política de teletrabajo.

Lo que hace unos años era una medida de emergencia se ha convertido con el tiempo en una comodidad apreciable, y ahora en un requisito para muchos empleados. No parece haber vuelta atrás.

Por ello, muchas empresas están reforzando sus políticas de teletrabajo. En este contexto, la integración de una herramienta de desk-booking también es esencial.

La razón es obvia: sin una solución específica, las empresas no pueden hacer un seguimiento del uso y la ocupación (en tiempo real) de sus oficinas. Sin estos datos, no pueden tomar decisiones informadas sobre la distribución de sus espacios, la planificación de la capacidad (especialmente en caso de cambios organizativos o estacionales) y otros aspectos de la gestión de instalaciones.

Por el contrario, al introducir una herramienta de reserva de mesas, pueden regular la distribución de la asistencia a la oficina a lo largo de la semana. Esto suaviza la curva de lunes a viernes, evitando que la oficina parezca una ciudad fantasma, especialmente los viernes. Sin duda, este enfoque fomenta un entorno de trabajo más dinámico y atractivo.

4.  Deseo de mejorar la experiencia de los empleados mediante el trabajo basado en actividades.

La idea del Activity Based Working es que cada espacio de la empresa responda a una actividad determinada. No hay que hacer grandes obras, sino optimizar y acondicionar espacios variados, evolutivos y modulables (sala de reuniones, locutorio, espacio de coworking, etc.).

La reserva de despachos es la forma perfecta de poner en práctica este concepto. Gracias a una aplicación específica, tus empleados pueden elegir la ubicación y el tipo de oficina que desean para ese día.

Por ejemplo, pueden preferir un espacio de trabajo más tranquilo (phonebox) en lugar de una oficina diáfana si necesitan concentrarse en las tareas del día. Del mismo modo, los desarrolladores a menudo preferirán elegir un escritorio con doble pantalla, que les ofrecerá una experiencia más fluida, mayor eficiencia y comodidad absoluta a la hora de trabajar.

Por tanto, la adopción de una herramienta de reserva de mesas favorece el bienestar de sus empleados y les promete una mayor autonomía y eficacia.

¿Influye la tasa de oficinas compartidas en la pertinencia de una herramienta de reserva de mesas?

Sí, medir su tasa de oficinas compartidas también es una forma de determinar si su empresa debe utilizar una herramienta de reserva de escritorios.

• • • Si la tasa de oficinas compartidas es relativamente bajo : por ejemplo, si equivale a 0,9, es decir, 9 puestos de trabajo por cada 10 empleados, existe el riesgo de que estos últimos se (re)instalen y ocupen nuevas oficinas. Con un ratio así, es obvio que sus empleados no tendrán problemas para encontrar un espacio de trabajo. El principal riesgo de adoptar una herramienta de reserva de escritorios es que su personal no la utilice. Es cierto que algunos alumnos poco habituales se animarán a reservar, pero la mayoría no lo hará. Y sí, ¿por qué reservar un puesto de trabajo cuando pueden estar seguros de encontrar uno cada mañana? Además, la herramienta puede generar un sentimiento de frustración. En particular, cuando un empleado que no ha hecho una reserva se encuentra en un lugar reservado por otra persona. El buen empleado tendrá que negociar para recuperar su puesto de trabajo.

• • • Si eliges un tasa de oficinas compartidas (demasiado) alto : por ejemplo, equivalente a 0,5, o 5 puestos de trabajo por cada 10 empleados, corres el riesgo de que tus empleados se desvinculen. Como resultado, seguramente tendrá que invertir en terceros lugares (espacios de coworking, etc). Lo cual, por supuesto, probablemente no era el objetivo original.

Para ayudarle a calcular su tasa de oficinas compartidas, tenga en cuenta que 0,8 (8 puestos de trabajo por cada 10 empleados) es el ratio que puede alcanzarse de forma natural sin teletrabajo, utilizando únicamente un ciclo empresarial « clásico » (viajes, días libres, enfermedad, ausencias, etc). Añada a esto la rotación de su personal gracias al teletrabajo.

¿Qué características debe elegir a la hora de escoger su herramienta de reserva de mesas?

Al igual que su empresa es única, también lo son las necesidades de sus empleados.

Por tanto, identifique las soluciones que parecen responder a sus necesidades y a su presupuesto.

Por ejemplo, el uso generalizado del teletrabajo, junto con nuevos métodos organizativos como la oficina flexible, también está teniendo un gran impacto en la gestión del aparcamiento. Por eso puede ser una buena idea encontrar una solución de reserva de escritorios que optimice no sólo el espacio de oficina, sino también la gestión del aparcamiento de la empresa… En estos casos, su búsqueda ya está más afinada.

No olvide pedir una demostración de las soluciones que esté considerando. Si lo prefiere, pida probar la aplicación gratuitamente, como hacemos en Sharvy, para tener una experiencia más práctica.

Una vez que lo hayas pensado, echa un vistazo a las características que te recomendamos a continuación:

• • Reserva y liberación intuitiva (si es titular) de un puesto de trabajo.
  • Visualización en tiempo real de la disponibilidad por día.
  • Añadir criterios de búsqueda (doble pantalla, pantalla XXL, etc.).
  • Gestión de reservas (modificar y cancelar con unos pocos clics).
  • Definición de zonas de equipo para facilitar la cohesión y la interacción.
  • Informe de análisis y seguimiento de la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo.
  • Plano dinámico para facilitar la ubicación de los puestos de trabajo.
  • Integración de HRIS y soluciones de terceros que utilice internamente.
  • Opciones de personalización para satisfacer las necesidades específicas de su empresa.
  • Asignación automática y equitativa de puestos, según reglas de prioridad definidas por el administrador.

Por último, asegúrese de que la solución que elija le ofrezca una serie de servicios que le permitan obtener respuestas rápidas y eficaces en caso de problemas. Por ejemplo, compruebe que ofrece :

• • Acceso a un FAQ en línea.
  • Formación para administradores y una guía del usuario.
  • Una base de conocimientos para responder a sus preguntas.
  • Un gestor de cuenta dedicado y asistencia disponible por chat y teléfono.

¿Existe algún riesgo en la reserva de mesas?

Uno de los principales inconvenientes de la reserva de puestos es el riesgo de volver a la monotonía. En otras palabras, si deja que sus empleados reserven Y elijan el puesto de trabajo que desean, el riesgo es que reserven el mismo puesto todos los días.

Como resultado, acaban manteniendo sus viejos hábitos de escritorios « asignados » y, debido a la falta de movilidad, los equipos dejan de mezclarse.

Pero gracias a la solución Sharvy, se puede dejar atrás esta forma de trabajar. Sharvy es una solución de optimización del espacio de trabajo, no una solución de comodidad como la mayoría de las soluciones de reserva de escritorios. Esto significa que tus empleados no eligen directamente junto a quién se van a sentar.

En la solicitud, declaran que desean un puesto de trabajo para el 15 de junio, por ejemplo, y especifican también si desean una pantalla doble, un espacio de trabajo silencioso, etc. Una vez hecha la solicitud, la solución Sharvy asigna automáticamente al empleado un puesto de trabajo, o una zona (en caso de que esté libre) según un algoritmo equitativo.

Como resultado, sus equipos se mezclan « inevitablemente ». Gracias a esta forma de organizar el trabajo, cada día es una oportunidad para conocer gente nueva. Es posible encontrarse al lado del Director General, del Director de RR.HH. ¡o de quien sea! Es un círculo virtuoso que crea un entorno de trabajo dinámico. Las sinergias que se crean favorecen la agilidad, la productividad y la creatividad.

Al mismo tiempo, recuerde optar por una herramienta intuitiva, con soporte para sus equipos y cierta diligencia por parte de su Servicio de Atención al Cliente. Puede parecer obvio, pero no está de más recordarlo: ¡su software de gestión del puesto de trabajo debe ahorrarle tiempo! Si no es fácil de usar para sus equipos, no se aprovechará (adecuadamente) su potencial. En consecuencia, es probable que sus empleados abandonen la solución. Y su inversión no será rentable.

¿Cómo implantar con éxito una solución de reserva de mesas?

En primer lugar, y aunque parezca obvio, no está de más repetirlo: apóyese en una comunicación clara y comprensiva. Explique a los equipos por qué se está introduciendo este cambio, destacando los beneficios para ellos: mayor flexibilidad, menos estrés y mejor organización.

Una vez implantada la solución de reserva de mesas, ofrezca cursos de formación sencillos y accesibles para que todos se familiaricen con la herramienta. La idea es que su uso sea intuitivo, incluso para los menos expertos en tecnología.

Por último, escuche atentamente los comentarios de los empleados: sus sugerencias y observaciones le ayudarán a ajustar las normas y funciones para que el sistema responda realmente a sus necesidades.

En conclusión

Si se encuentra en una de las situaciones descritas, le conviene utilizar la reserva de puestos. Sin embargo, si cree que muchos empleados pueden mostrarse reacios al cambio, pruebe el Test & Learn a pequeña escala, antes de una implantación a gran escala.

Estos experimentos se llevan a cabo durante un periodo determinado y con una muestra de empleados : a veces pioneros, a veces representativos del conjunto de la población. Permiten asegurarse de que la oficina flexible responde a las necesidades operativas. En algunos casos, pueden servir para evaluar el grado de madurez de la empresa y determinar si conviene o no prolongar el experimento.

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