Parking management software : ¿cómo elegir su solución?

Una hora al día. De media, ese es el tiempo que se utiliza un vehículo privado. El resto del tiempo, permanece parado.

En otras palabras, para que el uso de un vehículo privado sea posible, el aparcamiento es el punto de partida y de llegada de cualquier desplazamiento. Es la condición sine qua non de este tipo de movilidad: la creación de “zonas de inmovilidad”. Sin embargo, a pesar de la imagen dominante de libertad asociada al movimiento, un coche es ante todo un objeto estático y engorroso. Por ello, el ideal de todo automovilista no es sólo desplazarse libremente, sino también aparcar lo más cerca posible de su destino.

Cada día en España, más del 67% de los españoles se desplazan en coche de su domicilio a su lugar de trabajo, persiguiendo este ideal. Sin embargo, para las empresas del tipo PYME – ETI – GE, está claro que las necesidades de aparcamiento de todos los empleados – automovilistas – no estarán cubiertas.

Sin embargo, encontrar aparcamiento cerca de su lugar de trabajo es un verdadero reto, que a veces puede tener consecuencias desafortunadas: pérdida de tiempo, llegadas tarde, estrés, despilfarro de combustible, así como un aumento de la contaminación y de las emisiones de gases de efecto invernadero.

En este contexto, es esencial que los empresarios inviertan en mejorar la gestión y la ocupación de su(s) aparcamiento(s) de empresa, con el fin de satisfacer a un mayor número de empleados. ¿La solución? Un software de gestión de aparcamientos. Enfoque de este artículo.

¿Qué es el Parking Management software?

En pocas palabras, el software Parking Management automatiza y optimiza la gestión del aparcamiento para empresas de todos los tamaños (VSE, PYME, ETI, GE y multinacionales).

En otras palabras, permite a los empleados reservar una plaza de aparcamiento en función de su tipo de vehículo (híbrido eléctrico y recargable, de dos ruedas, etc). Al mismo tiempo, se automatiza la asignación de plazas, se facilita la gestión de incidencias y el control de accesos y, sobre todo, se optimiza la ocupación del aparcamiento.

Además, al digitalizar la gestión de su(s) aparcamiento(s), las empresas pueden recopilar, interpretar y realizar un seguimiento de una serie de datos (estadísticas de ocupación del aparcamiento, historial de actividad de los empleados, etc.), lo que les permitirá claramente tomar las decisiones de gestión correctas, y potenciar y mejorar la experiencia de aparcamiento para los usuarios.

En la mayoría de los casos, los empleados de la empresa pueden acceder al software de gestión de aparcamientos a través de sus smartphones (aplicaciones móviles Android e iOS) y de Internet (navegador web). Por lo general, incluyen un sistema de inicio de sesión único que permite a los empleados iniciar sesión con unos pocos clics, sin tener que registrarse utilizando una cuenta existente (Microsoft, Google, Okta, OpenID, etc.). Las cuentas de administrador y de usuario pueden crearse y configurarse en pocos días.

Sharvy, por ejemplo, es uno de los pioneros de este tipo de software. En la actualidad, la solución cuenta con más de 50.000 usuarios diarios en todo el mundo. Además, más del 96% de las solicitudes son atendidas por la aplicación.

Sin embargo, es cierto que hoy en día existen tantos tipos de software que afirman ser capaces de transformar su aparcamiento de la noche a la mañana… Así que orientarse sobre el software de gestión de aparcamientos puede ser un ejercicio complicado. Por eso le damos todos nuestros consejos, ventajas y requisitos previos en los párrafos siguientes.

¿Por qué el Parking Management software resulta cada vez más atractivo para las empresas?

1. Las ventajas de una solución de gestión de aparcamientos para los empleados.

- - Reservar una plaza designada si se declara no utilizada un día determinado.
    En muchas empresas, las plazas de aparcamiento se asignan (todavía) de forma jerárquica, en función de la antigüedad, o de forma aún más restrictiva “por orden de llegada”. Estos métodos de asignación son frustrantes e insatisfactorios para los empleados. Es más, debido al teletrabajo, los viajes y los días libres, muchos lugares asignados están desocupados todos los días. Como estas plazas asignadas no pueden ser utilizadas por otros empleados, el aparcamiento está lleno, aunque en realidad no lo esté. Para paliar estos problemas, el empresario puede invertir en una solución de Parking Management, que permite a los empleados que tienen aparcamiento conservar este privilegio, pero compartir su plaza de aparcamiento los días que no van a la oficina y, por tanto, los días que no van a utilizar su plaza de aparcamiento. Los empleados que no disponen de plaza de aparcamiento pueden hacer una reserva y utilizar el aparcamiento de la empresa.

- - Comprobar la disponibilidad del aparcamiento.
    En la mayoría de las empresas, cuando el aparcamiento es de libre acceso y funciona por orden de llegada, los empleados no pueden informarse de la disponibilidad del aparcamiento antes de salir de casa. Sólo cuando están allí se dan cuenta del problema. Desesperadamente, tienen que dar unas cuantas vueltas alrededor del aparcamiento antes de encontrar una plaza libre (si tienen suerte), porque de lo contrario tendrán que recurrir a aparcar su coche en la calle. Sin embargo, con una solución de Gestión de Aparcamientos, sus empleados pueden consultar a distancia las plazas disponibles en el aparcamiento de la empresa. Y, sobre todo, pueden planificar su movilidad. Si el aparcamiento está lleno un día determinado, pueden decidir venir en transporte público para evitar perder tiempo buscando aparcamiento.

- - Informar de incidentes.
    Si uno de sus empleados se da cuenta de que otro empleado ha ocupado el asiento que tenía reservado, sólo tiene que denunciarlo en la aplicación para informar al infractor y al administrador. La aplicación debe poder redistribuir un nuevo asiento después de que el empleado haya denunciado el incidente.

- - Asegúrese de que puede recargar su vehículo in situ.
    La movilidad eléctrica está en auge hoy en día. Por ello, muchos empleados desean recargar sus vehículos eléctricos en el aparcamiento de la empresa. Las soluciones de gestión de aparcamientos como Sharvy ofrecen la posibilidad de reservar con antelación una plaza equipada con un punto de recarga eléctrica, para garantizar que el vehículo pueda cargarse una vez en el lugar. Las limitaciones asociadas a la autonomía desaparecen.

2. Las ventajas de una solución de gestión de aparcamientos para las empresas.

- - Reparto equitativo de las plazas de aparcamiento entre sus empleados.
    La noción de equidad es muy importante en las empresas. Es una palanca importante para crear y mantener un buen clima de trabajo. Aumenta la satisfacción de los empleados y contribuye a mejorar su calidad de vida y sus condiciones de trabajo. Por eso, una asignación justa y eficaz de las plazas de aparcamiento debe tener en cuenta esta noción, considerando al mismo tiempo las características individuales de cada empleado. Esto es lo que puede hacer una solución de gestión de aparcamientos como Sharvy. La aplicación gestiona su llegada a las instalaciones, asignándoles plazas mediante un algoritmo justo, proporcionando acceso a los mapas de las instalaciones, planificando el acceso mediante la automatización del reconocimiento de matrículas, etc.

- - Desarrollo de la movilidad suave.
    Como empresa, usted tiene un impacto directo en la movilidad de sus empleados. Por eso es importante replantearse la forma en que se utiliza su aparcamiento, para conciliar la necesidad de liberar espacio con las necesidades de estacionamiento de los usuarios. Al invertir en una solución de gestión del aparcamiento, puede animar a los usuarios del aparcamiento a rotar su uso de las plazas de aparcamiento, lo que a su vez reduce su reticencia a utilizar el transporte público y/o la movilidad sostenible. Y todo ello sin perder el uso de la plaza de aparcamiento, lo que fomenta la multimodalidad en su empresa. Como resultado, usted mejora su política de RSE.

- - Una solución para crear (fácilmente) grupos de plazas.
    Gracias a una solución de gestión de aparcamientos como Sharvy, puede dividir su aparcamiento en función de sus necesidades. Por ejemplo, si tiene varios niveles en su aparcamiento subterráneo y desea que el nivel -1 se llene antes que el nivel -2, puede determinar fácilmente las prioridades de llenado. En concreto, para que la aplicación dé prioridad a las plazas del nivel -1 sobre las del nivel -2. Del mismo modo, si su empresa dispone de varios edificios y desea distribuir a su personal en función del edificio en el que trabaja, puede crear diferentes grupos de plazas y asignar a cada usuario el grupo de plazas más cercano a su edificio (por ejemplo, grupo 1 = aparcamiento del edificio A, grupo 2 = aparcamiento del edificio B, etc.). Si es necesario, se pueden crear desbordamientos entre grupos de aparcamientos a través de Sharvy.

- - Una experiencia de aparcamiento positiva para sus visitantes.
    Recibir bien a los visitantes es un factor que a veces se pasa por alto cuando se trata de la imagen de una empresa. Si invierte en una solución de gestión de aparcamientos, podrá reservar plazas de aparcamiento para sus visitantes los días que acudan a su centro. Con Sharvy, antes de que lleguen, sus visitantes recibirán un correo electrónico con los datos de su reserva (fecha, dirección, datos del anfitrión y plaza de aparcamiento asignada). También se incluye en el correo electrónico un mapa interactivo (Google Maps) y un plano del aparcamiento, para que los visitantes puedan orientarse fácilmente en un lugar desconocido. Por último, un botón para abrir la barrera del aparcamiento sólo se activa el día de la reserva del visitante, por lo que éste ni siquiera tendrá que pedir a un tercero que abra la barrera el día de su visita.

- - Gestión sencilla y unificada de aparcamientos multisede.
    En muchas empresas, los empleados pueden rotar regularmente de una sede a otra. Por ello, puede resultar difícil para los responsables de seguridad o el personal de recepción hacer un seguimiento de todas las personas que entran y salen. Gracias a una solución específica de gestión de aparcamientos, la gestión de los aparcamientos multisede plantas se mejora y unifica. Además, estas soluciones suelen ser compatibles con una amplia gama de sistemas de control de acceso (tarjetas RFID, módulos IoT, cámaras, etc).

- - Mejorar el índice de ocupación del aparcamiento de su empresa.
    Hoy en día, pocas empresas disponen de datos reales y objetivos sobre la utilización de su aparcamiento. Esta falta de estadísticas, combinada con una gestión poco acertada del aparcamiento, explica en parte la saturación del mismo o, por el contrario, su infrautilización. Para mejorar la gestión, es indispensable analizar ciertos datos de utilización. La digitalización de la gestión de su aparcamiento le permite recopilar, interpretar y controlar datos (estadísticas de ocupación del aparcamiento, historial de actividad) que le permitirán tomar las decisiones de gestión adecuadas, dinamizar y mejorar la experiencia de estacionamiento de los usuarios, optimizando al mismo tiempo el índice de ocupación de su aparcamiento.

Para completar nuestra visión de una gestión óptima de los aparcamientos de las empresas, parece esencial abordar la integración de los aparcamientos subterráneos y las zonas de estacionamiento dedicadas a las personas con movilidad reducida. La adopción de estrategias claras de señalización y marcado del pavimento es esencial para dirigir eficazmente a los usuarios a las plazas disponibles, incluidas las equipadas con puntos de recarga de vehículos eléctricos. Estas medidas no sólo garantizan un acceso equitativo, sino también una gestión más fluida de las plazas de aparcamiento, mejorando así la experiencia de los usuarios. Además, la integración de una solución de gestión de aparcamientos para controlar estas plazas permite actualizar la disponibilidad en tiempo real, lo que aumenta la eficiencia global de la gestión del aparcamiento.

¿Qué criterios debe tener en cuenta a la hora de elegir su Parking Management software?

1. Las funciones esenciales para mejorar la gestión de su aparcamiento.

Al igual que su empresa es única, también lo son las necesidades de sus empleados. Por eso debe empezar por identificar claramente los problemas para los que desea utilizar una solución de gestión de aparcamientos.

- - ¿Un deslocalización de empresa en prevista?
  - ¿Está en marcha la construcción de un nuevo edificio con su correspondiente aparcamiento?
  - ¿Tiene un gran número de arrendatarios que no utilizan sus plazas de aparcamiento con regularidad?
  - ¿Dispone de una herramienta de gestión de aparcamientos “Excel” cuya gestión se está volviendo demasiado engorrosa?

Si se encuentra en una de estas situaciones, no debe subestimar la importancia de optimizar el aparcamiento de su empresa. Si es consciente de su valor añadido y de los beneficios económicos que puede obtener, no podrá resistirse a tomar medidas proactivas para optimizar el aparcamiento de su empresa y generar ahorros inmediatos (¡hasta un 25% cada año!).

Sin embargo, para lograrlo, asegúrese de que su Parking Management software dispone (como mínimo) de las diez funciones siguientes :

- - Gestión de plazas, su tipo, zonas y estacionamiento de visitantes.
  - Gestión de puntos de recarga compartidos.
  - Los titulares pueden liberar plazas los días que no las utilicen.
  - Las solicitudes de reserva pueden realizarse a través de la web o de la aplicación móvil.
  - Definición de reglas de prioridad y características específicas de gestión.
  - Gestión del control de acceso al aparcamiento (cámaras, lectores RFID y tarjetas, a través de la aplicación).
  - Mapa dinámico del aparcamiento y visualización en tiempo real de la disponibilidad por tipo de plaza.
  - Creación de grupos de plazas en función del número de edificios de su empresa.
  - Gestión rápida de incidencias.
  - Recordatorio automático de reservas.
  - Cuadros de mando sobre la ocupación del aparcamiento.

Después, tómese su tiempo para pedir una demostración de las soluciones que tiene en mente. Si lo prefieres, pide probar la aplicación gratuitamente, como hacemos en Sharvy, para tener una experiencia más práctica.

2. Parking Management software : criterios para elegir su solución.

Está claro que hoy en día existe una gran variedad de Parking Management software. Así que elegir la solución adecuada no es tarea fácil. Así que, además de la funcionalidad y el coste, hay algunos criterios esenciales que debe tener en cuenta a la hora de elegir entre esta amplia gama de soluciones.

Por ejemplo, asegúrese de que su proveedor ofrece una serie de servicios adicionales :

- - Acceso a un FAQ en línea.
  - Formación para administradores y una guía del usuario.
  - Una base de conocimientos para responder a sus preguntas.
  - Un gestor de cuenta dedicado y asistencia disponible por chat y teléfono.

Al mismo tiempo, piense en los equipos que tienen sus empleados (ordenadores, tabletas, smartphones, etc.). Asegúrese de que la solución que está considerando está disponible en todos los dispositivos y, por supuesto, que ofrece una experiencia de usuario impecable.

Del mismo modo, asegúrese de que la solución que está considerando ofrece una conexión de inicio de sesión único (SSO). Para que sus empleados no vuelvan a oír la frase : “Otro software más y una nueva contraseña que recordar…“.

También debe asegurarse de que sea intuitiva y rápida de aprender. Por último, compruebe que la solución que está considerando puede integrarse fácilmente con su ecosistema actual. En particular, con su software HRIS (Lucca, Kelio, SAP, Cegedim, etc.) y otras herramientas profesionales internas (lectores y tarjetas RFID, por ejemplo).

Parking Management software : Sharvy, la solución que descarga a su personal y optimiza la gestión del aparcamiento de su empresa.

Aunque hay muchas herramientas de gestión del aparcamiento en la empresa que ofrecen un reparto eficaz de las plazas de aparcamiento, la aplicación Sharvy destaca por su algoritmo justo.

Dentro de una empresa, la mayoría de los empleados se comparan entre sí. Es un proceso normal de la cognición humana. Este fenómeno, intrínseco a las organizaciones, incita a los empleados a evaluar sus condiciones de trabajo y determinar si son justas o no en relación con el contexto general de la empresa.

Esta búsqueda de “justicia” y equidad puede dar lugar a diversas situaciones : conflicto, frustración, insatisfacción, desmotivación, etc.

Hoy en día, gracias a nuestra experiencia y al apoyo que prestamos a nuestros clientes, hemos podido identificar que la falta de equidad en el aparcamiento de una empresa puede ser fuente de conflictos internos y frustración.

La incertidumbre de obtener una plaza de aparcamiento, unida al tiempo que se tarda en encontrarla y al estrés diario que esto genera, pasa factura a la moral de sus empleados. Además, nunca es un buen comienzo del día.

Por eso la aplicación Sharvy pretende invertir la tendencia de una sociedad basada en el individualismo, en particular restableciendo la equidad, el reparto y la solidaridad en las empresas. Para ello, pone fin a los criterios tradicionales de asignación basados en la antigüedad y/o la jerarquía.

Gracias a Sharvy, podrá tomar medidas proactivas adaptadas a su empresa. Resolverá las quejas recurrentes sobre su gestión y ofrecerá a sus empleados una experiencia de aparcamiento positiva. Por último, proyectará una imagen de empresa que se preocupa por el bienestar de sus empleados.

En conclusión

En el pasado, las empresas no tenían que preocuparse por la gestión de su(s) aparcamiento(s) de empresa, precisamente porque el aparcamiento era un recurso abundante y barato, ¡pero ya no es así!

Hoy en día, los costes que pueden derivarse de una mala gestión y de unos aparcamientos en barbecho son considerables para las empresas, que no tienen más remedio que optimizarlos para sobresalir y ahorrar. Por eso, la adopción y elección de una solución de gestión de aparcamientos es tan importante en muchos sentidos.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las siguientes preguntas!

¿Cuánto se tarda en instalar el Parking Management software?

Evidentemente, el plazo de implantación variará en función de la empresa y del perfil del espacio que se vaya a crear (existencia o no de especificaciones técnicas, instalación de equipos de control de acceso, desarrollos específicos, creación de varios grupos de espacios, especificaciones de las plazas de aparcamiento, etc).

En general, sin embargo, hay que prever un plazo mínimo de 3 a 4 semanas. Al mismo tiempo, conviene prever un periodo transitorio de 2 a 3 semanas para dar tiempo al personal a informarse de los próximos cambios en la gestión del aparcamiento de la empresa.

¿El Parking Management software requiere mucha supervisión?

Una vez creadas las distintas normas por el administrador (por ejemplo, medidas preferentes, medidas incentivadoras, medidas penalizadoras, etc.), el software de gestión de aparcamientos debe ser capaz de funcionar por sí solo y requerir muy poca supervisión. De eso se trata.

Es más, se necesita un superadministrador. Éste debe supervisar y examinar los distintos informes de rendimiento (tasa de ocupación, tasa de uso compartido, tasa de reservas satisfechas, etc.) y tomar las decisiones de gestión adecuadas, que obviamente son específicas de la empresa y de las necesidades de sus empleados.

Del mismo modo, si nuevos empleados se incorporan a la empresa y desean acceder al aparcamiento de la empresa, es necesario añadirlos a la solución. Es el administrador quien debe encargarse de ello, creando las cuentas de usuario o enviándoles el enlace al espacio asignado para que puedan crear su propia cuenta (la mayoría de las veces, esto lleva menos de dos minutos).

Así que la respuesta a la pregunta es no, la supervisión de un sistema de software de gestión de aparcamientos ocupa muy poco tiempo del administrador en el día a día. Los empleados son autónomos a la hora de reservar y liberar plazas, y los algoritmos suelen distribuir automáticamente las plazas disponibles según los criterios solicitados por los empleados.

Ante los imperativos medioambientales, ¿cuáles son las ventajas de una solución de gestión de aparcamientos?

En el contexto actual de crecientes imperativos medioambientales, la adopción de una solución de gestión de aparcamientos por parte de las empresas ofrece ventajas sustanciales en términos de sostenibilidad y responsabilidad social.

Por un lado, la implantación de una solución de este tipo en las empresas permite optimizar el uso de los recursos al reducir la necesidad de construir grandes infraestructuras de aparcamiento. Esto se traduce en una menor huella ecológica, preservando los ecosistemas naturales y contribuyendo a un uso más racional del suelo.

Además, al promover la reserva de plazas de aparcamiento para vehículos compartidos, las soluciones de gestión de aparcamientos fomentan el uso compartido del coche. Este enfoque no sólo reduce el número de vehículos en la carretera, sino que también promueve un uso más eficiente de las plazas de aparcamiento, reduciendo así la demanda global.

Al mismo tiempo, algunas soluciones modernas de gestión de aparcamientos (como Sharvy) incluyen la posibilidad de gestionar a distancia puntos de recarga compartidos para vehículos eléctricos. Esta infraestructura facilita la transición hacia una movilidad más limpia al fomentar la adopción de vehículos eléctricos dentro de la empresa, contribuyendo así a reducir las emisiones de gases de efecto invernadero.

Por último, al permitir una gestión dinámica de la demanda de aparcamiento, estas soluciones ajustan la disponibilidad de plazas en función de las necesidades reales. De este modo, se evita la construcción de aparcamientos sobredimensionados, limitando así el impacto medioambiental asociado a la creación y mantenimiento de infraestructuras excesivamente grandes.

Así pues, más allá de su impacto en la eficiencia operativa, una solución de gestión de aparcamientos es una herramienta esencial para las empresas que buscan alinear su estrategia de movilidad con los imperativos de sostenibilidad, al tiempo que refuerzan su posición como actores responsables dentro de la sociedad.

¿Ofrecen las soluciones de gestión de aparcamientos una gestión escalable en función de los recursos de la empresa?

En la mayoría de los casos, la integración de una solución de gestión de aparcamientos en una empresa va de la mano de una gestión escalable, que ofrece la adaptabilidad esencial cuando los recursos organizativos fluctúan. Esto es especialmente importante en el dinámico entorno empresarial actual.

Las soluciones de gestión de aparcamientos, como Sharvy, suelen configurarse para adaptarse a las necesidades específicas de la organización, garantizando una coexistencia perfecta con otros sistemas y procesos empresariales.