Parking Management : ¿cómo destacar y satisfacer empleados?

Hoy en día, la problemática de la gestión del aparcamiento de las empresas y de su optimización no es desdeñable en muchos aspectos.

La razón es obvia : el uso masivo del teletrabajo, junto con los nuevos modos de organización que se están imponiendo, como la oficina flexible y el escritorio compartido, están poniendo patas arriba la gestión del aparcamiento de las empresas.

En esencia, estas prácticas reducen la necesidad de aparcamiento de los empleados. ¿Cuál es el resultado? Por un lado, las empresas toman medidas para optimizar su parque inmobiliario y ahorran. Pero, por otro lado, pagan un alto precio por las plazas de aparcamiento, que a menudo quedan vacías si no se realizan mejoras.

Sin embargo, ¡los costes para las empresas de una mala gestión y de un aparcamiento en barbecho son considerables!

Por ello, la aplicación de un enfoque de optimización inmobiliaria va de la mano de la optimización del aparcamiento de la empresa. Pero, ¿cómo hacerlo? ¿Qué medidas hay que tomar para destacar en su Parking Management? ¿Cómo mejorarlo para responder a las expectativas de los empleados? Todas las respuestas en este artículo.

¿Qué es el Parking Management? – Definición

Para saber cómo destacar en el Parking Management, primero hay que entender qué hay detrás de este término. El Parking Management puede definirse simplemente como un conjunto de estrategias para aumentar la eficiencia de la oferta de un aparcamiento.

Hoy no le contamos nada nuevo al señalar que, en muchas empresas, el aparcamiento es uno de esos irritantes de la vida cotidiana en la oficina. A menudo es un tema espinoso que sólo conduce a la frustración de los empleados.

Por eso, las empresas buscan cada vez más soluciones de Parking Management para mejorar sus prácticas de estacionamiento.

Sobre todo porque, al integrar las tecnologías digitales, las posibilidades de gestión son infinitas. A partir de ahora, las empresas pueden elaborar normas de buen uso, sistemas de priorización y/o reparto de plazas entre usuarios, normas de equidad, etc.

El objetivo es transformar la gestión pasiva de un aparcamiento de empresa en una gestión inteligente y activa.

Teniendo en cuenta este objetivo, las empresas podrán ofrecer a sus empleados y visitantes una experiencia de aparcamiento positiva, ¡digna de su visión! También conseguirán ahorros inmediatos (hasta un 25% cada año), como explica Sophie VOLLAND en un estudio de caso específico.

Parking Management : ¿cuáles son las prácticas habituales de las empresas?

Hoy en día, debido al crecimiento demográfico, la congestión del tráfico en la ciudad y los nuevos paradigmas del mundo laboral, a las empresas les interesa ofrecer a sus empleados, proveedores de servicios, socios y/o clientes una solución de aparcamiento.

Sin embargo, ofrecer acceso al aparcamiento de la empresa a todos o algunos de sus empleados no basta para mejorar su vida cotidiana. La razón es obvia : pocas empresas disponen de datos reales y objetivos sobre el uso de su aparcamiento. Esta falta de estadísticas, unida a una gestión poco acertada del aparcamiento, explica en parte la saturación o, por el contrario, la infrautilización del mismo.

Para comprenderlo mejor, he aquí algunos ejemplos de las prácticas de gestión actuales :

1. Falta (total) de normas en el aparcamiento

Todavía es frecuente encontrar en algunas empresas una falta de regulación del aparcamiento. Esta situación se da regularmente en empresas que durante años han tenido más plazas de aparcamiento que empleados. Como consecuencia, no existe gestión y/o control de acceso a la entrada. Por defecto, el acceso al aparcamiento se basa en el principio de “First Come First Served“. En otras palabras, el primero en llegar es el primero en ser atendido.

Sin embargo, esta situación provoca muchas frustraciones. Los empleados se ven obligados a levantarse al amanecer cada mañana, a riesgo de no tener plaza en el aparcamiento. A la larga, esto es bastante estresante y puede provocar conflictos internos y molestias. Al mismo tiempo, los empleados no tienen visibilidad de la disponibilidad de plazas de aparcamiento antes de llegar al lugar.

2. Gestión arcaica del aparcamiento

En este caso, el derecho de acceso al aparcamiento suele concederse de forma jerárquica, en función de la antigüedad de los empleados, sus puestos jerárquicos, sus funciones en la empresa, etc.

Estos métodos de asignación resultan frustrantes e insatisfactorios para los empleados. La razón es obvia : esta política tradicional de asignación de un puesto por nombre no permite que otro empleado se beneficie de él. Esto es así aunque el asiento en cuestión permanezca desocupado durante toda la jornada si el titular está ausente. Se trata, pues, de una preferencia estatutaria que se vuelve anacrónica frente a los nuevos paradigmas del mundo laboral (flex desk, desk sharing, hot desking, etc).

Tanto más cuanto que el teletrabajo se está generalizando y muchos empleados trabajan dos días a la semana. Evidentemente, esto contribuye a aumentar la desocupación de los aparcamientos, así como la imprevisibilidad de su uso.

Por último, como señala Frédéric Veynachter, Director de RRHH de CTG en Luxemburgo :

“Para los empleados también es incómodo utilizar aparcamientos ajenos a la empresa. Aunque los gastos estén cubiertos. Después de los atascos matinales, es una pérdida de tiempo que les gustaría evitar.”

Como ves, la gestión arcaica del aparcamiento también tiene su lado oscuro. No todos los empleados tienen la posibilidad de utilizar el aparcamiento de la empresa.

3. Gestión unilateral del aparcamiento de la empresa

Esta política de gestión suele dar lugar a que haya más usuarios que plazas. Por consiguiente, en este caso, el gestor del aparcamiento es el único que decide sobre los derechos de acceso al mismo. Por ello, intenta satisfacer al mayor número posible de usuarios, teniendo en cuenta las particularidades de cada uno.

Para muchos asalariados, el uso del coche es inevitable, debido a la distancia entre el domicilio y el trabajo, a un domicilio mal comunicado por transporte público, a niños que hay que llevar y traer del trabajo, a limitaciones médicas, etc.

Sin embargo, para el gestor del aparcamiento puede resultar difícil hacer cumplir el marco. Carece de control sobre el uso y la ocupación del aparcamiento. Más aún si el control de acceso al aparcamiento es tedioso, como puede ser el caso de los lectores RFID y las tarjetas de identificación. En particular, por las numerosas pérdidas, robos, roturas, intercambios y falta de flexibilidad que ello conlleva.

Además, este tipo de control de acceso, que sigue siendo habitual en las empresas, no facilita la gestión de los aparcamientos multisitio. No sólo no se armonizan las prácticas, sino que además el coste de implantación, mantenimiento y gestión es, cuando menos, restrictivo para el gestor del aparcamiento.

Por último, aunque esta gestión tiene en cuenta (más o menos) las singularidades de cada uno e intenta satisfacer al máximo a los empleados, las decisiones sobre los derechos de acceso al aparcamiento siguen siendo unilaterales. En consecuencia, no siempre se satisface la equidad en el acceso al aparcamiento y, además, estas políticas de gestión son difíciles de mantener en el tiempo.

¿Qué prácticas deben aplicarse para una gestión óptima del aparcamiento de una empresa?

Para sobresalir en la política de aparcamiento de su empresa y satisfacer a sus empleados, es importante dejar que éstos controlen el uso del aparcamiento, respetando al mismo tiempo la política de aparcamiento de su propia empresa.

Sin embargo, es obvio que para las empresas típicas – PME, ETI, GE – no se satisfarán las necesidades de todos los empleados. Por eso es interesante que digitalicen sus prácticas y utilicen una solución SaaS para gestionar el aparcamiento de la empresa, como Sharvy.

De este modo, el gestor del aparcamiento puede configurar reglas de prioridad y de uso, para que los usuarios puedan reservar y liberar su plaza libremente a través de una aplicación dedicada y/o una interfaz en línea.

A partir de ese momento, en tiempo real y en su smartphone, los empleados pueden comprobar la disponibilidad en el aparcamiento, reservar una plaza, acceder a ella sin problemas gracias a un mapa dinámico, liberar su plaza asignada (si es el caso) en caso de ausencia o informar de un incidente en el aparcamiento.

Este tipo de solución ofrece así 3 grandes políticas de gestión para su aparcamiento, a saber :

1. Gestión predictiva

En este caso, usted ofrece a sus empleados la posibilidad de reservar una plaza de aparcamiento antes de que acudan. Por ejemplo, ofreciéndoles una visión de la disponibilidad o indisponibilidad de plazas de aparcamiento, para que puedan anticiparse y elegir su medio de transporte en consecuencia. Esta gestión también puede incluir notificaciones en tiempo real, lo que permite a los usuarios ser informados inmediatamente de la disponibilidad, reduciendo así el estrés asociado a la búsqueda de una plaza.

2. Gestión flexible

Aquí puede reasignar las plazas del personal ausente para que puedan ser reservadas por otros empleados. De este modo, se reducen las quejas y/o frustraciones de todos o algunos de los empleados que tienen un acceso menos regular al aparcamiento. Se trata, por tanto, de una gestión más flexible que la gestión provisional. Esta flexibilidad se ve reforzada por un sistema de gestión que garantiza una distribución equitativa de las plazas disponibles, con actualizaciones automáticas y opciones para personalizar los criterios de asignación, como la frecuencia de uso o la duración de la ausencia.

3. Gestión dinámica y justa

En este caso, se combina la gestión anterior. En otras palabras, sus empleados prevén su presencia en la empresa y planifican si necesitan aparcamiento. Si un empleado dispone de una plaza de aparcamiento y tiene previsto ausentarse de la oficina, la desocupará de forma responsable e independiente y la devolverá al “fondo común”. Por el contrario, si el empleado solicita una plaza, la solicitará (a través de una aplicación específica, como Sharvy) y obtendrá una plaza según un algoritmo justo. El objetivo de una política de este tipo es permitir a los usuarios consumir según sus necesidades dentro de un marco predefinido.

¡Tenga en cuenta que la solución Sharvy le ayudará con estas cuestiones!

En noviembre de 2022, y de todos los usuarios de la aplicación : ¡el 96,3% ha obtenido una plaza de aparcamiento! Además, aunque el 12,5% de los usuarios tienen plaza con nombre y más de 1/3 de las veces los usuarios con plaza con nombre la comparten con otros usuarios.

¿Cómo hacerlo? ¡5 medidas que debe tomar para destacar en el Parking Management!

1. Realice una auditoría de la situación existente : enumere los puntos fuertes y las áreas susceptibles de mejora de su aparcamiento.

Esto no es sorprendente, pero hay que recordar que este primer paso es el punto de partida obvio para conocer las capacidades, los puntos fuertes y las áreas de mejora de su aparcamiento.

Por lo tanto, es una buena idea hacer un balance de la segmentación actual de su aparcamiento:

- - Hasta la fecha, ¿fomenta el aparcamiento de su empresa la movilidad multimodal?
  - Dispone de plazas de aparcamiento seguras para bicicletas, o más en general para NVEI?
  - Es necesario mejorar el acceso y la seguridad del aparcamiento?
  - Es posible el acceso de visitantes al aparcamiento? ¿Es fluido y discreto?
  - Se facilita la gestión de los aparcamientos multisitios?
  - Hay plazas libres pero no utilizadas? Etc.

La lista de preguntas esenciales que debe plantearse sigue siendo larga. Así que, para ayudarle a evaluar su aparcamiento y las posibilidades que le ofrece, descargue nuestro libro blanco gratuito y descubra los puntos clave para optimizar el aparcamiento de su empresa.

2. Distinguir entre costes directos e indirectos para aprovechar la situación existente.

Para conocer y comprender mejor la parte asignada a la gestión del aparcamiento de su empresa, es importante distinguir entre costes directos e indirectos.

- - Costes directos (visibles) : aquí se hace una distinción entre los costes de alquiler de plazas de aparcamiento y los costes correspondientes a la proporción de plazas de aparcamiento en el precio de alquiler de su oficina. Por ejemplo, en la mayoría de las grandes ciudades españolas, como Barcelona or Madrid, una plaza de aparcamiento cuesta entre 1.500 y 2.000 euros al año.

- - Costes indirectos (ocultos) : más difíciles de cuantificar, estos costes dependen más bien de la gestión global del aparcamiento de su empresa. Por ejemplo, un empleado de la región de Barcelona pierde hasta 30 minutos al día buscando aparcamiento, según este estudio. A lo largo de una semana, esto representa hasta 2,5 horas de tiempo perdido que el empleado podría haber utilizado para ser productivo para la empresa. A esto hay que añadir los ingresos perdidos por el estrés y la frustración diarios de un empleado debido a una experiencia negativa de aparcamiento.

Por tanto, en este segundo punto, el objetivo es aprovechar lo que ya existe, ¡al tiempo que se identifican los ahorros potenciales que se pueden realizar!

3. Identifique las acciones que responden a las necesidades y expectativas de sus empleados.

Una vez dados los dos primeros pasos, es importante orientar (en la buena dirección) su estrategia de Parking Management.

Más aún teniendo en cuenta que hoy en día, debido al estrés que sufren los habitantes de las ciudades a causa del transporte, conviene empezar por centrarse en todo aquello que haga más fluidos los desplazamientos de sus empleados. Evidentemente, será un paso más hacia su satisfacción. Además, actuar sobre las prácticas de movilidad de sus empleados es una palanca esencial al servicio de la calidad de vida, la RSE y la consecución de una movilidad sostenible, y/o movilidad eléctrica así como de la marca empleador.

Para ello, lo mejor es realizar una encuesta entre sus empleados. Para que la encuesta sea un éxito, prepare un calendario de distribución y recogida del cuestionario. Al mismo tiempo, acompañe la distribución del cuestionario con una comunicación interna.

Aquí tienes una lista de facilidades que suelen pedir los empleados :

- - Un refugio cerrado y seguro para aparcar vehículos de dos ruedas (bicicletas, motos, NVEI, etc).
  - Taquillas para dejar los efectos personales (cascos, etc) en un lugar seguro.
  - Terminales para recargar vehículos eléctricos e híbridos recargables.
  - Plazas PMR conformes a las normas, con un recorrido accesible, sin peligros ni obstáculos.
  - Un sistema de control de acceso más fluido a la entrada del aparcamiento de la empresa…

Evidentemente, esta lista no es exhaustiva. Además, tenga en cuenta que los problemas a los que se enfrentan las empresas son específicos de cada una, por lo que es importante que la política de aparcamiento y las acciones resultantes se creen específicamente para satisfacer las necesidades de SUS empleados.

4. Señale las medidas que constituirán los pilares de su política de aparcamientos.

Hoy en día, es obvio que sin una estrategia de “Parking Management” bien pensada e intuitiva, por un lado, los empleados plantearán constantemente quejas y/o frustraciones sobre el aparcamiento. Por otro lado, por parte de la empresa, los costes que pueden derivarse de una mala gestión serán considerables.

Por eso es importante integrar diversas medidas en su política de aparcamiento. Puede imaginar :

- - Incentivos : fomentando un uso (más) racional del coche por parte de sus empleados, recurriendo a una movilidad más inteligente. Por ejemplo, anímelos a compartir el coche garantizándoles una plaza en el aparcamiento de la empresa. Fomente también el uso de medios de transporte menos contaminantes contribuyendo económicamente a los abonos de transporte público de sus empleados (metro, autobús, tranvía, etc). El objetivo de estas medidas es fomentar la intermodalidad y la multimodalidad en el aparcamiento de su empresa.

- - Medidas preferentes : los empleados que dispongan de este acceso tienen asegurada una plaza en el aparcamiento. Por ejemplo, puede optar por ofrecer un acceso preferente a las personas con movilidad reducida (PMR), a los que comparten coche, a los empleados sin otra alternativa válida (distancia al trabajo, limitaciones médicas, niños, etc). Por lo tanto, estas medidas de Parking Management pretenden mejorar la distribución y asignación de las plazas de aparcamiento según criterios específicos.

- - Medidas sancionadoras : dependen de la cultura de la empresa y, obviamente, no son adecuadas para todas las empresas. Aunque a menudo están mal vistas, son terriblemente eficaces. Puede establecer un sistema claro de sanciones y tomar medidas para investigar a todos los que infrinjan las normas de su política de aparcamiento y los procedimientos de la empresa. Por ejemplo, se pueden imponer sanciones (como la prohibición de aparcar durante 10 días) a las personas que hagan una reserva de aparcamiento y luego no se presenten el día en cuestión.

5. Garantice el control de acceso y la seguridad de su aparcamiento.

Sin un sistema de control de acceso al aparcamiento, puede resultar tentador que personas ajenas a la empresa accedan y ocupen las plazas reservadas a los empleados. Esto no impide que cometan actos de vandalismo o roben vehículos y/o equipos en el aparcamiento.

Por eso es importante asegurar el acceso al aparcamiento de su empresa. Para ello, disponer de una verja, una barrera de seguridad y/o un terminal retráctil de control de acceso es un primer punto importante.

Sin embargo, además de esta instalación, puede considerar: una presencia humana, una cámara con reconocimiento de matrículas, un módulo IoT vinculado a una aplicación móvil dedicada, como Sharvy, y/o lectores y tarjetas RFID.

En conclusión

Durante muchos años, las empresas no han tenido realmente interés en gestionar sus aparcamientos. Antes, este recurso era abundante y barato. Pero hoy en día ya no es así. A las empresas les resulta (casi) imposible ofrecer un espacio dedicado a cada empleado.

Por eso tienen sentido las estrategias de “Parking Management“. Las empresas son cada vez más conscientes del valor añadido de una buena gestión del aparcamiento – tanto para sus empleados como para sus visitantes – y de las ganancias económicas que se esconden bajo sus pies.

Por ello, ya no pueden resistirse a tomar medidas proactivas para optimizar la gestión del aparcamiento de su empresa y la tasa de ocupación. Y al mismo tiempo ahorran dinero, mejoran el bienestar en el trabajo y ofrecen una experiencia de aparcamiento positiva a sus empleados.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las preguntas frecuentes!

¿Cómo contribuye el Parking Management a mejorar su enfoque de la RSE?

Es importante recordar que, como empresa, usted tiene un impacto directo en la movilidad de sus empleados. Por lo tanto, al dar a todos o a algunos de sus empleados acceso al aparcamiento de la empresa, a través de una estrategia de “Gestión del aparcamiento” bien pensada y justa, fomenta la rotación en el uso de las plazas de aparcamiento. Esto hará que el titular sea menos reacio a utilizar el transporte público y/o a favorecer la movilidad blanda (coche compartido, bicicleta, scooters eléctricos y NEV). Y ello sin perder el uso de la plaza de aparcamiento, que fomenta la multimodalidad.

Así, al replantearse los usos del aparcamiento de su empresa, en particular conciliando la obligación de liberar espacio con las necesidades de aparcamiento de un usuario, estará mejorando su enfoque de la RSE y fomentando el uso de una movilidad más sostenible.

¿Cuáles son los beneficios de una política de Parking Management bien pensada y justa?

Entre las principales ventajas figura el hecho de que la empresa puede ofrecer aparcamiento a más empleados. Para muchos, encontrar una plaza de aparcamiento es laborioso, estresante y pesado. De este modo, mejora su calidad de vida en el trabajo de forma sostenible.

Al mismo tiempo, les ofrece la oportunidad de planificar su movilidad. Si no pueden obtener/reservar una plaza de aparcamiento antes de llegar al lugar de trabajo, pueden utilizar el transporte público o un vehículo de dos ruedas (bicicleta, NVEI, etc). No tienen que perder tiempo buscando una plaza de aparcamiento cerca del lugar de trabajo, también pueden respetar sus horarios y, sobre todo, ¡no tienen que empezar el día con un mal trago!

Por último, el uso de una solución de gestión de aparcamientos como Sharvy le permite compartir sus plazas de aparcamiento de forma eficaz y equitativa, ¡sin que tenga que mover un dedo! Al digitalizar sus prácticas, obtendrá una visión global y en tiempo real de la ocupación y el uso de su aparcamiento, al tiempo que recopila diversos datos para tomar las decisiones de gestión adecuadas. Además, soluciones como Sharvy también le permiten activar y desactivar los derechos de acceso a su aparcamiento en unos pocos clics. Esto, en función de sus necesidades (salida de la empresa, cambio de función, ola de contrataciones, etc).

Por no hablar de que optimizará la gestión global de su aparcamiento y obtendrá un ahorro inmediato de hasta el 25% del importe asignado a este presupuesto.