Oficinas flexibles : ¿cómo se adaptan a las distintas generaciones de trabajadores?

¿Y si la oficina tradicional, tal y como la conocemos, ya estuviera obsoleta? Las oficinas flexibles, diseñadas para satisfacer la necesidad de flexibilidad y optimización de los espacios de trabajo, están conquistando cada vez a más empresas.

Pero detrás de esta revolución se esconde un reto importante: ¿cómo hacer coexistir en un mismo espacio a generaciones con expectativas, hábitos y aspiraciones a veces contradictorias?

Mientras que a algunos empleados, apegados a su oficina personal, les cuesta orientarse en esta nueva disposición, otros, fervientes partidarios del trabajo móvil, lo ven como una oportunidad de realización y movilidad.

Entonces, ¿cómo pueden las oficinas flexibles adaptarse a las necesidades individuales sin crear tensiones ni comprometer el rendimiento colectivo? ¿Qué estrategias pueden adoptar las empresas? Nuestro consejo.

Las oficinas flexibles : ¿un modelo en auge?

Las oficinas flexibles se basan en un principio sencillo : eliminar los despachos dedicados para ofrecer una mayor flexibilidad. En términos prácticos, esto significa que ningún empleado tiene un escritorio fijo. Cuando llegan, eligen el espacio de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades en ese momento : un puesto de trabajo en un espacio abierto para intercambiar ideas, un espacio tranquilo para concentrarse o una sala de reuniones para trabajar en colaboración.

Las ventajas son muchas. Reduce sus costes inmobiliarios, fomenta la colaboración y moderniza su marca de empleador. Para sus empleados, proporciona más libertad, mejora la calidad de vida y las condiciones de trabajo (CVCT) y fomenta una forma de trabajar más ágil.

Pero… ¿es realmente tan perfecto como lo pintan?

En realidad, su implementación plantea una serie de retos. La ausencia de una oficina fija puede provocar una pérdida de puntos de referencia y un menor sentimiento de pertenencia. Además, sin un escritorio dedicado, puede resultar difícil encontrar a los compañeros y organizar eficazmente el trabajo en equipo.

Por consiguiente, el éxito de las oficinas flexibles depende de la eficacia de las herramientas digitales (reserva de puestos de trabajo, soluciones de colaboración, equipos diversos). Por tanto, debe ir acompañada de una transición bien orquestada.

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Las expectativas de las distintas generaciones respecto a la oficina flexible.

1. Generación X (1965-1980) : conciliar flexibilidad y puntos de referencia estructurales.

Descrita a menudo como una generación fundamental, la generación X ha experimentado tanto las rígidas estructuras de las oficinas tradicionales como la aparición de la tecnología digital. Aspiran a un equilibrio entre flexibilidad y estructura, lo que les convierte en una generación bastante receptiva a la oficina flexible, siempre que se preserven ciertos puntos de referencia.

Por eso siguen apegados a puntos de referencia fijos y a una organización estructurada.

Así, la idea de no disponer de un puesto de trabajo dedicado puede percibirse como una limitación, sobre todo para los ejecutivos y directivos, que necesitan un espacio más personal para gestionar las responsabilidades estratégicas.

A menudo aprecian los espacios de colaboración, que favorecen el intercambio y la creatividad, pero también sienten la necesidad de disponer de zonas dedicadas a la concentración y la confidencialidad.

Además, la eficacia sigue siendo una prioridad para esta generación, que concede gran importancia a las herramientas de comunicación y organización. El uso de aplicaciones para planificar las jornadas laborales, reservar espacios y garantizar una interacción fluida con los equipos es esencial para evitar cualquier pérdida de productividad vinculada a la ausencia de oficinas fijas.

Así pues, para esta generación, la oficina flexible no debe ser sinónimo de desorganización, sino más bien de un entorno de trabajo flexible con puntos de referencia bien definidos.

2. Millennials (1980-1995) : la necesidad de flexibilidad y experiencias estimulantes.

Esta fue la primera generación que creció con Internet. Los Millennials (también conocidos como Generación Y) están profundamente apegados a las nociones de flexibilidad y movilidad. Para ellos, el trabajo no se define únicamente por una ubicación física, sino por la posibilidad de trabajar donde y cuando quieran. La oficina flexible responde por tanto a sus expectativas, siempre que forme parte de un modelo híbrido que combine el trabajo presencial y el teletrabajo.

Acostumbrados a hacer malabarismos con varias herramientas y plataformas, esperan que su empresa les proporcione soluciones de alto rendimiento que les permitan trabajar con eficacia, estén donde estén. La ausencia de una oficina dedicada no suele ser un problema para ellos, siempre que tengan acceso a espacios cómodos y adaptados a sus tareas.

El bienestar en el trabajo también es una prioridad para esta generación. Los millennials prefieren entornos de trabajo acogedores, en los que la ergonomía, la decoración y las zonas de relajación desempeñen un papel fundamental.

Empresas como Google y Airbnb, pioneras en el diseño innovador de oficinas con zonas de relajación, cafeterías modernas y zonas modulares, son ejemplos perfectos de estas expectativas.

3. Generación Z (1995-2010) : una visión del trabajo basada en la inmediatez y el significado.

Nacidos en un mundo ultraconectado, ven la movilidad y la flexibilidad como normas. Para ellos, la noción de oficina fija parece obsoleta, y la oficina flexible es la respuesta perfecta a su necesidad de diversidad y espontaneidad. Prefieren espacios abiertos y modulares que les permitan pasar fácilmente de un proyecto a otro, así como trabajar en colaboración con diferentes equipos.

Su relación con el trabajo está marcada por la necesidad de inmediatez y de interacción constante. Aprecian las áreas de brainstorming, las zonas informales y las herramientas que fomentan la colaboración rápida, como Slack y Microsoft Teams. Lejos de buscar la rutina, quieren evolucionar en un entorno estimulante, donde los intercambios sean fluidos y se fomente la innovación.

Por último, esta generación está especialmente apegada a los valores y a la cultura de empresa. Están más comprometidos con las organizaciones que tienen un enfoque más humano de la gestión y que comparten sus compromisos, sobre todo en materia de responsabilidad social de las empresas (RSE).

Entonces, ¿cómo adaptar las oficinas flexibles a las diferentes generaciones de trabajadores?

1. Utilice una aplicación de reserva de puestos de trabajo.

Una de las claves del éxito de las oficinas flexibles es la adopción de herramientas digitales.

Para la generación X y los millennials, que buscan un equilibrio entre flexibilidad y estructura, el software de reserva de puestos de trabajo puestos de trabajo se está convirtiendo en algo imprescindible.

Este software permite elegir y reservar un puesto de trabajo con antelación, garantizando una organización previsible, además de eficaz.

La generación Z, en particular, esperará de estas herramientas una experiencia sin fricciones, en la que la reserva de espacio sea casi instantánea y esté totalmente conectada a las aplicaciones que ya utilizan (Microsoft Teams, por ejemplo).

La solución Sharvy responde a estas expectativas ofreciendo, al mismo tiempo, una visión en tiempo real de la disponibilidad de los espacios -puestos de trabajo, salas, zonas tranquilas y de colaboración- y simplificando su asignación. Esta flexibilidad permite a cada generación de trabajadores elegir un espacio de trabajo según sus preferencias, planificando sus horarios con antelación.

Tenga en cuenta, sin embargo, que estas reservas no deben considerarse una mera comodidad. Es esencial que el algoritmo de reserva sea justo, para evitar situaciones en las que determinados empleados, por ejemplo los más antiguos (y los más influyentes), se beneficien de un acceso privilegiado a los mejores espacios.

Por eso, antes de iniciar la búsqueda de un software de reserva de oficinas, tómese el tiempo necesario para identificar exactamente qué software funciona según un algoritmo justo, como Sharvy.

2. Establezca diferentes espacios : diferentes zonas (silencio, colaboración, relajación).

Por su propia naturaleza, la oficina flexible ofrece una oportunidad única para romper las barreras entre equipos y fomentar las reuniones improvisadas entre sus empleados. Así pues, para aprovechar al máximo esta ventaja, la disposición de sus espacios no sólo debe responder a las expectativas específicas de cada generación, sino también romper los silos.

La generación X, deseosa de conciliar la libertad con los puntos de referencia establecidos, busca un entorno de trabajo con zonas diferenciadas: zonas de concentración para trabajar tranquilamente y zonas de colaboración claramente delimitadas para los intercambios en equipo.

Los millennials, adeptos al trabajo híbrido, buscan espacios modulares que fomenten tanto la creatividad como el bienestar, con zonas de relajación donde recargar las pilas.

Por último, la generación Z, en busca de espontaneidad e innovación, prefiere espacios abiertos e interactivos, que incorporen herramientas digitales para facilitar el trabajo en equipo y, al mismo tiempo, tengan acceso a burbujas ocasionales de concentración.

Para conciliar estas diferentes expectativas, es esencial adoptar una disposición híbrida y adaptable, que ofrezca a cada uno la posibilidad de elegir su entorno de trabajo en función de sus necesidades. Aquí es donde la reserva de espacio, a través de aplicaciones como Sharvy, cobra todo su sentido. Estas soluciones pueden incluir incluso la posibilidad de reservar franjas horarias.

3. Elija una aplicación con un algoritmo de asignación aleatoria de puestos de trabajo.

Utilizando una aplicación dedicada, como Sharvy, sus empleados pueden elegir sus preferencias para el puesto de trabajo que ocuparán durante la jornada (doble pantalla, espacio abierto, área dedicada : ventas, desarrollo, marketing, etc.).

Sin embargo, una vez registrados estos datos, el algoritmo de la aplicación asigna los puestos de trabajo de forma aleatoria.

Este tipo de algoritmo anima a los empleados de distintas generaciones a mezclarse, rompiendo los hábitos de silo y fomentando los encuentros informales. Esta mezcla mejora la comunicación entre departamentos y fomenta la innovación a través de interacciones inesperadas.

En concreto, el algoritmo tiene en cuenta diversos parámetros como la disponibilidad de puestos de trabajo, las preferencias declaradas por sus empleados, los días de presencia y las necesidades específicas (zonas tranquilas, espacios de colaboración, proximidad a determinados departamentos).

Cada semana, y según las reglas definidas por la empresa, los pupitres se asignan aleatoriamente, pero con criterios ajustables para garantizar una experiencia fluida y adaptada. Por ejemplo, un empleado que necesite concentrarse puede tener prioridad en una zona tranquila, mientras que un jefe de proyecto puede situarse más cerca de su equipo en función de las necesidades del momento.

Esta asignación aleatoria impide que determinados empleados se apropien siempre de los « mejores » despachos, evitando así conflictos y desigualdades de acceso a los espacios de trabajo en una organización de oficinas flexibles. Todos los empleados se benefician de las mismas oportunidades, lo que favorece un entorno de trabajo más justo.

4. Co-construya su política de teletrabajo con sus empleados.

Las oficinas flexibles y el teletrabajo suelen estar inextricablemente unidos.

Así que defina reglas claras, teniendo en cuenta las necesidades y expectativas de cada generación, así como las de los directivos: ¿cuántos días a la semana deben teletrabajar los empleados? ¿Deben ser fijos o flexibles? ¿Debe haber excepciones?

Una vez establecidos estos parámetros, organice una rotación coherente entre el teletrabajo y la presencia física. Encuentre el equilibrio adecuado entre los empleados que son totalmente reacios al teletrabajo y, por otro lado, los que quieren hacerlo más de dos días a la semana. De usted depende definir el calendario de rotaciones.

Por último, formalice el marco de la oficina flexible y el teletrabajo redactando una carta. Ésta deberá ser comunicada y firmada por todos sus empleados.

No olvide incluir una buena práctica de oficinas flexibles : liberar, ordenar y limpiar su oficina al final de la jornada, para que pueda ser utilizada por otra persona al día siguiente.

5. Adapte el cambio a las oficinas flexibles para cada generación.

Adoptar la oficina flexible no es sólo una cuestión de disposición física y herramientas digitales. También requiere apoyo en la gestión del cambio para ayudar a cada generación a adaptarse a esta nueva forma de trabajar.

Para la Generación X, que suele estar más apegada a las prácticas de trabajo tradicionales, es esencial ofrecer formación en herramientas digitales (aplicaciones de reserva de oficina, soluciones de colaboración, etc.) y explicar claramente las ventajas de la oficina flexible, sobre todo en términos de colaboración y eficacia. Esto ayuda a reducir la ansiedad asociada a la desaparición de la oficina fija.

Los millennials, que están más familiarizados con el trabajo digital e híbrido, apreciarán los talleres y seminarios web centrados en la optimización del bienestar y la productividad en un entorno flexible.

La Generación Z, ya acostumbrada a los entornos de trabajo digitales y flexibles, se beneficiará sobre todo de las sesiones de sensibilización sobre la colaboración instantánea y la importancia de un espacio de trabajo estimulante. En resumen, el apoyo personalizado a cada generación es esencial para garantizar el éxito de la implantación de la oficina flexible.

En conclusión

No cabe duda : las oficinas flexibles alteran los hábitos y no pueden adaptarse a todos sus empleados desde el principio.

Como cualquier cambio importante, encontrará resistencia antes de ser aceptado. Cada generación reacciona de forma diferente: algunos lo ven como una oportunidad, otros como una alteración de sus puntos de referencia. Luego, poco a poco, se establece una dinámica constructiva, orientada hacia nuevas formas de trabajar.

Lo importante es apoyar esta transición implicando a sus empleados desde el principio, teniendo en cuenta sus expectativas y temores. Al fomentar la escucha y la adaptación, podrá transformar verdaderamente este cambio en una palanca para el rendimiento y el bienestar en el trabajo.

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