Oficinas compartidas vs oficinas flexibles : ¿cuáles son las diferencias?

En un mundo laboral en constante evolución , y ante las consecuencias económicas y sociales de la crisis de los Covid-19, se observa la introducción de nuevos métodos organizativos en las empresas. En particular: la oficina flexible y las oficinas compartidas.

Dos anglicismos muy distintos, pero que muchos todavía confunden . En efecto, si ambos reflejan nuevas formas de trabajo en las empresas, son la consecuencia lógica de una fragmentación de los usos profesionales y de una mayor flexibilidad del trabajo.

Sin embargo, no son sinónimos. En este artículo nos centraremos en las principales diferencias entre oficinas compartidas y oficinas flexibles. Además, le ayudaremos a elegir el método de trabajo que más le convenga y le daremos cinco valiosos consejos valiosos que debes tener en cuenta.

Oficinas compartidas y oficinas flexibles : ¡un recordatorio de su meteórico ascenso!

En los últimos años, debido al aumento del precio de la vivienda y al uso masivo del teletrabajo, así como a las consecuencias de la crisis de los Covid-19, muchas empresas están pensando en replantearse su organización del trabajo y modernizarse.

Al mismo tiempo, ya no es ningún secreto que muchos puestos de trabajo ya no requieren una presencia física en la oficina. Siempre que el empleado disponga de ordenador y conexión a Internet. Como consecuencia, y con el aumento del teletrabajo, se ha producido un drástico descenso de la tasa de ocupación de los lugares de trabajo. Esto pone a las empresas en una situación difícil: con muchas oficinas vacías, por las que pagan un alto precio.

En consecuencia, la organización tradicional del trabajo, en la que cada empleado dispone del mismo espacio de trabajo durante todo el año, se vuelve progresivamente obsoleta.

Por eso muchas empresas quieren redistribuir el espacio de que disponen. Ya no se trata de personas, sino de uso. En este sentido, ofrecen a los empleados la libertad y la comodidad de elegir el espacio de trabajo donde son más productivos, en función de su estado de ánimo y sus tareas.

Como resultado, están surgiendo nuevas formas de organización del trabajo, como el hot desking, los espacios corporativos de trabajo, la oficina flexible y el escritorio compartido. Dos términos a distinguir.y entre ellas encontramos la oficina flexible y la oficina compartida. Hay que distinguir dos términos.

¿Cómo diferenciar entre oficinas compartidas y oficinas flexibles? ¡Recordatorio de las definiciones y explicaciones!

Ya se trate de oficinas flexibles o de escritorios compartidos, estas dos nuevas formas de organización implican que los puestos de trabajo ya no se reparten rígidamente entre los empleados. Sin embargo, hay que hacer una distinción:

La oficina flexible (o flex desk) significa simplemente dejar de asignar un puesto de trabajo específico a un empleado. En consecuencia, la empresa habilita distintos tipos de espacios que cada empleado puede utilizar libremente, según sus deseos, tareas y proyectos. En este tipo de organización, a menudo encontramos despachos diáfanos, salas de reuniones, zonas de concentración con cabinas acústicas, salas de coworking, etc. Por ejemplo, en un entorno de oficina flexible, los empleados pueden empezar el día en un espacio de trabajo colaborativo para celebrar reuniones de equipo y trasladarse a un locutorio por la tarde para disfrutar de un poco de paz y tranquilidad. Esta flexibilidad les permite elegir el lugar de trabajo que mejor se adapte a sus necesidades en cada momento, mejorando su calidad de vida en el trabajo.Estos espacios también pueden reservarse con antelación, para que cada empleado pueda planificar fácilmente su semana. Al mismo tiempo, los empleados también pueden optar por trabajar desde casa, a un ritmo acordado con su jefe.

En cambio, el Desk Sharing consiste en compartir el mismo espacio, o la misma oficina fija, entre varios empleados de la empresa. Suele hacerse entre miembros de un mismo equipo para fomentar el debate sobre temas comunes, directamente desde sus puestos de trabajo. Por ejemplo, con el reparto de escritorios, los miembros de un mismo equipo comparten oficinas, lo que facilita el trabajo en colaboración y fomenta los intercambios en torno a proyectos comunes. Así se mantiene la cohesión y se aprovecha al máximo el espacio de oficina. Por ello, suele tener las mismas características que el formato de espacio abierto. Y, por último, este concepto permite que todos se mantengan orientados, al tiempo que estimula la creatividad y la colaboración. Es una buena manera de reforzar el espíritu de equipo y evitar los despachos individuales, que a veces pueden estar demasiado alejados de los demás empleados.

A partir de ahí, y para estos dos anglicismos, podemos ver que el despacho individual está llegando a su fin, en favor de una dinámica de colaboración, acompañada de un trabajo híbrido.

¿Cómo elige su modo de funcionamiento: oficina flexible o escritorio compartido?

No cabe duda: el reto al que se enfrentan hoy en día los empresarios y/o directivos es encontrar la fórmula que mejor se adapte tanto a la empresa como a sus empleados. Esto significa proponer una organización y unas instalaciones adecuadas y estimulantes que tengan un impacto beneficioso en el bienestar y la calidad de vida de los empleados.

No es tarea fácil, ¿verdad? Para ayudarle, distingamos los puntos a tener en cuenta para cada modo de funcionamiento.

1er modo de funcionamiento : la oficina flexible. Ser favorecido si :

• Los empleados no lo ven como una forma de despojo de su espacio de trabajo. Recuerde que, al optar por la oficina flexible, cualquier forma de personalización (dibujos y fotos de su hijo, su taza y sus registros) es imposible. Por lo tanto, no debe parecerles un nomadismo repentino.

• Los empleados (realmente) juegan a la oficina flexible y no siempre se instalan en el mismo sitio. Si es así, pueden impedir la descompartimentación y la diversificación de los vínculos dentro de los equipos.

• Lo cotidiano no es una carrera frenética por el mejor sitio. Es cierto que la oficina de flexiguridad obedece al adagio de que el primero en llegar es el primero en ser atendido. Y, por desgracia, cabría pensar que entre adultos el reparto equitativo de los puestos de trabajo sería evidente. Pero no es así. Por lo tanto, si no se dispone de una solución digital dedicada a su gestión, es posible que esta organización produzca el efecto contrario y cree tensiones.

Por eso, si lo que desea es favorecer la organización del trabajo, es importante poner todas las posibilidades de su parte. En particular, para evitar fricciones y garantizar el buen funcionamiento de esta nueva organización. Esto puede lograrse eligiendo una solución de Gestión de Puestos de Trabajo como Sharvy, dedicada a su gestión y a la distribución equitativa de los puestos de trabajo.

Segundo modo de funcionamiento : oficina compartida. Se preferirá si :

• Sus empleados adoptan una actitud responsable y respetan a la comunidad. La oficina compartida se parece mucho al formato de espacio abierto. Por lo tanto, asegúrese de que este formato se adapta a sus empleados. Para muchos, los espacios abiertos son una gran mezcla de equipos más dispersos. Por  lo tanto, puede ser una fuente de estrés y desconcentración que hay que tener en cuenta para paliar este inconveniente (separación acústica, colocación de auriculares para no molestar a los vecinos, etc.).

• Sus empleados quieren mantener un mínimo de puntos de referencia. A diferencia de la oficina flexible, en la que algunos empleados pueden sentirse desorientados ante la idea de cambiar de oficina todos los días, la oficina compartida puede ser más adecuado para ellos. En particular, porque no implica un cambio tan radical de vecinos y/o espacios de trabajo. Como resultado, el tiempo de adaptación para todos también es menor.

• Se exige la confidencialidad de ciertos asuntos entre cada división. Compartir una mesa es una verdadera ventaja en términos de confidencialidad. Generalmente, cuando se opta por el reparto de mesas, los equipos de cada división están muy cerca. Gracias a ello, pueden tratar fácilmente asuntos más confidenciales propios de sus misiones.

5 consejos para una transición (oficinas compartidas o oficinas flexibles) exitosa !

1.  Piense de antemano en digitalizar los métodos de intercambio y los hábitos de trabajo

No cabe duda que: la transición de los métodos de trabajo tradicionales a la oficina flexible y/o la oficina compartida debe realizarse por etapas. La idea es replantear gradualmente las prácticas, digitalizando las ya existentes y adaptando al mismo tiempo los medios y métodos de trabajo.

Por consiguiente, es conveniente haber introducido previamente diversas herramientas. Por ejemplo, los:

• Desmaterialización de documentos, como: Payfit, Lucca, etc.
• Facilitar la colaboración diaria en proyectos en curso, como: Notion, Asana.
• Ofrecer comunicación instantánea, como: Teams, Slack, Google Chat, etc.

De este modo, no tendrá que cambiar el entorno y los hábitos de trabajo de forma demasiado brusca. Sobre todo, porque la evolución de las herramientas es ahora tan rápida que pone a prueba tanto las competencias de los equipos como la estrategia digital de la empresa.

2.  Consulte casos concretos de clientes (hablando de oficinas compartidas o oficinas flexibles) para informarse !

Tanto las oficinas flexibles como las oficinas compartidas no son meras tendencias, sino verdaderas evoluciones. Por eso es esencial pasar por una fase de diagnóstico para analizar los hábitos de los empleados. Pero también tener en cuenta todas las especificidades vinculadas a determinadas profesiones y determinados departamentos. Durante este periodo, tómese su tiempo para identificar los puntos que pueden bloquear el proceso, así como las soluciones para solucionarlos.

Al mismo tiempo, también es el momento de aprender de otras empresas. Por ejemplo, consultando estudios de casos sobre este tema. Esto puede ayudarle a tomar las decisiones correctas para su empresa.

Para inspirarte, aquí tienes algunos ejemplos de empresas que han adoptado la oficina flexible y/o el escritorio compartido:

• Adidas : Por un lado, fomentar la comunicación interna y los intercambios dentro de los equipos. Por otro lado, porque es una buena manera de demostrar que la empresa sigue las exigencias del mundo del mañana, creando espacios innovadores y conectados.

• LeBoncoin France : Una empresa que ha conseguido crear un entorno de trabajo dinámico, en el que ningún empleado, incluidos los miembros de la administración, dispone de un despacho propio. Esto fomenta la agilidad y la flexibilidad entre los equipos.

• SNCF : La empresa quería reducir su espacio de oficinas en un 22%. Gracias a la implantación de la oficina flexible, ¡los resultados hablan por sí mismos ! Se alcanzó el objetivo de reducción y más del 80% de los empleados se mostraron satisfechos.

3.  No olvide aumentar el número de espacios de colaboración y zonas de concentración

No cabe duda : estos nuevos entornos de trabajo (Oficina flexible con escritorio compartido) están sacudiendo los esquemas establecidos. Hoy en día, los empleados se ven obligados a utilizar distintos lugares a lo largo de su jornada, en función de sus tareas y proyectos actuales. Por eso, y para responder a estas necesidades, es importante ofrecerles distintos tipos de espacios y ambientes.

Por un lado, existen espacios de colaboración que favorecen los intercambios y eliminan las barreras tradicionales de las oficinas individuales.

Por otro lado, las áreas de concentración. Por ejemplo, instalando cabinas acústicas, también conocidas como “cabinas telefónicas” o “salas de enfoque”. Se trata nada más y nada menos que de zonas de concentración donde los empleados pueden aislarse para trabajar. Estas cabinas son especialmente populares para tareas de producción (redacción de artículos, desarrollo, etc.).

4.  Adopte una solución digital para establecer oficinas compartidas o oficinas flexibles !

Para facilitar esta transición, conviene digitalizarla. Para ello, y para apoyar mejor a tus empleados en este cambio organizativo, puedes optar por una aplicación web y móvil dedicada a su gestión, como Sharvy.

Con esta aplicación, sus empleados podrán reservar fácilmente un puesto de trabajo y anticipar así sus horarios de asistencia y su organización durante las próximas semanas.

Al mismo tiempo, esta solución elimina cualquier temor sobre esta nueva organización, que se basa en el adagio del orden de llegada. En particular, porque los puestos de trabajo se asignan automáticamente, según un algoritmo equitativo y las reglas definidas de antemano por el administrador.

5.  Respete un periodo de prueba flexible y obtenga la opinión de sus empleados

Siempre habrá diferencias entre la teoría y la práctica. Por  lo tanto, una fase de prueba ayudará a poner de relieve los puntos que hay que mejorar prioritariamente. Esto se basa en los comentarios de sus empleados.

Según un estudio realizado por JLL, más del 75% de las empresas confían en un periodo de prueba para eliminar diversos obstáculos.

Habitualmente, cuando se anuncia un cambio de este tipo en el entorno laboral, muchas empresas sufren un movimiento de oposición por parte de los empleados. Muchos consideran que las oficinas flexibles y/o compartidas no pueden adaptarse a las limitaciones o a la situación de su empresa.

Sin embargo, si involucra a todos o a algunos de sus empleados desde el principio del proyecto, podrá prepararlos para un despliegue más amplio. Al mismo tiempo, les comunicas que se tendrán en cuenta sus opiniones y comentarios. Esto ayuda a eliminar prejuicios y opiniones desfavorables. Por lo tanto, se debe respetar un periodo de prueba bastante flexible.

Oficinas compartidas y oficinas flexibles : en conclusión?

Gestionar espacios compartidos en las empresas no es una tarea fácil. Las dificultades que pueden encontrar los departamentos encargados de esta tarea pueden multiplicarse. Esto es especialmente cierto si, desde el principio del proyecto, los límites entre oficina flexible y la oficina compartida son difusos.

Sin embargo, ya se trate de uno como de otro modo de funcionamiento, cada uno tiene sus propias ventajas e inconvenientes. Sin embargo, es inevitable que haya uno que se ajuste más a sus métodos de trabajo y a los hábitos de sus empleados. Para saber cuál es, tome nota de los consejos y las principales diferencias mencionadas anteriormente en este artículo. Después, la fase de prueba es una buena manera de decidir qué método utilizar.

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