Mudanza de empresa : una oportunidad para un nuevo impulso !

No cabe duda : la vida de una empresa, grande o pequeña, está salpicada de acontecimientos positivos y negativos, decisiones y puntos de inflexión que deben tomarse con confianza.

Entre retos estratégicos, humanos y operativos, está claro que el traslado de su empresa es un acontecimiento delicado, que requiere una cuidadosa preparación si quiere convertirlo en una verdadera oportunidad de desarrollo y crecimiento.

Por otro lado, también es la ocasión perfecta para volver a empezar con buen pie, replantearse la distribución de los espacios de trabajo y potenciar el rendimiento de los equipos creando nuevas sinergias.

Pero, ¿cómo hacerlo? En este artículo encontrará valiosos consejos para planificar correctamente su mudanza y sacarle el máximo partido.

Una oleada de deslocalizaciones de empresas : hechos y explicaciones.

Es evidente que el episodio del gran encierro y las secuelas de la pandemia han hecho reflexionar a más de una empresa sobre su organización del trabajo. El trabajo híbrido se ha convertido en la norma y asistimos a una adopción masiva y desinhibida del teletrabajo. No parece haber vuelta atrás.

Sin embargo, esto tiene un impacto significativo en las tasas de ocupación de oficinas. En los últimos años, las empresas han observado con amargura un gran número de espacios vacíos por los que están pagando un alto precio.

En consecuencia, el nomadismo gana terreno de forma espectacular en las empresas y reduce progresivamente la influencia del puesto de trabajo fijo. Ante este fenómeno, las empresas necesitan reinvertir de forma más estratégica. Para ello, necesitan desplazar y/o reorganizar sus espacios de trabajo.

Pero, evidentemente, ¡no es la única razón! Ya sea para reorientar sus actividades, beneficiarse de alquileres más bajos, acercarse a su actividad principal, aprovechar la aparición de nuevos países industriales o insuflar nueva vida a su negocio, muchas empresas optan por mudarse y piden a sus empleados que las sigan.

5 ideas para impulsar la mudanza de tu empresa !

No cabe duda: el traslado de su empresa a nuevas instalaciones es una oportunidad para diseñar entornos de trabajo modernos impulsados por los avances tecnológicos. Al mismo tiempo, es una oportunidad real para implantar elementos de bienestar y confort acordes con las tendencias actuales, así como con las necesidades de sus empleados.

A continuación le ofrecemos 5 ideas para replantearse sus métodos de trabajo actuales y abrirse a nuevas prácticas que le garantizarán la fidelidad y lealtad de sus empleados.

1.  Adiós a la rigidez de las oficinas fijas : opte por una oficina flexible en tus nuevas instalaciones.

No cabe duda : el traslado de su empresa puede favorecer la introducción de nuevas formas de trabajo, el rediseño de sus espacios de trabajo e, implícitamente, la aparición de nuevas prácticas de gestión.

En los últimos años, los precursores de la oficina flexible no han dudado en aprovechar una mudanza de empresa para reflexionar sobre una forma diferente de organizar el trabajo. Otros lo ven como una oportunidad para replantearse seriamente la optimización de los lugares de trabajo, en un momento en que el inmobiliario es la segunda partida de gastos de las empresas, por detrás de los salarios.

En cualquier caso, la oficina flexible es una forma innovadora de evitar las pérdidas económicas asociadas a la desertización de los espacios de trabajo tras la implantación de políticas de teletrabajo. Al mismo tiempo, supone adaptarse constantemente a las nuevas expectativas de los empleados.

Al mismo tiempo, gracias a la oficina flexible, sus empleados recuperan el control de su entorno de trabajo. Cada día tiene sus propios deseos, objetivos y afinidades. La idea es que cada espacio pueda utilizarse para un fin específico. En eso consiste el trabajo flexible: la rigidez de las oficinas fijas, el mismo lugar todos los días con los mismos compañeros a la vista, es cosa del pasado.

Pero no olvidemos un punto importante.

Detrás de un proyecto de deslocalización, y por tanto de reorganización de los espacios de trabajo, se esconde un proyecto igualmente complejo y largo de acompañamiento humano y cocreación. ¿Cómo ayudar a los empleados a adoptar, aceptar y adaptarse a un nuevo espacio de trabajo? ¿Qué papel deben desempeñar en el proyecto de diseño? ¿Qué buenas prácticas debe tener en cuenta y qué errores debe evitar para maximizar el entusiasmo de sus empleados por la oficina flexible? Le revelamos nuestros secretos (de forma gratuita) en nuestro Libro Blanco. Descárguelo aquí.

✔   Riesgos a tener en cuenta

No olvidemos que el traslado de su empresa puede ser una verdadera fuente de ansiedad para sus empleados. Esto se debe (principalmente) a la pérdida de puntos de referencia. Sus empleados abandonan un entorno familiar para dirigirse a un destino “desconocido”. Así, mientras que para algunos la mudanza es sinónimo de “novedad” y “aventura”, para otros es más difícil familiarizarse con un nuevo sitio y sentirse como en casa.

Por ejemplo, si una empresa introduce el trabajo flexible en la oficina cuando se traslada de domicilio sin consultar previamente a sus empleados, podría aumentar el estrés y el absentismo. A algunos empleados puede resultarles difícil encontrar un espacio de trabajo cómodo en las nuevas instalaciones en el día a día. Este impacto negativo sobre el bienestar en el trabajo podría provocar un descenso de la productividad y el compromiso, lo que demuestra lo importante que es apoyar el cambio.

El reto es tener en cuenta las preocupaciones de sus empleados, escucharles y, sobre todo, darles respuestas. Más aún si la mudanza le brinda la oportunidad de optar por una nueva forma de organizar el trabajo : la oficina flexible. En esencia, se trata de dejar de asignar un puesto de trabajo específico a un empleado.

En otras palabras, está pidiendo a su personal que se traslade a un nuevo espacio de trabajo cada día, quizá no en la misma planta ni con las mismas personas. Esto puede suponer estrés diario y fatiga adicional para sus empleados.

Al mismo tiempo, es probable que la oficina flexible amplifique las estrategias de “evasión” adoptadas por algunos empleados para compensar las desventajas. Por ejemplo, llegar pronto para asegurarse una plaza de aparcamiento, o elegir el “mejor” puesto de trabajo…

Así que, para que los madrugadores no se queden sin elección y las plazas escaseen después de las 9 de la mañana, introduce una herramienta de reserva de mesas como Sharvy. De este modo, se aleja del enfoque clásico de la oficina flexible, que se basa en el principio de “el primero que llega es el primero que se atiende“. Sus empleados pueden reservar un sitio antes de su llegada y evitar cualquier fuente de ansiedad.

2. Digitalice tus nuevas instalaciones optando por la oficina inteligente.

La oficina inteligente goza actualmente de gran popularidad entre directivos de todos los sectores.

¿Por qué? Es obvio: la oficina inteligente crea un entorno de trabajo en el que las nuevas tecnologías se ponen al servicio de las necesidades y el bienestar de los empleados.

En otras palabras, la oficina inteligente ofrece a los empleados un ecosistema de plataformas, IoT, servicios y software diverso que mejora significativamente su rendimiento y, en correlación, ¡los resultados de la empresa!

En los últimos años, muchos directivos han aprovechado los traslados de empresas para ir en contra de la organización tradicional de sus espacios de trabajo e instalarse (por fin) en un edificio inteligente.

La inversión inicial puede parecer considerable, pero no se arrepentirá a largo plazo.

Gracias a la oficina inteligente, se acabaron las horas buscando una sala de reuniones, haciendo cola en la cafetería de la empresa o buscando aparcamiento. La información está disponible en tiempo real, a través de aplicaciones como Sharvy.

La mayoría de las veces, los vehículos son reconocidos al acercarse a la barrera levadiza, y los usuarios conocen el número de plazas disponibles y/o la plaza a la que deben llegar antes incluso de entrar en el aparcamiento.

Al mismo tiempo, los espacios de trabajo se asignan en función de las necesidades de sus ocupantes: mesas para sentarse, mesas para estar de pie, salas de reuniones, etc. La iluminación y la temperatura pueden ajustarse según las preferencias de los usuarios. Un conjunto de tecnologías que, evidentemente, los empleados aprecian y les dan ganas de ir a la oficina.

✔   Riesgos a tener en cuenta

Es importante tener en cuenta que, por el momento, existen pocas normas que regulen la ciberseguridad de estos nuevos edificios. Pero admitámoslo: las ciberamenazas representan un peligro real para los próximos años. Es fácil imaginar a un pirata informático haciéndose con el control de una oficina inteligente. Cuantas más tecnologías haya, mayores serán los riesgos.

Al mismo tiempo, existen riesgos funcionales. La Inteligencia Artificial (IA) está presente en todas partes en las oficinas (control, acceso, alarmas, etc.). Sin embargo, los algoritmos de IA deben actualizarse periódicamente. En caso de fallo, el funcionamiento de todo el local está en peligro. En consecuencia, los riesgos de quiebra son tanto mayores con una oficina inteligente que con los locales “tradicionales“, que obviamente no tienen este tipo de problemas en juego.

3. Aproveche las ventajas del aparcamiento inteligente para mejorar la calidad de vida de tus equipos.

No es de extrañar si se tiene en cuenta que el aparcamiento es el punto de partida y de llegada de cualquier viaje. Aunque para muchos empresarios pueda seguir pareciendo una preocupación secundaria, no lo es en absoluto para los empleados.

Hoy en día, más del 67% de los españoles realizan sus desplazamientos de casa al trabajo en coche (Observatorio de Arval).

En consecuencia, y a falta de un aparcamiento de empresa, los vehículos de los empleados quedan a menudo desatendidos en las carreteras, con el riesgo de ser dañados por individuos malintencionados. A esto se añade el hecho de que muchas grandes ciudades (París, Lyon, Marsella, Burdeos) se están replanteando el uso del coche en sus zonas en respuesta a los problemas climáticos: tiempos de aparcamiento más cortos, tarifas más elevadas, etc.

Por ello, el aparcamiento en el centro de las ciudades es cada vez más complejo. Desgraciadamente, sus empleados tienen que enfrentarse a las restricciones de aparcamiento, y las molestias que esto les ocasiona, unidas a la incertidumbre de conseguir aparcamiento, aumentan sus niveles de estrés.

Por eso, cada vez más empleados dan importancia al aparcamiento de la empresa, y lo consideran uno de los factores más importantes para mejorar su CVT.

El traslado de su empresa puede ser una oportunidad para invertir las tendencias actuales dentro de su empresa. En particular, ofreciendo a todos sus empleados acceso al aparcamiento de sus nuevas instalaciones.

¿Cómo podemos hacerlo? Poniendo en común sus plazas de aparcamiento, gracias a smart parking. Tenga en cuenta que no necesita tener una plaza para cada uno de sus empleados. Se trata de aprovechar las nuevas tecnologías para optimizar el estacionamiento de los vehículos. Por ejemplo, instalando :

• • • Sensores IoT en cada plaza de aparcamiento (para detectar la presencia de un vehículo).
    • Control de acceso al aparcamiento con apertura automática de la barrera.
    • Un sistema de reconocimiento de matrículas.
    • Una solución digital que permite a los usuarios reservar una plaza de aparcamiento.
    • Orientación hacia los espacios libres mediante señalización dinámica, etc.

De este modo, sus empleados podrán conocer en tiempo real el grado de ocupación de un aparcamiento y/o los aparcamientos disponibles (PMR, de dos ruedas, con punto de recarga, etc.).

Sobre todo ahora que se han integrado las tecnologías digitales, las posibilidades de gestión son infinitas. Las empresas pueden elaborar normas de buen uso, sistemas de priorización y/o reparto de espacios entre usuarios, reglas de equidad, etc.

La mudanza de su empresa puede ser una oportunidad para ofrecer a sus empleados y visitantes una experiencia de aparcamiento positiva. Es más, les ahorrará una cantidad considerable de tiempo (además de su tiempo de desplazamiento) buscando aparcamiento. De este modo, contribuirá (de forma tangible) a mejorar la calidad de vida y las condiciones de trabajo de sus empleados.

✔   Riesgos a tener en cuenta

Una cosa es cierta: ofrecer a todos sus empleados acceso al aparcamiento de la empresa no basta para mejorar su vida cotidiana.

La razón es obvia: sin una aplicación (web y móvil) de Parking Management, no podrá obtener datos reales y objetivos sobre el uso de su aparcamiento. Esta falta de estadísticas, unida a una gestión poco acertada del parking, podría suponer que su aparcamiento se sature o infrautilice en el futuro.

Además, no olvide orientar las medidas que constituirán los pilares de su política de aparcamientos. Por ejemplo, podría considerar :

• • Medidas incentivos : fomentando un uso (más) racional del coche por parte de sus empleados, al tiempo que aprovecha la movilidad durable. Por ejemplo, anímelos a compartir el coche garantizándoles una plaza en el aparcamiento de la empresa.

• • Medidas preferentes : los empleados con este acceso tienen asegurada una plaza en el aparcamiento. Por ejemplo, puedes optar por ofrecer un acceso preferente a las personas con movilidad reducida.

• • Medidas sancionadoras : aunque a menudo se malinterpretan, son extremadamente eficaces. Por ejemplo, puedes establecer un sistema claro de sanciones y tomar medidas para investigar a todos los que incumplan las normas de tu política de aparcamiento y los procedimientos establecidos por tu empresa.

4. ¡Modernice la trayectoria profesional de tus empleados con Sharvy!

No olvidemos que sus empleados pierden un tiempo y una energía preciosos en tareas y actividades que no tienen ningún valor añadido : buscar aparcamiento, encontrar un puesto de trabajo libre (sobre todo en las grandes empresas), hacer cola en la zona de restauración, etc.

El traslado de su empresa debe ser una oportunidad para replantearse por completo y modernizar la trayectoria profesional de su personal.

Este es un punto que no debe pasarse por alto, porque con los nuevos paradigmas del mundo laboral, el reto para las empresas es dar sentido a la presencia de sus empleados en la oficina. Tienen que aprender a gestionar empleados a los que solo ven físicamente entre el 40% y el 60% del tiempo (e incluso entonces), no todos al mismo tiempo y no necesariamente de forma controlada.

Por tanto, las empresas que deseen hacer sostenibles el teletrabajo y la oficina flexible deben replantearse (en profundidad) todos sus sistemas, teniendo en cuenta que un empleado que se traslada a su lugar de trabajo debe encontrar en él un valor añadido, para estar en las mejores condiciones posibles.

Por eso es una buena idea modernizarse y facilitar la llegada de su personal cuando se instale, utilizando una solución específica como Sharvy.

Por ejemplo, permitir que los empleados que teletrabajan reserven, desde casa y en unos pocos clics, los espacios que necesitarán en la empresa a su regreso : un despacho, una sala de reuniones, una comida en el comedor a una hora menos concurrida, una plaza de aparcamiento, etc.

✔   Riesgos a tener en cuenta

Un riesgo (casi) inevitable es la resistencia al cambio. Obviamente, sus equipos pueden temer el cambio : es desestabilizador, estresante y lleva mucho tiempo. Por eso hay que anticiparse a los cambios y apoyar a los empleados cuando se embarcan en esta nueva forma de organizar su trabajo.

Obviamente, no debes imponerlo de la noche a la mañana. Para que la transición sea un éxito, acuérdate de pedirles regularmente su opinión antes del cambio. De este modo, demostrarás que el cambio no se les impone y que son ellos los actores del mismo.

Al mismo tiempo, ponga en marcha un proceso de aculturación. Esto reducirá muchos aspectos de la resistencia al cambio.

5. Crear un verdadero centro de colaboración con corpoworking.

No cabe duda : cuando una empresa se traslada a una nueva sede, también es una oportunidad para diseñar entornos de trabajo modernos que dinamicen el lugar de trabajo.

En este sentido, y lejos de ser un fenómeno efímero, los espacios de corpoworking están en auge y, sobre todo, en fase con los cambios en el mundo laboral.

Cada vez son más los empresarios que desean crear en sus locales un espacio similar a un tercer lugar, donde puedan trabajar juntos empleados de la misma empresa y personas ajenas a ella (autónomos, proveedores de servicios, trabajadores por cuenta propia y jóvenes empresas de nueva creación).

¿El objetivo? Ofrecer a los empleados espacios de trabajo alternativos que favorezcan el aprendizaje y la lluvia de ideas.

Está claro que los espacios de corpoworking son estimulantes y aportan un verdadero valor añadido a la hora de acudir a la oficina. Ayudan a borrar las fronteras entre las distintas líneas de negocio de una empresa y fomentan la colaboración y la cooperación interfuncionales. Al mismo tiempo, reúnen competencias que antes estaban compartimentadas dentro de los departamentos.

Sea como fuere, al crear un espacio de corpoworking dentro de sus nuevas instalaciones, está respondiendo a una necesidad cada vez más común entre sus empleados: recrear el sentimiento de pertenencia a una comunidad. Sobre todo a raíz de la crisis sanitaria, que ha alejado aún más a los empleados.

La creación de este tipo de espacios actúa en última instancia como punto de encuentro de todos los talentos, donde se crean sinergias a través de eventos corporativos.

✔   Riesgos a tener en cuenta

Si decides crear un espacio de trabajo corporativo en tus nuevas instalaciones, no pases por alto el hecho de que personas ajenas a la empresa (clientes, proveedores de servicios, autónomos, start-ups) entrarán en tus instalaciones y se codearán con tu personal.

Esto puede plantear problemas para la confidencialidad de ciertos datos (si no se aborda esta cuestión de frente).

Por eso hay que definir de antemano las normas de confidencialidad. Por ejemplo, es una buena idea invertir en soluciones informáticas, como WiFi privado en el espacio de trabajo de la empresa y una nube desmaterializada. En la misma línea, no olvides gestionar cuidadosamente el acceso – entrada y salida – (mediante el control de acceso) y compartimentar las áreas de la empresa a las que las personas ajenas no tienen derecho de acceso.

En conclusión

En última instancia, se trata de un proyecto corporativo que ofrece a los directivos la oportunidad de impulsar el cambio, replantearse la forma de trabajar y organizar su patrimonio inmobiliario.

No cabe duda: ofrece a los empresarios nuevas vías de innovación que explorar. Sobre todo porque los nuevos paradigmas del mundo laboral hacen que las tasas de ocupación de oficinas caigan en picado, por lo que es crucial que los empresarios se replanteen las prácticas establecidas hasta ahora.

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