Hot desking : ¿es buena idea implantarlo en su empresa?

¡Ahora el tren hacia el trabajo híbrido es imparable! Durante muchos años, nuestra forma de trabajar ha ido cambiando, pero lentamente. De repente, en 2020, llega el punto de inflexión con la crisis de Covid-19. Sacudió las formas de trabajar previamente establecidas, obligando al mundo entero a encerrarse en sí mismo.

Desde entonces, se ha puesto en marcha la revolución del trabajo. La combinación de trabajo presencial y teletrabajoes a la realidad cotidiana del 55% de los empleados, según el Barómetro 2022 de JLL, empresa líder en consultoría inmobiliaria.

Sin embargo, la generalización del trabajo híbrido no va en detrimento de la oficina. De hecho, el mismo estudio revela que el 45% de los empleados hacen malabarismos entre trabajar en un tercer lugar (coworking y corpoworking), trabajar en casa y trabajar en persona.

Como resultado, y no es de extrañar, la gente sigue acudiendo a la oficina, que actúa como “punto de encuentro” de todos los talentos, un lugar de emulación. Es, pues, el punto de encuentro central de la empresa, es decir: el corazón del que procede la energía. Y ahora debe combinar una renovada cultura de gestión y dinámica comunitaria con una mayor flexibilidad laboral.

Para lograrlo, muchas empresas se están replanteando sus espacios de trabajo con el fin de sentar las bases de un trabajo híbrido, en el que todos puedan encontrar su interés. Cada vez más empresas se interesan por el hot-desking. Pero, ¿es (realmente) una buena idea? En este artículo analizamos y desciframos esta tendencia.

¿Qué es el hot desking? Definición, orígenes y funcionamiento.

Hasta ahora conocíamos el clásico espacio abierto. Hoy en día, los espacios abiertos “dinámicos” son habituales en las empresas: se trata de espacios abiertos en los que los empleados ya no tienen un puesto de trabajo dedicado. También puede denominarse “hot desking“.

Esto significa que cada cual es libre de sentarse donde quiera, en función de sus tareas del día y sus necesidades.

Para los más curiosos, este anglicismo procede de la expresión naval “hot bunking“, que designa una práctica habitual entre los marineros, quienes, debido a la escasez de literas, se ven obligados a compartir una con varios. Normalmente uno por cada dos o tres marineros. En muchos casos, los marinos dormían por turnos. Cuando un marino se levanta para empezar su turno, otro acaba de terminarlo y ocupa la primera litera libre para descansar. Esto ocurre antes de que el calor corporal del otro se haya disipado, ¡de ahí la expresión “litera caliente”! Esta solución reduce al mínimo el espacio necesario para dormir y permite destinar los metros cuadrados ahorrados a otros fines.

Y… por sorprendente que resulte, el hot bunking está inspirando a cada vez más empresas a aplicar esta organización dentro de sus instalaciones.

¿Cómo funciona? ¡Ser pan comido! En una organización de hot-desking, cada puesto de trabajo dispone del material de oficina necesario (ordenadores y material de oficina). Esto se hace con mobiliario modular y escalable para que cada cual pueda adaptar su puesto de trabajo a sus necesidades. Así, una vez en el lugar, ¡no se pierde el tiempo! Los empleados sólo tienen que elegir su punto de anclaje para el día y comenzar sus tareas.

Inicialmente implantado por empresas cuyo sector requiere una rotación de los empleados para garantizar la continuidad de la actividad, 24 horas al día y 7 días a la semana, ahora resulta atractivo para todas las empresas que deseen modernizarse y ofrecer más flexibilidad a sus empleados.

¿Por qué ha aumentado el hot desk en los últimos años?

En la era de los bienes compartidos, ya sean coches, alojamiento o servicios, el “hot desking” también es cada vez más popular en las empresas. Hay muchas razones para ello. He aquí algunas de ellas.

1. Hot desking ofrece una ventaja económica significativa a las empresas.

Tradicionalmente, alrededor del 75% del espacio se destinaba a puestos de trabajo individuales y el 25% a salas de reuniones. Hoy en día, con el aumento de los costes inmobiliarios y el creciente número de oficinas vacías en las empresas (debido al teletrabajo, los viajes de negocios, etc.), la tendencia se está invirtiendo.

La organización “clásica” del trabajo, en la que cada empleado dispone del mismo espacio de trabajo durante todo el año, se está quedando obsoleta. Por eso las empresas se preguntan ahora cómo optimizar sus espacios de trabajo, ya no en términos de personas, sino de uso.

Por eso se ha disparado últimamente la demanda de “hot desking”, “desk sharing” y “flex office”. Gracias a estos acuerdos, las empresas pueden esperar reducir una parte considerable de sus costes de funcionamiento, al tiempo que consiguen un ahorro de espacio de hasta el 40%, dependiendo de la variación de la tasa de hot-desking (entre un 10% y un 50% menos de espacio de oficina, por ejemplo). Un ahorro importante hoy en día.

2. Una baza para acelerar la innovación, la creatividad y el intercambio de competencias

Hay que recordar que el hot desking va de la mano de una organización flexible del trabajo, que combina el teletrabajo y el trabajo presencial. En correlación, esta organización conlleva menos desplazamientos innecesarios, mayor eficacia y comodidad psicológica para los empleados. Este es un primer punto a tener en cuenta, ya que les hace estar más motivados y felices.

Al mismo tiempo, la configuración de los espacios de trabajo fomenta la descompartimentación de los equipos, lo que favorece la inteligencia colectiva, la colaboración y la creatividad. En esta dinámica, es más fácil compartir competencias entre empleados con trabajos, puntos fuertes y experiencia diferentes, lo que estimula la innovación y da lugar a proyectos más creativos y ambiciosos.

3. Hot desking : ¡una forma de que las empresas sigan siendo competitivas!

Al optar por el hot desking, las empresas dan prioridad a el trabajo flexible, el bienestar y la calidad de vida. Y no se equivocan. Una encuesta realizada en 2022 por OpinionWay reveló que el 38% de los empleados están dispuestos a dimitir si su empresa renuncia a la flexibilidad laboral (teletrabajo, horario flexible, elección del espacio de trabajo, etc.).

Por ello, y en plena guerra por el talento, si las empresas quieren evitar el impacto de la “gran dimisión”, deben seguir siendo competitivas en términos de flexibilidad para responder a las expectativas de sus empleados, que lloran, y retenerlos. El hot desking puede ser una de las soluciones.

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Sin embargo, ¿es el hot desk adecuado para todas las empresas?

Aunque el hot desking tiene muchas ventajas, lamentablemente esta organización del trabajo no es adecuada para todas las empresas.

Por ejemplo, hay muchos empleados que manejan a diario datos sensibles y confidenciales. Cuando se anuncia el hot desking, pueden mostrarse más reticentes, sobre todo porque tendrán que limpiar sus mesas para evitar cualquier fuga de datos. En otras palabras, tendrán que guardar sus documentos y efectos personales en taquillas designadas cada noche para dejar una oficina limpia y acogedora a la persona que la ocupe al día siguiente. Además, los empleados de este tipo de puestos suelen preferir trabajar en un espacio más privado, lejos de miradas indiscretas.

Del mismo modo, muchos equipos necesitan una estructura coherente y una colaboración continua a lo largo de la jornada laboral. Estos pueden verse frustrados por los constantes cambios en la disposición de los asientos. Además, es importante que cada empleado encuentre el apoyo y el reconocimiento de sus compañeros, con el fin de alimentar un sentimiento de pertenencia que, sin una buena gestión del hot-desking, puede desvanecerse poco a poco. Este es un segundo punto a tener en cuenta, que puede ralentizar la implantación del hot desking.

Por consiguiente, si se encuentra en las explicaciones anteriores, el periodo de aclimatación a esta nueva organización del trabajo puede ser más largo y/o menos adaptado a sus necesidades.

Combine el hot desking con la reserva de mesas y destaque en la organización de su trabajo.

No lo olvidemos. Al fin y al cabo, el “hot-desking” funciona por orden de llegada.

A primera vista, podría pensarse que, entre adultos, el reparto equitativo de los puestos de trabajo se haría solo. Pero, por desgracia, no es así. Por consiguiente, en esta organización del trabajo, los madrugadores tendrán mucho donde elegir, con poco riesgo de competencia de sus colegas por un asiento. A partir de las 9 de la mañana, sin embargo, es probable que escaseen los asientos. Así, los trabajadores no tendrán más remedio que optar por la opción que les quede.

Para superar estas incertidumbres y evitar que esta nueva organización tenga el efecto contrario y cree tensiones, una herramienta de reserva de oficinas puede ser su mejor apoyo para garantizar el éxito de su modelo de trabajo flexible.

Gracias a una aplicación web y móvil específica, sus empleados pueden reservar un puesto de trabajo antes de llegar al lugar. Esto es lo que llamamos : desk booking. Al mismo tiempo, pueden comprobar la disponibilidad para los próximos días. Esto les permite organizar más fácilmente su semana en función de sus deseos y/o limitaciones personales. En caso necesario, los cambios o cancelaciones pueden hacerse en cuestión de segundos.

Por tanto, la reserva de mesas no está intrínsecamente ligada a un modelo de hot-desking, pero ambos funcionan bien juntos. Piense en la reserva de mesas como una forma de mejorar el día a día de sus empleados, evitando que cada mañana sea una frenética carrera por conseguir el mejor asiento y facilitando la implantación de una organización flexible del trabajo, como el hot desking.

¿Cuáles son los consejos para diseñar un espacio de hot-desking eficaz?

Lo más importante es proporcionar mobiliario modular y escalable para que cada empleado pueda adaptar su puesto de trabajo a sus necesidades.

- Los puestos de trabajo : lo ideal es que sean regulables en altura y motorizados para poder cambiarlos fácilmente, y más adecuados para un entorno de trabajo flexible.

- Sillas : ¡Una buena silla de oficina es esencial! El respaldo y el asiento deben ser ergonómicamente correctos y ajustables a un nivel significativo para cumplir la legislación sobre salud y seguridad. Hay que tener en cuenta que todas las empresas emplean a personas de todos los tamaños y formas. Así pues, además de combatir los efectos del trabajo sedentario en la oficina, también hay que tener en cuenta las características individuales y los problemas de salud preexistentes.

- Herramientas ergonómicas : deben proporcionarse ratones, teclados y alfombrillas de ratón a todos los empleados, aunque hayan traído portátiles de casa. También puede proporcionarles un reposamuñecas acolchado para evitar dolores musculares y lesiones por esfuerzo repetitivo.

- Almacenamiento : En un entorno de “hot desking”, es importante prever taquillas con nombre para que cada empleado pueda, al final de la jornada, guardar sus archivos y dejar la oficina limpia y acogedora para el compañero que vaya a utilizarla al día siguiente.

- Conectividad : el 80% de las empresas cree que la conectividad y los problemas ergonómicos en los puestos de trabajo son un desafío para el éxito del hot-desking (Estudio Kensington, 2018). Por esta razón, tiene sentido proporcionar a cada empleado ordenadores portátiles de la misma marca, para limitar los problemas de conectividad (puerto USB, carga, etc.).

Para ayudarle, descargue nuestra checklist gratuita.

En conclusión

No cabe duda de que el hot desk es cada vez más popular entre los empresarios que desean reducir costes y optimizar su espacio de trabajo. Lo mismo puede decirse de la generación más joven, que busca más flexibilidad y está dispuesta a optar por espacios de trabajo flexibles.

Sin embargo, el hot desking no se ajusta a las necesidades y la cultura de todas las empresas o personalidades. A algunos empleados no les convencerá esta solución revolucionaria y les resultará más difícil entrar en el juego del hot-desking. A veces, basta con un periodo de aclimatación para adoptar esta práctica y beneficiarse de sus múltiples ventajas. A veces, es necesario darse cuenta de que esta práctica simplemente no se adapta a las necesidades.

Por eso, cuando se pregunta si tiene sentido implantar el hot desking en el lugar de trabajo, la respuesta puede ser decepcionante. Puede que la respuesta le decepcione, pero le diremos que “depende”. Varios factores entran en juego (el nivel de flexibilidad, el compromiso de los empleados con esta nueva práctica, la gestión del hot desking, la implantación de herramientas como la reserva de mesas, etc.).

A usted le corresponde estudiar detenidamente las necesidades de su empresa (económicas y humanas), las herramientas a implantar y, sobre todo, las exigencias internas. Consiga que sus empleados participen activamente en la transformación. Sus empleados son los primeros en experimentar el cambio a diario. Confía en ellos. Si están en primera línea del cambio, seguro que tienen ideas excelentes para que su plan de transformación sea un éxito.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las siguientes preguntas frecuentes.

El anuncio del hot desking : ¿cómo contrarrestar la resistencia al cambio de los empleados?

Es comprensible que sus equipos teman el cambio: es desestabilizador, estresante y lleva mucho tiempo. ¡Por eso hay que acompañar el cambio!

Tenga en cuenta que la transición de una organización del trabajo “clásica” a una de tipo “hot desking” no debe imponerse a sus empleados de la noche a la mañana. Para que la transición sea un éxito, no olvide pedir opiniones con regularidad. De este modo, demuestras que el cambio no les viene impuesto y que son ellos los actores del mismo.

Al mismo tiempo, establecer un proceso de aculturación. Esto ayuda a reducir muchos aspectos de la resistencia al cambio. Puede, por ejemplo, distribuir contenidos de aprendizaje, organizar talleres o cursos de formación, todo ello con el objetivo de explicar: por qué es necesario este cambio, cómo se llevará a cabo y cuál es el interés personal en jugar al juego del hot desking.

¿Existe una diferencia (real) entre "hot desking" y "desk sharing"?

El “hot desking” y el “desk sharing” son dos tipos de organización del trabajo en los que los empleados no disponen de una oficina exclusiva. Así, cuando llegan al lugar, eligen su punto de anclaje para el día en función de sus necesidades y de las tareas que tienen que realizar.

Por lo tanto, la diferencia entre estos dos anglicismos es muy pequeña. No obstante, cabe señalar que el hot desking es especialmente adecuado para empresas en las que los empleados trabajan en horarios diferentes (día/noche, turnos, etc.). En otras palabras, es una organización del trabajo que se adapta mejor a los empleados móviles, nómadas y que trabajan en equipo (por ejemplo, los asesores telefónicos). Por tanto, el uso compartido de escritorios es adecuado para un mayor número de empresas.

Al mismo tiempo, y en la práctica, el hot desking sólo funciona con reservas improvisadas (es decir, sin planificación previa). Hoy en día, esto sigue siendo así en algunas empresas, pero muchas han decidido combinar el hot desking con la implantación de una herramienta de reserva de mesas. Por eso, la definición de hot desking se solapa ahora con la de desk sharing.

Por último, hay una última diferencia. El uso compartido de escritorios suele implantarse en todos los puestos de trabajo de la empresa, lo que es más raro en el caso del hot desking. La mayoría de las veces, varias áreas de la empresa se dedican a ello, pero no todos los puestos de trabajo están implicados.

¿Cómo mejora el «hot desking» la productividad y el bienestar en el trabajo en los nuevos espacios de oficina?

Al redefinir las formas tradicionales de trabajo, el hot desking fomenta una cultura laboral más colaborativa. Al permitir a los empleados elegir dónde y cómo quieren trabajar dentro de la empresa, no sólo mejora su calidad de vida en el trabajo, sino que también aumenta su productividad. Los espacios de trabajo compartidos, como los espacios de coworking y las salas de reuniones, están optimizados para adaptarse a las distintas necesidades y actividades, lo que hace que el entorno sea más flexible y cómodo.

Este enfoque también ofrece un espacio de trabajo personal adaptable, en el que las oficinas compartidas y las zonas de trabajo colaborativo están diseñadas para fomentar la interacción y el intercambio de ideas, algo esencial para las empresas de nueva creación y las que buscan innovar. Al integrar espacios de colaboración cuidadosamente diseñados, las empresas pueden crear un lugar de trabajo que no sólo satisfaga las exigencias de la vida laboral moderna, sino que también mejore el bienestar de sus ocupantes.

Así pues, podemos afirmar que el hot desk no sólo responde a la demanda de espacios flexibles, sino que también crea espacios de trabajo que responden mejor a las expectativas de los empleados, aumentando su compromiso y satisfacción en el trabajo.