Gestión del cambio: ¿cómo facilitar la adopción de un herramienta?

No cabe duda : en el dinámico ecosistema empresarial actual, el imperativo de innovar y adaptarse constantemente orienta (sin duda) a las organizaciones hacia la adopción de nuevas herramientas y nuevas tecnologías.

Sin embargo, esta transición no se limita a una simple adquisición material. Requiere una profunda transformación de nuestra forma de trabajar, de los procesos establecidos y de los hábitos arraigados.

Gestionar este cambio, a veces sutil, a veces tumultuoso, está resultando un ejercicio complejo, en el que se entrecruzan una serie de retos y resistencias.

Por consiguiente, el éxito de esta transición depende de una gestión inteligente y estratégica, que tenga en cuenta tanto las aspiraciones tecnológicas como los recursos humanos. Este artículo pretende ser una guía valiosa, que ofrezca a las empresas consejos y recomendaciones para una adopción exitosa, de modo que puedan navegar con confianza hacia un nuevo horizonte digital.

¿Qué es la gestión del cambio corporativo?

También conocida como Gestión del Cambio, la gestión del cambio consiste sencillamente en apoyar el proceso de transformación de una empresa, ya sea en respuesta a circunstancias impuestas o como parte de decisiones estratégicas tomadas voluntariamente. En otras palabras, engloba un conjunto de enfoques, procesos y buenas prácticas diseñados para apoyar a los empleados durante la aplicación de cambios significativos. Estos cambios pueden ser el resultado de :

- - La introducción de nuevas tecnologías y herramientas.
  - Reestructuración organizativa.
  - Adoptar nuevos métodos de trabajo.
  - Lo mismo se aplica a las fusiones con otras empresas.

En última instancia, el objetivo del apoyo a la gestión del cambio es minimizar la resistencia, fomentar la aceptación, abordar las preocupaciones de los empleados y garantizar el éxito de futuros proyectos.

La importancia de este apoyo está justificada : los cambios organizativos en las empresas pueden (muy a menudo) ser fuente de incertidumbre, estrés y resistencia por parte de los empleados. Una gestión eficaz del cambio ayuda a prevenir estas reacciones negativas comunicando con transparencia los objetivos y beneficios del cambio, ofreciendo apoyo y formación adecuada e implicando activamente a los empleados desde el inicio del proceso.

Al mismo tiempo, la gestión del cambio ayuda a optimizar el rendimiento empresarial fomentando la adaptabilidad, la flexibilidad y la innovación. Al fomentar una cultura organizativa que valora el cambio y el aprendizaje continuo, contribuye a reforzar la competitividad y la sostenibilidad de la empresa en un entorno laboral en constante evolución.

En resumen, la gestión del cambio es una palanca esencial para conducir a las organizaciones hacia el éxito y el crecimiento a largo plazo.

¿Cómo asegurarse de que se adopta una nueva herramienta? 5 etapas esenciales.

1. Implicar a todas las partes interesadas en el proyecto.

Está claro que, para optimizar la adopción de una nueva herramienta, es crucial implicar a los principales interesados en una fase temprana del proceso de investigación y toma de decisiones.

En la mayoría de los casos, esto significa no sólo recabar la opinión de los miembros del COMEX, el Departamento de Recursos Humanos y los Directores de las Instalaciones, sino también del Departamento de Sistemas de Información (DSI) e incluso de los representantes del personal.

Sin embargo, hay que tener en cuenta que la simple participación en un grupo de trabajo no basta para garantizar un verdadero compromiso con el éxito del proyecto. Es vital garantizar que cada parte interesada participe realmente en el proceso.

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En las fases iniciales del proceso de investigación y decisión, dé prioridad a la sencillez e intuitividad de la herramienta. La sencillez y la intuitividad de la interfaz de usuario son factores clave para fomentar la adopción. De hecho, es el criterio número uno para todos nuestros clientes cuando buscan una solución de gestión de aparcamientos.

Julien FOUCHER, Director de Entorno Laboral e Inmobiliario del Grupo UP, comenta : “A la hora de elegir nuestra futura solución de gestión de aparcamientos, comparamos cuál era la más divertida y fácil de usar. Incluso calculamos el número de clics que necesitábamos hacer (para crear una cuenta y reservar una plaza de aparcamiento) y cronometramos el tiempo que tardábamos. Sharvy fue la solución ganadora, además de las prestaciones que ofrecía“.

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2. Comuníquese con transparencia desde el principio del proyecto.

Desde el principio del proyecto, no hay que dudar en compartir abiertamente las intenciones, las razones de los cambios que se avecinan y los objetivos que se persiguen con la adopción de la nueva herramienta. Como resultado :

Una primera fase de comunicación debe iniciarse con mucha antelación. Por ejemplo, varios meses antes del despliegue de la herramienta, para aclarar su función, así como las necesidades que aborda y los problemas que resuelve. Comparta los detalles de los beneficios del nuevo software, sus funcionalidades esenciales y el calendario de despliegue previsto.

La segunda etapa de la comunicación tiene lugar unas semanas antes de la puesta en marcha de la herramienta. En este punto, comunique el nombre, el diseño y la interfaz de la herramienta para que su personal se familiarice con su existencia. Reitere las ventajas de esta herramienta.

La tercera y última etapa es la aplicación real. En esta fase, la comunicación se vuelve más concreta. Hay que proporcionar datos e información técnica sobre los métodos de conexión, al tiempo que se destacan los recursos de formación y otras herramientas disponibles para facilitar la apropiación de la herramienta.

Por último, tenga en cuenta que la comunicación más eficaz se realiza a través de los canales de comunicación habituales de la empresa, ya sean programas de mensajería instantánea (Teams, por ejemplo), correo electrónico, tablones de anuncios internos o debates verbales en reuniones de grupo. Es esencial difundir la información a través de los responsables de cada equipo, que están en contacto directo con los empleados, en el entorno en el que van a utilizar la herramienta.

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Preste diligente atención a escuchar las necesidades y expectativas de sus empleados al respecto. Si dedica tiempo a escuchar activamente sus preocupaciones y posibles aspiraciones, podrá comprender mejor los posibles retos. Al mismo tiempo, la gestión del cambio será más integradora y personalizada.

También debe hacer hincapié en las ventajas de la nueva herramienta. Tenga en cuenta que sus empleados no sólo querrán oír hablar de lo rentable que es para la empresa, sino también de los beneficios que les reportará.

Querrán saber cómo repercutirá (directamente) en sus hábitos de trabajo. Por eso es imprescindible vincular explícitamente las ventajas de la herramienta a las necesidades individuales de sus empleados : cómo simplifica sus tareas y su vida cotidiana, alivia sus responsabilidades, optimiza sus procesos de trabajo y aumenta su productividad. Tienen que ser plenamente conscientes de las ventajas de la herramienta, así como de las deficiencias del sistema existente.

Por último, muestre confianza y entusiasmo por los cambios, y sea usted mismo optimista al respecto.

3. Apoye y forme a sus empleados, y después nombre embajadores del proyecto.

No todos los empleados tendrán la misma facilidad, ni la misma motivación, para adaptarse a las nuevas herramientas. Por eso es importante definir una estrategia de gestión del cambio que proporcione a sus empleados los medios para tener éxito, minimizando al mismo tiempo los retos a los que se enfrentarán mientras se aclimatan a estos nuevos hábitos de trabajo.

Por lo tanto, es de vital importancia tranquilizar y apoyar a sus empleados poniendo en marcha un programa de formación para familiarizarlos con el uso de la nueva herramienta.

En Sharvy, por ejemplo, ofrecemos sesiones de formación y seminarios web (previa solicitud) para administradores. Al mismo tiempo, disponemos de una base de conocimientos, así como de un kit de comunicación (en formato de vídeo). Según nuestros clientes, este apoyo no debe pasarse por alto.

Julien FOUCHER, Director de Entorno Laboral e Inmobiliario del Grupo UP, afirma : “Sharvy no es sólo un socio tecnológico, es un verdadero socio del cambio. Los equipos de Sharvy prestaron un apoyo real al cambio. Organizaron dos seminarios web para responder a nuestras preguntas y explicar a los administradores y embajadores del proyecto cómo funcionaba la solución, mediante demostraciones visuales”.

Mickael CHESSA, Facility Manager de CTG Luxembourg, añade : “El trabajo más importante se hizo internamente, en términos de educación, gestión del cambio y comunicación. Tuvimos que sondear las opiniones y necesidades de la gente. El apoyo prestado por los equipos de Sharvy en este punto fue notable: nos proporcionaron todos los procedimientos, plantillas y guías prácticas para acompañar el despliegue de la solución. La solución se implantó en menos de dos semanas.

Al final, hay un punto que conviene tener en cuenta : la dificultad de adopción y la capacidad de aprendizaje varían de una persona a otra, en función de su experiencia real, su interés y su familiaridad con la tecnología. Por eso es esencial que este proceso de aprendizaje no se deje solo en manos de los empleados, sino que se les ofrezca apoyo y acceso a recursos que les ayuden a adaptarse.

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Utilice y distribuya (internamente) varios tutoriales y, a continuación, cree preguntas frecuentes de fácil acceso para fomentar la adopción de la herramienta. Esto convencerá incluso a los empleados más reticentes.

Al mismo tiempo, y para evitar cualquier problema cuando se adopte la herramienta, es una buena idea facilitar la notificación de cualquier anomalía y facilitar la comunicación entre sus empleados y su Gestor de Entorno Laboral.

Para ello, puede utilizar la solución MerciYanis. Es una solución completa que no sólo moderniza su espacio de trabajo, sino que también lo hace más humano y acogedor. Por ejemplo, en el marco de la gestión del cambio, MerciYanis le propone integrar códigos QR 4 en 1 en sus locales (aparcamientos, espacios de trabajo, cafetería, etc), lo que permitirá a sus empleados realizar diversas acciones en un instante: por ejemplo, enviar una solicitud, consultar documentos en unos pocos clics (como tutoriales sobre el uso de una herramienta), etc.

Gracias a esta iniciativa, no sólo fomentará la gestión del cambio y el intercambio de información, sino que también dará voz a sus empleados en su entorno de trabajo.

4. Movilizar el apoyo y el compromiso de directores y gerentes.

Si sus directivos y altos ejecutivos se muestran satisfechos y convencidos de la eficacia de la nueva herramienta, estarán en mejores condiciones para promoverla en sus equipos y persuadir a los más reticentes.

Entre otras cosas, porque encarnan la visión estratégica de la empresa y son percibidos como figuras de autoridad dentro de la organización. Al convertirse en embajadores del cambio, dan ejemplo de satisfacción y pueden compartir este entusiasmo contagioso.

Al mismo tiempo, los directores y gerentes están bien situados para identificar y superar los posibles obstáculos al cambio. Su implicación permite anticiparse a los retos y poner en marcha estrategias eficaces para superarlos, garantizando una transición más fluida.

El éxito de la adopción de una nueva herramienta también depende de una gestión ágil de los proyectos, que permita una toma de decisiones rápida y adaptable. Implicar activamente a los directivos en la formación sobre agilidad y métodos de colaboración garantiza que los procesos de cambio sean más receptivos y menos resistentes a la innovación. Estas prácticas refuerzan no sólo la cultura de transformación, sino también la eficacia operativa, al facilitar una adopción más natural y comprometida entre los equipos.

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Los líderes y directivos necesitan recursos y apoyo para tener éxito en su papel de catalizadores del cambio. También ellos necesitan recibir una formación adecuada sobre el uso y las ventajas de la nueva herramienta, así como sobre las habilidades de liderazgo necesarias para apoyar a sus equipos. No pase por alto este punto.

5. Permanezca atento y mida el impacto de la nueva solución.

Por último, pero no por ello menos importante, asegúrese de escuchar atentamente a sus equipos y conocer sus impresiones sobre la nueva herramienta. Es esencial que los empleados se sientan escuchados, sobre todo si surgen dificultades.

Sin embargo, no basta con escuchar es esencial demostrar que se tienen en cuenta las opiniones de los equipos, de lo contrario se corre el riesgo de generar aún más frustración.

Intente identificar a los empleados que tienen reservas o inquietudes sobre la nueva solución y coméntelas con ellos individualmente. Así podrá proporcionarles información concreta para responder a sus preguntas.

Al mismo tiempo, fomente la participación y el intercambio de opiniones mediante encuestas internas periódicas. Esto le permitirá introducir mejoras rápidamente.

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Por ejemplo, en Sharvy hemos creado un modelo de cuestionario sobre movilidad que da a sus empleados la oportunidad de expresar sus opiniones sobre sus hábitos de desplazamiento al trabajo y sus necesidades en cuanto a aparcamientos de la empresa.

Con este modelo de cuestionario, usted da voz a sus empleados y les permite expresarse libremente. Esto le permitirá recoger sus opiniones y poner en marcha (fácilmente) acciones de mejora.

En conclusión

No cabe duda : adoptar una nueva herramienta en una organización requiere una gestión eficaz del cambio, paso a paso.

Involucrando a las partes interesadas desde el principio del proyecto, comunicando con transparencia, proporcionando la formación adecuada, gestionando la resistencia y escuchando con atención, puede crear un entorno propicio para la aceptación y el compromiso de sus empleados. De este modo, maximizará sus posibilidades de éxito en esta compleja transición.

En última instancia, una gestión del cambio bien orquestada puede transformar una transición potencialmente tumultuosa en una oportunidad de crecimiento y prosperidad empresarial.

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¿Cómo medir el éxito de la gestión del cambio?

El éxito de la gestión del cambio puede medirse mediante el seguimiento de diversos indicadores de rendimiento vinculados a la adopción de la nueva herramienta, como el índice de uso de la aplicación, la satisfacción de los usuarios, el aumento de la productividad y la reducción de errores e incidentes operativos.

Por ejemplo, al utilizar la aplicación Sharvy, los administradores de la solución pueden observar el ritmo al que se comparten las plazas de aparcamiento. Antes, sólo los gerentes y directores podían acceder al aparcamiento de la empresa, pero gracias a Sharvy y a su algoritmo equitativo, todos los empleados pueden beneficiarse de esta ventaja.

Mickael CHESSA, Facility Manager de CTG Luxembourg, explica : “La política tradicional de asignación de plazas de aparcamiento por nombre tenía un inconveniente: estaba descartado que un compañero se aprovechara de ella, aunque la plaza estuviera vacía durante el día. Una preferencia estatutaria un poco anacrónica en el mundo actual. Sin embargo, gracias a Sharvy, se ha producido un cambio inmediato y visible: hay suficientes espacios para todos en nuestro sitio principal”.

Y añade : “Para los empleados de CTG, disponer de una plaza de aparcamiento reservada previa solicitud es, como en muchos centros urbanos donde se utiliza la aplicación Sharvy, una carga mental menos para ellos”.

He aquí algunos ejemplos de dos indicadores del éxito de la gestión del cambio: la tasa de uso compartido (directamente observable desde la aplicación Sharvy) y la tasa de satisfacción de los usuarios.

¿Cuáles son los retos más comunes en la gestión del cambio?

Los retos más habituales en la gestión del cambio son la resistencia de los empleados y las lagunas en la comunicación. Una comunicación inadecuada o mal orientada puede dar lugar a malentendidos, rumores y una interpretación errónea de los objetivos y beneficios del cambio.

Del mismo modo, las estructuras organizativas rígidas y las políticas y procesos burocráticos pueden obstaculizar la flexibilidad y adaptabilidad necesarias para aplicar el cambio con eficacia.

Superando proactivamente estos retos y aplicando las estrategias adecuadas, las organizaciones pueden aumentar sus posibilidades de éxito en la gestión del cambio y lograr una transición satisfactoria a una nueva organización del trabajo.