Gestión de visitas : facilite la recepción y el control de acceso al aparcamiento de su empresa!

Encarnando el sutil arte de la hospitalidad y la eficacia organizativa, la gestión de visitantes es de vital importancia, aunque (muy a menudo) queda relegada a un segundo plano dentro de las empresas.

Estas empresas se centran principalmente en sus actividades principales, como la producción, las ventas y el desarrollo de productos, que están directamente relacionadas con sus resultados financieros y su crecimiento.

La gestión de los visitantes, aunque importante, se percibe como una tarea secundaria, sin impacto (directo) en las ventas. Es más, como los recursos humanos y financieros son limitados, las empresas suelen dar prioridad a la inversión en áreas “estratégicas”, dejando la gestión de visitantes con recursos limitados.

Sin embargo, esta tendencia puede ser contraproducente, entre otras cosas porque una mala gestión de las visitas puede afectar a la imagen de una empresa, así como a la satisfacción de sus socios y clientes potenciales.

Entonces, ¿cómo mejorar la gestión de los visitantes con el menor coste posible (financiero y humano)? ¿Qué soluciones son posibles? ¿Y cómo hacerlo? Encuentre las respuestas en este artículo.

¿Qué significa (realmente) la gestión de visitas para las empresas?

Carteros, repartidores, proveedores de servicios, clientes visitantes, personal de mantenimiento, solicitantes de empleo…

Una empresa recibe muchas visitas al día. Por eso, acogerlos y gestionarlos es un reto importante para las organizaciones, que no debe pasarse por alto.

Esta gestión comienza ya en el aparcamiento de la empresa, con una señalización clara y plazas reservadas, lo que demuestra nuestra preocupación por acoger a los visitantes y facilitarles el acceso. El ballet continúa en la recepción, centro neurálgico de la empresa, donde la cortesía y la competencia del personal crean una primera impresión indeleble.

Los visitantes son atendidos con una atención al detalle ejemplar, se prevén sus necesidades y se anticipan sus expectativas, lo que refuerza la imagen de profesionalidad y amabilidad de la empresa.

Por tanto, es fácil comprender que la gestión de visitantes es, en definitiva, un conjunto de prácticas y procedimientos destinados a orquestar la recepción, el registro y el control de las personas ajenas a la empresa que acceden a sus instalaciones.

Esto implica no sólo identificar y verificar la identidad de los visitantes, sino también dirigirlos a los departamentos y personas adecuados. Además, incorpora estrictas medidas de seguridad para proteger la información sensible y los recursos físicos de la empresa, al tiempo que garantiza una experiencia fluida y profesional a los visitantes.

En la era de la digitalización, esta gestión se apoya a menudo en IoT & Inteligencia Artificial (IA), tecnologías que facilitan los recorridos de los visitantes y ofrecen una trazabilidad precisa, además de optimizar los flujos.

En otras palabras, la gestión profesional de las visitas no sólo ahorra mucho tiempo, sino que, combinada con un control de acceso funcional, es una forma eficaz de aumentar considerablemente la seguridad de la empresa.

¿Cómo puede facilitar la acogida de visitantes y controlar el acceso a su aparcamiento?

Combinando varias tecnologías y estrategias, puede crear un entorno acogedor para sus visitantes, simplificando al mismo tiempo la gestión y el control de acceso a su aparcamiento.

1.  Adoptar una aplicación de gestión de aparcamientos como Sharvy.

Recuerde: para muchos de sus visitantes, el aparcamiento es el punto de entrada a su entorno de trabajo. Por ello, esta bienvenida debe ser una experiencia integral, marcada por la amabilidad, la personalización y la eficacia.

Pero los aparcamientos de las empresas suelen ser todo lo contrario. En otras palabras, un fastidio diario. El número de usuarios supera regularmente el número de plazas de aparcamiento disponibles, lo que conduce inevitablemente a la congestión, la frustración y (a veces) el incumplimiento de las normas de aparcamiento.

Por eso, debes anticiparte a la llegada de tus visitantes para evitar estos escollos y alejar cualquier primera impresión negativa. Gracias a la aplicación Sharvy, puedes enviar invitaciones por correo electrónico a tus futuros visitantes, indicando toda la información relativa al aparcamiento (fecha de la cita, datos de contacto del anfitrión, plaza de aparcamiento asignada, etc.).

También se incluyen en el correo electrónico un mapa interactivo (Google Maps) y un plano del aparcamiento, para que los visitantes puedan orientarse fácilmente en una zona desconocida. Por último, se activa un botón para abrir la barrera del aparcamiento (si su empresa dispone de control de acceso mediante el módulo IoT) solo el día de la reserva del visitante, por lo que este ni siquiera tendrá que pedir a un tercero que abra la barrera el día de su llegada.

2. Cree grupos de plazas de aparcamiento dedicadas a sus visitantes.

Si la configuración y el tamaño de su aparcamiento se lo permiten, divídalo en función de sus necesidades. Por un lado, esto le permite cumplir los requisitos de organización, seguridad y responsabilidad medioambiental, al tiempo que optimiza el uso del espacio disponible.

Al asignar zonas específicas a los conductores de coches, a los que comparten coche, a los ciclistas, a los motoristas y a los visitantes de su empresa, puede asegurarse de que su aparcamiento se gestiona de forma armoniosa y eficaz.

Además de fomentar las prácticas de movilidad sostenible con zonas específicas para vehículos compartidos, estaciones de carga compartida y ciclistas (con la infraestructura adecuada), mejorará la experiencia de los empleados y visitantes al crear una segmentación que ayuda a evitar conflictos y atascos.

Puede crear fácilmente grupos de plazas de aparcamiento (y aplicar la política de aparcamiento de su aparcamiento) utilizando la solución Sharvy.

Gracias a la aplicación, podrá reservar y garantizar a sus visitantes plazas de aparcamiento cerca de la entrada principal de sus oficinas, para que no se estresen ni se desorienten en el aparcamiento. De este modo, demostrará a sus visitantes que se preocupa por ellos, reforzando su imagen de profesionalidad y cortesía.

Además, si dispone de varios niveles en su aparcamiento y desea que el nivel -1 se llene antes que el nivel -2, puede determinar fácilmente los órdenes de prioridad de llenado. En particular, para que la aplicación distribuya las plazas del nivel -1 con prioridad a las del nivel -2.

Del mismo modo, si su empresa tiene varios edificios y desea asignar a sus empleados y visitantes en función del edificio en el que trabajan, puede crear diferentes grupos de plazas y asignar a cada empleado/visitante el grupo de plazas más cercano a su edificio (por ejemplo, grupo 1 = aparcamiento del edificio A, grupo 2 = aparcamiento del edificio B, etc.). Si es necesario, se pueden crear desbordamientos entre grupos de aparcamientos a través de la aplicación Sharvy.

3.  Utilizar un sistema de reconocimiento de matrículas.

Instaladas cerca de la barrera de entrada al aparcamiento, estas cámaras utilizan algoritmos de reconocimiento de caracteres para identificar las matrículas de los vehículos que desean acceder al aparcamiento.

Si elige este tipo de control de acceso, sólo tendrá que proporcionar una lista de las matrículas de los vehículos de los visitantes autorizados a entrar en el aparcamiento. Cuando lleguen, la cámara abrirá automáticamente la barrera si el usuario tiene acceso al aparcamiento.

Esta tecnología es esencial si desea mejorar el flujo de tráfico en su aparcamiento. Sus visitantes habituales (y su personal) no perderán tiempo buscando sus tarjetas RFID y se reducirán las colas en las barreras.

Además, esta tecnología no sólo mejora la eficacia y la seguridad, sino que también contribuye a dar una primera impresión positiva, demostrando una organización moderna y tecnológicamente avanzada. Además, la trazabilidad y los informes generados por la cámara permiten una gestión óptima de los flujos de visitantes, facilitando la coordinación con los servicios de seguridad y recepción de la empresa.

4.  Simplifique la gestión de sus múltiples sitios y unifique el acceso para sus visitantes.

No es imposible que sus visitantes (y su personal) roten regularmente de un sitio a otro. Mientras que algunos realizan estos desplazamientos durante un día, otros se ven obligados por sus obligaciones a estar en un sitio dos o tres días a la semana, y en otro el resto del tiempo.

Sin embargo, con el frecuente flujo de solicitudes de acceso al aparcamiento, puede resultar difícil para el personal de seguridad y recepción controlar a todos los que entran y salen.

Por ello, la gestión de aparcamientos en varios centros se ha considerado durante mucho tiempo un verdadero quebradero de cabeza para las empresas. Sobre todo porque muchas empresas creen erróneamente que no tienen más remedio que optar por una solución de control de acceso independiente para cada uno de sus edificios. Sin embargo, el coste de implantación, mantenimiento y gestión es, cuando menos, restrictivo.

Ahora puedes unificar la gestión de accesos de todas las sedes de tu empresa optando por una solución SaaS centralizada como Sharvy. Hoy en día, este tipo de solución es compatible con numerosos sistemas de control de acceso (tarjetas RFID, módulos IoT, cámaras, etc).

De este modo, introducirá procedimientos normalizados, simplificando el proceso de recepción y reduciendo la ambigüedad y los retrasos de los visitantes que se desplazan entre distintos sitios.

5.  Atrévase a utilizar la Inteligencia Artificial (IA) en los procesos de recepción de su empresa.

En los últimos años, muchas empresas se han planteado instalar asistentes virtuales basados en IA para responder a las preguntas más frecuentes, guiar a los visitantes en los trámites de facturación e incluso ofrecerles algún consejo personalizado. Se puede acceder a estos asistentes a través de terminales interactivos y aplicaciones móviles, por ejemplo.

Además, la IA ayuda a optimizar los recursos humanos liberando al personal de recepción de tareas repetitivas, lo que les permite concentrarse en interacciones de mayor valor añadido. Esta tecnología también facilita la recopilación y el análisis de datos relativos a las visitas, lo que permite mejorar continuamente los servicios ofrecidos. Estas tecnologías no deben pasarse por alto.

En conclusión

En última instancia, la aplicación de las medidas anteriores ayuda a crear una atmósfera de confianza y respeto mutuo, esencial para desarrollar y mantener relaciones comerciales fructíferas con sus visitantes (y empleados).

Por ello, invertir en una gestión cuidadosa de los visitantes y en un control de acceso eficaz se ha convertido en una palanca estratégica esencial para cualquier empresa que desee combinar seguridad, practicidad y hospitalidad.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las siguientes preguntas!

¿Quiere saber más? Consulte nuestros últimos artículos!