Gestión de los aparcamientos multiempresas : ¿cómo hacerlo?

No cabe duda de que en los últimos años la norma implícita de que un trabajador debe estar presente en los locales de la empresa para ser activo y efectivo se está anulando cada vez más.

Como resultado, el teletrabajo está ganando terreno y muchas empresas están convirtiendo el trabajo híbrido en la norma.

Sin embargo, esta nueva organización del trabajo plantea la espinosa cuestión de la movilidad de los empleados, que obviamente va en aumento. Ahora los empleados se desplazan constantemente de un sitio a otro. Mientras que algunos hacen estos viajes durante un día, otros se ven obligados por sus obligaciones a estar en un sitio dos o tres días a la semana, y en otro sitio el resto del tiempo.

Esta mayor flexibilidad pone de manifiesto una serie de retos organizativos, sobre todo en torno a la gestión de aparcamientos multisede. Durante mucho tiempo considerada un verdadero quebradero de cabeza para las empresas, esta gestión puede ahora simplificarse enormemente. ¡Concéntrese en las soluciones a adoptar en este artículo!

Gestión de los aparcamientos multiempresas : ¿qué problemas plantean a las empresas?

Hoy en día, la cuestión de un acceso fluido y seguro al aparcamiento es un requisito previo para una experiencia de aparcamiento positiva para los usuarios.

Sin embargo, con el flujo frecuente de solicitudes de acceso al aparcamiento (ya sea para empleados permanentes, puntuales y, posiblemente, visitantes temporales) puede resultar difícil para el personal de seguridad y/o recepción gestionar la entrada y salida de todo el mundo. Como resultado, el flujo de acceso se reduce y la seguridad es menor.

Al mismo tiempo, la multiplicación de los emplazamientos y aparcamientos de una empresa dificulta la visibilidad de los usuarios sobre la disponibilidad de plazas de aparcamiento. Por consiguiente, en caso de indisponibilidad, no pueden anticiparse y encontrar medios de transporte alternativos.

Como consecuencia, no se fomenta la multimodalidad y los usuarios pierden un tiempo considerable buscando una plaza de aparcamiento cerca de su lugar de trabajo. Sobre todo si no habían previsto este punto, lo que puede poner en peligro su calendario.

A esto se añade el hecho de que los costes de implantación y gestión de la multilocalización son considerables y cada vez más onerosos. Esto es válido tanto para las empresas como para los trabajadores. Los empleados encuentran esta gestión frustrante e insatisfactoria.

En consecuencia, y a la vista de estos inconvenientes, es comprensible que las empresas consideren la gestión de aparcamientos multisede como la bête noire de su política de aparcamientos.

7 consejos que le ayudarán la gestión de los aparcamientos multiempresas !

Si hasta ahora la disponibilidad de aparcamiento en los aparcamientos de las empresas no era un problema (de ahí la falta de gestión en muchas estructuras), hoy esto ya no es una realidad.

Ahora, para mejorar el bienestar y la calidad de vida en el trabajo, es importante desplegar una política que sea: armonizada en todos los centros, fiable, flexible y, sobre todo, fácil de aplicar. Pero, ¿cómo hacerlo? He aquí siete consejos que debe aplicar con rigor para sobresalir en la gestión de sus aparcamientos multisede.

1. Segmente y enumere las necesidades de sus empleados

Un primer paso obvio antes de embarcarse en este proceso de optimización es realizar una auditoría de la situación actual.

Para ello, hágase varias preguntas: ¿ha definido su empresa (explícitamente) una política de aparcamiento para todos los centros? ¿Lo conocen todos los empleados (fijos y temporales)? ¿Tiene en cuenta las particularidades y/o limitaciones de cada individuo? ¿Es justo? A la inversa, ¿se da preferencia a los directores y gerentes (asignación de una plaza de aparcamiento, acceso permanente al aparcamiento)? Y así sucesivamente.

Para responder a estas preguntas, debe conocer los hábitos de sus empleados y ser consciente de las necesidades, adaptaciones y exigencias de cada uno.

Algunos de sus empleados estarán dispuestos a aceptar un cambio modal del coche a la bicicleta. A cambio de una plaza de aparcamiento permanente para la bicicleta. En cambio, para otros asalariados, el uso del coche es inevitable, debido a la distancia entre el domicilio y el trabajo, un domicilio mal comunicado por transporte público, niños a los que hay que llevar y traer del trabajo todos los días, limitaciones médicas, etc. Sin embargo, se pondrán de acuerdo, por ejemplo, para organizar un coche compartido.

Al final, tenga en cuenta que la comunicación y las opiniones de sus empleados sobre este tema pueden ser la clave para una buena gestión de su política de aparcamientos.

Haciéndose preguntas sobre la segmentación y los hábitos de cada individuo, será más fácil definir una política viable, justa (¡e imparcial!). Se reducirán las frustraciones y mejorará la calidad de vida y las condiciones de trabajo.

✔ Nuestra sugerencia extra :

Para orientar las acciones que (realmente) responden a las necesidades y expectativas de sus empleados y orientar así su estrategia de optimización en la dirección correcta, es una buena idea realizar una encuesta entre sus empleados.

Si tiene dudas sobre cómo elaborar su encuesta de empleados y cómo incluir las preguntas “adecuadas”, nuestro libro blanco (de descarga gratuita) puede ayudarle.

2. Unifique la gestión de accesos en todas las sedes de su empresa

Muchas empresas creen erróneamente que no tienen más remedio que optar por una solución de control de accesos independiente para cada uno de sus edificios. Sin embargo, el coste de implantación, mantenimiento y gestión (tanto para la empresa como para los empleados) es, cuando menos, restrictivo.

Ahora es posible unificar la gestión de accesos de todos los sitios de su empresa optando por una solución SaaS centralizada.

Hoy en día, este tipo de solución es compatible con muchos sistemas de control de acceso (tarjetas e insignias RFID, módulos IoT, cámaras, etc.). Además de esta ventaja, estas soluciones permiten armonizar las prácticas y facilitan la gestión de los aparcamientos multisitio.

✔ Nuestra sugerencia extra :

No cabe duda : optar por unificar la gestión de accesos en todos sus centros es una de las mejores soluciones para facilitar el flujo de personas dentro y fuera del aparcamiento. Esto facilita enormemente la administración de los derechos de acceso, sea cual sea el tipo de usuario (permanente, ocasional, visitantes temporales, etc.).

Sin embargo, la solución SaaS por sí sola no basta. Es importante que se asigne a una persona la gestión de todas las sedes. Esta persona asume el papel de “superadministrador” y se encargará de supervisar esta gestión. No sólo tiene una visión general de todos los sitios, sino que también decide la distribución de los derechos de acceso y la forma de administrarlos.

De este modo, dispondrá de un sistema unificado y armonizado para gestionar el control de acceso de sus aparcamientos multisitio.

3. Mejorar la visibilidad de la disponibilidad de aparcamiento en el recinto

La mayor frustración de los automovilistas a la hora de aparcar es la falta de visibilidad sobre la disponibilidad de plazas.

Para superar estas frustraciones y hacer que la experiencia de aparcamiento sea más dinámica y mejor para los usuarios, conviene integrar las Nuevas Tecnologías de la Información y la Comunicación (NTIC) en su aparcamiento.

Ofrecen a sus empleados un control dinámico y, sobre todo, en tiempo real de sus aparcamientos multisede. Así, obtienen (a través de una aplicación web y/o móvil) visibilidad sobre la disponibilidad o indisponibilidad de plazas en sus aparcamientos. Podrán anticipar mejor sus necesidades cotidianas y sus medios de transporte.

Por ejemplo, si no hay plazas de aparcamiento disponibles, en lugar de conducir en círculos para encontrar un aparcamiento cerca del lugar de trabajo, los empleados preferirán utilizar el transporte público, la bicicleta o incluso los NEV (Nuevos Vehículos Eléctricos Individuales), como patinetes eléctricos, giroscopios, gyropodes, hoverboards, etc.

Como resultado, ahorran tiempo, favorecen una movilidad suave y limitan la contaminación atmosférica provocada por la búsqueda de aparcamiento.

✔ Nuestra sugerencia extra :

Tenga en cuenta que, en el futuro, el aparcamiento y la movilidad estarán sin duda más conectados, serán más fluidos y más flexibles. Así que dé el paso ahora y ofrezca a sus empleados las herramientas y servicios adecuados, como la aplicación Sharvy.

4. Simplifique la reserva y liberación de plazas en todos los aparcamientos

Ahora es importante replantearse los usos para conciliar la obligación de liberar espacio con las necesidades de aparcamiento de los usuarios.

Tanto más cuanto que el 88% de los empleados considera que es función de la empresa tener más en cuenta sus problemas de movilidad para favorecer su bienestar y limitar el impacto medioambiental de sus desplazamientos domicilio-trabajo.

Para ello, también existen diversas soluciones digitales que permiten a sus empleados anticipar su presencia en la empresa y prever con antelación la necesidad de aparcamiento.

- Si un empleado dispone de una plaza de aparcamiento y tiene previsto ausentarse de la oficina, la desocupará de forma responsable y autónoma y la devolverá al “fondo común”.

- Por el contrario, si el empleado solicita una plaza, hará una petición (a través de una aplicación dedicada) y obtendrá una plaza según un algoritmo específico.

Estas soluciones digitales le permiten destacar en la gestión de aparcamientos multisitio y, sobre todo, dar acceso a todos o algunos de sus empleados a aparcamientos diferentes.

Por ejemplo, al integrar un sistema de aparcamiento con plazas reservadas para los empleados que rotan entre centros, una empresa puede optimizar el uso de sus aparcamientos. Además, mediante una aplicación móvil, puede ver en tiempo real qué plazas están disponibles, reservar su plaza de aparcamiento o liberar una plaza no utilizada. Este tipo de gestión no sólo simplifica el proceso de aparcamiento, sino que también mejora su satisfacción al proporcionarle más control y flexibilidad cuando se desplaza entre las diferentes sedes de la empresa.

Al mismo tiempo, fomentas la rotación en el uso de las plazas de aparcamiento, lo que hace que el titular sea menos reacio a utilizar el transporte público y/o a favorecer la movilidad blanda. Y ello sin perder el uso de la plaza de aparcamiento, lo que fomenta la multimodalidad.

✔ Nuestra sugerencia extra :

Si desea compartir plazas de aparcamiento entre sus empleados en diferentes sedes de su empresa, Sharvy es la solución.

Gracias a la aplicación Sharvy, las posibilidades de gestión de sus aparcamientos multisitio son infinitas. Se pueden imaginar normas de buen uso, sistemas de priorización o reparto de espacios entre usuarios, normas de equidad, etc. Pero, sobre todo, ofrece a sus empleados la posibilidad de reservar y/o liberar una plaza de aparcamiento.

Cabe señalar que el uso compartido de espacios y la colaboración de todos los agentes permite, en general, evaluar el potencial de espacios adicionales disponibles en al menos un 30%. Es el caso, por ejemplo, del Conseil Départemental des Yvelines (Francia), que utiliza Sharvy para gestionar sus 420 plazas de aparcamiento repartidas en 2 emplazamientos.

Florence DUHAMEL, responsable del parque automovilístico en el lanzamiento del proyecto, destaca que “la solución es muy flexible, funcional y fácil de usar. Los usuarios comprenden el interés y cumplen la norma de reserva sistemática”.

¿Quiere saber más? Consulte el estudio de caso dedicado.

5. Controle el índice de ocupación de sus centros y adapte su política de aparcamiento

Tenga en cuenta que, para que su política de aparcamiento sea sostenible, no debe permanecer estática. Debe adaptarse continuamente a las necesidades de movilidad de sus empleados y a las circunstancias.

Para ello, es necesario extraer diariamente diversos datos y realizar un seguimiento de numerosas estadísticas relativas al uso de su aparcamiento. Por ejemplo, al distinguir :

- Ocupación teórica de sus aparcamientos : es decir, el número de reservas y accesos permanentes menos el número de plazas libres.

- Ocupación real : que puede observarse gracias a un historial de solicitudes de apertura de las puertas de sus aparcamientos.

Es interesante observar esta ocupación por día, por hora en un día típico, y también hacer una media según los días de la semana. Esto puede hacerse distinguiendo entre los distintos tipos de espacios (por ejemplo, con un punto de recarga, PMR, coche, vehículo de dos ruedas, etc.).

Al mismo tiempo, también es buena idea controlar la actividad de sus empleados, distinguiendo entre los que tienen una plaza de aparcamiento asignada, los empleados fijos y los ocasionales, y los visitantes.

El objetivo de este seguimiento periódico es, sobre todo, estar alerta, en el momento oportuno, de los cambios en las necesidades. Esto le permitirá tomar las decisiones correctas a tiempo y adaptar su estrategia.

✔ Nuestra sugerencia extra :

Tal vez se pregunte cuáles son las señales de alarma. ¿En qué momento hay que reevaluar la política de aparcamientos?

Para ayudarle, puede, por ejemplo, observar la relación entre el número de llegadas teóricas y el número de plazas. Si este último es elevado, puede indicar una posible tensión en el aparcamiento estudiado.

Si esta tensión refleja la realidad, habrá que aplicar medidas correctoras. Por ejemplo, puede decidir hacer más fluidas las reservas adaptando su política de teletrabajo. Otra opción es simplemente recordar las buenas prácticas. Puede ocurrir que un usuario no se presente, aunque haya reservado una plaza de aparcamiento.

En este caso, identifique a los usuarios que no desalojan su espacio y, si esto ocurre repetidamente, tome medidas proactivas y/o ajuste los modos de acceso si no se adaptan al uso real.

6. Mejore la experiencia de aparcamiento fomentando la equidad

Una experiencia de aparcamiento positiva para los usuarios pasa inevitablemente por compartir y poner en común las plazas de aparcamiento.

Recuerde que el aparcamiento de la empresa es para muchos empleados el punto de entrada a su entorno laboral. Así, al dar acceso al aparcamiento a todos o algunos de sus empleados, evitará diversas limitaciones cotidianas.

Para lograrlo, es inevitable compartir y/o poner en común las plazas de aparcamiento. En una época de individualismo, es una forma de invertir la tendencia y restablecer la equidad y, sobre todo, la solidaridad dentro de las empresas.

✔ Nuestra sugerencia extra :

Para restablecer la equidad, lo principal es acabar con los criterios tradicionales de asignación, basados en la antigüedad y/o la jerarquía. A diferencia de antes, es importante que no sólo los directivos tengan acceso al aparcamiento. A partir de ahora, todos los empleados deben estar en igualdad de condiciones.

Esta noción de equidad, que exige imparcialidad, es importante. Ahora es una palanca para crear y mantener un clima de trabajo saludable, al tiempo que se fideliza a los empleados mediante una buena gestión del aparcamiento de su empresa.

7. Capacite a sus empleados!

Para que la gestión de sus aparcamientos multisede sea más fácil y no suponga un quebradero de cabeza, debe responsabilizar más a sus empleados.

El objetivo es fomentar su autonomía y adoptar una actitud respetuosa hacia la comunidad. Pero, sobre todo, fomentar la conciencia de la importancia de la iniciativa personal. Esto, a la larga, contribuye a afirmar las condiciones de convivencia.

Sin embargo, para que sus empleados asuman responsabilidades a largo plazo, recuerde que necesita una cultura empresarial sólida. Sus empleados deben reconocerse en una cultura común y sentirse orgullosos de contribuir al éxito de la política de aparcamientos de su empresa.

✔ Nuestra sugerencia extra :

Una de las primeras buenas prácticas que podemos darte es hacer que tus empleados entiendan lo que esperas y por qué es importante (dar sentido fomenta la motivación y el compromiso).

Por ejemplo, sea claro con sus empleados que disponen de una plaza de aparcamiento. Dígales que su cooperación es esencial para sobresalir en la gestión de sus aparcamientos y para que todos puedan beneficiarse de ellos por igual.

En segundo lugar, sea claro con sus objetivos. Piense en “mensurable” y establezca indicadores de éxito para sus empleados. Comunicar estos objetivos. Por ejemplo, puede decir que uno de los objetivos de integrar una aplicación dedicada como Sharvy es permitir que un 10% más de empleados utilicen el aparcamiento cada día. Otro objetivo podría ser ahorrar al menos un 25% del presupuesto de aparcamiento a través la aplicación.

Sin dirección (es decir, comunicación interna de objetivos), no hay progreso y el compromiso de los empleados es muy escaso.

¿En resumen?

Hay varias formas de mejorar la gestión de los aparcamientos de varias plantas. Si sigue estrictamente los consejos anteriores, podrá empezar a abordar estos problemas sin rodeos.

Sus empleados estarán aún más satisfechos, ya que resolverá las quejas recurrentes sobre su gestión y les ofrecerá una experiencia de aparcamiento positiva. Además, proyectará una imagen de empresa que se preocupa por el bienestar de sus empleados. Esto se consigue desarrollando una política de aparcamiento inteligente, justa y proactiva para los aparcamientos multisede de su empresa.

¿Tiene alguna pregunta? Consulte las siguientes preguntas!

¿Qué tipo de control de acceso debe utilizarse para facilitar la gestión de los aparcamientos multiempresas?

Disponer de una puerta, una barrera de seguridad y/o un terminal retráctil de control de acceso es un primer punto importante. Además de esta instalación, conviene favorecer dos tipos de control de acceso, a saber :

Una cámara con reconocimiento de matrículas : la cámara, situada en la entrada, activa automáticamente la apertura de la barrera sólo a los vehículos previamente registrados y autorizados a entrar en el aparcamiento ese día.

Un módulo IoT vinculado a una aplicación dedicada : conectado a la barrera automática y/o al portón, el smartphone del usuario se convierte en un auténtico mando a distancia que permite abrir el portón o la barrera de seguridad a petición.

Estas dos soluciones facilitan y regulan el flujo de personas autorizadas a entrar. Además, la llegada de empleados y/o visitantes ocasionales no complica la gestión de los accesos.

¿Cuánto se tarda de media en implantar una solución digital única en los aparcamientos multisede de una empresa?

Es evidente que el tiempo de despliegue de la solución varía en función del perfil de los espacios a crear (especificidades técnicas o no, instalación de equipos de control de acceso, desarrollos específicos, etc.).

En general, se requiere un mínimo de 3 a 4 semanas. Para el responsable del proyecto, suele ser el tiempo medio necesario para recopilar y enumerar todos los elementos propios de la empresa y de los distintos centros. Por ejemplo: el número de plazas con nombre, el número total de plazas, las características específicas de las plazas de aparcamiento, el sistema de control de acceso actual, las evoluciones deseadas, etc.