Gestión de aparcamientos de empresas : ¡10 razones para optar por una solución SaaS!

En un mundo en constante cambio, incluso los aspectos más tradicionales de la gestión empresarial sufren una metamorfosis a menudo insospechada.

Antes relegada a un segundo plano, la gestión de los aparcamientos de las empresas se perfila ahora como un factor clave en la búsqueda de la eficacia operativa y el aumento de la productividad, que ya no debe pasarse por alto.

La evolución hacia modelos de trabajo híbridos está provocando fluctuaciones en la demanda de aparcamiento en los aparcamientos de las empresas. Los días de mucho trabajo se intercalan (muy a menudo) con periodos de baja ocupación de los aparcamientos, lo que hace que la gestión y asignación de los recursos de aparcamiento sea mucho más compleja y exigente.

Al mismo tiempo, los imperativos de sostenibilidad y las políticas de RSC han puesto de relieve el impacto medioambiental de los desplazamientos al trabajo. Por ello, la promoción de modos de transporte alternativos y la reducción de las emisiones de carbono son ahora objetivos prioritarios para muchas empresas, lo que requiere una gestión proactiva del aparcamiento para fomentar estos cambios de comportamiento.

Teniendo esto en cuenta, la adopción de una solución corporativa de gestión de aparcamientos se perfila como una necesidad imperiosa, que ofrece una panoplia de beneficios tangibles e intangibles. Descubra a continuación 10 razones por las que debería adoptar una solución de gestión de aparcamientos.

¿Qué es una solución de gestión de aparcamientos de empresas?

En pocas palabras, una solución de gestión de aparcamientos consiste en automatizar y optimizar la gestión de los aparcamientos de empresas de todos los tamaños.

En otras palabras, se trata de un software SaaS que permite a los empleados reservar una plaza de aparcamiento en función de su tipo de vehículo (eléctrico o híbrido recargable, de dos ruedas, etc). También se automatiza la asignación de plazas, se facilita la gestión de incidencias y el control de accesos y, sobre todo, se optimiza la ocupación del aparcamiento.

Además, al digitalizar la gestión de su(s) aparcamiento(s), las empresas pueden recopilar, interpretar y realizar un seguimiento de una amplia gama de datos (estadísticas de ocupación del aparcamiento, historial de actividad de los empleados, seguimiento del uso de los puntos de carga compartidos, etc). De este modo, la aplicación de gestión del aparcamiento se convierte en una auténtica mina de información valiosa gracias a la recopilación de datos en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones con conocimiento de causa y mejorar la experiencia de aparcamiento de sus usuarios.

¿Cómo funciona? Los empleados pueden acceder al software de gestión de aparcamientos directamente desde su smartphone, a través de una aplicación móvil compatible con los sistemas operativos Android e iOS. También pueden acceder a través de Internet, mediante un navegador web.

Generalmente incluyen un sistema de inicio de sesión único que permite a los empleados iniciar sesión con unos pocos clics, sin tener que registrarse, utilizando una cuenta existente de Microsoft, Google, Okta, OpenID u otra. Las cuentas de administrador y de usuario pueden crearse y configurarse en pocos días.

Sharvy es uno de los pioneros de este tipo de software. En la actualidad, la solución cuenta con más de 60 000 usuarios diarios en todo el mundo. Sorprendentemente, responde positivamente a más del 96% de las solicitudes realizadas a su aplicación.

Pero, ¿necesita una solución de gestión de aparcamientos de empresas?

Hoy en día, las empresas se enfrentan a menudo a dos situaciones opuestas cuando se trata de gestionar su(s) aparcamiento(s) : infrautilización y saturación. En resumen: si se encuentra en una de estas dos situaciones, necesita una solución de gestión del aparcamiento de su empresa.

• • Infrautilización de su aparcamiento : su empresa se enfrenta a una situación en la que el número de plazas de aparcamiento disponibles supera la demanda de los usuarios. Esta infrautilización de los aparcamientos es cada vez más frecuente, en un momento en que el teletrabajo se está convirtiendo en la norma en muchas empresas. Esta situación puede suponer un desperdicio de recursos valiosos, tanto en términos de espacio físico como de costes asociados al mantenimiento y la seguridad del aparcamiento.

• • Si su aparcamiento está saturado : su empresa se enfrenta a una situación en la que la demanda de plazas de aparcamiento supera con creces la oferta disponible. En otras palabras, su aparcamiento ha alcanzado su capacidad máxima, o incluso superado sus límites, lo que provoca atascos, problemas de tráfico y frustración para muchos empleados.

En ambos casos, su empresa puede beneficiarse de la adopción de una solución digital de gestión de aparcamientos, como Sharvy. Por ejemplo :

• • Si te encuentras en el caso 1er : la solución puede ayudar a optimizar el uso de los recursos identificando las zonas infrautilizadas, reasignando las plazas de aparcamiento de forma más eficiente, así como fomentando el uso compartido de las plazas disponibles (por ejemplo, instalando una zona de estaciones de carga compartidas). Así se optimiza el espacio disponible para otros usos

• • Si se encuentra en la situación 2nd : una solución de gestión del aparcamiento puede ayudarle a gestionar eficazmente el número de visitantes, anticiparse a las horas punta y optimizar los flujos de tráfico. Funciones como el reparto equitativo de las plazas de aparcamiento, la reserva anticipada de plazas y la gestión de accesos en tiempo real pueden ayudar a reducir la frustración, mejorar la experiencia de los usuarios y evitar atascos y aparcamientos ilegales.

3 casos recurrentes que deberían conducir a la optimización de los aparcamientos.

Gracias a nuestra experiencia y al apoyo que prestamos a nuestros clientes, hemos podido identificar los problemas recurrentes que deben optimizarse en el aparcamiento. Para saber más :

• • Un deslocalización de empresa, como la construcción de un nuevo edificio.
  • Un elevado número de titulares que no utilizan su plaza de aparcamiento con regularidad.
  • Una herramienta de gestión de aparcamientos “Excel” cuya gestión se está volviendo demasiado restrictiva, tanto para la distribución equitativa de las plazas como para la gestión de los accesos.

Esta era una de las situaciones a las que se enfrentaba UpCoop, empresa matriz del grupo Up (Cadhoc, Up Déjeuner) a principios de 2023. Sin embargo, gracias a la solución digital Sharvy, UpCoop pasó de un aparcamiento de 600 plazas a 310 plazas durante su traslado, sin que ello repercutiera en la Calidad de Vida en el Trabajo (CVT) de sus empleados. Julien Foucher (Director de Entorno Laboral e Inmobiliario) comparte aquí su experiencia con nosotros.

Gestión de aparcamientos de empresas : 10 razones para optar por una solución digital !

1. Una solución innovadora y sostenible para mejorar el día a día de sus empleados.

Hoy en día, más del 67% de los españoles se desplazan al trabajo en coche! (Observatorio de Movilidad de Arval, 2023). El aparcamiento es, por tanto, el punto de partida y de llegada de todos estos desplazamientos. Sin embargo, muchos empresarios siguen descuidando la gestión de los aparcamientos de sus empresas.

Sin embargo, ¡está justificado! Antes, la demanda no parecía competir con la oferta, y los costes asociados a la gestión de las plazas de aparcamiento parecían desproporcionados con respecto a otras prioridades de la organización.

Sin embargo, en la actualidad existe un desequilibrio flagrante entre la oferta y la demanda de los usuarios. Hoy en día, el número de usuarios suele superar (con creces) el número de plazas de aparcamiento disponibles, lo que inevitablemente provoca situaciones de congestión, frustración y (a veces) incumplimiento de las políticas de estacionamiento establecidas dentro del aparcamiento.

Además, a falta de plazas de aparcamiento disponibles, los vehículos de los empleados suelen quedar desatendidos en las carreteras, con el riesgo de que los dañen personas malintencionadas. A esto se añade el hecho de que muchas grandes ciudades se están replanteando el uso del coche en sus zonas en respuesta al cambio climático: tiempos de estacionamiento más cortos, tarifas más elevadas, etc. Esto hace que cada vez sea más difícil encontrar una plaza de aparcamiento. En consecuencia, aparcar en estas zonas es cada vez más complejo.

Por desgracia, sus empleados dependen de estas restricciones de aparcamiento y las molestias que causan, unidas a la incertidumbre de conseguir aparcamiento, aumentan sus niveles de estrés. A largo plazo, esto puede llevarles incluso a abandonar su empresa.

En este contexto, una solución Parking Management puede resultar muy beneficiosa. Al permitir a sus empleados reservar sus plazas de aparcamiento con antelación, esta solución ofrece una valiosa tranquilidad. Sus empleados ya no tendrán que preocuparse por encontrar aparcamiento por la mañana, lo que les permitirá empezar su jornada laboral más relajados y concentrados.

2. Una experiencia de aparcamiento optimizada para sus empleados y visitantes.

En muchas empresas, las plazas de aparcamiento se asignan (todavía) de forma jerárquica, en función de la antigüedad, en un modelo “por orden de llegada” que resulta aún más restrictivo.

Estos métodos de asignación son frustrantes e insatisfactorios para los empleados. Además, debido al teletrabajo, los desplazamientos y los días libres, muchas plazas asignadas quedan desocupadas todos los días. Como estas plazas asignadas no pueden ser utilizadas por otros empleados, el aparcamiento está lleno, aunque en realidad no lo esté.

Para paliar estos problemas, los empresarios pueden invertir en una solución de gestión del aparcamiento de la empresa, que permite a los empleados que disponen de una plaza de aparcamiento mantener este privilegio, pero compartir su plaza de aparcamiento los días que no van a la oficina y, por tanto, los días que no van a utilizar su plaza de aparcamiento. Los empleados que no disponen de plaza de aparcamiento pueden hacer una reserva y utilizar el aparcamiento de la empresa.

Al mismo tiempo, dar la bienvenida a sus visitantes es un factor que a veces se pasa por alto cuando se trata de la imagen de su empresa. Si invierte en una solución de gestión de aparcamientos, podrá reservar plazas de aparcamiento para sus visitantes los días que acudan a su centro.

Por ejemplo, con la solución Sharvy, el visitante recibirá un correo electrónico antes de su visita con los datos de la reserva (fecha, dirección, datos del anfitrión y plaza de aparcamiento asignada). En el correo electrónico también se incluye un mapa interactivo (Google Maps) y un plano del aparcamiento, para que los visitantes puedan orientarse fácilmente en un lugar desconocido. Por último, un botón para abrir la barrera del aparcamiento sólo se activa el día de la reserva del visitante, por lo que éste ni siquiera tendrá que pedir a un tercero que abra la barrera el día de su visita.

Por tanto, digitalizar y optimizar el aparcamiento de su empresa beneficia tanto a sus empleados como a sus visitantes.

3.  Mayor fluidez del tráfico en su aparcamiento.

Para muchos empleados, el aparcamiento de la empresa es el punto de entrada a su entorno de trabajo. Para los visitantes, suele ser su primer contacto con la empresa que visitan. Por lo tanto, la facilidad de acceso al aparcamiento es una condición que los visitantes tengan una experiencia positiva.

La gestión proactiva de las reservas de plazas (gracias a una solución de gestión de aparcamientos) ayuda a distribuir uniformemente la afluencia de vehículos en su aparcamiento.

Al animar a sus empleados a planificar su llegada con antelación y reservar sus plazas de aparcamiento, este enfoque le ayuda a anticipar mejor los picos de tráfico y ajustar en consecuencia la disponibilidad de plazas de aparcamiento. Esta medida preventiva reduce significativamente el riesgo de atascos y ralentizaciones, garantizando una circulación más fluida y armoniosa en su aparcamiento.

4. Una solución que ofrece (a largo plazo) sorprendentes beneficios económicos.

A menudo insospechado, el coste de la movilidad de los empleados es actualmente la segunda partida de gastos más importante de una empresa. Este coste representa todos los gastos generados por los desplazamientos diarios de ida y vuelta al trabajo, la flota de vehículos y la gestión del aparcamiento de la empresa.

Sin embargo, aprovechando al máximo lo que ya existe y reasignando el espacio disponible dentro de su aparcamiento para evitar la financiación de otros nuevos, una solución de gestión de aparcamientos puede ofrecer a su empresa importantes beneficios económicos.

Al mismo tiempo, al modernizar la gestión de su aparcamiento, puede aumentar su capacidad hasta un 30%. De este modo, podría plantearse rescindir los contratos de arrendamiento de su aparcamiento con los aparcamientos vecinos, con un ahorro inmediato de entre 1 500 y 2 000 euros anuales por plaza.

Eso es exactamente lo que señala Sophie VOLLAND, Jefa de Servicios Generales de Groupe Atlantic en París, que utiliza la aplicación Sharvy. ¿Quieres saber más? Lee sus comentarios aquí.

5. Una forma estupenda de facilitar la contratación y retener al personal.

No cabe duda : una gestión optimizada del aparcamiento de la empresa también puede desempeñar un papel importante a la hora de atraer a sus (futuros) talentos. Los candidatos potenciales suelen sopesar todas las ventajas que ofrece su empresa, y la disponibilidad de un aparcamiento cómodo y seguro puede ser un factor decisivo en su decisión de unirse a su organización.

Además, la imagen positiva que transmite un aparcamiento bien mantenido y gestionado digitalmente puede repercutir positivamente en la percepción que tienen los candidatos de la cultura (moderna) de la empresa y de la atención que se presta a su bienestar.

Adoptar una solución digital de gestión de aparcamientos es un paso lógico en esta dirección. Estas soluciones suelen incorporar tecnologías innovadoras como la reserva de plazas en línea, el reconocimiento de matrículas para facilitar el control de acceso y el uso compartido de plazas de aparcamiento entre empleados fijos y no fijos, lo que ofrece una gestión más eficiente y transparente del aparcamiento.

Por ejemplo, este reparto equitativo de las plazas de aparcamiento aumenta significativamente la capacidad de estacionamiento. Esta disponibilidad de aparcamiento reduce el nivel de estrés diario y las molestias al comienzo de la jornada. Evidentemente, esto contribuye a mejorar el nivel de satisfacción laboral de los empleados, reforzando su apego a la empresa y animándoles a permanecer fieles a ella porque tiene en cuenta sus necesidades prácticas cotidianas.

6.  Una solución para promover y facilitar la movilidad sostenible.

Aunque usted, como empresa, tiene un impacto directo en la movilidad de sus empleados, los incentivos gubernamentales también desempeñan un papel crucial en la transición hacia aparcamientos de empresa sostenibles que favorezcan la movilidad sostenible.

Por ejemplo, una de las últimas medidas del gobierno es el Real Decreto Ley 29/2021 aprobado el 21 de diciembre 2021,que entró en vigor a finales del pasado año, obliga a que las empresas con plazas de aparcamiento instalen puntos de recarga antes del 1 de enero de 2023.

Se trata, sin duda, de un requisito muy apreciado por los empleados que poseen un vehículo eléctrico, ya que más del 60% de ellos considera que el acceso a un punto de recarga es esencial en el lugar de trabajo.

Pero seamos realistas : muchas empresas se conformarán con un cumplimiento mínimo de estas normas medioambientales. En consecuencia, el acceso a un punto de recarga seguirá siendo (muy) competitivo. Una buena gestión de estos recursos será esencial para fomentar la movilidad eléctrica.

Al invertir en una solución de gestión de aparcamientos como Sharvy, puede ofrecer a sus empleados una auténtica interfaz de reserva, para facilitar a todos el acceso y el uso de los puntos de carga compartidos. De este modo, promoverá una movilidad baja en carbono y mejorará significativamente su política de RSC.

Pero además de reservar y gestionar puntos de recarga compartidos en las empresas, gracias a la solución Sharvy también puedes promover la rotación en el uso de las plazas de aparcamiento. Como resultado, los titulares del aparcamiento son menos reacios a utilizar el transporte público y más proclives a utilizar la movilidad blanda. Y todo ello sin perder el uso de la plaza de aparcamiento, lo que fomenta la multimodalidad dentro de su empresa.

Al mismo tiempo, los empleados pueden obtener una visión general de lo que está disponible en su aparcamiento durante los próximos días, antes de llegar al lugar, para que puedan planificar su movilidad con antelación (por ejemplo, si el aparcamiento está lleno, es posible que prefieran utilizar un vehículo de dos ruedas). Así pues, al simplificar el uso de la movilidad flexible y transformar el aparcamiento de su empresa en un verdadero centro de movilidad, está permitiendo que un amplio abanico de usuarios se beneficie de ella.

7.  Un deslocalización de empresa que implica menos plazas de aparcamiento.

No cabe duda : el deslocalización de empresa es un acontecimiento delicado que requiere una preparación minuciosa si quiere convertirlo en una auténtica oportunidad de desarrollo y crecimiento.

Por eso es importante implicar al máximo a los empleados en la mudanza. Por un lado, tienen que saber a qué atenerse y, por otro, necesitan tiempo para prepararse para este cambio tan importante en sus hábitos.

Más aún si el número de plazas del (nuevo) aparcamiento de la empresa disminuye, porque no lo olvidemos: el aparcamiento sigue siendo el punto de entrada a su entorno de trabajo. Por tanto, si no quiere comprometer la imagen de su empresa como empleador que se preocupa por el bienestar de sus empleados, no debe descuidar este punto.

Por eso, la mudanza de su empresa puede ser una oportunidad para invertir las tendencias actuales en el aparcamiento de su empresa. Por ejemplo, puedes optar por acabar con la asignación jerárquica de plazas de aparcamiento por nombre y abrir el aparcamiento de la empresa a todos tus empleados.

¿Cómo podemos hacerlo? Poniendo en común sus plazas de aparcamiento, gracias a smart parking. Tenga en cuenta que no necesita tener una plaza para cada uno de sus empleados. Se trata de aprovechar las nuevas tecnologías para optimizar el estacionamiento de vehículos. Por ejemplo, instalando :

• • • Sensores IoT en cada plaza de aparcamiento (para detectar la presencia de un vehículo).
    • Control de acceso al aparcamiento con apertura automática de la barrera.
    • Un sistema de reconocimiento de matrículas.
    • Una solución digital que ofrece a sus empleados la posibilidad de reservar un asiento.
    • Orientación hacia los espacios libres mediante señalización dinámica, etc.

Al aprovechar estas tecnologías, puede evitar una situación en la que la demanda de plazas de aparcamiento supere con creces la oferta. De este modo, facilitará la gestión del cambio y limitará una serie de problemas, como atascos, frustración, molestias y conflictos internos tras el traslado.

8.  Intensificación de la política de teletrabajo.

Está claro que el episodio del gran encierro y las secuelas de la pandemia han hecho reflexionar a más de una empresa sobre su organización del trabajo. El trabajo híbrido se ha convertido en la norma y asistimos a una adopción masiva y desinhibida del teletrabajo.

En consecuencia, los desplazamientos de los empleados son cada vez más episódicos. En consecuencia, la asignación de plazas de aparcamiento dentro de la empresa es cada vez más compleja. Tanto más cuanto que, cada día, una media del 10% de los empleados se ausenta. Las razones son diversas, pero la principal es la intensificación de la política de teletrabajo.

Esto significa que dos o tres días a la semana los empleados no utilizarán sus plazas de aparcamiento. Al mismo tiempo, los empleados tienen una media de 25 días de vacaciones al año, durante los cuales no utilizarán sus plazas de aparcamiento. En total, habrá entre 100 y 120 días al año en los que los empleados no utilizarán el aparcamiento de la empresa, es decir, casi 1/3 del tiempo de trabajo.

Ante estos nuevos retos, muchas empresas recurren al aparcamiento flexible. Es una oportunidad para “mezclar y combinar” en sus aparcamientos, y jugar con las diferentes necesidades de aparcamiento de sus empleados.

9.  Instalación rápida y sencilla de la solución de gestión de aparcamientos de empresas.

Introducir una aplicación de gestión de aparcamientos no es difícil, ni requiere mucho tiempo.

Tras comentar sus necesidades y los problemas de aparcamiento de su empresa con nuestros expertos, le propondrán una solución adaptada a su empresa y a las características específicas de su aparcamiento.

Una vez validada la propuesta por su empresa, el plazo de despliegue de la solución varía en función del perfil del espacio a crear (especificaciones técnicas, instalación de equipos de control de acceso, desarrollos específicos, creación de varios grupos de espacios, características específicas de las plazas de aparcamiento, etc).

En la mayoría de los casos, debe prever un mínimo de 3 a 4 semanas para instalar una solución de gestión de aparcamientos. Al mismo tiempo, es una buena idea dejar un periodo de transición de dos o tres semanas, para dar tiempo a su personal a informarle de los próximos cambios en la forma de gestionar el aparcamiento de la empresa.

Obviamente, esta nueva tecnología requerirá un periodo de adaptación. Los empleados responsables de la gestión del sistema, así como los usuarios, tendrán que familiarizarse con esta nueva solución. Esta fase de iniciación DEBE conducir a una fase de aprendizaje progresivo.

Así que, ¡que no cunda el pánico! En Sharvy, ofrecemos apoyo real para el cambio. Julien FOUCHER, Director de Entorno Laboral y Propiedad del Grupo UP, afirma : “Sharvy no es sólo un socio tecnológico, es un verdadero socio para el cambio. Los equipos de Sharvy prestaron un apoyo real al cambio. Organizaron dos seminarios web para responder a nuestras preguntas y explicar a los administradores y embajadores del proyecto cómo funcionaba la solución, mediante demostraciones visuales”.

10.  Una gestión multisitio fácil y unificada.

En algunas empresas, es habitual que los empleados roten de un sitio a otro. Mientras que algunos empleados realizan estos desplazamientos durante un día, otros se ven obligados por sus funciones a estar en un sitio dos o tres días a la semana, y en otro el resto del tiempo.

Sin embargo, la multiplicación de las sedes de una empresa y de sus aparcamientos hace más difícil que los usuarios obtengan visibilidad de la disponibilidad de plazas de aparcamiento.

Al mismo tiempo, no se fomenta la multimodalidad y los usuarios pierden un tiempo considerable buscando aparcamiento cerca de su lugar de trabajo. Tanto más cuanto que, si no habían previsto este punto, podría poner en peligro su capacidad para respetar su horario.

Esta mayor flexibilidad conlleva una serie de retos organizativos, sobre todo cuando se trata de gestionar aparcamientos en varios centros. Para paliar estos problemas, es totalmente posible unificar la gestión de accesos de todas las sedes de su empresa optando por una solución SaaS centralizada.

En primer lugar, este tipo de solución es compatible con numerosos sistemas de control de acceso (tarjetas RFID, módulos IoT, cámaras con reconocimiento de matrículas, etc). Más allá de estas ventajas, estas soluciones armonizan las prácticas y facilitan a sus administradores la gestión de los aparcamientos multisitio.

En segundo lugar, proporcionan a sus empleados una supervisión dinámica y en tiempo real de sus aparcamientos multisede. De este modo, tienen una idea más clara de la disponibilidad o indisponibilidad de plazas en sus aparcamientos. De este modo, pueden anticipar mejor sus necesidades y modos de transporte.

¿Cómo instalar una solución de gestión de aparcamientos de empresa?

El primer paso para implantar una solución de gestión de aparcamientos de empresa es conocer a fondo las necesidades tanto de su empresa como de sus empleados.

Empiece por evaluar la capacidad actual de su aparcamiento : ¿cuántas plazas hay disponibles, cómo se utilizan y cuáles son los principales retos?

A continuación, elija una solución adecuada como Sharvy, que le permitirá gestionar las reservas y el control de acceso de forma sencilla y eficaz. Durante las conversaciones con los expertos de la solución, no olvide formular estas preguntas, que son esenciales si desea gestionar su aparcamiento de la forma más eficaz posible.

Al mismo tiempo, es igualmente importante definir reglas claras : ¿quién tiene acceso prioritario al aparcamiento, según qué criterios, y cómo deben gestionarse los visitantes?

Por último, apoye a su personal explicándole cómo funciona el nuevo sistema de forma accesible. Una buena formación y una comunicación transparente marcarán la diferencia a la hora de garantizar su adopción.

En conclusión

No cabe duda : adoptar una solución SaaS de gestión de aparcamientos corporativos se perfila como una estrategia decididamente vanguardista para superar los retos inherentes a la gestión de su aparcamiento. Al ser consciente del valor añadido y de las ganancias financieras que se esconden bajo sus pies, podrá mantener a más empleados contentos y fieles, además de atraer a nuevos talentos.

Al mismo tiempo, podrá ofrecer a sus empleados una experiencia de aparcamiento positiva, digna de su visión. De este modo, estará dando forma a un futuro en el que la experiencia de los empleados y el rendimiento empresarial converjan armoniosamente.

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