Flex desk : entre oportunidades y riesgos, ¿cómo actuar?

En la era del trabajo híbrido, muchas empresas quieren dar el giro hacia una nueva organización del trabajo, centrada en la flexibilidad, la agilidad y lo digital.

Por eso no dudan en dar el paso del “flex desk”. Se trata de una forma innovadora de evitar las pérdidas financieras ligadas a la desertización de sus espacios de trabajo, tras la generalización del teletrabajo. Todo ello, adaptándose constantemente a las nuevas expectativas de los empleados. Todo un reto, ¿verdad? Pero ni mucho menos insuperable.

Sin embargo, la transición de una organización del trabajo “clásica” a la mesa flexible no está exenta de riesgos, y puede convertirse rápidamente en una bomba de relojería. Para llevarse a cabo sin contratiempos, esta transición requiere un cierto compromiso por parte de las empresas para anticiparse y responder de forma sostenible a las necesidades de los empleados.

Entonces, entre oportunidades y riesgos, ¿cómo hacerlo? La respuesta en este artículo.

¿Qué es el flex desk y se aplica a todas las profesiones?

No cabe duda : la flexibilidad es sin duda una de las necesidades más extendidas entre los empleados de una empresa. Si bien puede adoptar diferentes formas: teletrabajo, horarios flexibles y elección del espacio de trabajo – open-space, call-boxes, terceros lugares, corpoworking – también concierne a la disposición y optimización de los espacios, de ahí el concepto de flex desk.

Consiste simplemente en dejar de asignar un puesto de trabajo específico a cada empleado. De este modo, los empleados pueden elegir libremente dónde trabajar en función de sus necesidades, sus tareas y sus objetivos del día.

Contrariamente a la creencia popular, el escritorio flexible no es un epifenómeno. En otras palabras, y según un estudio realizado por la firma JLL, no es sólo cosa de startups y/o líderes tecnológicos. Los sectores de los seguros, la banca y la industria figuran entre los precursores.

Sin embargo, si el flex desk está en auge estos últimos años, no hay que considerarlo como un molde universal. Su éxito se debe a su capacidad de adaptación a las distintas profesiones, culturas de empresa y equipos. El objetivo es formular una respuesta a medida para cada historia organizativa. Por ejemplo :

Es comprensible que los empleados que acuden cada día a su puesto de trabajo y ocupan varias pantallas fijas de PC para realizar sus tareas -por ejemplo, desarrolladores, diseñadores gráficos, analistas de datos, etc.- no sean claramente los mejores candidatos para el flex desk y se muestren algo más reacios al cambio. En cambio, es probable que los empleados en modo proyecto, así como los que trabajan externamente en gran parte de sus horarios, estén más abiertos a este tipo de práctica.

De esta observación se deduce que no está destinada a todos los empleados, por lo que es necesario definir dentro de la organización los métodos de trabajo, las profesiones y las situaciones propicias para la mesa flexible. Por ello, algunas empresas optan por que todos sus empleados trabajen en un flex desk, y otras dedican sólo una parte de su oficina a esta práctica.

¿A qué necesidades responde el flex desk?

El escritorio flexible es una consecuencia directa de los cambios de paradigma en el mundo laboral.

Por un lado, responde a una necesidad económica. Cada vez más empleados son móviles y nómadas y dejan vacante su puesto de trabajo. Las razones son diversas : de 5 a 6 semanas de vacaciones pagadas al año, posibles bajas por enfermedad, permisos de maternidad/paternidad, desplazamientos externos (clientes, proveedores) y, además, de 1 a 2 días de teletrabajo a la semana.

La realidad hoy en día es que cuando uno se pasea por las oficinas, ¾ de las veces se da cuenta de que ¡están vacías! Razón de más para revolucionar y optimizar los espacios de trabajo, con el fin de reducir los costes inmobiliarios. No lo olvidemos: estos espacios desocupados tienen un coste, que el flex desk puede absorber.

Hoy en día, no menos del 40% de los puestos de trabajo están desocupados a diario. Y sin embargo, el coste de los gastos inmobiliarios representa la 2ª partida de gastos de una empresa, justo después de las nóminas…

Por otra parte, la mesa flexible responde a los nuevos usos y expectativas de los empleados. Obviamente, la mesa flexible y la práctica del teletrabajo van de la mano. Estas prácticas combinadas ofrecen a los empleados más autonomía, flexibilidad, gestión transversal y valores fundamentales de colaboración dentro de una organización. Esto es obviamente una palanca para la retención del talento y la imagen de marca. Siempre, claro está, que el flex desk se despliegue correctamente.

¿Cuáles son las oportunidades y los riesgos del flex desk?

1.  Las ventajas del flex desk en la era del trabajo híbrido.

• • • Una forma innovadora de acabar con las vacantes : para aprovechar al máximo esta ventaja, se trata de tomar al pie de la letra el uso compartido de oficinas, poniendo en común los puestos de trabajo. Así, si su empresa cuenta con una veintena de empleados, sólo deberá ofrecer una decena de puestos de trabajo individuales. Todo es cuestión de organización y gestión interna de los puestos de trabajo, en forma de rotación.

• • • Un método eficaz para conseguir equipos desestructurados y reuniones improvisadas : con una distribución flexible de los escritorios, cada día se producen nuevos encuentros. Así, es posible reunirse al lado del Director General, del Director de RR.HH., ¡lo que sea! Es una mezcla virtuosa que crea un entorno de trabajo dinámico. Las sinergias que se crean favorecen la agilidad, la productividad y la creatividad. Según un estudio realizado por JLL, el 70% de los empleados que utilizan el flex desk creen que son más productivos, y el 56% afirma que la colaboración ha mejorado.

• • • Una práctica que ofrece un viento de libertad en la elección del espacio de trabajo : en cierto modo, sus empleados recuperan el poder sobre su entorno de trabajo. Cada día tiene sus propios deseos, objetivos y afinidades. La idea es que cada espacio pueda utilizarse para un fin específico. Este es el concepto de trabajo flexible : se acabaron las oficinas rígidamente fijas, el mismo lugar todos los días con los mismos compañeros.

• • • Un método eficaz para obtener beneficios económicos y medioambientales : al no tener que mantener un puesto de trabajo por empleado y reducir el espacio necesario, se mejora la rentabilidad de los locales. De este modo, es posible alquilar locales más pequeños, pero más cualitativos y enriquecidos con servicios que mejoran la calidad de vida. Al mismo tiempo, la mesa flexible tiene su lugar en el planteamiento de RSE de su empresa. Al limitar la superficie alquilada, se limitan los costes energéticos (calefacción, aire acondicionado, electricidad, etc.). Como la mesa flexible puede combinarse perfectamente con el teletrabajo, reducirá los desplazamientos diarios de sus empleados y, por tanto, las emisiones de carbono asociadas a su empresa.

• • • Un acelerador del cambio organizativo : en última instancia, y cuando se utiliza de forma inteligente, el escritorio flexible es una excelente forma de implementar y hacer tangible el cambio que la mayoría de los directivos desean ver en la era del trabajo híbrido. Es una gran oportunidad para replantearse los modelos de trabajo actuales y abrirse a nuevas prácticas que retengan y atraigan el talento.

2.  Los riesgos del flex desk : ¿cuáles son las trampas que hay que evitar?

• • • Imaginar que la mesa flexible es una receta milagrosa por sí sola : obviamente, no es así y sería un gran error pensarlo. El escritorio flexible depende del contexto corporativo, de la cultura de gestión y de los nuevos métodos de trabajo introducidos antes de su despliegue. Es un reto tanto para los empleados como para los directivos : gestionar equipos remotos, garantizar la integración de todos, dinamizar el lugar de trabajo, etc. Hay que tener cuidado de no dejar que los empleados se aíslen y pierdan su lugar dentro de la empresa.

• • • No hay que tener en cuenta que el flex desk puede causar estrés : la implantación del flex desk puede ir acompañada de frustración, vergüenza y pérdida de tiempo. Pero también preguntas existenciales, como “¿habrá un puesto de trabajo disponible cuando llegue? En consecuencia, puede aparecer rápidamente la nostalgia de la oficina fija tradicional. Esto puede explicarse (en parte) por la mala organización de las mesas flexibles y/o la inadaptación de los espacios. Para evitar estos escollos, piense en soluciones SaaS como Sharvy, para que sus empleados puedan anticipar sus necesidades lo mejor posible.

• • • Ignorar que las oficinas serán más “impersonales” : por su propia esencia, el flex desk supone el fin de los espacios dedicados dentro de la empresa. Obviamente, esto puede generar un sentimiento de intercambiabilidad o despersonalización entre los empleados, lo que puede ir en detrimento de su compromiso. Por lo tanto, es necesaria una sólida estrategia de gestión del cambio para desactivar las resistencias.

• • • No apoyar esta transición internamente : el flex desk requiere apoyar a sus directivos y empleados en este cambio de paradigma. Cambiar de oficina cada día significa tener que adaptarse a un desequilibrio que (realmente) no han elegido. Por tanto, corres el riesgo de acabar con empleados que tendrán una forma de trabajar mucho más rígida. Y, por tanto, incapaces de aceptar otros cambios. Por eso es necesario orientar y consultar más (en sentido ascendente) a los directivos. Merece la pena porque, a la larga, con la mesa flexible, la gente puede hablar con más libertad. Todo el mundo vive en el mismo espacio de trabajo y no hay puertas de oficina que empujar.

Flex Desk : ¿cómo anticipar y organizar la transición? 5 consejos!

Aunque la disposición de la mesa flexible es muy prometedora, su aplicación sigue siendo delicada. Requiere que la empresa se reinvente en su conjunto. Sin embargo, si se siente preparado para dar el paso, aquí tiene 5 consejos para que su proyecto sea un éxito.

1.  Hágase las preguntas adecuadas y enmarque su proyecto.

No caiga en la trampa de ahorrar dinero a costa del bienestar de sus empleados. Por eso, el primer paso antes de cambiar su organización del trabajo es realizar una auditoría interna. Observe los hábitos y costumbres de sus empleados para definir el marco preciso de su proyecto.

Pregúntese : ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Cuáles son sus limitaciones? ¿Cómo interactúan sus diferentes divisiones/equipos? ¿Qué impulso quiere dar a su empresa con el cambio a un escritorio flexible? ¿Qué grado de movilidad tienen sus empleados dentro de las diferentes divisiones/equipos? Todas estas preguntas le permitirán enfocar la transición de la mejor manera posible.

Al mismo tiempo, pregunte a sus directivos sobre la implantación del teletrabajo en sus equipos, los obstáculos y las ventajas. Pero también sobre su visión de la oficina y su uso principal según ellos. Identifique las tendencias dentro de los equipos.

Considere también la posibilidad de preguntar a sus empleados sobre su visión de la oficina. En concreto, qué les gusta y qué no, la ubicación ideal, el transporte, sus métodos de trabajo, etc. Tenga en cuenta que cuanto antes se impliquen sus empleados, más se adherirán al proyecto de transformación. Este es uno de los factores clave del éxito de su proyecto.

Por último, defina el marco de su proyecto. Identifique a un responsable del proyecto, defina los objetivos, elabore planos para saber cómo se organizará el proyecto, etc. A continuación, pregúntese si tiene más sentido reorganizar sus oficinas actuales o trasladarse a un espacio de trabajo completamente nuevo y construir su futura organización

2.  Encontrar el equilibrio entre flexibilidad y normas estrictas

Como habrá comprendido, el paso al flex desk requiere una verdadera preparación previa. Es esencial establecer un marco mínimo para el equilibrio entre el trabajo presencial y el trabajo a distancia, organizando una rotación coherente del equipo.

Por ejemplo, se puede imaginar que un empleado que es completamente reacio al teletrabajo tendrá un calendario que indique que va a la oficina varias veces a la semana. Por otro lado, a un empleado que quiera teletrabajar tres días a la semana se le asignarán dos días en los que pueda ir al lugar de trabajo. De usted depende encontrar el equilibrio adecuado en función de las necesidades de sus equipos.

Al mismo tiempo, tenga en cuenta que es esencial mantener una proporción de espacio disponible por empleado. Por tanto, calcule la tasa (ideal) de oficinas compartidas. En general, la mayoría de las empresas que optan por mesas flexibles establecen un ratio de espacio de 0,7, es decir, 7 puestos de trabajo por cada 10 empleados. Por debajo de este ratio, empieza a ser restrictivo para los empleados y lento para ti organizar una rotación pertinente entre tus equipos.

3.  Multiplique los espacios de trabajo!

Ofrezca una amplia gama de espacios para satisfacer las necesidades diarias de sus empleados.

Por ejemplo, su equipo de ventas necesitará pasar tiempo al teléfono y/o en videoconferencia, sin molestar a los demás empleados de las inmediaciones. Al mismo tiempo, sus equipos de recursos humanos necesitarán espacios tranquilos para realizar entrevistas. Del mismo modo, sus equipos de finanzas, marketing y diseño necesitan regularmente una doble pantalla, así que considere la posibilidad de instalar varias en las zonas donde suelen trabajar.

Así pues, rediseñe sus oficinas en consecuencia y cree una variedad de espacios donde pueda encontrar :

• • • Puestos de trabajo individuales y espacios abiertos
    • Cabinas acústicas y zonas de concentración para aislarse
    • Salas de reuniones informales y de colaboración con sistemas de videoconferencia
    • Espacios informales diseminados entre los espacios abiertos para romper el carácter rectilíneo de las oficinas
    • Zonas de descanso y convivencia dedicadas a la vida social de la empresa, etc.

Para ayudarle, descargue nuestra checklist gratuita.

4.  Opte por una herramienta de desk booking!

Para una transición fluida a la mesa flexible, es fundamental ofrecer a sus empleados soluciones para reservar un puesto de trabajo y evitar numerosos escollos (falta de espacio, overbooking, incomodidad, insatisfacción, etc.).

En este punto, la solución Sharvy responderá a sus expectativas. No sólo permite a sus empleados anticipar sus necesidades con hasta 4 semanas de antelación, reservando un puesto de trabajo y/o liberando un puesto asignado en previsión de una ausencia. Pero la aplicación también le permite crear diferentes zonas dedicadas a cada uno de sus equipos.

De este modo, ayuda a sus empleados a orientarse y a realizar una transición más fluida. En este caso, cada equipo practica el flex desk dentro de un espacio delimitado, que se le dedica de forma inmutable.

Además, Sharvy puede interactuar con varias herramientas utilizadas en su trabajo diario : HRIS, control de acceso, autenticación, etc. Todo ello facilita el día a día de sus empleados, como bien dice Nelly BARDET, diseñadora multimedia del Departamento de Desarrollo de Talentos y QWL del IRD.

“Sharvy nos ha permitido implantar la oficina flexible y optimizar así nuestros espacios de trabajo. La aplicación es fácil de usar y ergonómica. Con solo dos clics, los empleados reservan un espacio y un escritorio según sus necesidades o los liberan cuando no están in situ.”

¿Tienes curiosidad por saber más sobre la implantación de la reserva de escritorios y Sharvy? Consulta nuestros casos prácticos.

5.  Adapte sus equipos informáticos y digitales.

Recordemos que para pasar al escritorio flexible, es esencial equiparse con herramientas de última generación, que le acerquen a la noción de oficina inteligente.

Por eso, si aún no es el caso, la implantación de un Digital Workplace es un requisito previo. Reúne un conjunto de tecnologías, plataformas y herramientas digitales de comunicación y colaboración (mensajería instantánea, compartición y gestión de documentos, etc.) y ofimáticas (software profesional, correos electrónicos, agenda, etc.) que sus empleados pueden necesitar para llevar a cabo sus tareas.

Al mismo tiempo, y más aún en el contexto de la mesa flexible, es esencial que proporcione a cada uno de sus empleados adaptadores para conectar a los distintos puestos de trabajo. Del mismo modo, no olvide instalar pantallas en todas las zonas de colaboración con tecnología “click and play” para que sus empleados puedan compartir fácilmente sus contenidos y/o presentaciones.

Por último, no pases por alto el hecho de que establecer una organización flexible también significa acompañar a tus empleados en casa, en el teletrabajo, y proporcionarles un confort óptimo. Así pues, tanto en la oficina en casa como en la oficina, ofrézcales sillas ergonómicas, un escritorio adaptado a su espacio y/o incluso una nueva pantalla para aquellos que lo deseen.

Tenga en cuenta que la implantación de un equipamiento adaptado a su cultura de empresa no debe descuidarse, y condicionará el éxito de su transición.

En conclusión

Como habrá comprendido, la implantación del flex desk no debe tomarse a la ligera. Mientras que muchas empresas han tenido éxito en esta transformación, otras siguen luchando. A fin de cuentas, la implantación de la mesa flexible es un sutil acto de equilibrio. Empujar el enfoque de la mesa flexible demasiado lejos y/o demasiado rápido desde el principio puede poner en peligro su proyecto.

Por eso se requiere una buena preparación, una organización rigurosa y el apoyo de profesionales del sector como Sharvy, para llevar esta transformación por el camino del éxito.

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