Entorno de trabajo : 10 reglas de oro para mejorarlo!

Aunque no se trata de un fenómeno nuevo, sino intrínseco a nuestro trabajo, la reflexión sobre lo que hay que hacer para crear un entorno laboral estimulante ha cobrado un nuevo impulso en los últimos años.

La noción de bienestar en el lugar de trabajo es ya omnipresente, y son pocas las empresas que la ignoran. Según el 2nd Barómetro M2DG (2023), realizado en colaboración con YouGov, el 88% de los empleados de hoy en día espera trabajar en un entorno agradable con una atmósfera saludable.

Es más, las empresas están convirtiendo el bienestar en el trabajo y la Calidad de Vida y las Condiciones de Trabajo (CVCT) en palancas para el rendimiento, la mejora de la marca empleador y la atracción y retención del talento.

Por ello, está claro que las empresas no deben descuidar la mejora del entorno laboral. Tanto más cuanto que las cuestiones en juego van mucho más allá de la esfera inmobiliaria para abarcar cuestiones de RRHH.

Pero, ¿cómo hacerlo? Veamos 10 reglas de oro para mejorar su lugar de trabajo.

¿Qué se entiende exactamente por el concepto de entorno de trabajo?

En pocas palabras, el entorno de trabajo se refiere a todos los elementos materiales y humanos que pueden influir en los empleados en sus tareas diarias. Como tal, abarca una serie de elementos :

• • La disposición del lugar de trabajo : mobiliario, equipos, espacios de trabajo, iluminación, temperatura, decoración, presencia de una sala para las pausas y las comidas, posibilidad de aislarse en caso necesario, etc.

• • Relaciones humanas : comunicación y entendimiento con los directivos, ambiente dentro de los equipos, existencia de tensiones y conflictos internos, etc.

• • Cultura de empresa : tipo de dirección, prestaciones y servicios ofrecidos a los empleados (cafetería, gimnasio, sala de juegos), presión, conciliación de la vida laboral y familiar, etc.

• • Condiciones de salud y seguridad : instalaciones sanitarias suficientes, locales limpios y sanos, etc.

Un entorno de trabajo saludable fomenta el compromiso de los empleados y multiplica por diez su productividad. Sus expectativas en estos términos son de especial importancia, sobre todo porque pasan la mayor parte de su tiempo en el lugar de trabajo.

Por eso, si es tóxico e inadecuado, el entorno de trabajo puede obstaculizar el pleno desarrollo de sus empleados.

¿Cómo puede mejorar el entorno de trabajo de sus empleados? 10 reglas de oro!

1.  Tus oficinas deben causar buena impresión.

Cuando conocemos a alguien nuevo, solemos hacer hincapié en la primera impresión : el primer apretón de manos y la primera sonrisa, que pueden animar o no a continuar la conversación.

Lo mismo ocurre cuando su nuevo empleado descubre las oficinas de su empresa por primera vez. Observará el entorno de trabajo, la decoración y apreciará si los espacios son abiertos, luminosos y acogedores, en lugar de austeros y oscuros. Así que, desde los primeros minutos en tus oficinas, ya tendrá una primera impresión de tu entorno de trabajo, y de si es inspirador, seguro y agradable.

Es más, si le das una cálida bienvenida en lugar de una desordenada, lo recordará. Por eso debes tomarte el tiempo necesario para mostrarle tus instalaciones, presentarle a los distintos miembros del equipo y darle una visión general de los proyectos en curso.

Este enfoque permite que el recién llegado se sienta incluido de inmediato y, a la inversa, evita que dé la impresión de que su entorno de trabajo es poco acogedor. Inevitablemente, es probable que esto desanime desde el primer día a una gran parte de los recién contratados.

2.  No descuides el poder del color y de la luz.

¿Sabía que los colores influyen en nuestra percepción, emociones y comportamiento?

Por ejemplo, los colores fríos como el azul, el verde y el violeta son calmantes y fomentan la creatividad, mientras que los colores vivos como el rojo y el amarillo son estimulantes y mejoran la concentración.

En general, la productividad es mayor en las oficinas con paredes de colores que en las oficinas con paredes blancas. Por el contrario, hay que evitar los colores oscuros, como el negro y el azul oscuro, ya que tienen un efecto soporífero.

Sin embargo, en la oficina, la elección de los colores depende sobre todo del trabajo de sus empleados. Si están sometidos a presión y realizan un trabajo estresante, elige colores fríos para relajarles. Si, por el contrario, sus tareas diarias son monótonas, ¡estimúlelos con colores vivos!

Además de los colores, la iluminación es igual de importante. Elija luz natural siempre que sea posible. En cuanto a la luz artificial, opta por una luz cálida y asegúrate de que cada escritorio tenga su propia lámpara.

3.  Crearás espacios de trabajo que fomenten el bienestar y la productividad.

En un momento en el que los tabiques se derriban para dar paso a grandes espacios abiertos sin puestos de trabajo designados, la cuestión de la intimidad se impone. Para trabajar en sinergia con los nuevos métodos de trabajo (flex office, desk sharing, hot desking, reserva de puestos de trabajo, reserva de zona, etc.) respetando la individualidad de cada uno, te proponemos crear varios espacios informales.

Por ejemplo, crear enclaves para la reflexión y el trabajo individual. De este modo, reconocerá la necesidad de equilibrio de cada uno. Recuerde que muchos empleados pueden tener dificultades para concentrarse debido al incesante ruido de fondo, las conversaciones telefónicas, las discusiones entre compañeros, etc. Por eso es importante disponer de algunos espacios individuales donde puedan aislarse cuando necesiten concentrarse más para completar una tarea.

Al mismo tiempo, tenga en cuenta que el diseño del lugar de trabajo cuenta mucho más de lo que imagina. Un diseño moderno debe combinar comodidad y estilo. Sobre todo, debe estar organizado según la noción de “trabajo basado en la actividad”. En otras palabras, cada área de su empresa debe estar diseñada para responder a una actividad determinada. No es necesario hacer grandes obras; se trata más bien de optimizar y acondicionar espacios variados, evolutivos y modulables.

Por ejemplo, además de espacios abiertos, puestos de trabajo individuales y enclaves insonorizados (PhoneBooth & Focus Room) para fomentar la concentración, necesitamos crear :

• • Salas de reuniones : las salas de reuniones son espacios de 2 a 4 personas para entrevistas, reuniones individuales, etc. Las huddle rooms son grandes salas de reuniones confidenciales para diversos proyectos de la empresa.

• • Mesas de proyectos, zonas informales y de descanso : las empresas suelen tener mesas repartidas por espacios abiertos para los empleados móviles. Pero también hay otras zonas diseminadas con sofás, mesas y sillones para discusiones diversas. También hay cafeterías, salas de juegos y/o salas de descanso.

• • Corpoworking spaces : espacios de trabajo flexibles y colaborativos, similares al coworking, pero en los locales de tu empresa. Es como un tercer lugar, donde trabajan juntos empleados de la misma empresa, de distintos departamentos y diferentes sedes. Pero también personas ajenas a la empresa, como proveedores de servicios, autónomos, etc.

• • Espacios sin sillas : sí, no es fácil estar sentado todo el día, e incluso es una de las causas de muchos problemas (dolor de espalda, rigidez de caderas, dolor de cuello, etc.), ¡sobre todo si tus empleados tienen malas posturas! Por eso es importante ofrecerles la posibilidad de trabajar de pie, con mesas altas repartidas por los espacios abiertos. Pero también es importante poner a su disposición reposapiés y Bloons (sillas ergonómicas de balón), que permiten que los músculos abdominales y de la espalda trabajen más y mantienen a su personal en mejor forma.

Además, la creación de estos distintos espacios no sólo permite responder a las necesidades y expectativas de los empleados sedentarios y de los ultra móviles, que cambian regularmente de espacio de trabajo a lo largo del día. Sino también romper la monotonía que pueden sentir durante su jornada laboral.

4.  Garantizarás el confort acústico en el entorno de trabajo.

El ruido es al sonido lo que las malas hierbas a los jardines. Además, tenga en cuenta que la contaminación acústica es percibida por los empleados como desagradable, molesta, fuente de pérdida de concentración y deteriora las relaciones y la calidad del trabajo.

Por tanto, para evitar esta pérdida de eficacia, un aumento del absentismo y las consecuencias que ello conlleva para la salud de sus equipos, considere la posibilidad de aislar el interior de sus locales (suelos, paredes y techos), instalar paneles acústicos murales y móviles y, como hemos visto antes, instalar enclaves individuales insonorizados.

Por último, asegúrese de que la distribución de sus oficinas es la adecuada. Por ejemplo, evite colocar los puestos de trabajo individuales cerca de las zonas de interacción (entrada, máquinas de café, etc.). Del mismo modo, asegúrate de que tus salas de reuniones están suficientemente aisladas de los puestos de trabajo de los empleados que no participan en el brainstorming.

5.  Trae el aire de la biofilia.

La vegetación ofrece una sensación de calma y serenidad. Por eso recomendamos incorporar elementos naturales a su entorno de trabajo.

Ya sean plantas, muros vegetales y/o un estanque. No hay duda: todo el día detrás de la pantalla, traer el aire libre al interior aumentará la productividad y el atractivo de su entorno de trabajo.

Pero eso no es todo : las plantas mejoran la calidad del aire, regulan los niveles de humedad, absorben el ruido y reducen los contaminantes. Imprescindibles en un lugar de trabajo moderno. Ah, sí… Una última cosa: no olvides elegir plantas de bajo mantenimiento que puedan hacer frente a las ausencias de los fines de semana y durante las vacaciones.

6.  Cultivarás una cultura corporativa sana y participativa.

No hay duda : el funcionamiento interno de su empresa tiene un impacto significativo en su entorno de trabajo. Por eso debe asegurarse de mantener una excelente cultura corporativa a largo plazo. Y, sobre todo, ¡trabajar en ella constantemente!

Su cultura corporativa debe ser una amalgama de sus valores corporativos, su gestión, sus métodos de comunicación, sus operaciones internas y su estructura corporativa.

Muy a menudo, una cultura empresarial abierta es la que triunfa. Así que fomente una cultura de retroalimentación: tanto negativa (pero siempre con empatía) como positiva. Es crucial que los directivos aprendan a dar las gracias a sus equipos, a mostrarles un reconocimiento genuino, a fidelizarlos y a estimular su motivación.

También hay que tener en cuenta que esta cultura del feedback presupone que sus empleados también pueden dar su opinión a sus superiores, sin miedo. La idea es garantizar que todos puedan mejorar, ¡pero de forma humana!

7.  Dar acceso a más empleados al aparcamiento de la empresa.

67%. Es el número de los españoles se desplazan al trabajo en coche, según un estudio realizado por el Observatorio de Movilidad de Arval (2023).

Sin embargo, dado que el aparcamiento es el punto de partida y de llegada de cualquier desplazamiento, se está convirtiendo en algo esencial para muchos empleados, y desempeña un papel (importante) en la mejora de su vida cotidiana y de su entorno de trabajo.

Tanto más cuanto que el aparcamiento en el centro de las ciudades es cada vez más complejo. En ausencia de un aparcamiento de empresa, los vehículos de los empleados quedan a menudo desatendidos en las carreteras, con el riesgo de ser dañados por individuos malintencionados. A esto se añade el hecho de que sus empleados pierden una media de media hora cada semana buscando aparcamiento.

Por tanto, lejos de ser una preocupación secundaria, la gestión dinámica e inteligente del aparcamiento de su empresa es fundamental para la calidad de la vida laboral de sus empleados.

Hoy en día, en la mayoría de las empresas, las plazas de aparcamiento se asignan (todavía) de forma jerárquica, según la antigüedad o por orden de llegada, lo que es aún más restrictivo.

El resultado es que el aparcamiento está lleno, aunque en realidad no lo esté, ya que muchas plazas permanecen vacías. Estas plazas, que a menudo están reservadas para los empleados, no pueden ser utilizadas por otros empleados, lo que puede provocar frustración, irritación y conflictos internos si esto vuelve a ocurrir.

Sharvy es LA solución a este problema y, sobre todo, para duplicar la capacidad de su aparcamiento. Se trata de una aplicación web y móvil que gestiona la llegada de sus empleados al recinto, permite realizar reservas y les asigna plazas mediante un algoritmo justo, proporciona acceso a los mapas del recinto e incluso puede planificar el acceso automatizando el reconocimiento de una plaza de aparcamiento, por ejemplo.

Con unos pocos clics, la llegada de sus empleados al centro será más fácil y eficaz.

8.  Promoverás una comunicación abierta y transparente.

Para mejorar su entorno de trabajo a largo plazo, es esencial una comunicación abierta y transparente. Anime a sus empleados a compartir sus ideas, preocupaciones y sugerencias.

Organice reuniones de equipo periódicas para fomentar el debate y la colaboración. Al mismo tiempo, utilice herramientas de comunicación como plataformas de mensajería instantánea para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo.

Al mismo tiempo, piense en organizar eventos para fomentar el espíritu de equipo, pero también eventos fuera de la oficina para crear y reforzar los vínculos y la comunicación entre los miembros de sus equipos. De este modo, todos se conocerán mejor y trabajarán mejor juntos.

9.  Ofrecerá tecnología punta.

Hoy en día, los lugares de trabajo están cambiando a un ritmo vertiginoso y la tecnología se ha convertido en una parte inseparable de cualquier entorno laboral moderno.

Hoy en día, no cabe duda : la disponibilidad de tecnología está directamente relacionada con la innovación, la creatividad y la eficacia en el lugar de trabajo. Es esencial para el desarrollo personal y profesional de sus empleados.

Por eso la oficina inteligente ha ido ganando terreno en los últimos años. Se trata de un entorno de trabajo en el que las nuevas tecnologías se ponen al servicio de las necesidades y el bienestar de los empleados. El objetivo es que los empleados puedan trabajar al máximo de sus posibilidades y mejorar su productividad. La oficina inteligente incluye, por ejemplo :

• • Diversos equipos y tecnologías IoT : como salas de reuniones inteligentes y conectadas con cámaras y tecnología “click and play”, software y herramientas de videoconferencia (Zoom, Teams, Google Meet), asistentes de voz digitales, herramientas de intranet y redes sociales internas, etc.

• • Aplicaciones web y móviles intuitivas : facilitan el seguimiento de las agendas de todos y la reserva de espacios (plazas de aparcamiento, puestos de trabajo, puntos de recarga, otros recursos, etc.). En función de la aplicación elegida, también es posible controlar la tasa de ocupación de cada espacio y el uso de los recursos.

• • Inteligencia artificial y software de automatización de procesos : principalmente para mejorar la eficiencia operativa de su personal.

Como resultado, rediseñar y/o mejorar su entorno de trabajo de este modo permite a sus empleados ahorrar un tiempo precioso y dedicar energía a tareas de mayor valor añadido.

10. No descuidarás un lugar de trabajo respetuoso con el medio ambiente.

Un entorno de trabajo sostenible tiene que ver tanto con la experiencia de los empleados como con el respeto al medio ambiente. Además, el interiorismo respetuoso con el medio ambiente ofrece muchas ventajas para el bienestar de los empleados y, por supuesto, es más saludable para ellos.

Así que piense en incorporar a sus instalaciones: control automático de la calefacción y la iluminación, la ventilación y/o el aire acondicionado en función de los datos recogidos, pero también del índice de ocupación de sus espacios (en otras palabras, la tasa de uso compartir oficinas). De este modo, no sólo optimizará el rendimiento energético de su edificio y/o locales, sino que también conseguirá importantes ahorros.

Al mismo tiempo, si analiza correctamente factores como la temperatura, la calidad del aire, la intensidad de la luz y los niveles de ruido (por citar sólo algunos), podrá evitar muchos días de baja por enfermedad. Estos factores desempeñan un papel fundamental en el estado de ánimo de sus empleados e influyen directamente en su capacidad para concentrarse y llevar a cabo sus tareas.

En conclusión

Teniendo en cuenta los recientes cambios en los patrones de trabajo, en particular el auge del teletrabajo y la creciente demanda de espacios de trabajo colaborativos y flexibles, cada vez es más crucial que las empresas adapten sus espacios de oficina.

Este artículo demuestra que un entorno de trabajo positivo, dinámico y estimulante favorece el compromiso y la implicación de sus empleados. Les mueve el deseo de hacerlo bien y de superarse a sí mismos, hacen suya la causa de su empresa, se asocian a sus valores y, en consecuencia, rinden mucho más.

Por el contrario, un ambiente de trabajo tóxico tiene un impacto catastrófico en la moral y la eficacia de sus colaboradores. Además, puede aumentar considerablemente el absentismo y la rotación de personal.

Por eso, la mejora de su entorno de trabajo no debe pasar a un segundo plano, ya que tiene un impacto (significativo) en la calidad de vida y el bienestar de sus empleados. Seguir estas 10 reglas de oro debería ayudarle a mantener contentos a sus empleados.

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