Corpoworking: ¡combinar la calidad de vida y la optimización del espacio de trabajo!

Si hay que recortar gastos superfluos, ¿por qué no empezar por los metros cuadrados innecesarios? Esta es la pregunta que muchas empresas deben hacerse ahora.

Los hechos hablan por sí solos: de media, y según un estudio realizado por OpinionWay en febrero de 2022, uno de cada tres empleados cree que al menos el 50% de las oficinas de las empresas están vacías. Espacio no sólo desaprovechado, sino sobre todo: caro para las empresas.

Por ello, las empresas deben replantearse y revitalizar estos espacios. Por un lado, para que vuelvan a ser atractivas y, por otro, porque podrían incluso convertirse en una fuente de ingresos adicionales para las empresas.

Para lograrlo, muchas empresas recurren ahora a la “gestión del espacio de trabajo” y deciden compartir sus espacios con sus ecosistemas. Esto se hace optando por: corpoworking.

Veamos una tendencia que favorece el factor humano y el bienestar en el trabajo, ¡experimentando nuevas prácticas!

¿Qué es el corpoworking? ¡Definición y descifrado de esta tendencia!

El Corpoworking es un nuevo modo organizativo de moda que traslada los códigos del coworking a las empresas. Este neologismo, creado a partir de la fusión de las palabras “corporate” y “working”, resulta cada vez más atractivo para las empresas.

Se refiere simplemente a empresas que crean espacios de trabajo flexibles y colaborativos, similares al coworking, pero dentro de sus propias instalaciones.

Es, por tanto, similar a un tercer lugar, en el que trabajan juntos empleados de la misma empresa, de distintos departamentos y diferentes sedes. Pero también personas ajenas a la empresa, como proveedores de servicios, autónomos e incluso jóvenes empresas de nueva creación. No obstante, hay que tener en cuenta que los espacios de corpoworking no están abiertos a todo el mundo y están sujetos a la autorización de la empresa de acogida.

Por tanto, el corpoworking ofrece una nueva dinámica de trabajo, entre empleados de la misma empresa y trabajadores externos.

Por ejemplo, el Grupo Orange fue el precursor del corpoworking al crear “La Villa Bonne Nouvelle”. Un espacio de 350 metros cuadrados, situado en el corazón del barrio parisino de Silicon Sentier. Abierto de 7.00 a 22.00 horas, tiene capacidad para 50 puestos de trabajo, que comparten unos 60 ocupantes. Y los resultados son convincentes.

Desde su creación, la eficacia y productividad de los empleados han sido reconocidas y elogiadas. El 92% de estos últimos elogian el lugar por la mezcla de ocupantes, que crea una verdadera emulación, un refuerzo del vínculo entre los equipos y un mayor compromiso con el trabajo y la cultura de la empresa.

¿Por qué el corpoworking atrae cada vez a más empresas?

El Corpoworking es una respuesta a los cambios en la organización del trabajo y ofrece muchas ventajas a las empresas. He aquí algunos de los más apreciados.

1.  Un espacio de trabajo diseñado para facilitar la colaboración y el aprendizaje interfuncionales

Ya no es un secreto : la diversidad es la clave del rendimiento. Por eso las empresas rompen ahora las barreras entre equipos y mentes.

De hecho, ésta es la esencia misma del trabajo en equipo. Se trata de espacios abiertos y compartidos, a diferencia de la organización tradicional de las empresas, donde la cohesión interdepartamental no se ve facilitada por la disposición de oficinas compartimentadas.

Por el contrario, el corpoworking no sólo permite borrar las fronteras entre las distintas profesiones de una empresa y favorecer la colaboración y la cooperación transversal. Pero, al mismo tiempo, reúne competencias que antes estaban compartimentadas dentro de los departamentos.

A su vez, esto estimula el aprendizaje y la emulación de ideas, que se promueven mediante actos específicos, reuniones, debates, almuerzos conjuntos y aperitivos que fomentan el desarrollo de una red.

Como resultado, los empleados están más motivados y son más productivos.

2.  Una forma innovadora de reducir los costes fijos y devolver la vida a los espacios de trabajo desocupados.

En un contexto en el que los inmuebles representan el segundo mayor gasto de las empresas, después de las nóminas, la optimización de los metros cuadrados es, por tanto, una cuestión de primer orden para los directivos.

Al mismo tiempo, la crisis de Covid-19 ha acelerado la implantación del teletrabajo y anclado la práctica en las normas. Esto da lugar a que las empresas dispongan diariamente de mucho espacio vacante, por el que pagan un alto precio.

En consecuencia, las empresas se sienten cada vez más atraídas por el corpoworking como forma de reducir estos costes fijos y optimizar sus inmuebles. Se trata de una forma innovadora de optimizar y remodelar metros cuadrados desocupados alquilándolos o prestándolos (según los deseos de la empresa) a empresarios externos, autónomos y start-ups en busca de un espíritu de compartir.

3.  Un diseño innovador que mejora la calidad de vida y las condiciones de trabajo

Un estudio de CSA, realizado en 2022 y en el que participaron 300 directivos y 500 empleados de empresas con más de 50 trabajadores, ofrece una nueva perspectiva sobre la percepción de directivos y empleados acerca de la evolución de los espacios de trabajo.

El estudio revela que más del 90% de los empleados son conscientes de que el diseño de los espacios de trabajo desempeña un papel esencial en su bienestar.

Ya no es una obviedad que los empleados buscan cada vez más lugares de trabajo que fomenten la convivencia y la creatividad. Esto incluye la presencia de luz natural en los locales, confort térmico, aislamiento acústico, decoración cuidada y mobiliario modular de calidad sobre ruedas.

Al mismo tiempo, si por un lado encontramos espacios abiertos, por otro debemos encontrar espacios para la concentración y, por tanto, el silencio, o para la colaboración en pequeños equipos.

Así se construyen los espacios de trabajo de las empresas. La idea es utilizar los códigos del diseño de interiores para ofrecer a los empleados espacios cálidos y acogedores con el fin de mejorar la calidad de vida.

Por consiguiente, en este periodo de guerra por el talento, los espacios de trabajo, y más concretamente el corpoworking, son percibidos como una palanca para atraer y retener el talento por el 72% de los directivos encuestados. Este porcentaje se ve confirmado por el 75% de los empleados, que creen que los locales contribuyen a su deseo de permanecer en la empresa. Y el 71% añade que es un criterio importante o decisivo para elegir a su futuro empleador.

4. Una organización del trabajo que mejora la marca del empleador.

Siempre es gratificante para los empleados ver cómo su empresa revisa sus códigos, se moderniza e innova optimizando sus espacios de trabajo.

No cabe duda de que se trata de una ventaja considerable para la marca empleador, que se beneficia así de una mayor notoriedad gracias a la implantación del corpoworking.

La empresa también demuestra a sus empleados que comprende los retos que plantean la gestión del espacio de trabajo y el trabajo flexible.

Al mismo tiempo, este tercer lugar puede ser una verdadera herramienta de comunicación, acogiendo ruedas de prensa, inspirando a personalidades durante un seminario, filmando, etc.

5. Un espacio de trabajo que ofrece un ecosistema embrionario necesario para el crecimiento de la empresa.

Es bien sabido que el ecosistema de una empresa influye considerablemente en su capacidad de innovación.

En efecto, en cuanto una red de agentes combina sus fuerzas (por ejemplo, financieras, humanas, creativas, tecnológicas), puede aportar más valor a los clientes finales.

Por ello, la creación de un espacio de corpoworking permite (indirectamente) acelerar el crecimiento de su empresa, desarrollar una dinámica colectiva, crear sinergias entre actores internos y externos, mejorar y, así, tejer vínculos que favorezcan su competitividad.

¿Cuáles son los obstáculos al desarrollo del trabajo en equipo y cómo superarlos?

1. Corpoworking se basa en el principio de la oficina flexible, y asume algunas de sus desventajas.

Hay que recordar que el corpoworking es el epítome de la oficina flexible, ya que no hay oficinas dedicadas. Por ello, es importante tener en cuenta que su implantación conlleva un nuevo reto para las empresas: el de tener que gestionar espacios compartidos.

En cada espacio de trabajo corporativo, habrá sin duda puestos percibidos como “mejores” (más luminosos, más ergonómicos, más silenciosos, etc.) y otros percibidos como “peores”.

Se podría pensar que entre los adultos la distribución equitativa de los puestos de trabajo sería evidente, pero desgraciadamente no es así.

✔  Nuestro consejo para superar este obstáculo :

Para evitar una frenética carrera diaria por el mejor espacio y evitar posibles conflictos, existen soluciones digitales llave en mano, como Sharvy, que facilitan la gestión de sus espacios compartidos.

Por lo tanto, cuando decida crear un espacio de trabajo corporativo, es conveniente definir un administrador, es decir, una persona encargada del espacio y de las posibles incidencias. Dentro de la aplicación Sharvy, el administrador crea el espacio de coworking, los puestos de trabajo disponibles, define los equipos e integra a los empleados de la empresa y a las personas externas autorizadas a integrar este espacio.

Posteriormente, los usuarios podrán reservar y/o liberar un puesto de trabajo en un momento dado, en función de sus necesidades. De este modo, se facilita y optimiza la gestión de los distintos espacios de trabajo de la empresa.

2. Corpoworking plantea la cuestión de la confidencialidad de los datos en la empresa

Cuando una empresa decide crear un espacio de trabajo corporativo, no hay que olvidar que personas ajenas a la empresa (clientes, proveedores de servicios, autónomos, start-ups) entrarán en las instalaciones y se codearán con los empleados.

Aunque esto fomenta la creatividad, la emulación de ideas y la colaboración, la otra cara de la moneda también puede plantear problemas relacionados con la confidencialidad de los datos (si esta cuestión no se aborda de frente).

Por lo tanto, es legítimo que la creación de un espacio de corpoworking, y por lo tanto de espacios compartidos, plantee muchos interrogantes. La más obvia : ¿son los espacios de trabajo compartidos, como el corpoworking, incompatibles con la confidencialidad?

Por supuesto, la respuesta es no. Sin embargo, ¿cómo garantizar que no se filtren datos sensibles, propios de la empresa?

✔  Nuestro consejo para superar este obstáculo :

Para evitar posibles problemas con la confidencialidad de los datos, es importante definir de antemano las normas de confidencialidad. Por ejemplo, es buena idea invertir en soluciones informáticas, como una WiFi privada en la oficina y una nube desmaterializada.

Al mismo tiempo, no olvides gestionar bien los accesos -entradas y salidas- (mediante el control de accesos) y compartimentar las zonas de la empresa a las que no tienen derecho de acceso las personas ajenas. Por último, no olvide crear “burbujas de confidencialidad”, es decir, habilitar salas de reuniones y/o cabinas acústicas dentro del espacio de trabajo de la empresa para que sus empleados puedan aislarse para telefonear o tratar asuntos más confidenciales. Es el caso, por ejemplo, de un abogado que no puede permitirse telefonear en un espacio abierto o acceder a cierta información en una Wifi compartida.

3. El espacio de trabajo de las empresas no puede gestionarse por sí solo.

La organización del lugar es una parte esencial del corpoworking, ¡ya que éste por sí solo no basta para que la experiencia sea un éxito!

En consecuencia, el reto consiste en crear vínculos y sinergias entre los agentes internos y externos y, obviamente, fomentar la colaboración (algo difícil de conseguir por sí solo).

Para lograrlo, hay dos tipos de actividades :

• Actos “corporativos” internos : (como desayunos, almuerzos conjuntos, talleres, etc.). Este tipo de actos crean vínculos y animan la vida cotidiana de los ocupantes para favorecer la cohesión y los encuentros.

• Actos corporativos externos : (seminarios, mesas redondas, conferencias, etc.). Estos actos estimulan la creatividad y fomentan el intercambio de conocimientos. Todos ponen en común su experiencia y conocimientos. El objetivo de estos eventos es, por tanto, desarrollar una cartera de clientes potenciales, fidelizar a los clientes o simplemente desarrollar la reputación de su empresa.

Sin embargo, esta parte no puede ser autogestionada, lo que implica una serie de medidas que a veces frenan la puesta en marcha de las empresas.

✔  Nuestro consejo para superar este obstáculo :

En consecuencia, es esencial designar a una persona que se encargue de la animación y de la comunidad, pero también de gestionar los posibles conflictos y mantener un buen ambiente en el seno del corpoworking. Su principal tarea es conseguir que los ocupantes desarrollen un sentimiento de pertenencia y apego al lugar.

Al mismo tiempo, la creación de un centro de trabajo corporativo requiere una reflexión real sobre los objetivos perseguidos y el rendimiento de la inversión, con el fin de optimizar los recursos invertidos. Esta persona también puede responsabilizarse del seguimiento de estos objetivos.

En conclusión

Aunque el trabajo en equipo sigue siendo marginal en Europa, ofrece a las empresas vías innovadoras que explorar. Además, con el uso generalizado del teletrabajo y la correlación de la caída de las tasas de ocupación de oficinas, se ha vuelto crucial para las empresas aprovechar al máximo los metros cuadrados no utilizados. Para lograrlo, el corpoworking es una solución prometedora, que mejora no sólo la experiencia del empleado y la calidad de vida y las condiciones de trabajo (QLWC), sino también la marca del empleador.

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