¿Cómo reducir los no-shows al reservar plazas de aparcamiento?

Las aplicaciones de gestión de aparcamientos se han convertido en herramientas esenciales para organizar las plazas de aparcamiento en las empresas. Prometen una gestión optimizada y una reserva fluida con sólo unos clics.

Pero sigue existiendo una paradoja : cada día, las plazas de aparcamiento reservadas permanecen vacías, mientras que los compañeros se encuentran buscando una plaza disponible.

Las ausencias son un quebradero de cabeza para muchas empresas y siguen perturbando la eficacia de sus soluciones. Entonces, ¿cómo puede reducir este no-shows sin sacrificar la flexibilidad tan apreciada por su personal? He aquí cómo.

Los no-shows en los aparcamientos de las empresas : ¿un reto persistente?

El término no-show hace referencia a una situación en la que un empleado ha reservado una plaza de aparcamiento a través de una aplicación específica, como Sharvy, pero no la ocupa, sin haber cancelado o modificado la reserva con antelación.

Esto crea vacantes que podrían haberse asignado a otros empleados, a menudo en un contexto de gran demanda.

Hay muchas razones para no-shows. Los cambios de planes de última hora y los descuidos son algunas de las razones más comunes. En un entorno empresarial acelerado, los horarios de los empleados pueden cambiar repentinamente, lo que les lleva a olvidar o descuidar la cancelación de sus reservas.

Sin embargo, éstas no son las únicas causas.

También existe una falta de concienciación sobre el impacto de los “no-shows”. Los empleados no siempre son conscientes de las consecuencias de sus no-shows: una plaza vacía impide aparcar a otro compañero y perturba la organización del aparcamiento de la empresa.

Además, un mal manejo de la aplicación puede agravar este fenómeno. Si la interfaz no es lo suficientemente intuitiva y si el procedimiento de cancelación no es claramente visible, los empleados pueden olvidarse de cancelar su reserva.

Paradójicamente, cuando las aplicaciones de reserva ofrecen una cancelación fácil y sin penalizaciones, los empleados pueden tender a reservar por si acaso, sin intención real de aparcar, sabiendo que siempre pueden cancelar en el último momento, sin consecuencias.

Aunque esta flexibilidad puede considerarse una ventaja en determinadas situaciones, tiene el efecto colateral de fomentar un compromiso menos riguroso de los usuarios con sus reservas.

Ante estos diversos factores, se hace imprescindible que las empresas se replanteen sus estrategias de gestión de aparcamientos y tomen las medidas adecuadas para limitar las ausencias.

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El impacto de los no-shows : más allá de los asientos vacíos.

No cabe duda : los no-shows crean un efecto dominó que afecta directamente a la organización, a la satisfacción de los empleados y a la eficacia del sistema de reservas. He aquí un resumen detallado de las diferentes consecuencias :

- - Una pérdida de productividad : Cuando una plaza reservada permanece desocupada sin cancelar, se altera la organización del aparcamiento de la empresa. Un empleado que llegue al trabajo y no encuentre una plaza disponible tendrá que buscar aparcamiento en otro lugar, perdiendo un tiempo precioso y perjudicando la productividad. Esta situación provoca un retraso general que afecta al buen funcionamiento de las actividades empresariales. Cuantas más plazas sin utilizar haya, más ineficaz será el proceso, ralentizando toda la organización.

- - Frustración de los empleados : La injusticia percibida de ver un asiento no utilizado por otro empleado afecta a su experiencia y satisfacción en el trabajo. Esta frustración repetida puede llevar a la desvinculación, y algunos empleados acaban por considerar ineficaz la aplicación de reservas y prefieren no utilizarla más.

- - Ineficacia del sistema de reservas : Si la aplicación no puede realizar un seguimiento y gestionar los no-shows, los empleados pueden empezar a dudar de su eficacia y optar por no utilizarla más. Además, dificulta la previsión y la planificación de las necesidades futuras de aparcamiento. La empresa puede subestimar la demanda real, confiando en un sistema ineficaz, lo que puede conducir a una mala asignación y organización de los recursos en el futuro.

Cada una de estas razones demuestra la importancia que tiene para las empresas implantar soluciones de reservas que sean a la vez intuitivas y capaces de gestionar las ausencias, con el fin de evitar consecuencias negativas para la eficacia de la organización y el bienestar de los empleados.

5 soluciones para combatir los “no-shows” en el aparcamiento de su empresa.

1. Elija una aplicación que se integre vía API con su software SIRH.

Gracias a esta conexión, su aplicación de gestión de aparcamientos se comunica con su software HRIS, por lo que sus empleados no tienen que introducir los datos dos veces y no hay incoherencias.

Como resultado, en caso de un cambio de última hora (un día de teletrabajo no programado, por ejemplo), el sistema libera automáticamente la plaza de aparcamiento (si ya ha sido reservada) y la pone de nuevo a disposición de los empleados que la soliciten.

Esto evita reservas innecesarias y optimiza la ocupación de los no-shows.

Además, gracias a esta API, los responsables de RRHH pueden asegurarse de que los permisos de acceso a las zonas de estacionamiento coinciden con la información disponible en el SIRH. Esta correlación garantiza una mayor seguridad y una gestión transparente de los derechos de acceso. También reduce el riesgo de abusos e incoherencias en la asignación de plazas de aparcamiento.

¡Esta funcionalidad es fácilmente alcanzable con soluciones como Sharvy! Póngase en contacto con nosotros para obtener más información.

2. Opte por una solución que ofrezca estadísticas (precisas) sobre los no-shows.

Con herramientas como Sharvy, puede generar estadísticas sobre los no-shows, lo que le permitirá identificar a los contribuyentes recurrentes.

Por ejemplo, tras varios incidentes de este tipo, el administrador puede ser informado de los no-shows repetidas & identificar al responsable. Esta transparencia permite tratar los problemas de forma específica & comprender si estas ausencias se deben a un descuido, a una mala gestión o a un abuso.

En función de los resultados, la empresa puede decidir imponer diversas sanciones, como la prohibición temporal de acceso al aparcamiento (durante una semana o diez días, por ejemplo), lo que anima a los empleados a respetar sus reservas para evitar ser sancionados.

En función de la naturaleza de la sanción, ésta puede integrarse directamente en la aplicación de gestión del aparcamiento de la empresa (por ejemplo, bloquear la posibilidad de realizar una reserva desactivando temporalmente la cuenta del empleado que va a ser sancionado).

Se puede acceder a esta sección a través de la aplicación Sharvy. Evidentemente, las sanciones pueden modularse en función de la frecuencia de las faltas de asistencia, lo que permite un enfoque más flexible a la vez que fomenta el cumplimiento del sistema.

3. Elija una aplicación de reserva con confirmación y recordatorio.

Otra palanca (obvia) es configurar notificaciones y recordatorios automáticos.

Es una buena idea que la aplicación de gestión de aparcamientos envíe al usuario un recordatorio al principio de la semana, por ejemplo el día anterior a la reserva (por SMS, correo electrónico o mediante una simple notificación en la aplicación). Esto puede reducir en gran medida el número de no-shows.

Además, este tipo de recordatorio anima a confirmar la reserva y ofrece la posibilidad de anularla con antelación si es necesario.

Si un empleado decide no utilizar un asiento reservado, puede liberarlo fácilmente, permitiendo que otro empleado lo utilice. Estos recordatorios también reducen los olvidos y aumentan el compromiso de los empleados con sus reservas.

4. Reduzca los no-shows con un periodo flexible de reserva previa.

Una gestión optimizada de las reservas también puede implicar un periodo flexible de pre-reserva, que le permita anticiparse a las necesidades y adaptarse al mismo tiempo a circunstancias imprevistas.

Por ejemplo, permitir que los empleados reserven con varios días/semanas de antelación y darles la opción de cancelar (fácilmente) hasta unas horas antes de su llegada ayuda a limitar las ausencias.

Para evitar abusos, deben establecerse mecanismos, como la reasignación instantánea de las plazas anuladas a los empleados en lista de espera .

Una aplicación de gestión eficaz debe ser capaz de adaptar dinámicamente la disponibilidad, en particular permitiendo a los empleados que buscan aparcamiento reservar una plaza libre en tiempo real.

Sin embargo, esta flexibilidad no debe fomentar comportamientos oportunistas, ya que algunos empleados reservan sistemáticamente por si acaso sin verdadera intención de aparcar.

Para remediarlo, se pueden considerar restricciones como limitar el número de reservas anticipadas, controlar las cancelaciones frecuentes y dar prioridad a los empleados más asiduos.

Combinando la anticipación y los ajustes en tiempo real, podrá optimizar el uso del aparcamiento de su empresa, al tiempo que ofrece a sus empleados una experiencia fluida y equitativa.

5. Utilice sensores y control de acceso para detectar los no-shows.

El control de acceso (tarjetas identificativas, cámaras con reconocimiento de matrículas, módulos IoT) permite identificar a los empleados que reservan una plaza de aparcamiento sin presentarse realmente, cruzando los datos de la reserva con las entradas reales al aparcamiento.

El sistema puede comprobar si un usuario que ha reservado una plaza ha pasado realmente por la entrada del aparcamiento dentro de la franja horaria. Si no se detecta ningún rastro de paso después de un tiempo determinado, la ausencia se registra como un no-show.

En caso de no presentarse, la plaza podrá liberarse al cabo de cierto tiempo y ponerse a disposición de otro usuario (en espera).

Este análisis automatizado permite no sólo liberar espacios no utilizados para otros empleados, sino también identificar a los usuarios reincidentes que no respetan sus reservas.

Adoptar sensores y un control de acceso inteligente ayuda a limitar los abusos, mejorar la eficacia del aparcamiento y garantizar una mayor equidad entre sus empleados.

En conclusión

No es inevitable no presentarse en los aparcamientos de las empresas.

Combinando tecnología y buenas prácticas, es posible optimizar la gestión de los no-shows, mejorar la experiencia de los empleados y maximizar el uso de este preciado espacio. Control de acceso, seguimiento de las estadísticas, flexibilidad controlada de las reservas… Éstas son sólo algunas de las palancas que pueden utilizarse para lograr un equilibrio entre organización y libertad del usuario.

Pero más allá de las herramientas, la clave está en capacitar a los empleados. Un aparcamiento bien gestionado es, ante todo, aquel en el que todos juegan el juego, cancelando su reserva sólo si ocurre algún imprevisto y respetando las normas establecidas.

¿Tiene alguna pregunta? ¡Consulte estas preguntas frecuentes !

¿Se debe penalizar sistemáticamente a los empleados que reservan una plaza sin utilizarlo?

Las sanciones pueden ser el último recurso (aunque esto depende de la cultura de la empresa), pero es preferible optar primero por los incentivos.

Por ejemplo, mediante el seguimiento de las estadísticas de no presentación, podemos identificar a los empleados que reservan sin utilizar su asiento. Un primer enfoque consiste en concienciarlos mediante recordatorios en la aplicación, o verbalmente si se presenta la ocasión.

Al mismo tiempo, puede introducir restricciones progresivas, como dar prioridad a los empleados más regulares, seguidas de una prohibición temporal de acceso al aparcamiento tras varias ausencias injustificadas.

Aunque a menudo se malinterpretan, son extremadamente eficaces. El objetivo es fomentar un uso más responsable de las plazas de aparcamiento sin penalizar inmediatamente a los empleados.

¿Qué herramientas tecnológicas pueden ayudar a reducir los no-shows?

Varias tecnologías pueden mejorar la gestión de los aparcamientos : el control de acceso con reconocimiento de matrículas, como las tarjetas RFID y los módulos IoT (disponibles a través de la aplicación Sharvy), los sensores de aparcamiento para detectar las plazas vacías, las notificaciones automáticas para recordar las reservas y también la integración con las herramientas HRIS para ajustar la disponibilidad de plazas en función de la asistencia real.