¿Cómo puede analizar y controlar el índice de ocupación de su lugar de trabajo?

No cabe duda: en los últimos años, con la creciente adopción del teletrabajo, la oficina flexible y el trabajo híbrido, las empresas se enfrentan a un reto importante: ¿cómo optimizar el uso de sus espacios de trabajo?

En un momento en que la flexibilidad se está convirtiendo en la norma y los costes inmobiliarios pesan mucho en los presupuestos, es crucial que las empresas conozcan la tasa de ocupación de sus locales y sigan su evolución a lo largo de los años.

Pues sí. Porque hoy ya no se trata sólo de ofrecer un espacio en el que trabajar, sino de optimizar cada metro cuadrado para responder a las nuevas expectativas de los empleados (y no son las menores), así como a los imperativos económicos.

En este artículo, descubra los métodos y herramientas para analizar la ocupación de su oficina y vea cómo un pequeño cambio puede suponer una gran diferencia.

Volvamos a lo básico : ¿Qué es el índice de ocupación? – La definición

 La tasa de ocupación del espacio de trabajo es una métrica crucial en la gestión de infraestructuras corporativas, ya que refleja la eficiencia y el uso del espacio disponible.

Facilitando la comprensión de lo que decimos: permite saber lo ocupadas y utilizadas que están las oficinas.

Existen dos tipos de índice de ocupación :

• • Índice de ocupación teórica : es la relación entre el número de puestos de trabajo y la capacidad máxima del edificio. En otras palabras, es el número de oficinas disponibles en relación con lo que puede albergar el edificio. Expresa una visión ideal de la ocupación de los locales, independientemente de las variaciones diarias de presencia y utilización.
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  • Índice de ocupación real : mide el número de puestos de trabajo realmente utilizados en la empresa, en comparación con el número total de puestos de trabajo disponibles. Proporciona una imagen más precisa y pragmática del uso del espacio de trabajo, teniendo en cuenta las fluctuaciones diarias de ocupación.

Estos dos indicadores (teóricos y reales) son esenciales para una gestión óptima del lugar de trabajo, ya que permiten adaptar las infraestructuras a las necesidades operativas y mejorar la eficacia de la organización.

¿Cómo calcular el índice de ocupación de su lugar de trabajo? En 4 pasos (muy sencillos).

Para calcular el índice de ocupación en su lugar de trabajo :

1. Cuente los puestos de trabajo disponibles : anote el número total de puestos de trabajo disponibles en sus oficinas.

2. Mida el uso real : durante un periodo representativo (una semana, por ejemplo), cuente cuántos de estos puestos de trabajo están realmente ocupados cada día. Para ello, puedes utilizar un distintivo a la entrada de tu edificio, una aplicación de reserva de escritorios o sensores de presencia por infrarrojos que detecten el movimiento cuando un despacho o una sala de reuniones estén disponibles.

3. Calcule su índice de ocupación : divida el número medio de puestos de trabajo ocupados por el volumen global de puestos de trabajo disponibles en la empresa y, a continuación, multiplíquelo por 100 para obtener un porcentaje. Por ejemplo, si tiene 100 puestos de trabajo y se utilizan 75 de media, su tasa de ocupación es simplemente del 75%. Esto le ayuda a comprender cómo se utilizan sus espacios de trabajo y a optimizarlos en consecuencia.

4. Interprete sus resultados : analice su porcentaje para comprender la eficacia con la que se utilizan sus espacios de trabajo. Un porcentaje de ocupación elevado (superior al 80%) indica que sus puestos de trabajo se utilizan correctamente, mientras que un porcentaje bajo (inferior al 70%) puede indicar espacios infrautilizados. Un índice de ocupación entre el 70% y el 80% representa una situación bastante equilibrada. Esto significa que la mayoría de sus despachos y salas de reuniones se utilizan con regularidad, sin estar sobrecargados. Está utilizando bien su espacio, pero aún puede mejorar.

Siguiendo estos pasos, obtendrá una visión clara de cómo se ocupan sus oficinas, lo que le ayudará a ajustar la distribución y a tomar las decisiones de gestión adecuadas, en función de SUS necesidades reales.

¿Cuáles son los riesgos de una tasa de ocupación real (demasiado) baja?

Sin sorpresas Una tasa de ocupación real demasiado baja puede tener repercusiones negativas en varios aspectos de su negocio.

En otras palabras, significa que podría estar malgastando recursos financieros y espacio valioso, lo que puede afectar al día a día de su personal y limitar la flexibilidad de su organización.

Finalmente, en esta situación, terminas con :

1. Costes elevados : pagas por un espacio que no utilizas, lo que puede generar gastos de alquiler innecesarios (por ejemplo, alquilas una planta entera de un edificio de oficinas, pero sólo se utiliza la mitad. Así que pagas el doble de lo necesario). Lo mismo ocurre con la calefacción, el aire acondicionado y el mantenimiento (en particular, la limpieza, que permanece constante incluso cuando estos espacios no están ocupados).

2. Espacios de trabajo ineficientes : si sus oficinas están vacías ¾ del tiempo como resultado de su política de teletrabajo, esto significa que sus espacios de trabajo están mal diseñados y son demasiado grandes para sus necesidades actuales.

3. Impacto en la moral de los empleados : las oficinas vacías no contribuyen a la productividad. Al contrario, pueden provocar una sensación de abandono y desorganización en el entorno de trabajo, lo que puede afectar a la motivación y la moral de los presentes. Por el contrario, un entorno de trabajo animado fomenta la colaboración, la innovación y el sentimiento de pertenencia.

4. Oportunidades perdidas : los espacios vacíos pueden ser una oportunidad perdida para nuevos proyectos, nuevos equipos y nuevas actividades, lo que limita el crecimiento y la innovación.

Ahora entiende por qué la optimización de los espacios de trabajo se ha convertido en una prioridad absoluta para las empresas que buscan el equilibrio adecuado entre la eficiencia de los recursos y la satisfacción de los empleados.

Si desea hablar de estrategias de optimización en este ámbito, póngase en contacto con nosotros. Nuestros expertos estarán encantados de responder a sus preguntas y analizar sus necesidades (tanto actuales como futuras).

Índice de ocupación de los centros de trabajo vs. Tasa de oficinas compartidas :  ¿cuáles son las diferencias?

El índice de ocupación y la tasa de oficinas compartidas son dos medidas distintas de la utilización del espacio de trabajo. Veamos las diferencias :

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  • Índice de ocupación : mide cuántos puestos de trabajo se utilizan realmente en relación con el número total de puestos disponibles. Por ejemplo, si dispone de 100 mesas y sólo se utilizan 60, su tasa de ocupación es del 60%. Por lo tanto, muestra el uso real de sus espacios de trabajo a diario.

• • • Tasa de oficinas compartidas : para entender mejor la diferencia con el índice de ocupación, veamos un ejemplo. Imagine que dispone de 100 despachos, pero que su empresa permite que 150 personas utilicen estos despachos de forma alterna (por ejemplo, algunas personas trabajan a distancia dos o tres días a la semana). Su tasa de oficinas compartidas sería entonces de 0,7 (en otras palabras: una media de 7 puestos de trabajo por cada 10 empleados), lo que demuestra que su espacio puede acoger a más personas que su número de despachos disponibles gracias al uso flexible y compartido. En otras palabras, el índice de hacinamiento evalúa la flexibilidad y capacidad de sus oficinas, teniendo en cuenta las variaciones de uso.

✔ Lo que hay que recordar : el índice de ocupación muestra el uso real de los puestos de trabajo, mientras que la tasa de oficinas compartidas refleja la capacidad de un espacio para adaptarse a las necesidades fluctuantes.

Entonces, ¿debemos calcular la tasa de ocupación de los espacios de trabajo, o la tasa de oficinas compartidas? ¿Qué estrategias adoptar?

Tenga en cuenta que es útil calcular tanto la tasa de ocupación como la tasa de oficinas compartidas, PERO tenga cuidado, cada una tiene un objetivo diferente.

• • • El índice de ocupación como ya se habrá dado cuenta, permite saber cuántos puestos de trabajo se utilizan (realmente) a diario, lo que ayuda a determinar si el espacio se utiliza de forma eficiente y, a la inversa, si sobran mesas.

• • • La tasa de oficinas compartidas revela cuántas personas pueden utilizar las oficinas en rotación, aunque no estén todas presentes al mismo tiempo. Por eso es buena idea conocer la flexibilidad de tus espacios de trabajo y planificar eficazmente la oficina flexible, como tu política de teletrabajo.

Para una gestión óptima, empiece por calcular el índice de ocupación para ajustar su espacio a sus necesidades actuales. Si este índice es bajo, puede significar que tienes demasiadas oficinas.

A continuación, calcule su tasa de oficinas compartidas para ver si puede adoptar soluciones más flexibles, como la oficina flexible y el teletrabajo, para aprovechar mejor el espacio y ofrecer mayor flexibilidad a su personal.

Combinando estas dos medidas, podrá optimizar el uso de sus oficinas al tiempo que satisface las necesidades de sus equipos.

En definitiva, ¿qué ventajas tiene medir el índice de ocupación de sus espacios de trabajo?

1.  Ahorrar (no insignificante) en sus costes.

Pongamos un ejemplo: si, al calcular su tasa de ocupación, descubre que muchas de sus oficinas están desocupadas, puede decidir reducir el tamaño de sus locales, o incluso subarrendarlos. Del mismo modo, si algunas zonas sólo se utilizan a tiempo parcial, puede reducir la frecuencia de limpieza de esos espacios, ahorrando en costes de servicio. Al mismo tiempo, tener menos oficinas que calentar e iluminar reduce considerablemente la factura energética.

2. Reinvente sus espacios de trabajo.

Si realiza un seguimiento preciso de la ocupación y el uso de sus espacios de trabajo mediante herramientas como Sharvy, podrá adaptar sus espacios a las necesidades (reales) de sus empleados.

Por ejemplo, si prefieren teletrabajar varios días a la semana, puede adaptar sus oficinas a estos nuevos hábitos creando nuevos espacios. Piense, por ejemplo, en instalar más puestos de trabajo compartidos y salas de reuniones para que puedan reunirse y debatir sobre diversos temas cuando acudan a las instalaciones. De este modo, fomentarás el trabajo colaborativo.

3.  Mejorar la Calidad de Vida y las Condiciones de Trabajo (CVCT).

Si ves que algunas zonas están infrautilizadas, puedes rediseñarlas para hacerlas más cómodas y acogedoras. Por ejemplo, convierta los despachos en desuso en zonas de descanso con sofás y plantas. Así los empleados tendrán un lugar donde descansar y recargar las pilas.

Por el contrario, si ves que algunas zonas suelen estar abarrotadas, puedes reorganizar la distribución de los puestos de trabajo. La razón principal es trabajar con más tranquilidad y evitar que haya demasiada gente en la misma zona, lo que reduce el ruido y el estrés y crea un entorno de trabajo más agradable. Esto es totalmente posible gracias a una solución dedicada como Sharvy.

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Por último, al obtener diversos datos sobre el uso y la ocupación de sus espacios de trabajo, puede fomentar más fácilmente métodos de trabajo flexibles, como la oficina flexible, el uso compartido de escritorios y el teletrabajo. Por ejemplo, si un gran número de puestos de trabajo están desocupados ciertos días, tus empleados pueden elegir sentarse donde quieran en la oficina, según sus necesidades y preferencias.

En última instancia, calcular la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo ayuda a mejorar la Calidad de Vida y las Condiciones de Trabajo (CVCT). En particular, porque ayuda a crear un entorno más cómodo y flexible, aumentando la satisfacción de sus empleados.

En conclusión

A primera vista, analizar y controlar la tasa de ocupación de sus espacios de trabajo puede parecer técnico, pero cuando se analiza con detenimiento y se utilizan las herramientas adecuadas, ¡es un juego de niños! Es más, es un enfoque que puede reportar grandes beneficios.

Mediante el seguimiento de la ocupación y el uso de los distintos espacios, no sólo puede optimizar sus costes, sino también transformar sus oficinas en entornos inspiradores y productivos, con acogedoras zonas de descanso y una flexibilidad que permita a cada uno trabajar como quiera.

Así que no sólo es bueno para su presupuesto, sino también para la moral y la creatividad de sus equipos. Póngase manos a la obra. Tómese su tiempo para analizar cómo se ocupan sus espacios y vea cómo un pequeño cambio puede suponer una gran diferencia.

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