Cómo calcular la tasa de oficinas compartidas?

La crisis de los Covid-19 fue el motor del crecimiento del teletrabajo, pero al final sólo puso de manifiesto un cambio que ya había comenzado en el mundo laboral.

La evidencia es ahora clara: el nomadismo gana terreno en las empresas y reduce progresivamente la influencia del puesto de trabajo fijo. Frente a este fenómeno, la oficina flexible adquiere hoy más que nunca todo su sentido y se impone en nuestras oficinas.

A la vez prometedor y arriesgado, el despliegue de la oficina flexible acentúa la necesidad de orquestar los usos y repensar los espacios de trabajo dentro de las empresas. Al mismo tiempo, y para ganarse el apoyo de los empleados, su implantación exige también que la empresa reflexione sobre su tasa de puesta en común de los puestos de trabajo. En otras palabras, que se plantee el cálculo de su tasa de oficinas compartidas.

Sin embargo, ¿cómo hacerlo? Este artículo arroja luz sobre el cálculo (y muchos consejos extra) !

¿Qué es la tasa de oficinas compartidas? – Definición

La tasa de oficinas compartidas (flex desk) es la relación entre el número de puestos de trabajo individuales disponibles y el número de empleados de una empresa. Pero, ¿cuál es su finalidad?

Recordemos que en los últimos años, el trabajo híbrido se ha convertido en la norma, y estamos experimentando una adopción masiva y desinhibida del teletrabajo.

Como resultado, las empresas se están cuestionando el papel de la oficina, así como su ocupación. Muchas observan con amargura una gran cantidad de espacio vacante, por el que están pagando un alto precio. En este contexto, la oficina flexible ha aparecido de forma natural en el debate inmobiliario.

La oficina flexible aboga por optimizar el espacio adecuando la presencia humana a la superficie utilizada. Las empresas ya no piensan en un puesto de trabajo por persona. Por eso, según un estudio realizado en 2021 por JLL, la norma observada es : 0,67 puestos de trabajo por usuario de media, sobre la base de dos días de teletrabajo por semana.

En otras palabras, y redondeando la tasa de oficinas compartidas, esto significa que hay una media de 7 puestos de trabajo por cada 10 empleados. En consecuencia, no cabe duda de que la pandemia ha cambiado la faz del trabajo presencial y no ha hecho sino revelar la creciente necesidad de reconfigurar los espacios de las empresas, ya no en términos de personas, sino de usos.

¿Cómo calcular la tasa de oficinas compartidas? ¡3 reglas de oro!

Calcular la tasa de oficinas compartidas no es tarea fácil.

La razón es que si es demasiado bajo (y equivale a 0,9 = 9 puestos de trabajo por cada 10 empleados), se corre el riesgo de que los empleados se (re)instalen y ocupen nuevas oficinas. Con un ratio así, es obvio que los empleados de esta empresa no tendrán dificultades para encontrar un espacio de trabajo individual.

En cambio, si la tasa de oficinas compartidas es demasiado elevada (y equivale a 0,5 = 5 puestos de trabajo por cada 10 empleados), en este caso la empresa puede enfrentarse a la desvinculación de sus empleados. Como resultado, seguramente tendrá que invertir en terceros lugares (corpoworking, espacio de coworking, etc.). Esto, por supuesto, probablemente no era el objetivo inicial al optar por la oficina flexible.

Entonces, ¿cómo elegir su tasa? He aquí 3 reglas de oro que hay que aplicar.

1. Considere el número de días a la semana que teletrabaja.

Tenga en cuenta que la política de teletrabajo influye directamente en el cálculo de la tasa de oficinas compartidas. Por tanto, tómese su tiempo para definir el uso y determinar el número (medio) de días que teletrabajan sus empleados, si aún no lo ha hecho.

Al mismo tiempo, debe saber que una tasa de oficinas compartidas de 0,8, es decir, 8 puestos de trabajo para 10 empleados, es la tasa de oficina flexible que puede implantarse de forma natural sin teletrabajo. En otras palabras, sólo con un ciclo de empresa “clásico” (viajes de negocios y días de formación, RTT, enfermedad, ausencias, etc.).

No obstante, es obvio que el uso del teletrabajo facilita la adhesión de sus empleados a la oficina flexible, sobre todo porque reduce la sensación de “oficinas vacías”. Pero también, porque le permitirá alcanzar una tasa de oficinas compartidas financieramente interesante.

2.  Estudia las categorías de negocio de tu “empresa”, los perfiles y usos de cada una de ellas.

Esto puede parecer obvio, pero conviene recordarlo: si conoce una empresa de su entorno en la que la transición a la oficina flexible ha ido muy bien, con una tasa de oficinas compartidas del 0,7, a menudo se corre el riesgo de querer copiar la misma tasa.

Pues bien, ¡eso es un gran error! La razón es obvia: una tasa de oficinas compartidas elevada estará justificada para una empresa cuyos empleados sean principalmente comerciales y/o asesores, ya que se desplazan con regularidad. En cambio, este mismo índice (probablemente) no será adecuado para otras categorías de empleo (Business Developer, Marketing, etc.).

Por tanto, para determinar la tasa de oficinas compartidas que corresponde a su empresa, no descuide su sector de actividad, sus categorías “empresariales” y la vida cotidiana de sus empleados. Estos factores influyen directamente en la tasa de oficinas compartidas

3.  Asegúrese de controlar varios indicadores para anticipar sus necesidades actuales y futuras.

La tercera regla de oro para determinar una tasa de oficinas compartidas coherente con tus necesidades actuales y futuras es controlar varios indicadores. Por ejemplo, tómese su tiempo para :

• • • Evaluar con precisión la tasa de ocupación media de sus espacios de trabajo. Para ello, tenga en cuenta el uso del teletrabajo, el número de días libres y de vacaciones para todos, y el número medio de viajes de trabajo por semana.

• • • Observa si la organización a distancia/presencial de dos empleados hace que nunca se crucen. Si es así, ¿quizás sea mejor que compartan oficina?

• • • Haz balance del número de empleados, previendo en su caso un crecimiento. Asegúrate también de tener en cuenta los periodos de mayor y menor actividad durante el año. Por último, y si ya ha implantado una herramienta de reserva de escritorios, como Sharvy, es interesante observar la tasa de reserva de un puesto de trabajo individual, de un puesto de trabajo dentro de un espacio abierto, de salas, etc. A continuación, observe las tendencias que surjan.

Estos indicadores guiarán tus decisiones y te permitirán justificarlas ante tus empleados.

¿Para qué sirve medir la tasa de oficinas compartidas?

Medir la tasa de oficinas compartidas no sólo es un indicador muy importante que hay que calcular para sobresalir en su estrategia de oficina flexible. Pero también es una forma de determinar si su empresa debe o no utilizar una herramienta de reserva de escritorios.

Por ejemplo, una empresa que fije el índice de oficina flexible en 0,9 no tiene por qué preocuparse, ya que los empleados no tendrán realmente ningún problema para encontrar un puesto de trabajo cuando lleguen al lugar. En este caso, la reserva de espacio de trabajo no sólo es menor, sino que además será totalmente contraproducente.

Obviamente, en la situación anterior, el riesgo de desplegar una herramienta de reserva es que los empleados no la utilicen. Unos pocos buenos estudiantes se lanzarán a reservar, pero la mayoría no lo hará a largo plazo. En efecto, ¿para qué reservar un espacio de trabajo si están seguros de encontrar uno cada mañana?

Al mismo tiempo, la herramienta puede generar un sentimiento de frustración. En particular, cuando un empleado que no ha hecho una reserva se encuentra en un espacio reservado por otro. El buen empleado tendrá que negociar para recuperar su asiento, lo que en algunos casos puede, por desgracia, provocar tensiones.

Por eso recomendamos una herramienta de reserva de mesas cuando la tasa de oficinas compartidas es inferior o igual a 0,8.

¿Busca una herramienta de reserva de mesas? Solicite una demostración de la solución Sharvy.

Uso de oficinas vs ocupación de oficinas : ¿debemos centrarnos únicamente en la tasa de oficinas compartidas?

La respuesta, por supuesto, es no. Observar la ocupación de los espacios de trabajo midiendo la tasa de oficinas compartidas es una cosa: saber si se utilizan bien es otra.

Por lo tanto, para destacar en el despliegue de la oficina flexible en su organización, es crucial definir una estrategia inmobiliaria que concilie armoniosamente la ocupación y el uso de sus espacios.

Por tanto, para optimizar el uso de sus espacios de trabajo a largo plazo, debe asegurarse de que ofrecen todo lo que sus empleados necesitan. Esto es especialmente importante hoy en día, ya que es esencial satisfacer las altas expectativas de sus empleados. Esto no sólo le permite mejorar la experiencia de los empleados, sino que también es una buena forma de retener a sus mejores talentos. Así que, para lograrlo, asegúrese de que :

1. Estudie y comprenda las prácticas y necesidades de su personal.

Hoy en día, muchos empleados quieren liberarse de las limitaciones de tiempo y espacio del modelo de trabajo canónico: en particular, la jornada laboral fija de 9 a 6, el presentismo y las oficinas fijas.

Para la mayoría de los trabajadores españoles, la necesidad de flexibilidad es cada vez mayor. Además, la libertad de elegir el lugar de trabajo en función de las propias necesidades es una demanda importante que los empresarios deben ahora escuchar y tener en cuenta. Así como el creciente deseo de autonomía, con la aplicación de una política de teletrabajo, si no es ya el caso.

Sin embargo, las necesidades pueden variar de un empleado a otro, en función del departamento/puesto que ocupe, de sus tareas y de sus aspiraciones. Por lo tanto, es necesario observar las prácticas de los empleados, para comprender sus hábitos y necesidades.

Hay muchas maneras de hacerlo. La más rápida, sin que suponga una tarea para sus empleados, es simplemente realizar un cuestionario, que se distribuirá internamente. La segunda alternativa es realizar entrevistas individuales o en grupo con sus empleados. Este método es igual de eficaz, pero requiere más tiempo.

2.  Proporcionar diversos espacios : salas de reuniones, espacios abiertos y espacios de colaboración, etc.

Para muchos empleados, bienestar en el trabajo es sinónimo de puestos de trabajo ergonómicos.

Esto es especialmente cierto desde que cada vez más empleados hacen malabarismos con las tareas durante el día. Por ejemplo, es posible que para una tarea necesiten hacer una lluvia de ideas y prefieran sentarse en una sala de reuniones. Para otras tareas, como crear y/o escribir contenidos, preferirán un espacio de trabajo más tranquilo, lejos del ruido del espacio abierto, por ejemplo.

Por eso, disponer únicamente de despachos compartimentados o de un espacio abierto ya no es suficiente para impulsar el compromiso y la productividad de sus empleados. Así que, para optimizar el uso de sus espacios a largo plazo y garantizar que se adaptan a las necesidades de todos, asegúrese de crear diferentes tipos de espacios, como :

• • • Cabinas acústicas
    • Salas de reuniones formales e informales
    • Sala de descanso y/o rincones tranquilos
    • Escritorios compartidos y/o zonas de oficina flexibles
    • Terrazas exteriores
    • Posibles zonas de coworking, etc.

3.  Mejore la gestión de sus espacios de trabajo.

Ten en cuenta una cosa : la tasa de oficinas compartidas puede a veces cristalizar las tensiones.

La razón es obvia : con la introducción de la oficina flexible, los empleados ya no pueden estar seguros de encontrar un puesto de trabajo libre una vez que llegan al lugar. Esto es aún más probable cuando la tasa de oficinas compartidas es inferior a 0,7, es decir, 7 puestos de trabajo para 10 empleados.

Por consiguiente, esta nueva organización del trabajo puede resultar contraproducente si está mal supervisada y genera estrés y frustración. Por eso, para repensar sus espacios de trabajo evitando estos escollos, es necesario estar equipado.

En este sentido, la solución Sharvy puede ser su mano derecha. A través de una aplicación web y móvil, usted ofrece a sus empleados la posibilidad de reservar un puesto de trabajo o una zona de trabajo, antes de que lleguen al lugar. Al permitir la reserva de escritorios dentro de su empresa, evita la congestión y garantiza a sus empleados un entorno de trabajo sereno.

Con una herramienta de este tipo, sus empleados ganan en flexibilidad y pueden planificar su presencia en la oficina con antelación : esto repercutirá directamente en su productividad. Por ello, muchas empresas optan actualmente por la combinación de formación presencial y a distancia.

En Sharvy, estaremos encantados de mostrarle la solución y apoyarle en estas cuestiones. Nuestros expertos están a su disposición para ayudarle y asesorarle.

En conclusión

El despliegue de la oficina flexible y la implantación de una tasa de oficinas compartidas pueden alterar las prácticas y hábitos de los empleados. Puede estar justificada una fase de prueba y aprendizaje con los distintos equipos interesados en este tipo de modelo antes del despliegue general.

No obstante, hay que tener en cuenta que la tasa de oficinas compartidas puede gestionarse con el tiempo. Puede reducirse a medida que se desarrolla el teletrabajo, bien vendiendo ciertas áreas que ya no son necesarias, bien no asumiendo áreas adicionales cuando aumenta la plantilla.

En consecuencia, y a medida que las empresas adaptan sus espacios a la oficina flexible, hacen hincapié en la flexibilidad de los espacios y la calidad de vida en el trabajo. Esta adaptación responde a las necesidades de nómadas y start-ups, con modelos de trabajo que favorecen las oficinas compartidas y los espacios de coworking.

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