Aegon Spanien teilt seine 74 Parkplätze unter 500 Mitarbeitern auf und kann dank Sharvy 74 % der Anfragen nach Reservierung von Parkplätzen positiv beantworten.

Kontext von Aegon

Aegon wurde 1983 gegründet und ist ein niederländisches Versicherungsunternehmen, das in Amerika, Europa und Asien tätig ist. Der spanische Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Madrid und hatte seit einigen Jahren mit Parkplatzproblemen zu kämpfen. Bei 74 Stellplätzen für 500 Mitarbeiter kann es schnell zu einer komplexen Aufgabe werden, möglichst viele Menschen zufrieden zu stellen! Außerdem ist es das Ziel von Aegon in Spanien, der beste Arbeitsplatz für seine Mitarbeiter zu werden, indem man versucht, während der Arbeitszeit das bestmögliche Erlebnis zu schaffen.

Vor dem Covid kamen die Mitarbeiter jeden Tag ins Büro. Die Parkplätze wurden namentlich zugewiesen und mit einem Monatsabonnement bezahlt. Außerdem stand eine größere Anzahl an Parkplätzen zur Verfügung. Später, nach der Pandemie, wurde ein Hybridmodell eingeführt, bei dem die Telearbeit an drei Tagen pro Woche für die Mehrheit der Mitarbeiter erlaubt war. Dies zeigte schnell eine Schwachstelle in der Parkraumbewirtschaftung. Die Personalabteilung begann daher in Zusammenarbeit mit dem Team für allgemeine Dienstleistungen, über ein System der gemeinsamen Nutzung von Parkplätzen nachzudenken, um allen Mitarbeitern die Nutzung des Parkplatzes zu ermöglichen. Dabei wurde darauf geachtet, dass die Rotation der Plätze angesichts des begrenzten Platzes für das Abstellen von Autos so gerecht wie möglich ist.

Eine erste Lösung wurde bereits umgesetzt, doch diese funktionierte nach dem Prinzip „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“. Das heißt, dass die ersten Personen, die ihre Reservierungen vornahmen, einen Platz erhielten. Wenn also der Kalender um 12 Uhr geöffnet wurde, stoppten alle ihre Arbeit und nahmen ihre Reservierungen vor. Dies warf ein Problem der Fairness gegenüber Mitarbeitern auf, die zu dieser Zeit nicht verfügbar waren. Aus diesem Grund wollte Aegon ein System, das allen Mitarbeitern gegenüber gerechter ist. Sharvy mit seinem Algorithmus, der die Parkplatzzuweisung gerechter macht, wurde so vom Unternehmen identifiziert und ausgewählt.

Implementierung von Sharvy

Nach ersten Gesprächen und einer Demonstration stellte sich heraus, dass Sharvy, eine Lösung für die Verwaltung von Firmenparkplätzen, perfekt zu Aegons Problematik der gemeinsamen Nutzung und der Fairness passte. Im Juni 2024 wählte die Personalabteilung die Lösung aus, um die Zusammenarbeit zu beginnen und Sharvy im September desselben Jahres auf den Markt zu bringen. Bei Aegon wurde ein Projektteam gebildet, das aus der Personalabteilung, der IT-Abteilung für die Integration mit Single Sign On und dem Team für Workday, dem bei Aegon verwendeten HRIS, das ebenfalls mit der Anwendung verbunden ist, bestand.

Als ersten Schritt überdachte das Unternehmen seine Parkpolitik. Von den 74 Parkplätzen am Standort blieben nur 15 namentlich gekennzeichnet. Die 15 Inhaber müssen ihren Parkplatz in Sharvy freigeben, wenn sie nicht im Büro sind, damit er für ihre Kollegen zur Verfügung steht.

Es wurden Prioritätsregeln für die Zuweisung eingeführt, um bestimmte Kategorien von Mitarbeitern bei der Erlangung eines Platzes zu bevorzugen. Dies gilt insbesondere für Personen mit eingeschränkter Mobilität, schwangere Frauen, Fahrgemeinschaften oder Manager.

Sharvy bietet zwei Arten von Algorithmen an, aber Aegon hat sich für den fairen Algorithmus entschieden. Bei der Buchung kommt es nicht mehr auf Schnelligkeit an. Die Plätze werden einige Tage vor dem Tag X anhand der Anzahl der in der Vergangenheit erhaltenen Plätze vergeben. Wenn also nur noch ein einziger Platz frei ist, wird der Algorithmus denjenigen Bewerber bevorzugen, der in den letzten Tagen am seltensten Plätze erhalten hat (bei gleichem Profil und gleicher Prioritätsstufe).

Darüber hinaus wurde die Einführung der Lösung durch die Anbindung an Workday, das bei Aegon eingesetzte HRIS, erleichtert. Durch diese Verbindung können Benutzer bei Neueinstellungen automatisch angelegt oder bei Ausscheiden aus dem Unternehmen gelöscht werden.

Beliebteste Funktionen von Aegon 

Beobachtete Vorteile

Das Parken war seit Jahren eines der Hauptprobleme bei Aegon. Dank Sharvy hat sich die Wahrnehmung des Parkens geändert. Tatsächlich tauchte das Thema Parken in der jährlichen Umfrage zur Kundenzufriedenheit immer wieder als negatives Element auf. Auch in der letzten Umfrage, die einige Monate nach der Einführung von Sharvy verschickt wurde, tauchte dieses Thema wieder auf. Sie stand jedoch eher im Zusammenhang mit dem Mangel an Parkplätzen als mit dem Algorithmus, der das Gefühl der Fairness verstärkte. In der Tat sind die Kriterien des Algorithmus für die Mitarbeiter klar und verständlich.

Die Nachfrage ist sehr hoch und leider kann der Parkplatz immer noch nicht alle Anfragen befriedigen. Doch wo früher nur 15 % der Mitarbeiter Zugang zum Parkplatz hatten (weil sie einen Parkplatz besaßen), werden jetzt im Durchschnitt täglich 74 % der Anfragen nach einem Parkplatz erfüllt.

Jeden Tag werden alle Plätze vergeben, abgesehen vom Freitag, an dem es in der Regel ruhiger ist. Die Auslastung des Parkplatzes liegt nun bei nahezu 100 %. Ohne eine Lösung zur gemeinsamen Nutzung von Parkplätzen wie Sharvy und unter Berücksichtigung der Telearbeit im Unternehmen wäre die Auslastung wesentlich geringer gewesen.

Anfangs kam es vor, dass einige Personen vergaßen, ihren Platz freizugeben oder ihre Reservierung zu stornieren, wenn sie unvorhergesehen im Büro fehlten. Im Laufe der Wochen und nach einigen Gesprächen, in denen die Mitarbeiter über gute Praktiken aufgeklärt wurden, trat dieses Problem immer seltener auf.

Sie haben ein Problem mit der Optimierung Ihres Firmenparkplatzes? Möchten Sie seine Verwaltung modernisieren und gerechter gestalten?

Machen Sie es wie die Aegon und entscheiden Sie sich für Sharvy!