Workplace management software : comment choisir sa solution ?

À présent, les entreprises les plus futées le savent : les espaces de travail sont de véritables sanctuaires où la créativité prend son envol et où la productivité atteint de nouveaux sommets.

Curieusement, elles sont (encore) nombreuses à ne pas libérer le plein potentiel de leurs espaces de travail. La raison est la suivante : la plupart des entreprises sont organisées en silos – l’antithèse de la collaboration et de l’émulation d’idées.

Cependant, ce n’est plus un secret : de la diversité naît les performances. C’est pourquoi, l’heure doit être au décloisonnement des équipes, et à la découverte de nouvelles pratiques, comme le flex office, entraînant un brassage vertueux des équipes.

Elles doivent également repenser leurs espaces de travail, non plus dans une logique de personnes, mais d’usages. On parle ainsi, de Workplace management. Des espaces où une véritable symphonie de design, d’ergonomie et de technologies émergent.

Or, la migration vers une nouvelle organisation du travail est bien souvent laborieuse, oscillant entre l’indifférence (« Qu’est-ce que j’ai à y gagner ? ») et l’incompréhension (« Comment dois-je m’y prendre ? ») chez les collaborateurs.

Pour pallier cette situation et vous garantir une transition réussie, vous devez choisir, avec soin, la solution de Workplace management qui vous accompagnera au quotidien, sur différents volets. Focus sur les critères essentiels à prendre en compte dans cet article !

Qu’est-ce qu’un logiciel de Workplace Management ?

Les logiciels de Workplace Management sont des outils conçus pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs espaces de travail. Ils permettent de structurer et d’optimiser l’utilisation de chaque espace, en s’appuyant sur des données précises. Ces solutions sont particulièrement utiles pour configurer les bureaux, identifier les espaces sous-utilisés et améliorer les conditions de travail des collaborateurs. 

Bien que l’idée d’investir dans des outils de gestion des bureaux puisse sembler paradoxale, surtout dans un contexte où de nombreux espaces de travail restent vacants, c’est en réalité un investissement stratégique. En effet, ces logiciels permettent aux entreprises de comprendre comment leurs environnements de travail sont utilisés et de créer des nouveaux espaces mieux adaptés aux besoins actuels des collaborateurs. Que l’objectif soit de savoir quelle proportion d’espaces peut être libérée pour faire des économies, de configurer au mieux l’espace, ou d’offrir les meilleures conditions de travail aux collaborateurs, ces logiciels deviennent indispensables. 

Grâce à des données exploitables, les entreprises peuvent ainsi créer des espaces de travail intelligents qui maximisent l’utilisation des ressources disponibles, tout en contribuant à améliorer le bien-être au travail. 

Pourquoi les logiciels de Workplace Management séduisent de plus en plus les entreprises ?

1.  Les avantages d’une solution de Workplace Management pour les collaborateurs.

Avant de poursuivre, rappelons un point important : la mise en place d’une solution de Workplace Management s’accompagne (généralement) d’une organisation du travail en flex office.

Cependant, la rupture qu’engendre le flex office face à l’héritage organisationnel des entreprises implique, bien souvent, un mouvement d’opposition inévitable chez les collaborateurs, avant d’être accepté.

Ces réactions sont justifiées : changer tous les jours de bureau, c’est devoir s’adapter, chaque jour, à un déséquilibre qu’ils n’ont pas (réellement) choisi. C’est sur ce point que l’on retrouve le 1er avantage d’une solution de Workplace Management, qui va découler sur les avantages suivants :

• • Une solution de Workplace management permet aux collaborateurs de reprendre le pouvoir sur leur environnement de travail. Un point important, puisqu’aujourd’hui, les collaborateurs se retrouvent face à un paradoxe : d’un côté, ils observent de plus en plus d’espaces vacants en entreprise. D’un autre côté, il y a une vraie crispation au quotidien, autour de la non-disponibilité régulière des espaces pour se réunir.

• • Une solution novatrice pour anticiper leurs besoins en réservant un espace de travail en amont de leur venue sur site. Cela, à distance et à n’importe quelle heure de la journée. Ils ont également un aperçu des espaces de travail disponibles, à l’heure et à la date auxquelles ils souhaitent se rendre au bureau. En ce sens, les conflits de planning disparaissent et l’expérience collaborateur n’est qu’améliorée. De plus, la liberté et l’autonomie offerte par cette flexibilité du travail sont des points non-négligeables de nos jours.

• • Un moyen d’absorber les inconvénients du flex office. En fonction de la solution choisie, vous pouvez créer différentes zones dédiées à chacune de vos équipes. Un point non-négligeable, puisqu’il aide vos collaborateurs à conserver leurs repères. Mais également, à effectuer une transition vers le flex office, en douceur. Dès lors, chaque équipe pratique le flex office au sein d’un espace délimité, qui lui est dédié de façon immuable.

En conséquence, une solution de Workplace Management permet à vos collaborateurs de trouver un équilibre plus harmonieux entre leurs vies professionnelles et personnelles. Ils gagnent également en productivité et en efficacité.

2.  Les avantages d’une solution de Workplace Management pour les entreprises.

Nul doute : le télétravail a conquis le cœur des collaborateurs depuis la pandémie du Covid-19. À présent, il est courant que ces derniers prennent jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine, selon une étude BCG x l’ANDRH menée en 2022.

Ces nouveaux usages sur nos lieux de travail poussent les entreprises à repenser l’aménagement de leurs espaces, qui désormais, ne reflètent plus les besoins et les activités des collaborateurs.

À présent, l’objectif pour ces dernières est de parvenir à (re)valoriser les moments au bureau. Cela, en renversant le rapport entre espaces individuels et collectifs. Dorénavant, plutôt que de consacrer 70% des surfaces à des postes de travail individuels et 30% aux autres fonctions, elles doivent privilégier les espaces collaboratifs. Notamment, en trouvant le juste équilibre entre espaces informels et formels, de décontraction et de concentration.

Pour répondre à ces nouvelles exigences, les solutions de Workplace Management ont le vent en poupe ! Voici une liste non-exhaustive de leurs avantages :

• • Une introduction de ces nouveaux modes de travail en douceur, tout en limitant les problématiques qui peuvent apparaître dans un environnement de travail hybride.

• • Un suivi en temps réel de l’utilisation de vos espaces de travail. Cela vous permet de détecter les zones sous-utilisées, pour optimiser l’usage de l’espace et réduire les coûts liés à la sous-utilisation.

• • Une optimisation du taux d’occupation de vos espaces de travail. En ayant en votre possession des données fiables sur l’utilisation de vos locaux, vous comprenez le comportement de vos collaborateurs et vous parvenez à prendre les meilleures décisions de gestion.

• • Un moyen d’améliorer la QVCT & d’offrir un environnement de travail flexible. En permettant la réservation d’un espace de travail, les solutions de Workplace Management empêchent les collaborateurs de préempter des bureaux, d’en prendre possession inlassablement ou d’occuper des espaces communs et des salles de réunion sans raison apparente et valable, à l’heure où le travail flexible règne.

• • Une solution novatrice pour collecter de la data. Ces données doivent être à la fois complètes, accessibles et exportables. Notamment, pour vous permettre de trouver, en seulement quelques clics, des axes d’amélioration et itérer en fonction des objectifs internes. Cela peut aussi bien concerner votre organisation du travail, l’aménagement de vos espaces, tout comme votre politique de travail hybride.

De façon générale, grâce aux solutions de Workplace Management, la gestion du travail hybride et du flex office est facilitée. De même, la collecte de données effectuées par ces solutions vous permet d’entretenir un environnement de travail dynamique, qui répond aux besoins changeants de vos collaborateurs.

Cependant, que votre choix soit déjà fait ou non, commencez par réaliser un audit de l’existant. Pour cela, et également pour vous aiguiller dans votre démarche d’optimisation, téléchargez gratuitement notre checklist !

Quels critères prendre en compte pour choisir son logiciel de Workplace Management ?

1.  Les fonctionnalités indispensables pour améliorer le travail hybride & le flex office.

Tout comme votre entreprise est unique, les besoins de vos collaborateurs le sont tout autant.

Dès lors, ce qui fonctionne pour une entreprise concurrente peut ne pas avoir les mêmes retombées dans votre entreprise. C’est pourquoi, il est nécessaire avant même de commencer à rechercher votre solution de Workplace Management, d’identifier les besoins et les attentes de vos collaborateurs.

Une fois cette étape réalisée, vous connaîtrez déjà mieux les fonctionnalités à privilégier.

Par la suite, identifiez les solutions qui semblent répondre à vos besoins ainsi qu’à votre budget, puis réalisez un tableau en classant ces dernières par ordre de préférence (de prime abord). Listez les avantages et les inconvénients pour chacune d’entre elles.

Par exemple, le recours massif au télétravail, en chœur avec les nouveaux modes d’organisation qui s’installent, comme le flex office, le hot desking, le desk sharing, bouleverse également la gestion du parking. C’est pourquoi, il est peut-être judicieux de trouver une solution de Workplace Management qui optimise non seulement les bureaux, mais également, la gestion du parking d’entreprise ? Dans ces cas-là, votre recherche est déjà plus affinée.

Ainsi, prenez le temps de demander une démonstration des solutions envisagées. Si vous préférez, demandez à tester gratuitement l’application, comme nous le proposons chez Sharvy, pour disposer d’une expérience plus concrète.

Cependant, voici un listing des fonctionnalités que l’on vous recommande :

• • • Réservation & libération intuitive d’un poste de travail.
    • Vue en temps réel des disponibilités.
    • Ajout des critères de recherche (double écran, écran XXL, etc).
    • Gestion des réservations (modifier et annuler en quelques clics).
    • Définition de zones par équipes (zone booking) pour faciliter la cohésion & les interactions.
    • Rapport d’analyse & suivi du taux d’occupation de vos espaces de travail.
    • Plan dynamique des étages pour retrouver facilement son poste de travail.
    • Intégration SIRH & solutions tierces que vous utilisez en interne.
    • Attribution automatique des places, selon des règles de priorité définies par l’administrateur.
    • Option de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

2.  Les critères de choix de votre solution de Workplace Management.

On ne va pas se le cacher, il existe aujourd’hui une pléthore de logiciels de Workplace Management. Par conséquent, le choix d’une solution de desk booking n’est pas une mince affaire ! Alors, au-delà des fonctionnalités et du coût, vous devez également prêter attention à quelques critères indispensables qui vous aiguilleront face à ce large éventail de solutions.

✔  L’accompagnement & la diligence du Service Client.

Choisir une solution de Workplace Management, c’est aussi choisir un prestataire. Non seulement, celui-ci va implémenter la solution au sein de votre entreprise, mais il va également en assurer le support et les mises à jour. C’est pourquoi, vous devez vérifier son expertise, ses références et vous assurez de la qualité du support et de sa disponibilité.

Ainsi, assurez-vous que votre prestataire vous apporte un bouquet de services afin d’obtenir des réponses rapides et efficaces en cas de problèmes. Par exemple, vérifiez qu’il offre :

• • Un accès à une FAQ en ligne.
  • Une formation des administrateurs, ainsi qu’un guide utilisateur.
  • Une base de connaissance pour répondre aux éventuels questionnements.
  • Un chargé de compte dédié et une assistance disponible par chat et par téléphone.

✔  Une prise en main intuitive & rapide.

Cela peut paraître évident, mais il convient de le rappeler : votre logiciel de Workplace Management doit être un gain de temps ! Si celui-ci n’est pas ergonomique pour vos équipes, son potentiel ne sera pas (correctement) mis à profit. En conséquence, la solution risque d’être délaissée par vos collaborateurs. Et votre investissement ne sera pas rentabilisé.

Ainsi, la solution envisagée doit proposer une interface facile à comprendre et à prendre en main. Vos collaborateurs ne doivent pas avoir besoin de l’administrateur pour s’en servir. L’adoption doit se faire naturellement grâce à sa simplicité d’usage !

✔  Une solution disponible en version web & mobile.

Pensez à l’équipement dont disposent vos collaborateurs : cela peut-être un ordinateur (bureau & portable), une tablette, ou encore un smartphone. Ainsi, assurez-vous que la solution envisagée soit disponible sur tous les appareils. Celle-ci doit s’adapter et avoir fière allure sur n’importe quels appareils, pour apporter à chacun de vos collaborateurs une expérience utilisateur agréable.  

Évidemment, la version mobile est non-négligeable ! Contrairement aux sites web, les applications disposent de notification push et offrent tout de même une meilleure expérience utilisateur. Rappelons que c’est une solution que vos collaborateurs utiliseront au quotidien. C’est pourquoi, l’usage qu’ils en feront ne doit pas être contraignant.

Pour cela, l’application doit non seulement, être intuitive, mais également « facile à charger », avec un temps de réponse inférieur à 3 secondes afin que « la tâche » de réserver un espace de travail ne soit pas disgracieuse au quotidien.

✔  Un système de connexion fiable.

D’une part, assurez-vous que la solution envisagée propose une connexion Single Sign On (SSO). C’est une technologie d’authentification unique permettant à vos utilisateurs de se connecter à la solution avec leur identifiant d’entreprise (par exemple, via Microsoft Azure ou Google).

Par conséquent, cela leur évite la multiplication des mots de passe « faibles » d’un point de vue de la cybersécurité. Nous vous conseillons de privilégier une solution SaaS qui valide (généralement) ce critère essentiel.

D’autre part, vérifiez que le stockage des données personnelles s’effectue bien en Europe. En parallèle, veillez au respect de la politique RGPD. L’idée est d’adopter une solution qui saura respecter les bonnes pratiques de sécurité pour préserver votre entreprise, et participer à l’amélioration de l’expérience collaborateur.

✔  Une intégration (simple) avec votre écosystème déjà en place.

Pour finir, le dernier élément à prendre en compte (et non des moindres) est de vous assurer que la solution envisagée s’intègre facilement avec votre écosystème. Notamment, avec :

• Vos logiciels SIRH (Lucca, Kelio, SAP, Cegedim, etc)
• Vos plateformes de communication (Microsoft Teams, Outlook, etc)
• Les autres outils professionnels en interne (Lecteurs & badges RFID par exemple).

En se connectant à votre écosystème, la solution de Workplace Management peut prendre en compte et assurer la bonne gestion des jours off, des absences et des jours de télétravail des utilisateurs. Cela, en bloquant automatiquement les réservations pour les jours concernés par exemple. En plus, cela évite aux collaborateurs les doubles saisies !

✔  La gestion de la maintenance & des incidents.

Une bonne solution doit aussi simplifier la gestion des imprévus, notamment :

• • Permettre aux collaborateurs de signaler un problème directement via l’outil (équipement défectueux, indisponibilité d’un espace).
  • Fournir des alertes automatiques aux équipes concernées pour accélérer la résolution.

Sharvy, la solution de Workplace Management qui soulage votre entreprise et simplifie vos processus de travail.

Créée en 2018, Sharvy façonne l’avenir de la mobilité & prête attention à l’expérience collaborateur de bout en bout. Au travers d’une seule & même application, les entreprises et collectivités peuvent faciliter & optimiser la gestion de leurs espaces partagés (parking, bureaux, bornes de recharge, autres ressources, etc.).

À l’ère d’une société axée sur l’individualisme, Sharvy souhaite inverser la tendance et restituer l’équité, le partage et la solidarité au sein des entreprises. Cela, en mettant fin aux critères d’attribution classiques, basés sur l’ancienneté et/ou sur la hiérarchie.

C’est pourquoi, la solution Sharvy aujourd’hui, c’est plus de 60 000 utilisateurs dans une quinzaine de pays, majoritairement européens, qui adoptent une attitude responsable & respectueuse vis-à-vis de la communauté.

Ainsi, Sharvy est un choix intéressant pour les entreprises à la recherche d’une solution simple, sécurisée et intégrée à leur écosystème.

Grâce à son interface intuitive et facile à utiliser, elle offre une gestion dynamique & équitable des espaces de travail. Mais également, des fonctionnalités de réservation et de planification, un suivi en temps réel de l’utilisation des espaces et des options de personnalisation pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.

Curieux d’en savoir plus sur sa mise en place ? Discutons ensemble d’une solution personnalisée pour votre entreprise !

En conclusion

Dans un monde où la flexibilité et l’efficacité sont devenues des exigences clés, l’optimisation des espaces de travail est plus importante que jamais, et l’ajout d’une solution de Workplace Management à votre quotidien est un gage de performance sur le long terme.

C’est également une opportunité pour votre entreprise d’innover, d’attirer et de retenir vos meilleurs talents. Notamment, en renvoyant une image d’une entreprise engagée et soucieuse du bien-être de ses collaborateurs et de leur qualité de vie au travail.

Avec une solution de Workplace Management, ces objectifs sont non seulement atteignables, mais aussi mesurables et évolutifs, permettant de vous adapter et de prospérer dans un environnement de travail en constante évolution.

Convaincu ? Et bien, c’est le moment de faire de votre vision une réalité opérationnelle ! Grâce à cet article, vous avez désormais, toutes les cartes en main pour réaliser un comparatif des logiciels de Workplace Management et choisir la solution à votre portée.

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