Pourquoi & comment organiser le desk sharing en entreprise?

Télétravail, digitalisation croissante, guerre des talents… Nul doute : les chef(fe)s d’entreprise et RH font face depuis quelques années maintenant, à de nouveaux enjeux laissant présager à quoi ressemblera le monde professionnel de demain.

Aujourd’hui, le nomadisme gagne drastiquement du terrain au sein des entreprises et réduit peu à peu l’emprise du poste de travail fixe. Face à ce phénomène, le desk sharing prend tout son sens et s’invite dans nos bureaux.

Qu’est-ce que le desk sharing en entreprise ?

Le desk sharing, comme sa traduction l’indique, est tout simplement le fait de partager les bureaux en entreprise. Fini les bureaux individuels et attitrés, place au partage ! Par conséquent, les collaborateurs ne disposent plus de bureaux attitrés et sont à présent, libres, chaque matin, de s’installer où ils le souhaitent. Les espaces sont repensés et optimisés dans ce sens.

Si le desk sharing gagne de l’ampleur ces dernières années, c’est avant tout, parce que les entreprises subissent une augmentation considérable des prix de l’immobilier, conjuguée à une crise sanitaire et financière hors du commun, ainsi qu’au recours massif au télétravail.

Dès lors, les entreprises se retrouvent dans une situation délicate, avec de nombreux bureaux vacants, qu’elles paient le prix fort. C’est la raison pour laquelle le desk sharing séduit.

Toutefois, attention, il n’est pas à confondre avec le flex desk, tout comme avec le flex office. Ce sont deux angliscimes bien distincts.

Curieux de connaître les principales différences entre le flex office & le desk sharing ? Consultez notre article à ce sujet !

Cette organisation du travail favorise une nouvelle dynamique collaborative. Ce qui compte, ce n’est pas le statut social qui est rattaché à la taille, tout comme à la localisation d’un bureau, mais bien la capacité de travailler et de créer de synergies.

Cependant, cette organisation du travail ne peut pas se transposer partout. Si elle convient parfaitement à de nombreux collaborateurs, comme les commerciaux, consultants, freelancers qui viennent ponctuellement en entreprise avant de repartir travailler ailleurs. Il y a toujours des services qui auront besoin de bureaux individuels fermés, comme les services financiers et RH, pour des questions évidentes de confidentialité.

Les avantages du desk sharing pour les collaborateurs

Au-delà de réduire les coûts de l’entreprise, c’est également un levier de performance et d’attractivité des futurs talents. Sans aucun doute : les millennials et les générations Z, souhaitent travailler pour des entreprises qui s’alignent avec leurs valeurs, et le développement durable est une priorité pour ces derniers. Pour cette raison, nombreuses sont les entreprises qui optent pour le desk sharing : la réduction de l’espace de bureau permet à ces dernières de consommer moins d’énergie. Rappelons qu’un espace de bureau plus petit consomme évidemment, moins d’électricité, moins d’eau et nécessite moins d’entretien.

L’attention médiatique sur le changement climatique a permis aux entreprises de prendre conscience des ressources et de l’énergie qu’elles consomment. Le desk sharing permet justement de s’engager à adopter des pratiques plus respectueuses de l’environnement, et facilite ainsi, le recrutement des jeunes talents.

En parallèle, le desk sharing s’intègre parfaitement aux modèles de travail hybrides, qui offrent aux collaborateurs la possibilité d’effectuer quelques jours en télétravail. Ainsi, ces derniers bénéficient des avantages du travail hybride, tels qu’un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée, mais également, d’une plus grande flexibilité et d’une productivité accrue.

Par conséquent, vos équipes bénéficient d’une plus grande autonomie, ce qui accroît la satisfaction et la fidélisation de vos collaborateurs.

Qu’est-ce que l’entreprise y gagne ?

Une meilleure circulation de l’information entre les collaborateurs.
Un environnement plus propice aux échanges et aux rencontres entre les départements.
Un esprit d’équipe renforcé et un travail collaboratif favorisé.
Une optimisation des espaces permettant d’en créer des nouveaux (cafétéria d’entreprise, espace de corpoworking, zone de hot desking, etc).
Une réduction de la superficie des bureaux et donc des coûts (jusqu’à 25% d’économies en moyenne) !

Toutefois, il est à noter que ces espaces innovants, où le desk sharing peut être mis en place, doivent également s’accompagner d’espaces de concentration et de silence. Ces espaces sont des zones conçues pour les collaborateurs qui souhaitent passer un coup de téléphone, effectuer des visioconférences, tout comme profiter de quelques heures au calme, sans être dérangé par d’éventuelles discussions.

Un doute quant à l’optimisation de vos espaces de travail ? Téléchargez notre checklist et découvrez comment optimiser l’accès et la sécurité de votre bâtiment, la gestion de vos espaces de travail, l’occupation, l’utilisation et l’aménagement de vos locaux.

Comment réussir son passage au desk sharing en entreprise ?

Plusieurs points sont à considérer pour réussir votre transition vers le desk sharing en entreprise. Notamment :

Se baser sur des données fiables d’occupation et de volonté des équipes avant de prendre ces décisions de stratégie immobilière.
Déterminer le taux d’occupation & le taux de foisonnement “idéal” de vos bureaux.
Limiter la taille des open spaces pour ne pas avoir des plateaux de centaines de personnes, vos collaborateurs souhaitent garder du calme et de l’intimité.
Bien informer les managers et les équipes en amont pour les préparer à ces changements.
Équiper vos bureaux pour répondre aux besoins de chacun : écran, clavier, souris, support d’ordinateur…
Fournir à chaque collaborateur un casier afin qu’il puisse y ranger ses documents, effets personnels…
Digitaliser cette transformation à l’aide d’une solution de réservation de places pour accompagner le collaborateur au quotidien. Les avantages du desk booking sont nombreux ! Ce type d’outil vous permettra également d’améliorer le bien-être au travail et de favoriser l’équité au sein de votre entreprise.

Curieux d’en savoir plus ? Découvrez dans ce cas-client comment l’application Sharvy est utilisée par l’Institut de Recherche pour le Développement (IRD) afin de permettre aux agents du pôle DRH de réserver un bureau avant de venir sur site.

Comment une application dédiée peut-elle aider les collaborateurs à ce sujet ?

Par exemple, il existe des applications dédiées (comme Sharvy) au desk sharing et à l’accompagnement de vos collaborateurs. Dans cette application, ces derniers peuvent réserver un poste de travail (desk booking), les jours où ils viennent sur site.

Suite à cette action, l’algorithme de l’application leur attribue un poste selon leur équipe d’affectation. Dès lors, et si les collaborateurs jouent le jeu, la gestion de ces espaces de travail est optimisée. Dans le même temps, les plannings de présence sont mieux organisés et l’entreprise dispose d’une vue globale sur le taux de remplissage de son site.

À noter que la plupart de ces applications s’intègrent avec divers outils SIRH et de facturation (comme Lucca, Kelio, SAP, etc). Notamment, pour éviter les doubles saisies et les éventuelles erreurs. Sharvy permet par exemple, de bloquer automatiquement les réservations des jours off et de télétravail des utilisateurs. De plus, dans le cas où vous souhaitez faire payer l’utilisation des espaces, Sharvy vous permet d’extraire des fichiers de facturation détaillant les réservations de chaque utilisateur.

En conclusion

L’intégration du desk sharing dans les espaces de travail modernes ne se limite pas à une simple réorganisation physique, mais reflète une évolution vers des environnements de travail plus collaboratifs et flexibles.

Cette approche, adoptée par de nombreuses start-ups et grandes entreprises, transforme la manière de travailler dans les bureaux, favorisant la créativité et l’optimisation de l’espace de travail personnel. Pour réussir cette transition, il est essentiel de concevoir le travail en tenant compte des nouveaux modes de travail et des besoins de chaque collaborateur.