Nouveaux usages sur nos lieux de travail : lesquels privilégier ?

Nul doute : les contours du futur du travail semblent se dessiner progressivement. Un changement de paradigme dont les entreprises et les collaborateurs ont pleinement conscience !

La bascule dans l’ère de la flexibilité étant impulsée, de nouvelles façons de travailler émergent et s’imposent aux entreprises. Pour rester compétitives et attirer les meilleurs talents, ces dernières n’ont pas d’autres choix que de s’adapter à ces nouveaux enjeux.

Alors, à quoi ressemblera le paysage professionnel de demain ? Tour d’horizon sur 5 nouveaux modes de travail en plein essor.

Les nouvelles attentes des collaborateurs à ne (surtout) pas négliger !

BNP Paribas Real Estate, dévoile les résultats d’une étude européenne inédite, menée avec l’IFOP auprès de 3 500 salariés dans 7 pays européens, sur leurs aspirations pour le bureau de demain. Celle-ci révèle que la vision des bureaux & les attentes des collaborateurs diffèrent selon les pays. Par exemple, il est à souligner que :

• • 70% des collaborateurs au Royaume-Uni considèrent que le bureau reste uniquement un lieu de travail, où l’on doit passer le moins de temps possible – loin devant les Allemands (53%) et les Espagnols (52%), eux aussi majoritaires à partager cet avis. 

• • À l’inverse, le bureau est vu comme un lieu d’échanges, de convivialité et de travail collaboratif par plus d’un Français sur deux (51%). Ils sont 61% au Pays-Bas et 56% en Belgique à partager cette vision.

En matière d’aménagement d’espaces, les collaborateurs aspirent, de manière générale, à un mix entre socialisation et concentration :

• • Sans surprise, le Royaume-Uni, qui estime que le bureau est un lieu de travail uniquement, privilégie les espaces confidentiels et de concentration individuels (53% vs 43% pour les lieux de travail en groupe).

• • L’Espagne préfère les espaces favorisant le travail en équipe (56% vs 32% pour les espaces individuels).

• • Les Pays-Bas apprécient les deux types d’espace (55% pour les espaces individuels, 54% pour le travail en groupe), et même le flex office (45%). En France, les avis des salariés sont assez partagés entre espaces de confidentialité (46%) et espaces de travail collaboratifs (44%). Toutefois, ils sont 46% à exiger la présence d’espaces conviviaux (cafétéria, espace lounge, salle de jeux, etc).

En fin de compte, on remarque que nous sommes bien à un point de bascule pour l’environnement de travail. À présent, la qualité des espaces et des services proposés par les entreprises jouent un rôle essentiel aussi bien pour fidéliser ses collaborateurs que pour attirer de nouveaux talents.

5 nouveaux usages sur nos lieux de travail, en plein essor !

1.  Le flex office, un véritable accélérateur de mue organisationnelle.

Ces dernières années, le travail hybride est devenu la norme et nous vivons une adoption massive et décomplexée du télétravail. Ce qui fut une modalité d’urgence est devenue en quelques mois, une commodité appréciable puis, une exigence pour de nombreux collaborateurs. Un retour en arrière semble de fait exclu.

Ce contexte place les entreprises face à une nouvelle réalité : plus le nombre de jours de télétravail est ambitieux, moins la logique de maintenir un poste de travail par collaborateur n’a de sens. Notamment, parce que les employeurs observent, amèrement, de nombreux espaces vacants qu’ils paient au prix fort.

Face à ce phénomène, il devient opportun pour les entreprises de réinvestir de manière plus stratégique. C’est pourquoi, le flex office (qu’on peut également appeler : le flex desk) séduit de plus en plus. La raison est évidente : cette pratique va de pair avec une organisation du travail hybride. Elle vient déterritorialiser le poste de travail en décrétant qu’il n’est plus judicieux d’attribuer un poste de travail précis à chacun des collaborateurs.

En conséquence, ces derniers sont libres de choisir où travailler en fonction de leurs besoins, de leurs missions et de leurs objectifs de la journée. Cela, sans préoccupation hiérarchique et/ou corporatiste.

Ainsi, le flex office vise à briser la sédentarité et à créer un nouvel environnement de travail, plus convivial et plus informel. C’est un brassage vertueux, où les équipes de chaque pôle sont invitées à se mélanger et à créer des liens.

À noter que d’autres anglicismes, comme le desk sharing et le hot desking, épousent les mêmes caractéristiques que le flex office, à quelques nuances près, que nous vous expliquons juste ici.

✔  Le flex office, pour quels besoins ?

D’une part, le flex office répond à un besoin économique des entreprises. La réalité aujourd’hui, est que lorsqu’on circule dans les bureaux, les ¾ du temps on remarque qu’ils sont vides ! Les entreprises ont donc une carte à jouer de ce côté-là en optimisant les espaces de travail, afin de réduire leurs charges immobilières. Puisque rappelons-le : ces espaces inoccupés ont un coût, que le flex office peut absorber.

D’autre part, le flex office répond au besoin de flexibilité des collaborateurs. Cette flexibilité qu’apporte le flex office permet à ces derniers de diversifier leur lieu de travail, de travailler depuis des espaces plus informels et plus conviviaux : autrement dit, des lieux où les collaborateurs se sentent « bien », tels que des bureaux réinventés.

Curieux de connaître comment l’IRD a répondu à ses besoins grâce au flex office ? Téléchargez le cas client dédié et prenez connaissance de leur démarche d’amélioration de la Qualité de Vie au Travail (QVT).

2.  L’Activity-Based Working, à chaque espace, une activité donnée.

Venu des Pays-Bas, l’Activity-Based Working (ABW) est une autre manière de penser le travail par une recomposition spatio-temporelle. Dans une telle organisation, l’entreprise offre à ses collaborateurs une palette d’espaces pour travailler.

L’idée est de mêler, en quantité suffisante : des lieux pour s’isoler et favoriser la concentration à des salles de réunion, de toutes tailles, du type – huddle room, meeting box, focus room, etc – jusqu’à des espaces de détente et de convivialité pour se restaurer.

Il est à noter que chacun de ces espaces dispose d’un mobilier ergonomique. De plus, une attention particulière est portée à l’acoustique ainsi qu’à la luminosité des espaces (Lightning design). Les entreprises prennent le temps de créer différentes ambiances lumineuses, avec à chaque espace, la bonne intensité. Ce détail sur l’éclairage permet non seulement, de diminuer la fatigue des collaborateurs, mais aussi, d’améliorer leur productivité !

✔  L’Activity-Based Working, pour quels besoins ?

Ce type d’aménagement séduit de plus en plus les entreprises qui souhaitent créer des équipes désilotées et des rencontres impromptues. En effet, le mouvement induit par l’ABW invite les collaborateurs à se croiser davantage et à échanger. Cela permet de créer un environnement de travail dynamique et de favoriser les synergies améliorant l’agilité, la créativité et la productivité de chacun.

Par conséquent, l’Activity-Based Working répond davantage à un besoin d’optimisation et d’aménagements d’espaces variés, évolutifs et modulables.

3.  Le télétravail, une précieuse carte à jouer pour les entreprises.

La pratique du télétravail ne date pas d’hier (ni de 2020) ! Toutefois, il faut souligner qu’avant la crise du Covid-19, elle restait marginale et était réservée à certains actifs : généralement des indépendants, exerçant leur activité en free-lance (les fameux « Digital nomads »), ou encore certains cadres dont l’activité et l’emploi du temps permettaient une flexibilité dans l’organisation de leur travail.

Or, la pandémie du Covid-19 est venue bouleverser bon nombre de choses de notre quotidien, et avant tout, l’organisation du travail. Si le home-office n’était qu’une simple « modalité du travail », il s’est imposé, à cette période, en véritable levier de maintien de l’activité face à une crise sanitaire mondiale.

Aujourd’hui, le télétravail s’installe durablement au sein des entreprises, à raison de deux jours par semaine, selon une étude menée par BCG x l’ANDRH en mars 2022. Les raisons du recours à cette pratique sont nombreuses : réduction du temps de transports, meilleur équilibre entre la vie professionnelle et personnelle des collaborateurs, temps de sommeil supplémentaire, davantage de concentration, flexibilité d’horaire pour déposer ses enfants à l’école, etc.

De plus, il est devenu un réflexe évident en cas de neige, de grèves, de reprises épidémiques et/ou tout simplement, de fatigue. Dans certains cas, des médecins recommandent même d’augmenter la part du télétravail pour un salarié s’il juge que cela est nécessaire. Cette solution ne choque plus personne, et devient la nouvelle norme.

Enfin, si le télétravail implique des adaptations en termes de management et d’organisations, il faut tout de même noter que chaque entreprise décide de son propre fonctionnement. La plupart du temps, une charte du télétravail est créée pour encadrer cette pratique et disposer d’un référentiel commun.

✔  Le télétravail, pour quels besoins ?

Ces dernières années, la notion de flexibilité étant particulièrement plébiscitée par les collaborateurs, les entreprises n’ont pas d’autres choix que de trouver des solutions pour répondre aux nouvelles exigences. Le télétravail semble ainsi, être une solution judicieuse pour satisfaire les attentes criantes des collaborateurs !

En parallèle, pour les employeurs et les responsables RH, le télétravail est devenu une précieuse carte à jouer pour attirer et fidéliser les générations Z (73%) et Y (67%) qui font du télétravail un critère non-négligeable (Étude JLL, avril 2022). En conséquence, il y a fort à parier, qu’à poste et salaire équivalent entre deux entreprises, les candidats privilégieront celle qui offrira une plus grande flexibilité et donc, la possibilité de réaliser quelques jours en télétravail.

4.  Le corpoworking, un véritable hub collaboratif.

Loin d’être un phénomène éphémère, les espaces de corpoworking sont en plein essor et surtout, en phase avec les évolutions du monde du travail.

Ce concept transpose les codes du coworking au sein des entreprises. Apparu de la fusion entre les mots « Corporate » et « Working », il séduit de plus en plus les entreprises qui souhaitent repenser et redynamiser leurs espaces.

En ce sens, elles aménagent des espaces de travail flexibles et collaboratifs, à l’image d’un espace de coworking, mais au sein même de leurs locaux. Dans cet espace qui s’apparente à un tiers-lieu, évoluent ensemble, des collaborateurs d’une même entreprise, mais également des personnes extérieures. Il peut s’agir d’indépendants, de prestataires, de freelances comme de jeunes start-ups.

À l’inverse des espaces de coworking, les espaces de corpoworking ne sont pas ouverts à tous. Ils sont soumis à l’autorisation de l’entreprise d’accueil.

Aujourd’hui, et avec la généralisation du télétravail, on observe une volonté encore plus prégnante des collaborateurs de trouver des espaces de travail alternatifs. Flexibles et stimulants, ces espaces concourent à effacer les frontières entre les différents métiers d’une entreprise et favorisent la collaboration et la coopération transverse. En parallèle, ce lieu fait également se rencontrer des compétences qui étaient, jusque-là, cloisonnées au sein des services.

Par ricochet, cela stimule l’apprentissage et l’émulation d’idées, mises en avant au sein des animations organisées dans l’espace de corpoworking (ateliers, débats, rencontres et co-lunchs). Ces espaces sont donc l’occasion, pour les collaborateurs, d’enrichir leur réseau professionnel.

✔  Le corpoworking, pour quels besoins ?

Le corpoworking répond à deux besoins courants des entreprises et des collaborateurs.

Pour les entreprises, la création d’un tel espace permet, non seulement, d’optimiser et de remodeler les mètres carrés inoccupés en les louant/prêtant (selon son souhait) à des entrepreneurs, freelances, et start-ups externes en quête d’esprit de partage. Toutefois, c’est également l’occasion pour elles de se moderniser et d’innover. En prenant ce chemin, elles améliorent leur marque employeur et montrent, à leurs collaborateurs qu’elles comprennent les enjeux du « Workspace management » et de la flexibilité du travail. Ces espaces répondent ainsi, aux besoins des entreprises qui souhaitent accélérer leur croissance, développer une dynamique collective et créer des synergies entre les acteurs internes et externes.

À noter qu’en tant qu’entreprise, il est possible de proposer votre espace de corpoworking sur workin.space ! Il vous suffit de remplir un formulaire, en indiquant le nombre de postes de travail mis à disposition, ainsi que votre ville et le nom de votre entreprise. Inversement, le nombre d’espaces se multipliant en France, il devient difficile et chronophage de trouver l’offre alliant l’ensemble des services souhaités. C’est pourquoi, il est judicieux de se faire conseiller et accompagner dans cette recherche par des experts en Immobilier d’entreprise, afin de définir vos besoins, ainsi que les “must have” et les “nice to have” !

Pour les collaborateurs, ce type d’espace répond à un besoin de plus en plus courant : recréer le sentiment d’appartenance à une communauté. Notamment, après un contexte de crise sanitaire, éloignant les collaborateurs les uns des autres. En effet, les espaces de corpoworking agissent finalement comme des points de ralliement de tous les talents, où des synergies se créent grâce à des animations « corporate ». Appréciées par les collaborateurs, ces animations peuvent être internes (à l’instar d’un petit-déjeuner, de co-lunch, d’ateliers, etc) comme externes (tables rondes, conférences, etc). Finalement, les espaces de corpoworking améliorent la Qualité de Vie et les Conditions de travail (QVCT) de ces derniers.

5.  Le smart office, un environnement de travail innovant & intelligent.

Le smart office désigne un espace de travail dans lequel les nouvelles technologies sont mises au service des besoins et du bien-être des collaborateurs. L’objectif est de permettre aux collaborateurs de travailler dans des conditions optimales et d’améliorer leur productivité.

Puisque rappelons-le, les collaborateurs perdent un temps précieux et de l’énergie dans des tâches et des activités sans valeurs ajoutées : rechercher un emplacement de parking, trouver un poste de travail libre (notamment dans les grandes entreprises), faire la queue à l’espace de restauration, etc.

Pour répondre à ces enjeux, le smart office inclut, par exemple :

• • Divers équipements & technologies IoT : salles de réunions intelligentes et connectées avec caméras et la technologie « click and play» (afin que vos collaborateurs puissent partager aisément leur contenu et/ou leur présentation), logiciels et outils de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet), assistants vocaux numériques, outils intranet et réseaux sociaux internes, éventuellement des marketplaces de services pour les collaborateurs, etc.

• • Des applications web & mobiles intuitives : facilitant les agendas de chacun & la réservation d’espaces (places de parking, postes de travail, bornes de recharge, autres ressources, etc). En fonction de l’application choisie, il est également possible de suivre le taux d’occupation de chacun des espaces et l’utilisation des ressources. L’application Sharvy permet cela, en seulement quelques clics !

• • Des logiciels d’intelligence artificielle & d’automatisation des process: principalement, pour améliorer l’efficacité opérationnelle.

✔  Le smart office, pour quels besoins ?

En optant pour le smart office, les entreprises peuvent répondre tant aux besoins économiques, qu’environnementaux et sociaux actuels.

Par exemple, grâce au pilotage du chauffage, de la ventilation et/ou de la climatisation en fonction des données captées, mais aussi du taux d’occupation des espaces, il est possible pour l’entreprise d’optimiser la consommation énergétique des bureaux, de réduire les espaces occupés et les coûts liés à l’entretien des salles. Ces éléments permettent à l’entreprise d’améliorer la performance énergétique des bâtiments et également, de réaliser de belles économies !

Quels nouveaux usages privilégier dans votre entreprise ?

Vous l’aurez compris : l’aménagement des espaces de travail doit refléter les besoins et les activités de VOS collaborateurs.

Toutefois, une tendance se démarque au sein des entreprises et celle-ci semble satisfaire les attentes d’un éventail de collaborateurs. L’idée est de renverser le rapport entre espace individuel et collectif.

Plutôt que de consacrer, de façon assez traditionnelle, 70% des surfaces à des postes de travail et 30% aux autres fonctions, l’objectif à présent, est de privilégier les espaces collaboratifs. Les mètres carrés ainsi libérés accueillent le plus souvent un hub social, tantôt lieu de vie et de travail informel, ainsi qu’une plus grande diversité d’espaces thématiques (atelier de créativité, espaces de présentation, espace de détente, espace de restauration, etc).

Une fois cette optimisation réalisée, la prochaine étape est de trouver le bon équilibre entre les différents aménagements ci-dessus : entre échanges informels et formels, professionnel et personnel, décontraction et concentration.

Pour savoir lequel privilégier pour votre entreprise, embarquez vos équipes dans votre projet, c’est le B-A-BA. Ainsi, soyez à l’écoute de vos collaborateurs pour identifier les modes de travail qui répondent à vos effectifs, vos catégories « métiers » et vos objectifs.

Gardez également en tête qu’il est possible de combiner plusieurs nouveaux usages sur vos lieux de travail.

Par exemple, le flex office va de pair avec le télétravail, et tous deux se conjuguent parfaitement avec Activity-Based Working (ABW).

Dans le même sens, le corpoworking est intéressant à proposer avec le télétravail, car vous offrez des espaces polyvalents qui peuvent être investis différemment par les collaborateurs selon leur gré tout au long d’une journée et/ou d’une semaine de travail.

Besoin d’un accompagnement dans cette réflexion ? Envie de procéder à une transition vers le flex office, desk sharing, hot desking sereinement ? Contactez un expert Sharvy pour vous guider et obtenir une solution personnalisée à votre entreprise !

En conclusion

Nul doute, bien qu’il ait perdu son monopole, le bureau a vocation à perdurer. De façon pratique, il demeure le premier lieu capable de fournir des infrastructures essentielles qui ne peuvent être dupliquées à la maison. Il est également la principale incarnation spatiale de l’entreprise, soit un lieu où se transmettent des savoirs, des valeurs et un projet commun !

Cependant, ces dernières années, les exigences vis-à-vis de l’espace de travail n’ont jamais été aussi élevées. Et pour cause : à présent, les collaborateurs passent sans cesse d’une activité à l’autre au cours d’une journée et s’adonnent à cinq modes de travail différents : la concentration, la socialisation, la collaboration, l’apprentissage et la régénération.

Bien évidemment, aucun espace (à lui seul) ne peut répondre à tous ces besoins, mais chacun d’eux doit favoriser la performance. C’est pourquoi, les entreprises doivent désormais repenser leurs espaces de travail dans cette logique, afin de répondre aux nouvelles attentes criantes des collaborateurs.

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