Logiciel de réservation de bureau : une solution pour les entreprises en quête de flexibilité ?

Nul doute : ces dernières années, les bureaux traditionnels, autrefois synonymes de routine immuable, ont cédé la place à des environnements hybrides, où télétravail & présentiel se partagent la vedette. Cette transformation, bien plus qu’une simple tendance, reflète une quête profonde de flexibilité & d’équilibre, tant pour les entreprises que pour leurs collaborateurs.

Mais, comment gérer efficacement des espaces de travail lorsque les besoins évoluent constamment ? Comment éviter les bureaux déserts d’un côté & des espaces pleins à craquer de l’autre ? Pour répondre à ces défis, de nombreuses organisations se tournent vers des outils modernes, parmi lesquels le logiciel de réservation de bureau occupe une place centrale. Découvrez ses avantages & son fonctionnement dans cet article !

Les nouveaux défis des espaces de travail en entreprise.

1. La montée du travail hybride & du flex office.

Depuis le Covid-19, le travail hybride s’impose comme une nouvelle norme au sein des entreprises, tandis que le concept du flex office (où les bureaux attitrés disparaissent au profit d’espaces partagés) gagne en popularité.

Ainsi, nombreux sont les collaborateurs qui partagent désormais leur temps entre le bureau & le télétravail, et les entreprises se doivent de composer avec ces nouvelles habitudes.

Mais cette flexibilité, si appréciée pour le bien-être & la productivité des équipes, soulève une question cruciale : comment gérer des espaces de travail lorsque la présence des collaborateurs varie constamment ?

En tentant de répondre à cette question, les entreprises se retrouvent souvent confrontées à des bureaux tantôt vides, tantôt saturés, mettant en lumière le besoin d’outils adaptés pour orchestrer les espaces de travail.

2. Les défis à surmonter sans un logiciel de réservation de bureau.

Ces défis quotidiens sont d’autant plus complexes à surmonter sans l’aide d’un logiciel de réservation de bureau. Les collaborateurs se retrouvent (bien souvent) dans l’impossibilité de choisir l’espace de travail qui correspond le mieux à leurs besoins du moment. Par exemple, il peut être courant que vos collaborateurs souhaitent s’isoler dans une phonebox à la recherche de calme & de concentration.

Sans une solution dédiée, ces espaces (bien souvent limités en nombre), risquent d’être occupés de manière désordonnée, et même inutilisés faute de visibilité sur leur disponibilité. Il en va de même, lorsqu’il s’agit de réserver une salle de réunion pour un échange stratégique, comme pour une session de brainstorming. Des moments qui nécessitent d’être à l’écart des open-spaces.

Qui n’a jamais vécu l’expérience frustrante de chercher désespérément une salle libre, pour finalement constater qu’elle est soit prise, soit inadaptée ? Sans une solution centralisée, le temps perdu à organiser ces détails logistiques s’accumule, au détriment de la productivité & du confort de travail.

In fine, un logiciel de réservation de bureau ne se contente pas de gérer des postes de travail : il apporte bien plus à vos collaborateurs : il offre à chacun, une flexibilité indispensable pour une organisation sans embûches & performante.

Qu’est-ce qu’un logiciel de réservation de bureau ? Définition & fonctionnement.

Un logiciel de réservation de bureau (connu également sous le nom de desk booking), est tout simplement une application qui permet à vos collaborateurs de choisir & réserver un espace de travail qui leur convient, en fonction de leurs besoins.

Grâce à une interface intuitive comme celle de Sharvy, ce type de logiciel offre une vue en temps réel sur la disponibilité des espaces – postes de travail, salles de réunion, zones silencieuses & collaboratives – et simplifie leur attribution. Chaque collaborateur peut ainsi organiser sa journée selon ses besoins spécifiques & son emploi du temps, tout en optimisant l’utilisation des locaux pour l’entreprise.

Concrètement : vos collaborateurs commencent par se connecter via leur compte personnel, que ce soit depuis un ordinateur, comme un smartphone. Par la suite, ils accèdent à un plan interactif qui leur permet de visualiser en temps réel la disponibilité des bureaux, salles de réunion & autres espaces.

Vos collaborateurs peuvent ainsi choisir l’endroit idéal : un bureau calme pour se concentrer, une salle de réunion pour un échange important, comme une zone collaborative pour travailler en équipe.

Après avoir précisé la journée comme la durée souhaitée, vos collaborateurs valident leur réservation en quelques clics et reçoivent une confirmation instantanée, suivie d’un rappel au moment opportun. Grâce à ce système, vos collaborateurs gagnent en flexibilité & en efficacité, tout en optimisant l’utilisation des espaces de votre entreprise.

Les avantages d’un logiciel de réservation de bureau pour votre entreprise !

1. Une solution pour en finir avec l’inoccupation de vos espaces de travail.

Pour bénéficier pleinement de cet avantage, il est essentiel de mutualiser vos postes de travail (autrement dit : calculer un taux de foisonnement propre à votre entreprise & à vos besoins). Par exemple, si votre entreprise compte une quinzaine de collaborateurs, il suffira de mettre à disposition qu’une dizaine de postes individuels.

Cela implique de mettre en place une organisation interne efficace, avec une gestion des espaces en « rotation », permettant à chacun d’accéder à un poste selon un planning adapté.

Certes, adopter une approche où le nombre de postes de travail est inférieur au nombre de collaborateurs peut sembler audacieux, voire inquiétant au premier abord. Pourtant, c’est précisément dans cette situation qu’un logiciel de desk booking est le plus judicieux.

Par exemple, dans une entreprise de 15 collaborateurs, proposer 10 postes individuels suffit souvent, car tout le monde n’est pas présent au bureau en même temps. Le logiciel garantit à chacun la possibilité de réserver un espace de travail, transformant ainsi une contrainte potentielle en un véritable levier d’efficacité & de flexibilité.

2. Un logiciel de réservation de bureau offre un vent de liberté dans le choix de son espace de travail.

Grâce à un logiciel de réservation de bureau, un collaborateur qui doit rédiger un rapport complexe pourra réserver un bureau au calme, tandis qu’un autre, préparant une réunion d’équipe, choisira plutôt une zone collaborative, avec une salle équipée des technologies recherchées pour effectuer la réunion (projecteur, enceinte, tableau blanc, etc).

Cette flexibilité leur offre non seulement plus de confort, mais aussi une meilleure efficacité, car chacun peut travailler dans des conditions optimales selon ses priorités du jour. C’est une véritable personnalisation de l’expérience au bureau, qui favorise bien-être & productivité au quotidien.

3. Une solution novatrice pour briser les silos & encourager les rencontres.

Par exemple, grâce à une gestion flexible des bureaux, des collaborateurs issus de différents départements peuvent se retrouver à travailler dans le même espace, favorisant ainsi les échanges informels & la collaboration spontanée.

Imaginons un designer & un développeur réservant des bureaux voisins un jour donné. Cette proximité peut les inciter à échanger des idées, à résoudre ensemble des problèmes, comme à initier des projets communs.

En facilitant ces interactions, le logiciel crée un environnement propice à l’innovation & à la cohésion, réduisant ainsi les barrières entre les équipes & stimulant la collaboration transversale.

4. Une méthode efficace pour réaliser des gains financiers & environnementaux.

En adoptant un logiciel de réservation de bureau, vous pouvez en profiter pour repenser l’organisation de vos espaces de travail pour réaliser à la fois des économies financières & des gains environnementaux.

Par exemple, en optant pour une mutualisation des postes de travail plutôt que pour un bureau fixe par collaborateur, vous optimisez l’utilisation de vos locaux et réduisez les surfaces nécessaires. Cela vous permet de louer des espaces plus petits, mais mieux aménagés & enrichis de services qui améliorent la Qualité de Vie & les Conditions de Travail (QVCT) de vos équipes.

Qui plus est, en réduisant la surface occupée, vous réduisez vos dépenses énergétiques : qu’il s’agisse du chauffage, de la climatisation, comme de l’éclairage. En combinant cette approche avec le télétravail, vous réduisez également les trajets domicile-travail de vos collaborateurs, limitant ainsi l’empreinte carbone de votre activité.

Un « simple » logiciel de réservation de bureau peut donc être une véritable solution qui vous permet de concilier rentabilité & responsabilité.

Comment choisir votre logiciel de réservation de bureau ? 5 conseils !

1. Une simplicité d’utilisation.

Dans votre entreprise, vous avez probablement des équipes composées de collaborateurs de tous âges, certains parfaitement à l’aise avec les nouvelles technologies, d’autres un peu moins familiers avec ces outils.

C’est pourquoi, la simplicité d’utilisation doit être au cœur de votre choix. Une interface intuitive, des étapes claires & une navigation fluide sont donc indispensables pour que chacun puisse utiliser le logiciel au quotidien & sans difficulté.

Pour faire votre choix, prêtez attention au nombre de clics nécessaires pour effectuer une réservation par exemple. Ce détail, en apparence anodin, est en réalité un indicateur clé de la simplicité et de l’efficacité de l’outil. Moins vos collaborateurs auront à cliquer pour réserver un poste, une salle, comme un espace collaboratif, plus l’expérience utilisateur sera fluide & agréable.

2. Une connexion avec votre logiciel SIRH.

Il est essentiel que votre logiciel de réservation de bureau puisse se connecter à votre logiciel SIRH, afin de simplifier l’organisation du travail de vos collaborateurs.

Par exemple, en synchronisant les plannings de vos collaborateurs, le logiciel de réservation de bureau peut automatiquement ajuster les disponibilités des postes de travail en fonction des absences de chacun & des jours de télétravail. Cela évite les doublons, les conflits de réservation & les espaces de travail inutilisés.

Qui plus est, cette connexion vous offre une vue d’ensemble sur les habitudes de vos équipes, comme leurs préférences sur les espaces & les modes de travail. Ces données peuvent vous aider sur le long terme à prendre des décisions éclairées pour optimiser vos espaces de travail.

3. Des fonctionnalités avancées.

Votre entreprise est unique, tout comme les besoins de vos collaborateurs. Ce qui fonctionne pour une autre organisation ne produira pas nécessairement les mêmes résultats chez vous.

C’est pourquoi, avant de commencer votre recherche de logiciel de réservation de bureau, prenez le temps d’identifier précisément les attentes & les exigences de vos équipes. Cette étape vous permettra de définir les fonctionnalités essentielles que vous devez privilégier.

Voici quelques fonctionnalités indispensables à considérer :

• La réservation & la libération intuitive des postes.
• La visualisation en temps réel des disponibilités.
• Des critères de recherche spécifiques (écran XXL, double écran, etc).
• Une gestion simple des réservations (modifications & annulations en quelques clics).
• Un suivi du taux d’occupation des espaces.
• Un plan dynamique pour retrouver facilement les postes réservés.
• Une intégration fluide avec votre SIRH & vos autres outils internes.

Vous pouvez aussi opter pour des fonctionnalités d’attribution automatique selon des règles de priorité et une personnalisation avancée pour répondre précisément aux besoins de votre entreprise.

4. Une évolutivité & une personnalisation.

Pour répondre aux besoins de votre entreprise (sur le long terme), votre logiciel de réservation de bureau doit être à la fois évolutif & personnalisable.

Imaginez : vos équipes grandissent, vos espaces de travail changent, vous adoptez de nouvelles pratiques comme le desk sharing & le télétravail. Et bien, votre outil doit pouvoir s’adapter facilement à ces évolutions.

Qui plus est, la personnalisation est un véritable atout. Vous devez pouvoir configurer votre logiciel afin qu’il reflète fidèlement l’organisation de vos bureaux, mais également, qu’il intègre vos règles internes, ainsi que des fonctionnalités spécifiques, comme la réservation de zones dédiées pour certaines équipes.

C’est le cas de l’IRD (Institut de Recherche pour le Développement), qui utilise la solution de desk booking Sharvy, pour sa direction Ressources Humaines. Consultez le cas client pour en savoir plus !

Par conséquent, offrir ce niveau de flexibilité permet non seulement à vos collaborateurs de se l’approprier plus rapidement, mais aussi d’ajuster en permanence votre gestion des espaces pour répondre aux besoins réels de votre entreprise.

5. Une solution centralisée : de votre parking d’entreprise à vos postes de travail.

Si vous adoptez le télétravail, ainsi qu’une organisation flexible comme le flex office, vous pourriez constater que la gestion du parking devient également un enjeu. Par conséquent, la gestion centralisée des ressources prend tout son sens.

En effet, lorsque vos collaborateurs alternent entre travail à distance & présence au bureau, les besoins en termes d’espaces – qu’il s’agisse de bureaux, comme de places de stationnement – deviennent imprévisibles.

C’est pourquoi, une solution de gestion centralisée, comme Sharvy, vous permet d’optimiser ces deux aspects en un seul outil !

Vos collaborateurs peuvent ainsi réserver leur bureau pour une journée et, dans le même temps, une place de parking si nécessaire. Cette approche globale simplifie l’organisation, réduit le stress des collaborateurs qui craignent de manquer de place, et améliore l’efficacité dans l’utilisation de vos infrastructures.

En conclusion

Avec un logiciel de réservation de bureau, vous ne faites pas qu’organiser vos espaces : vous offrez à vos collaborateurs une nouvelle liberté, ainsi qu’une expérience de travail plus fluide, adaptée à leurs besoins.

C’est une opportunité de transformer vos bureaux en un véritable atout stratégique, tout en valorisant ce qui compte le plus : le bien-être & la productivité de vos équipes. Après tout, le bureau du futur commence aujourd’hui, et il est entre vos mains.

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