Le bureau en flex office : comment s’adapte-t-il aux différentes générations de travailleurs ?

Et si le bureau traditionnel, tel qu’on le connaît, était déjà obsolète ? Le bureau en flex office, conçu pour répondre aux impératifs de flexibilité & d’optimisation des espaces de travail, séduit de plus en plus d’entreprises.

Mais derrière cette révolution, un défi majeur : comment faire coexister, dans un même espace, des générations aux attentes, aux habitudes & aux aspirations parfois opposées ?

Tandis que certains collaborateurs, attachés à leur bureau personnel, peinent à trouver leurs repères dans ce nouvel agencement, d’autres, fervents adeptes du travail nomade, y voient une opportunité d’épanouissement & de mobilité.

Dès lors, comment le flex office peut-il s’adapter aux besoins de chacun sans créer de tensions, ni compromettre la performance collective ? Quelles stratégies les entreprises peuvent-elles adopter ? Nos conseils.

Le bureau en flex office : un modèle en plein essor ?

Le flex office repose sur un principe simple : supprimer les bureaux attitrés pour offrir davantage de flexibilité. Concrètement, cela signifie qu’aucun collaborateur n’a de bureau fixe. À leur arrivée, ils choisissent l’espace de travail qui correspond le mieux à leurs besoins du moment : un poste dans un open space pour échanger, un espace calme pour se concentrer, comme une salle de réunion pour un travail collaboratif.

Ses avantages sont nombreux. Il réduit vos coûts immobiliers, encourage la collaboration & modernise votre marque employeur. Pour vos collaborateurs, il apporte plus de liberté, améliore la Qualité de Vie & les Conditions de Travail (QVCT) & favorise un mode de fonctionnement plus agile.

Mais… est-ce vraiment aussi parfait qu’on le décrit ?

En réalité, sa mise en place pose plusieurs défis. L’absence de bureau fixe peut entraîner une perte de repères & diminuer le sentiment d’appartenance. Qui plus est, sans bureau attitré, il peut être difficile de retrouver ses collègues et d’organiser efficacement le travail en équipe.

Par conséquent, le succès du flex office repose sur des outils numériques performants (réservation des postes de travail, solutions collaboratives, équipements divers). Il doit donc s’accompagner d’une transition bien orchestrée.

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Les attentes des différentes générations face au bureau en flex office.

1. La génération X (1965-1980) : concilier flexibilité & repères structurants.

Souvent qualifiée de génération charnière, la génération X a connu à la fois les structures rigides des bureaux traditionnels & l’émergence du numérique. Elle aspire à un équilibre entre flexibilité & structure, ce qui en fait une génération plutôt réceptive au flex office, à condition que certains repères soient préservés.

C’est pourquoi, elle demeure attachée à des repères fixes & une organisation structurée.

Ainsi, l’idée de ne pas avoir de poste de travail attitré peut être perçue comme une contrainte, en particulier pour les cadres & managers, qui ont besoin d’un espace plus personnel pour gérer des responsabilités stratégiques.

Bien souvent, ils apprécient les espaces collaboratifs, qui favorisent les échanges & la créativité, mais éprouve également le besoin de disposer de zones dédiées à la concentration & à la confidentialité.

Qui plus est, l’efficacité demeure une priorité pour cette génération, qui attache une grande importance aux outils de communication & d’organisation. L’usage d’applications permettant de planifier les journées de travail, de réserver des espaces, comme d’assurer une interaction fluide avec les équipes est essentiel pour éviter toute perte de productivité liée à l’absence de bureaux fixes.

Ainsi, et pour cette génération, le flex office ne doit pas être synonyme de désorganisation, mais plutôt d’un cadre de travail flexible avec des repères bien définis.

2. Les millennials (1980-1995) : le besoin de flexibilité & d’expériences stimulantes.

Il s’agit de la première génération à avoir grandi avec Internet. Les millennials (connu également sous le nom : génération Y) sont profondément attachés aux notions de flexibilité & de mobilité. Pour eux, le travail ne se définit pas uniquement par un lieu physique, mais par la possibilité de travailler où et quand ils le souhaitent. Le flex office correspond donc à leurs attentes, à condition qu’il s’intègre dans un modèle hybride, combinant présentiel & télétravail.

Habitués à jongler entre plusieurs outils & plateformes, ils attendent de leur entreprise qu’elle mette à leur disposition des solutions performantes pour leur permettre de travailler efficacement, où qu’ils soient. L’absence d’un bureau attitré ne leur pose généralement pas de problème, tant qu’ils peuvent accéder à des espaces confortables & adaptés à leurs tâches.

Le bien-être au travail est également une priorité pour cette génération. Les millennials privilégient les environnements de travail conviviaux, où l’ergonomie, la décoration & les espaces de détente jouent un rôle clé.

Des entreprises comme Google & Airbnb, pionnières dans l’aménagement de bureaux innovants avec des espaces de relaxation, des cafétérias modernes & des zones modulables, illustrent parfaitement ces attentes.

3. La génération Z (1995-2010) : une vision du travail fondée sur l’instantanéité & le sens.

Nés dans un monde ultra-connecté, ils considèrent la mobilité & la flexibilité comme des normes. Pour eux, la notion de bureau fixe paraît obsolète, et le flex office répond parfaitement à leur besoin de diversité & de spontanéité. Ils privilégient des espaces ouverts & modulables, leur permettant de passer aisément d’un projet à un autre, comme de travailler en collaboration avec différentes équipes.

Leur rapport au travail est marqué par un besoin d’immédiateté & d’interaction constante. Ils apprécient les espaces de brainstorming, les zones informelles & les outils favorisant une collaboration rapide, comme Slack & Microsoft Teams. Loin de rechercher une routine, ils veulent évoluer dans un environnement stimulant, où les échanges sont fluides & où l’innovation est encouragée.

Enfin, cette génération est particulièrement attachée aux valeurs & à la culture d’entreprise. Elle s’investit davantage dans des organisations avec une approche plus humaine du management, et qui partagent ses engagements, notamment en matière de Responsabilité Sociale & Environnementale (RSE).

Alors, comment adapter une organisation en flex office aux différentes générations de travailleurs ?

1. Utilisez une application de réservation des postes de travail.

L’une des clés du succès du flex office réside dans l’adoption d’outils numériques.

Pour la génération X & les millennials, qui recherchent un équilibre entre flexibilité & structure, les logiciels de réservation de bureaux deviennent un élément incontournable.

Ces logiciels permettent de choisir & de réserver un poste de travail à l’avance, garantissant ainsi une organisation prévisible, autant qu’efficace.

La génération Z, en particulier, attendra une expérience sans friction de ces outils, où la réservation des espaces est presque instantanée et totalement connectée aux applications qu’ils utilisent déjà (Microsoft Teams par exemple).

La solution Sharvy répond à ces attentes en offrant, en parallèle, une vue en temps réel sur la disponibilité des espaces – postes de travail, salles, zones silencieuses & collaboratives – tout en simplifiant leur attribution. Cette flexibilité permet à chaque génération de travailleurs de choisir un espace de travail selon ses préférences, en planifiant leurs plannings à l’avance.

Gardez tout de même en tête que ces réservations ne doivent pas être perçues comme une simple commodité. Il est essentiel que l’algorithme de réservation soit équitable, afin d’éviter les situations où certains collaborateurs, par exemple les plus anciens (et les plus influents), bénéficient d’un accès privilégié aux meilleurs espaces.

C’est pourquoi, avant de commencer votre recherche de logiciel de réservation de bureau, prenez le temps d’identifier précisément quel logiciel fonctionne selon un algorithme équitable, comme Sharvy.

2. Aménagez différents espaces : zones variées (silence, collaboration, détente).

Le flex office, par sa nature, offre une opportunité unique de décloisonner les équipes et de favoriser les rencontres impromptues entre vos collaborateurs. Alors, pour tirer parti de cet avantage, l’aménagement de vos espaces doit permettre non seulement, de répondre aux attentes spécifiques de chaque génération, mais aussi, de briser les silos.

La génération X, soucieuse de concilier liberté & repères établis, recherche un environnement de travail avec des zones distinctes : des espaces de concentration pour travailler au calme & des zones collaboratives clairement délimitées pour les échanges d’équipe.

Les millennials, adeptes du travail hybride, recherchent des espaces modulables, favorisant à la fois la créativité & le bien-être, avec des zones de détente où ils peuvent se ressourcer.

Enfin, la génération Z, en quête de spontanéité & d’innovation, privilégie des espaces ouverts & interactifs, intégrant des outils numériques pour faciliter le travail en équipe tout en ayant accès à des bulles de concentration ponctuelles.

Pour concilier ces différentes attentes, il est essentiel d’adopter un aménagement hybride & adaptable, offrant à chacun la possibilité de choisir son cadre de travail en fonction de ses besoins. C’est dans ce contexte que la réservation des espaces, via des applications comme Sharvy, prend tout son sens. Ces solutions peuvent même intégrer la possibilité de réserver des créneaux horaires.

3. Privilégiez une application avec un algorithme d’attribution aléatoire des postes.

Via une application dédiée, comme Sharvy, vos collaborateurs peuvent choisir leurs préférences concernant le poste de travail qu’ils vont occuper pour la journée (double écran, open-space, zone dédiée : commerce, développement, marketing, etc).

Cependant, et une fois ces précisions enregistrées, l’algorithme de l’application attribue les postes de travail de manière aléatoire.

Un tel algorithme encourage le brassage des collaborateurs de différentes générations, permettant ainsi de rompre les habitudes de silos & de favoriser les rencontres informelles. Cette mixité permet d’améliorer la communication interservices, comme de favoriser l’innovation grâce à des interactions inattendues.

Concrètement, l’algorithme prend en compte différents paramètres tels que la disponibilité des postes, les préférences déclarées par vos collaborateurs, les jours de présence, et les besoins spécifiques (zones calmes, espaces collaboratifs, proximité avec certains services).

Chaque semaine, et selon les règles définies par l’entreprise, les bureaux sont attribués de manière aléatoire, mais avec des critères ajustables pour garantir une expérience fluide & adaptée. Par exemple, un collaborateur qui a besoin de se concentrer pourra être placé en priorité dans une zone calme, tandis qu’un chef de projet pourra être rapproché de son équipe en fonction des besoins du moment.

Cette attribution aléatoire empêche que certains collaborateurs s’approprient toujours les « meilleurs » bureaux, évitant ainsi les conflits & les inégalités d’accès aux espaces de travail dans une organisation en flex office. Chaque collaborateur bénéficie donc des mêmes opportunités, ce qui favorise un environnement de travail plus juste.

4. Co-construisez votre politique de télétravail avec vos collaborateurs.

Le flex office & le télétravail sont souvent indissociables.

Ainsi, définissez des règles claires en tenant compte des besoins & attentes de chaque génération, comme des managers : combien de jours de télétravail par semaine ? Doivent-ils être fixes, flexibles ? Faut-il prévoir des exceptions ?

Une fois ces paramètres établis, organisez un roulement cohérent entre télétravail & présence physique. Trouvez le juste équilibre entre les collaborateurs complètement averses au télétravail, et à l’inverse ceux qui souhaitent en faire plus de deux jours par semaine. À vous de définir le calendrier des roulements.

Enfin, formalisez le cadre du flex office & du télétravail par la rédaction d’une charte. Celle-ci doit être communiquée et signée par l’ensemble de vos collaborateurs.

N’omettez pas d’y intégrer les bonnes pratiques du flex office : libérer, ranger & nettoyer son bureau en fin de journée, afin d’en permettre l’utilisation par une autre personne le lendemain.

5. Personnalisez l’accompagnement au changement vers le bureau en flex office pour chaque génération.

L’adoption du flex office n’est pas qu’une question d’aménagement physique & d’outils numériques. Il requiert également un accompagnement au changement afin d’aider chaque génération à s’adapter à ce nouveau mode de travail.

Pour la génération X, souvent plus attachée à des pratiques de travail traditionnelles, il est essentiel de proposer des formations sur les outils numériques (application de réservation de bureaux, solutions collaboratives, etc) et d’expliquer clairement les bénéfices du flex office, notamment en matière de collaboration & d’efficacité. Cela permet de réduire l’anxiété liée à la disparition du bureau fixe.

Les millennials, plus familiers avec le numérique & le travail hybride, apprécieront des ateliers & webinars axés sur l’optimisation du bien-être & la productivité dans un environnement flexible.

Quant à la génération Z, déjà habituée à des environnements de travail digitaux & flexibles, elle bénéficiera surtout de sessions de sensibilisation sur la collaboration instantanée & l’importance d’un espace de travail stimulant. En somme, un accompagnement personnalisé à chaque génération est essentiel pour garantir le succès de l’implémentation du flex office.

En conclusion

Nul doute : le flex office bouleverse les habitudes et ne peut pas convenir à l’ensemble de vos collaborateurs dès son instauration.

Comme tout changement majeur, il suscite d’abord des résistances avant d’être accepté. Chaque génération réagit différemment : certains y voient une opportunité, d’autres un bouleversement de leurs repères. Puis, progressivement, une dynamique constructive s’installe, orientée vers de nouvelles façons de travailler.

L’important est d’accompagner cette transition en impliquant vos collaborateurs dès le départ, en tenant compte de leurs attentes & de leurs craintes. En favorisant l’écoute & l’adaptabilité, vous pouvez (réellement) transformer cette évolution en un levier de performance & de bien-être au travail.

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