Le travail flexible : un eldorado de liberté ?

Déclarée comme « la voie de l’avenir », le travail flexible est le contre-pied d’une structure de travail rigide de 9 heures à 18 heures. Cette organisation est enracinée dans la liberté choisie pour travailler, quand, comment et où le collaborateur le souhaite.

Du statut d’option à celui d’une norme attendue par la plupart des collaborateurs, le travail flexible est désormais, une nouvelle arme de choix dans la guerre des talents. Une arme à laquelle un nombre croissant d’entreprises de toutes tailles font appel, pour attirer un vivier de talents du monde entier.

Cependant, le travail flexible est-il (réellement) gage de liberté pour les collaborateurs ? Les entreprises qui en font l’expérience, en retirent-elles uniquement des incidences positives ? Les réponses dans cet article.

Piqûre de rappel : qu’est-ce que le travail flexible ?

En France, la notion de “travail flexible” souffre (encore) d’une mauvaise presse et d’une double signification. D’une part, négative et de l’autre très positive. On l’associe à une ubérisation du marché du travail, mais également à une flexibilité où le collaborateur est davantage libre et responsabilisé par son entreprise. C’est cette seconde catégorie que nous abordons dans cet article.

Il est vrai que ces dernières années, de plus en plus d’employeurs admettent que les besoins de chaque collaborateur sont uniques et s’affranchissent ainsi, du traditionnel 9 heures – 18 heures.

Par conséquent, ils accordent davantage de souplesse à leurs collaborateurs dans l’organisation de leur travail, tout comme dans l’équilibre entre vie professionnelle et personnelle. Autrement dit, le travail flexible gagne du terrain, ce qui permet aux collaborateurs – parents – de jongler, sans contraintes, entre leurs impératifs (crèche, école, activités extra-scolaires, etc).

Cependant, comment se matérialise-t-il au sein des entreprises ?

Le travail flexible peut prendre différentes formes. En voici une liste (non-exhaustive) :

• • • Flexibilité des horaires de travail : dans ce cas-là, les entreprises cessent de contrôler le temps de travail et le pointage, puis lèvent les plages horaires fixes. Les collaborateurs ont davantage d’autonomie et choisissent leurs horaires de travail.

• • • Flexibilité géographique : autrement dit, c’est le principe du “work from anywhere”. Les entreprises accordent à leurs collaborateurs de travailler depuis la maison (télétravail), le bureau, un tiers-lieu, tout comme depuis l’étranger.

• • • La flexibilité au bureau : une organisation du travail en vogue ces dernières années, appelée également « flex office ». Dans le cas suivant, l’entreprise n’attribue plus un poste de travail précis à un collaborateur. Une fois sur site, ces derniers n’ont qu’à choisir leur point d’ancrage pour la journée et à débuter leurs tâches.

• • • Une flexibilité dans l’organisation du travail : une notion beaucoup plus diffuse, dans laquelle les entreprises peuvent favoriser le « Jobsharing » (deux collaborateurs à temps partiel qui forment un binôme à temps plein et se partagent la charge de travail), tout comme l’intrapreneuriat, etc. Dans ce cas de figure, les employeurs choisissent d’offrir à leurs collaborateurs une organisation du travail adaptée à leurs besoins de souplesse et d’autonomie.

Certaines entreprises sont innovantes en la matière et imaginent d’autres formules de travail flexible, afin de se démarquer et d’en faire un atout principal de leur marque employeur.

En fin de compte, le travail flexible n’est pas seulement une simple initiative d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, c’est un processus qui engage un changement culturel et organisationnel profond dans l’évolution des modèles d’entreprise.

Coup de projecteur sur le travail flexible en Europe : une demande croissante des collaborateurs ?

Si depuis 2017, la Finlande est « championne du monde » du bonheur, d’après le World Happiness Report, ce n’est pas par hasard. Sans aucun doute, il y a un lien avec le rythme de travail de ses résidents, où la pratique du travail flexible est partagée dans tout le pays. À l’évidence, cela influence le reste de l’Europe.

1.  État des lieux en France.

En France par exemple, les collaborateurs sont soucieux de bénéficier d’un meilleur équilibre vie professionnelle – vie personnelle, et attendent ainsi, davantage de flexibilité. De plus, ces derniers nourrissent désormais une vue plus « holistique du travail ». Leurs priorités sont : le plaisir de venir travailler (32%), les horaires flexibles (33%) et l’évolution de carrière (23%), selon une étude menée par le centre de recherches ADP Research Institute en 2022.

Une écrasante majorité (64%) souligne ainsi, qu’ils souhaiteraient « condenser » leurs horaires de travail et faire du télétravail une figure de pré-requis indispensable. D’ailleurs, 36% des collaborateurs français se disent prêts à démissionner s’il était impossible de télétravailler. Un chiffre qui grimpe à 53% chez les jeunes diplômés et les nouvelles recrues (18-25 ans).

2. État des lieux au Royaume-Uni.

Au Royaume-Uni, la demande accrue pour un travail flexible a été soulignée dans une étude menée par Capability Jane. Celle-ci relève que 92% des nouvelles générations de travailleurs considèrent la flexibilité comme une priorité absolue lorsqu’ils choisissent un emploi. En parallèle, 70% des collaborateurs britanniques estiment que la flexibilité du travail rend un emploi plus attrayant pour eux. Enfin, 30% préféreraient un travail flexible à une augmentation de salaire.

Toutefois, il faut retenir que le travail flexible prend une dimension plus formelle au sein du pays depuis la création d’une réglementation dédiée en 2014. À ce titre, les Britanniques qui travaillent dans une entreprise depuis plus de 6 mois ont le droit de demander des accords de travail flexible. Cette organisation peut prendre la forme de jours de travail à distance, d’horaires souples, de temps partiel, de partage de poste, d’annualisation du temps de travail… L’employeur a l’obligation d’étudier la demande du collaborateur et doit justifier tout refus.

3. État des lieux en Espagne.

L’Espagne ne déroge pas à la règle, puisque 64% des entreprises espagnoles succombent au travail flexible (Étude IDG Research pour Logitech et Microsoft). Or, une tendance se démarque : « la journée intensive ». À l’origine : des températures estivales trop élevées pour travailler durant les après-midis. De nombreux employeurs ont ainsi, décidés de fonctionner en horaires réduits de juin à septembre. Si aucune loi ne définit précisément les contours de cette organisation, la plupart des entreprises qui l’appliquent se calquent sur les vacances scolaires. Mais attention, qui dit finir plus tôt, dit aussi commencer plus tôt !

En fin de compte, de tous les pays européens, le Royaume-Uni est le plus avancé en termes de flexibilité du travail. En effet, 83% des entreprises britanniques autorisent une ou plusieurs formes de travail flexible pour leurs collaborateurs. Avec 78%, la France se place au second rang des pays Européens, devant la Belgique, l’Allemagne et les Pays-Bas.

 Les avantages (souvent insoupçonnés) du travail flexible !

Une idée reçue est que le travail flexible ne profite qu’aux collaborateurs. Pourtant, c’est loin d’être le cas, puisque l’entreprise y gagne peut-être bien plus que ces derniers. En plus de devenir des employeurs de choix, les entreprises qui adoptent le travail flexible sont bien plus performantes. Découvrons cela dans les paragraphes ci-dessous.

1.  Un vivier de talents inépuisables & une meilleure rétention.

Ce n’est plus un secret : ces dernières années, la guerre des talents s’intensifie, ce qui oblige les entreprises à redoubler d’efforts pour attirer de nouveaux talents.

Les profils tels que les développeurs, les spécialistes du marketing, les traducteurs et rédacteurs attendent un environnement de travail flexible. En refusant d’offrir de la flexibilité dans votre offre d’emploi, vous repousserez une grande partie du vivier de talents et diminuerez votre succès de recrutement.

Cependant, en adoptant une politique de travail plus flexible, vous levez les barrières géographiques et vous vous donnez l’occasion d’engager des profils plus variés, qui disposent d’une pléthore de compétences.

De même, les parents au foyer, les conjoints de militaires, tout comme les collaborateurs en situation d’handicap pourront, facilement, se tourner vers votre entreprise dès lors que vous introduisez une plus grande souplesse d’organisation. Un rythme flexible est bien plus attrayant pour ces derniers qui, à l’évidence, ne sont pas en mesure d’occuper un emploi traditionnel de bureau, aux horaires stricts.

Par conséquent, le travail flexible est un avantage reconnu par de nombreux demandeurs d’emploi. Aujourd’hui, et à mesure que nous avançons vers l’avenir, ces candidats sont prêts à choisir un poste avec davantage de souplesse dans l’organisation du travail, plutôt que le poste qui offre une meilleure rémunération, mais avec une présence sur site 5j/5j et aux horaires traditionnels de 9 heures à 18 heures.

2.  Un engagement accru de vos collaborateurs.

Quoi de plus frustrant que de toujours devoir demander des autorisations à ses responsables pour arriver une heure plus tard, tout comme pour partir une heure plus tôt. Vos collaborateurs se sentent toujours un peu confus à demander ce genre de requête.

Or, avec une politique de travail flexible et un cadre déjà (pré)établi, ces derniers savent qu’ils peuvent gérer leurs horaires comme ils le souhaitent, tout comme travailler depuis la maison, à partir du moment où cela reste dans les balises établies par l’employeur. De plus, laisser vos collaborateurs choisir et modifier leur environnement de travail comme ils le souhaitent, procure à ces derniers un sentiment de contrôle notable. Les docteurs en neuroscience le soulignent : ce sentiment engendre une meilleure satisfaction au travail et in fine, de meilleures performances.

Alors sans aucun doute, offrir à vos collaborateurs la possibilité d’évoluer dans un cadre de travail où le triptyque : confiance, responsabilisation et autonomie sont à l’œuvre, favorise l’engagement de ces derniers !

3.  Une amélioration de la productivité.

C’est bien connu : des collaborateurs heureux et épanouis, sont des collaborateurs encore plus productifs. En offrant davantage de souplesse dans l’organisation du travail, vous prouvez à ces derniers que vous ne vous focalisez pas uniquement sur les résultats de l’entreprise. Vous leur montrez que vous vous préoccupez de leur quotidien, ainsi que du bon équilibre entre leur vie professionnelle et personnelle.

En parallèle, vous tenez compte des cycles d’énergie de chacun. Vous n’êtes pas sans savoir que le niveau de productivité varie en fonction du moment de la journée. Certains de vos collaborateurs sont des lève-tôt et vont préférer condenser leurs horaires de travail sur la matinée, car ils estiment que c’est le moment de la journée où leur productivité est à son maximum. D’autres en revanche, préfèrent se retrousser les manches après le déjeuner.

En laissant vos collaborateurs organiser leurs journées de travail comme ils le souhaitent, vous créez des conditions propices à un travail efficace pour chacun d’entre eux.

4.  Une culture d’entreprise positive & saine.

À l’évidence, lorsqu’un employeur accorde à ses collaborateurs le travail flexible, ces derniers gèrent bien mieux les angoisses et le stress du quotidien. De cette manière, l’employeur parvient à agir de manière préventive sur un des principaux facteurs de risques psychosociaux.

De la même façon, le travail flexible peut être un véritable levier (souvent insoupçonné) pour lutter contre le burn-out, comme tout simplement, pour prendre soin du bien-être et de Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) des collaborateurs.

L’ensemble de ces éléments contribuent à une culture d’entreprise positive et saine. Ce qui, évidemment, participe à la rétention des talents.

5.  Une réduction de vos coûts immobiliers.

En œuvrant vers un système de travail flexible, il est courant que vos collaborateurs ne viennent au bureau plus que deux à trois fois par semaine. Dès lors, l’attribution d’un poste de travail individuel ne devient plus pertinente.

En conséquence, vous pouvez revoir vos coûts fixes et éventuellement, investir dans des bureaux plus petits, et donc moins coûteux, de façon à mettre en adéquation la présence humaine et la surface utilisée. C’est l’un des objectifs du flex office.

En optant pour cette organisation, vous devez prendre le partage de bureaux au pied de la lettre, en effectuant une mutualisation des postes de travail.

Cependant, procédez à une optimisation raisonnée. Un taux très optimisé (0,5 soit 5 postes de travail pour 10 collaborateurs) correspond à une entreprise dont les collaborateurs sont ultra-nomades, comme des commerciaux. À l’opposé, un taux plus anémique (0,8) reflète une stratégie de transition en douceur vers la mutualisation des postes de travail sans contraintes, ainsi que vers l’anticipation des croissances d’effectifs. À vous de choisir celle qui correspond le mieux à votre entreprise.

Quoiqu’il en soit, en mutualisant vos postes de travail, vous pouvez réduire votre loyer, diminuer vos besoins en fournitures de bureau, équipements informatiques et services de maintenance de vos locaux !

Travail flexible : quels sont les risques ?

1.  Le phénomène du « passager clandestin » & le risque de surmenage.

À l’évidence, il existe certains risques qui résultent de la mise en place d’un environnement de travail flexible. Malheureusement, un tel système peut encourager des comportements de « passagers clandestins », tout comme il peut pousser certains collaborateurs à profiter de cette souplesse.

À l’inverse, le travail flexible peut participer à brouiller les frontières entre la vie professionnelle et la vie personnelle des collaborateurs, et ainsi, amener à un risque de surmenage. La durée du travail peut s’allonger et les heures supplémentaires peuvent s’accumuler, sans même qu’ils ne s’en rendent compte. En tant qu’employeur, pensez à mettre en place des signaux d’alerte pour agir si un collaborateur en fait (beaucoup) trop et est au bord de l’épuisement professionnel. Un point plus difficile à « surveiller » lorsque vos collaborateurs peuvent travailler de n’importe où.

2.  Une communication & une coordination plus complexe.

Il faut l’avouer : lorsque vos collaborateurs travaillent à des heures différentes, il peut s’avérer plus difficile de planifier des réunions et de s’assurer d’une bonne communication interne. Ainsi, ajustez vos processus en conséquence et privilégiez une communication asynchrone pour limiter les asymétries d’informations. Puisque sur le long terme, une communication erronée (sur une réunion comme un délai) peut engendrer une mauvaise ambiance au sein de l’entreprise.

3.  Une gestion de la continuité des services embarrassante.

À l’évidence, certains postes en relation directe avec les clients exigent des collaborateurs qu’ils maintiennent un horaire constant ou à minima une disponibilité sur des horaires de travail conventionnels pour ne pas être en décalage avec les clients et partenaires. Ainsi, il est important de définir un référentiel commun à ces métiers, permettant de conserver une bonne relation avec votre clientèle et vos prospects.

4.  Un espace de travail désert & une réduction du sentiment d’appartenance.

Autoriser le travail flexible ne signifie pas que les bureaux doivent être désertés. Vous devez entretenir un environnement de travail agréable, créer un bon roulement entre vos équipes et surtout, donner envie à vos collaborateurs de venir travailler.

L’absence de contacts quotidiens entre les équipes peut affecter la créativité et l’innovation. La cohésion est ainsi plus difficile à maintenir au sein des groupes de travail. En parallèle, cela peut créer de l’isolement et réduire le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

5.  Ne pas anticiper votre virage culturel.

Comme vous vous en doutez, le travail flexible va (bien souvent) de pair avec le flex office. Cependant, votre transition vers cette nouvelle organisation du travail fait naître quelques défis. C’est pourquoi, vous devez anticiper votre virage culturel. Même si les habitudes changent, l’évolution des mentalités prend du temps. Les anciens oublient, votre effectif se renouvelle, les piqûres de rappel sont toujours bénéfiques !

Ainsi, dès le début du projet, vous ne devez pas omettre le manque de civisme de certains de vos collaborateurs. Évitez que chaque matin soit une course effrénée à la meilleure place en prenant les bonnes décisions de gestion, tout en dimensionnant les espaces intelligemment.

Par exemple, pour éviter que les lève-tôt aient l’embarras du choix et qu’après 9h, les places se raréfient, introduisez un outil de desk booking, comme Sharvy. Ainsi, vous vous écartez du fonctionnement classique du flex office, qui repose sur le principe du « premier arrivé, premier servi ». Vos collaborateurs peuvent réserver une place en amont de leur venue.

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En conclusion : le travail flexible est-il (réellement) synonyme de liberté ?

Sur le papier, le travail flexible semble idéal autant pour les collaborateurs que pour les entreprises.

Or, si les collaborateurs ont une vue plus holistique du travail et recherchent les conditions de travail les plus confortables, cela ne signifie pas pour autant qu’ils sont entièrement libres et épanouis.

D’autre part, ces derniers doivent faire preuve de discipline et de rigueur. Sans une excellente organisation, ils peuvent facilement se retrouver en dessous du seuil de productivité convenu. À l’évidence, cela aura un impact direct sur le rendement de l’entreprise.

En outre, il s’expose à un risque d’isolement du monde extérieur. À cela s’ajoutent les potentielles distractions provenant des interruptions occasionnées par les membres de la famille. Le sentiment de liberté est donc à double tranchant. De plus, il peut être altéré par le stress issu d’une pression volontaire quant à l’atteinte des objectifs fixés.

Par conséquent, si le travail flexible permet d’éviter les attaches et les entraves, de l’autre, il donne à voir un monde où les liens deviennent moins pérennes et les engagements moins catégoriques.

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