Hot desking : est-ce une bonne idée de l’implémenter en entreprise ?

À présent, le train vers le travail hybride est inarrêtable ! Durant de nombreuses années, nos façons de travailler évoluaient, mais lentement. Et soudain, en 2020, le point de bascule survient avec la crise du Covid-19. Celle-ci vient chambouler les méthodes de travail jusqu’alors établies, contraignant le monde entier au confinement.

Depuis, la révolution du travail est lancée. L’alliance du présentiel et du distanciel incarne aujourd’hui le quotidien de 55% de salariés, selon le Baromètre 2022 de l’entreprise JLL, leader du conseil en immobilier d’entreprise.

Cependant, la généralisation du travail hybride ne se fait pas au détriment du bureau. En effet, cette même étude nous révèle que 45% des salariés jonglent entre le travail au sein d’un tiers-lieu (coworking et corpoworking), le travail à domicile et le travail en présentiel.

En conséquence, et sans surprises, la venue sur site se maintient, et le bureau agit comme un « point de ralliement » de tous les talents, un lieu d’émulation. Il est ainsi, le point de rencontre central de l’entreprise, autrement dit : le cœur d’où l’énergie est issue. Et à présent, il doit allier une culture managériale et une dynamique communautaire renouvelées, à une plus grande flexibilité du travail.

Pour y parvenir, les entreprises sont nombreuses à repenser les espaces de travail, afin de bâtir les fondations du travail hybride, où chacun peut y trouver son intérêt. Pour cela, le hot desking suscite la curiosité de plus en plus d’entreprises. Toutefois, est-ce (réellement) une bonne idée ? Tour d’horizon et décryptage de cette tendance dans cet article !

Qu’est-ce que le hot desking ? Définition, origines, et fonctionnement.

Jusqu’à présent, on connaissait l’open-space classique. Désormais, on retrouve régulièrement au sein des entreprises, les open-spaces « dynamiques » : ce sont des espaces ouverts, où les salariés n’ont plus de poste de travail attitré. On peut également appeler ça : le hot desking.

Ainsi, chacun est libre de s’installer où il le souhaite, en fonction de ses tâches de la journée, et de ses besoins.

Pour les plus curieux, cet anglicisme vient de l’expression navale « hot bunking », qui désigne une pratique courante chez les marins, qui, en raison de la pénurie de couchettes, sont contraints de s’en partager une à plusieurs. Généralement, une pour deux ou trois marins. Bien souvent, ces derniers dorment par roulement. Lorsqu’un marin se lève pour démarrer son service, un autre vient de le terminer, et récupère la première couchette libre pour se reposer. Cela, avant même que la chaleur corporelle de l’autre ne se dissipe, d’où l’expression « hot berth » ! Cette solution permet de minimiser l’espace nécessaire pour dormir, et d’utiliser les mètres carrés économisés à d’autres fins.

Et… aussi étonnant qu’il soit, le hot bunking inspirent de plus en plus d’entreprises à appliquer cette organisation au sein de leurs locaux.

Son fonctionnement ? Un jeu d’enfant ! Dans une organisation de type « hot desking », chaque poste de travail dispose du matériel de bureau nécessaire (ordinateurs et fournitures de bureau). Cela, avec un mobilier modulable et évolutif afin que chacun puisse adapter son poste de travail à ses besoins. Ainsi, une fois sur site, aucune perte de temps ! Les collaborateurs n’ont qu’à choisir leur point d’ancrage pour la journée et débuter leurs tâches.

D’abord mis en œuvre par les entreprises dont le secteur nécessite un roulement des collaborateurs afin d’assurer la continuité de l’activité, 24h/24h et 7j/7j, il séduit à présent toutes les entreprises qui souhaitent se moderniser et apporter davantage de flexibilité à leurs collaborateurs.

Pourquoi le hot desking gagne-t-il de l’ampleur ces dernières années ?

À l’ère d’une société axée sur le partage de divers biens – voiture, logement ou services – le hot desking (en d’autres termes : le partage de bureaux en entreprise) gagne lui aussi, de plus en plus d’ampleur au sein des entreprises. Les raisons de cet engouement sont nombreuses. En voici quelques-unes ci-dessous.

1.  Le hot desking offre un avantage économique non-négligeable aux entreprises !

Traditionnellement, environ 75% des surfaces étaient allouées à des postes de travail individuel et 25% à des salles de réunion. Aujourd’hui, face à l’augmentation des coûts de l’immobilier, et face à l’accroissement du nombre de bureaux vacants en entreprise (en raison du télétravail, des déplacements professionnels, etc.) la tendance s’inverse.

L’organisation « classique » du travail selon laquelle chaque collaborateur dispose d’un même espace de travail toute l’année devient obsolète. C’est pourquoi, les entreprises s’interrogent et se demandent désormais, comment optimiser les espaces de travail, non plus dans une logique de personnes, mais d’usages.

Ainsi, c’est la raison pour laquelle la demande d’aménagements de type « hot desking », « desk sharing » et « flex office » explose ces derniers temps ! Grâce à ces aménagements, les entreprises peuvent espérer réduire une part considérable de leurs charges d’exploitation, tout en réalisant des économies de surfaces pouvant aller jusqu’à 40%, selon la variation du taux de hot desking (entre 10% et 50% de bureaux en moins par exemple). Une économie non-négligeable ces temps-ci.

2.  Un atout pour accélérer l’innovation, la créativité et le partage de compétences 

Rappelons que le hot desking va de pair avec une organisation du travail flexible, mêlant télétravail et présentiel. En corrélation, cette organisation entraîne moins de déplacements inutiles, plus d’efficacité et de confort psychologique pour les collaborateurs. Voici un 1er point à considérer, puisque ces derniers n’en sont que plus motivés et plus heureux.

En parallèle, la configuration des espaces de travail encourage le décloisonnement des équipes, ce qui favorise l’intelligence collective, la collaboration et la créativité. Dans cette dynamique, le partage de compétences entre des collaborateurs ayant des emplois, des forces et des expériences différentes est plus commode, ce qui stimule l’innovation et conduit à des projets plus créatifs et plus ambitieux.

3.  Le hot desking, un moyen pour les entreprises de rester compétitives !

En optant pour le hot desking, les entreprises placent la flexibilité du travail, le bien-être et la QVCT au 1er plan. Et elles n’ont pas tort ! Une enquête menée en 2022, par OpinionWay, révèle que 38% des salariés sont prêts à démissionner si leur employeur renonce à la flexibilité du travail (télétravail, horaires flexibles, choix de son espace de travail, etc).

En conséquence, et en pleine guerre des talents, si les entreprises souhaitent éviter l’impact de « la grande démission », elles doivent rester compétitives en matière de flexibilité afin de répondre aux attentes criantes des collaborateurs, et les fidéliser. Pour cela, le hot desking peut être l’une de solutions envisageables.

Envie d’en savoir plus sur l’organisation de type « hot desking », « desk sharing », « flex office » ? Consultez nos cas clients et découvrez comment un leader de l’industrie agroalimentaire a digitalisé son nouveau siège social avec Sharvy !

Cependant, le hot desking convient-il à toutes les entreprises ?

Bien que le hot desking s’accompagne de nombreux avantages, cette organisation du travail ne convient malheureusement pas à toutes les entreprises.

Par exemple, il existe de nombreux collaborateurs qui traitent, quotidiennement, des données sensibles et confidentielles. À l’annonce du hot desking, ces derniers peuvent être plus réticents, notamment, parce que pour éviter toute fuite de données, ils devront procéder au « clean desk ». Autrement dit, ils devront ranger chaque soir, leurs documents et effets personnels dans des casiers nominatifs afin de laisser un bureau propre et accueillant pour celui qui va l’occuper le lendemain. De plus, les collaborateurs qui occupent ce type de poste préfèrent généralement travailler dans un espace de travail plus privé, loin des regards curieux.

De même, nombreuses sont les équipes qui ont besoin d’une structure uniforme et d’une collaboration continue tout au long de la journée de travail. Ces dernières pourraient être contrariées par les configurations de places qui se renouvellent constamment. De plus, il est important que chaque collaborateur retrouve du soutien et une reconnaissance de ses pairs, afin de nourrir un sentiment d’appartenance, qui, sans une bonne gestion du hot desking, peut s’effacer peu à peu. C’est donc un deuxième point à considérer, qui peut freiner la mise en œuvre du hot desking.

Par conséquent, si vous vous retrouvez dans les explications ci-dessus, la période d’acclimatations à cette nouvelle organisation du travail, peut-être plus longue et/ou moins adaptée à vos besoins.

Mêler le hot desking au desk booking pour exceller dans votre organisation du travail !

Ne l’oublions pas ! Le hot desking fonctionne tout de même sur le principe du « premier arrivé, premier servi ».

De prime abord, on pourrait penser qu’entre adultes, la répartition équitable des postes de travail se fait d’elle-même. Mais malheureusement, il n’en est rien. Par conséquent, dans cette organisation du travail, les lève-tôt auront l’embarras du choix, avec peu de risque de subir la concurrence des collègues pour élire son siège. En revanche, après 9h, les places risquent de se raréfier. Ainsi, les collaborateurs n’auront pas d’autres choix que de prendre l’option qu’il reste.

Pour pallier ces incertitudes, et éviter que cette nouvelle organisation produise l’effet inverse escomptée et créée des tensions, un outil de réservation de bureaux peut-être votre meilleur soutien pour assurer la réussite de votre modèle de travail flexible.

Grâce à une application web & mobile dédiée, vos collaborateurs peuvent réserver, en amont de leur venue sur site, un poste de travail. C’est ce que l’on appelle : le desk booking. En parallèle, ils peuvent prendre connaissance des disponibilités durant les prochains jours. Cela leur permet d’organiser plus facilement leur semaine en fonction de leurs souhaits et/ou de leurs contraintes personnelles. Si nécessaire, des modifications ou des annulations peuvent ensuite être effectuées en quelques secondes. 

Par conséquent, le desk booking n’est pas intrinsèquement lié à un modèle de hot desking, mais les deux fonctionnent bien ensemble ! Considérez le desk booking comme un moyen d’améliorer le quotidien de vos collaborateurs, en évitant que chaque matin soit une course effrénée à la meilleure place, et en facilitant la mise en place d’une organisation de travail flexible, comme le hot desking.

Quels sont les conseils à appliquer pour concevoir un espace de travail « hot desking » efficace ?

Le plus important est de fournir un mobilier modulable et évolutif afin que chaque collaborateur puisse adapter son poste de travail à ses besoins.

• • Les bureaux : Idéalement, ils doivent être réglables en hauteur et motorisés pour être facilement modifiables, et plus adaptés à un environnement de travail flexible.

• • Les chaises : Une bonne chaise de bureau est essentielle ! Le dossier et l’assise doivent être ergonomiques et réglables à un niveau significatif pour répondre aux lois sur la santé et la sécurité. À noter que chaque entreprise emploie des collaborateurs de toutes tailles et de toutes morphologies. Alors, en plus de combattre les effets du travail de bureau sédentaire, vous devez également tenir compte des spécificités de chacun et des problèmes de santé préexistants.

• • Les outils ergonomiques : Les souris, les claviers et les tapis de souris doivent être fournis à tous les collaborateurs, même s’ils ont apporté des ordinateurs portables de chez eux. Vous pouvez également leur proposer un repose-poignet rembourré pour prévenir les courbatures et les microtraumatismes répétés.

• • Les rangements : Dans un environnement de travail « hot desking », il est important de prévoir des casiers nominatifs afin que chaque collaborateur puisse, en fin de journée, ranger ses dossiers et laisser le bureau propre et accueillant pour le collègue qui va l’utiliser le lendemain.

• • La connectivité : 80% des entreprises estiment que les problèmes de connectivité et d’ergonomie des postes de travail sont un challenge pour la réussite du hot desking (Étude Kensington, 2018). C’est pourquoi, il est judicieux de fournir à chaque collaborateur des ordinateurs portables de la même marque, afin de limiter les problèmes de connectivité (port USB, chargements, etc.).

Pour plus de conseils, téléchargez gratuitement notre checklist !

En conclusion

Nul doute, le hot desking séduit de plus en plus les employeurs soucieux de réduire leurs coûts et d’optimiser, à bon escient, les espaces de travail. Il en va de même pour les jeunes générations qui aspirent à davantage de souplesse et optent volontiers pour des espaces de travail flexibles.

Cependant, le hot desking ne correspond pas aux besoins et à la culture de toutes les entreprises, ni à toutes les personnalités. Certains collaborateurs, ne seront pas convaincus par cette solution révolutionnaire, et auront plus de mal à jouer le jeu du hot desking. Parfois, un laps de temps d’acclimatation suffit pour adopter cette pratique et profiter de ses nombreux avantages. Parfois, il faut se rendre à l’évidence que cette pratique n’est tout simplement pas adaptée aux besoins.

Alors, à la question : est-ce qu’il est judicieux d’implémenter le hot desking en entreprise ? La réponse va peut-être vous décevoir, mais nous répondrons que « ça dépend ». Plusieurs facteurs entrent en jeu (le niveau de flexibilité, l’engagement des collaborateurs face à cette nouvelle pratique, la gestion du hot desking, la mise en place d’outils : comme le desk booking, etc).

À vous de bien étudier en amont, les besoins (économiques et humains) de votre entreprise, les outils à mettre en œuvre, et surtout les demandes en internes. Provoquez la participation active de vos collaborateurs à la transformation. Vos collaborateurs sont en effet les premiers à vivre le changement au quotidien. Faites-leur confiance. S’ils sont en première ligne du changement, ils auront certainement d’excellentes idées pour faire de votre plan de transformation un succès !

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