Gestion des visiteurs : facilitez l’accueil & le contrôle d’accès au parking d’entreprise !

Incarnant l’art subtil de l’hospitalité & de l’efficience organisationnelle, la gestion des visiteurs revêt une importance capitale, pourtant, elle est (bien souvent) placée au second plan au sein des entreprises.

Ces dernières se concentrent prioritairement sur leurs activités principales, telles que la production, les ventes & le développement de produits, qui sont directement liées à leur performance financière, tout comme à leur croissance.

La gestion des visiteurs, bien qu’importante, est perçue quant à elle comme une tâche secondaire, n’ayant pas d’impact (direct) sur le chiffre d’affaires. Qui plus est, les ressources humaines & financières étant limitées, les entreprises privilégient généralement les investissements dans des domaines « stratégiques », laissant ainsi la gestion des visiteurs avec des moyens restreints.

Cette tendance peut néanmoins être contre-productive, notamment parce qu’une mauvaise gestion des visiteurs peut affecter l’image de l’entreprise, tout comme la satisfaction de ses partenaires & clients potentiels.

Alors, face à cette situation, comment améliorer la gestion des visiteurs à moindre coût (financiers & humains) ? Quelles solutions sont envisageables ? Comment s’y prendre ? Les réponses dans cet article !

Que signifie (réellement) la gestion des visiteurs au sein des entreprises ?

Facteurs, livreurs, prestataires, clients en visite, agents d’entretien, candidats… 

Nombreux sont les visiteurs quotidiens d’une entreprise. C’est pourquoi, l’accueil & la gestion de ces derniers constituent des enjeux de taille pour les organisations, et à ne pas négliger. 

Cette gestion commence dès le parking d’entreprise, avec une signalétique claire & des places réservées, qui témoignent du souci d’accueil et facilitent l’accès des visiteurs. Le ballet se poursuit à l’accueil, véritable cœur névralgique de l’entreprise, où la courtoisie & la compétence du personnel créent une première impression indélébile. 

Les visiteurs sont ainsi, pris en charge avec une minutie exemplaire, où leurs besoins sont anticipés et leurs attentes devancées, renforçant l’image de professionnalisme & de bienveillance de l’entreprise. 

Par conséquent, on comprend aisément que la gestion des visiteurs est finalement, un ensemble de pratiques & de procédures visant à orchestrer l’accueil, l’enregistrement & la surveillance des personnes extérieures qui pénètrent dans les locaux de l’entreprise. 

Cette gestion implique non seulement, l’identification & la vérification de l’identité des visiteurs, mais aussi l’orientation adéquate de ceux-ci vers les services et les personnes qu’ils viennent rencontrer. En outre, elle intègre des mesures de sécurité strictes pour protéger les informations sensibles & les ressources matérielles de l’entreprise, tout en garantissant une expérience fluide & professionnelle pour les visiteurs. 

À l’ère de la digitalisation, cette gestion s’appuie souvent sur l’IoT & l’Intelligence Artificielle (IA), des technologies qui facilitent le parcours des visiteurs et offrent une traçabilité précise, tout comme une optimisation des flux.  

En d’autres termes, la gestion professionnelle des visiteurs permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais, combinée à un contrôle d’accès fonctionnel, elle constitue un moyen efficace d’accroître sensiblement la sécurité de l’entreprise. 

Comment faciliter l’accueil de vos visiteurs & le contrôle d’accès à votre parking ?

En combinant diverses technologies & stratégies, vous pouvez créer un environnement accueillant pour vos visiteurs, tout en simplifiant la gestion & le contrôle d’accès à votre parking.

1.  Adoptez une application de Parking Management, comme Sharvy.

Rappelons-le : pour beaucoup de vos visiteurs, le parking est le point d’entrée vers votre environnement de travail. Par conséquent, cet accueil doit être une expérience holistique, marquée par la convivialité, la personnalisation & l’efficacité.

Or, le parking d’entreprise est bien souvent, tout l’inverse ! Autrement dit, un irritant du quotidien. Le nombre d’usagers dépasse régulièrement le nombre de places de stationnement disponibles, ce qui conduit inévitablement à des situations de congestion, de frustration et (parfois) de non-respect des règles établies au sein du parking.

C’est pourquoi, vous devez anticiper la venue de vos visiteurs pour éviter ces écueils et éloigner les éventuelles premières impressions négatives. Grâce à l’application Sharvy, vous pouvez envoyer des invitations par e-mail à vos futurs visiteurs, en indiquant l’ensemble des informations relatives au stationnement (date du rendez-vous, coordonnées de l’hôte, place de parking attribuée, etc).

Un plan interactif (Google Maps) et un plan du parking sont également présents dans l’email, afin que le visiteur se repère facilement dans un lieu qu’il ne connaît pas forcément. Enfin, un bouton d’ouverture de la barrière du parking s’active (dans le cas où votre entreprise disposerait d’un contrôle d’accès via le module IoT) uniquement le jour de la réservation du visiteur, ce dernier n’aura donc même pas besoin de solliciter une personne tierce le jour de sa venue.

2. Créez des groupes de places de parking dédiés à vos visiteurs.

Si la configuration & le dimensionnement de votre parking vous le permet, parcellisez celui-ci selon vos besoins. D’une part, cela vous permet de répondre à des impératifs d’organisation, de sécurité & de responsabilité environnementale, tout en optimisant l’utilisation de l’espace disponible.

D’autre part, en attribuant des zones spécifiques pour les collaborateurs automobilistes, les covoitureurs, les cyclistes, les motocyclistes & les visiteurs de votre entreprise, vous favorisez une gestion harmonieuse & efficace de votre parc de stationnement.

Au-delà d’encourager des pratiques de mobilités durables avec des zones dédiées au covoiturage, aux bornes de recharge partagées, comme aux cyclistes (avec des infrastructures adéquates), vous améliorez l’expérience collaborateur & visiteur en créant une segmentation qui permet de prévenir les conflits & les encombrements.

Vous pouvez facilement créer des groupes de places de parking (et faire respecter la politique de stationnement de votre parking) en utilisant la solution Sharvy.

Grâce à l’application, réservez & garantissez à vos visiteurs des emplacements proches de l’entrée principale de vos bureaux, afin d’éviter une éventuelle source de stress & une désorientation dans le parking. De cette façon, vous manifestez une attention particulière à l’égard de vos visiteurs, renforçant votre image de professionnalisme & de courtoisie.

Qui plus est, si vous disposez de plusieurs niveaux au sein de votre parking, et que vous souhaitez que le niveau -1 soit rempli avant le niveau -2, vous pouvez facilement déterminer des ordres de priorité de remplissage. Notamment, pour que l’application distribue les places du niveau -1 en priorité sur le niveau -2.

De la même façon, si votre entreprise possède plusieurs bâtiments et que vous souhaitez répartir vos collaborateurs et vos visiteurs en fonction du bâtiment où ils travaillent, vous pouvez créer différents groupes de places et assigner chaque collaborateur/visiteur au groupe de places le plus proche de son bâtiment (exemple : groupe 1 = parking du bâtiment A, groupe 2 = parking du bâtiment B, etc). Si besoin, des débordements entre les groupes de places peuvent être créés via l’application Sharvy.

3.  Utilisez un système de reconnaissance de plaques d’immatriculation.

Installées à proximité de la barrière d’entrée au parking, ces caméras sont des technologies destinées à identifier les plaques d’immatriculation des véhicules souhaitant accéder au parking, via l’utilisation d’algorithme de reconnaissance de caractères.

Si vous choisissez ce type de contrôle d’accès, vous n’avez qu’à fournir la liste des plaques d’immatriculation des véhicules des visiteurs autorisés à entrer dans le parking. Par la suite, lorsque ces derniers se présentent devant la caméra, celle-ci activera automatiquement l’ouverture de la barrière, si l’usager dispose d’un accès au parking.

Cette technologie est indispensable si vous souhaitez fluidifier le trafic aux abords de votre parking. Vos visiteurs réguliers (comme vos collaborateurs) ne perdent pas de temps à rechercher leurs badges/cartes RFID et les files d’attente aux barrières levantes se font plus rares.

Qui plus est, cette technologie améliore non seulement l’efficacité et la sécurité, mais contribue également à une première impression positive, en démontrant une organisation moderne et technologiquement avancée. Par ailleurs, la traçabilité et les rapports générés par la caméra permettent une gestion optimale des flux de visiteurs, facilitant ainsi la coordination avec les services de sécurité et d’accueil de l’entreprise.

4.  Facilitez votre gestion multisites & unifiez les accès à vos visiteurs.

Il n’est pas impossible que vos visiteurs (et vos collaborateurs) effectuent régulièrement des rotations d’un site à l’autre, comme certains commerciaux par exemple. Si certains effectuent ces trajets le temps d’une journée, d’autres sont contraints, par leurs fonctions, d’être sur un site deux à trois jours par semaine, et sur un autre le reste du temps.

Cependant, face aux flux fréquents de demandes d’accès au parking, il peut être difficile pour les responsables de la sécurité & le personnel d’accueil de faire face aux entrées et sorties de chacun.

Par conséquent, la gestion des parkings multisites était longtemps considérée comme un véritable casse-tête par les entreprises ! D’autant plus que beaucoup d’entreprises imaginent, à tort, ne pas avoir d’autres choix que d’opter pour une solution de contrôle d’accès distincte pour chacun de leurs bâtiments. Cependant, le coût de la mise en œuvre, sa maintenance, ainsi que sa gestion est pour le moins contraignante !

Sachez qu’à présent, il est tout à fait possible d’unifier la gestion des accès de l’ensemble des sites de votre entreprise en optant pour une solution SaaS centralisée, comme Sharvy. Aujourd’hui, ce type de solution est compatible avec de nombreux systèmes de contrôle d’accès (badges & cartes RFID, module IoT, caméras, etc).

En procédant ainsi, vous instaurez des procédures standardisées, simplifiant le processus d’accueil, réduisant les ambiguïtés & les retards pour les visiteurs qui se déplacent entre différents sites.

5.  Osez l’Intelligence Artificielle (IA) dans les processus d’accueil de votre entreprise

Ces dernières années, de nombreuses entreprises envisagent d’installer des assistants virtuels basés sur l’IA pour répondre aux questions fréquentes, guider les visiteurs à travers les procédures d’enregistrement et même offrir quelques conseils personnalisés. Ces assistants peuvent être accessibles via des bornes interactives et des applications mobiles par exemple.

Qui plus est, l’IA contribue à optimiser les ressources humaines en libérant votre personnel d’accueil de tâches répétitives, leur permettant de se concentrer sur des interactions à plus forte valeur ajoutée. Cette technologie favorise également la collecte & l’analyse des données relatives aux visites, permettant une amélioration continue des services offerts. Ces technologies ne sont donc pas à négliger !

En conclusion

En fin de compte, la mise en place des mesures citées ci-dessus contribue à créer une atmosphère de confiance & de respect mutuel, essentielle au développement et à la pérennité de relations d’affaires fructueuses avec vos visiteurs (comme vos collaborateurs).

Par conséquent, investir dans une gestion soignée des visiteurs & un contrôle d’accès efficace devient aujourd’hui, un levier stratégique incontournable pour toute entreprise souhaitant allier sécurité, praticité & hospitalité.

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