Gestion des parkings multi-sites : comment s’y prendre ?

Nul doute : ces dernières années, la règle implicite affirmant qu’un collaborateur doit nécessairement être présent sur le site de l’entreprise pour être actif et efficace tend de plus en plus à être infirmée.

En conséquence, le télétravail gagne du terrain, et un bon nombre d’entreprises élèvent à présent le travail hybride au rang de la normalité.

Cependant, cette nouvelle organisation du travail soulève l’épineuse question de la mobilité des collaborateurs, qui évidemment s’intensifie. Désormais, les collaborateurs ne cessent d’effectuer des rotations d’un site vers un autre. Si certains effectuent ces trajets le temps d’une journée, d’autres sont contraints, par leurs fonctions, d’être sur un site deux à trois jours par semaine, et sur un autre le reste du temps.

Cette flexibilité accrue révèle quelques défis organisationnels, notamment autour de la gestion des parkings multi-sites. Longtemps considérée comme un véritable casse-tête par les entreprises, cette gestion peut désormais, être amplement simplifiée. Focus sur les solutions à adopter dans cet article !

Gestion des parkings multi-sites : quelles sont les problématiques des entreprises ?

Aujourd’hui, la question de la fluidité et de la sécurité d’accès au parking est une condition sine qua none d’une expérience de stationnement positive pour les usagers.

Cependant, face aux flux fréquents de demandes d’accès au parking (que ce soit pour les collaborateurs permanents, ponctuels, et éventuellement pour les visiteurs temporaires) il peut être difficile pour les responsables de la sécurité et/ou pour le personnel d’accueil de gérer les entrées et les sorties de chacun. En conséquence, la fluidité d’accès est amoindrie et la sécurité plus défaillante.

En parallèle, la multiplication des sites d’une entreprise et de ses parkings, complexifie la possibilité, pour les usagers, d’obtenir une visibilité sur la disponibilité des emplacements. Par conséquent, et en cas d’indisponibilité, ces derniers ne peuvent pas anticiper et trouver des moyens de transports alternatifs.

Dès lors, la multimodalité n’est pas favorisée, et les usagers perdent un temps considérable à rechercher un stationnement proche de leur lieu de travail. D’autant plus que s’ils n’avaient pas anticipé ce point, cela peut mettre en péril le respect de leur emploi du temps.

À cela, s’ajoute le fait que les coûts de la mise en œuvre et de la gestion multi-sites sont substantiels et de plus en plus contraignants. Cela, pour les entreprises comme pour les collaborateurs. Ces derniers évaluent cette gestion comme frustrante et insatisfaisante.

En conséquence, et face à ces désagréments, il est compréhensible que les entreprises considèrent la gestion des parkings multi-sites comme la bête noire de leur politique de stationnement.  

7 conseils pour faciliter la gestion des parkings multi-sites de votre entreprise !

Si jusqu’à présent la disponibilité des stationnements au sein des parkings d’entreprise n’était pas un problème (d’où l’absence de gestion dans de nombreuses structures), ce n’est plus une réalité aujourd’hui.

Désormais, pour améliorer le bien-être et la qualité de vie au travail, il est important de déployer une politique qui soit à la fois : harmonisée sur l’ensemble des sites, fiable, flexible et surtout, simple à mettre en œuvre. Toutefois, comment s’y prendre ? Voici sept conseils à appliquer rigoureusement pour exceller dans la gestion de vos parkings multi-sites.

1.  Segmentez et répertoriez (équitablement) les besoins de vos collaborateurs !

Un 1er pas évident à réaliser avant de prendre, à bras-le-corps, cette démarche d’optimisation est d’effectuer un audit de la situation actuelle.

Pour cela, questionnez-vous sur plusieurs points : votre entreprise a-t-elle défini (explicitement) une politique de stationnement pour l’intégralité des sites ? Est-elle connue par l’ensemble des collaborateurs (permanents et ponctuels) ? Prend-elle en compte les singularités et/ou les contraintes de chacun ? Est-elle équitable ? À l’inverse, les directeurs et managers sont-ils privilégiés (attribution d’une place, accès permanent au parking) ? Etc.

Pour répondre à ces questions, vous devez connaître les habitudes de vos collaborateurs, et prendre conscience des besoins, des marges d’adaptation et des exigences de chacun.

Certains de vos collaborateurs seront prêts à accepter un report modal de la voiture vers le vélo. Cela, en échange d’un emplacement permanent pour celui-ci. En revanche, pour d’autres collaborateurs, l’utilisation de la voiture est inévitable, en raison : de l’éloignement du domicile par rapport au lieu de travail, d’un domicile mal desservi par les transports en commun, d’enfants à emmener et à récupérer quotidiennement, de contraintes médicales quelconques, etc. Toutefois, ils accepteront, par exemple, d’organiser un covoiturage.

En fin de compte, gardez en tête que la communication et le feedback de vos collaborateurs à ce sujet, peuvent s’avérer être la clé d’une bonne gestion de votre politique de stationnement !

Ainsi, en vous questionnant sur cette segmentation et sur les habitudes de chacun, vous parviendrez plus facilement à définir une politique viable, équitable (et impartiale) ! Les frustrations seront moindres et la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT) seront que bonifiées.

✔   Notre suggestion bonus :

Pour cibler les actions qui répondent (réellement) aux besoins et aux attentes de vos collaborateurs et ainsi, orienter, dans le bon sens, votre stratégie d’optimisation, il est judicieux de diffuser une enquête auprès de vos collaborateurs.

Si vous avez des doutes pour construire votre enquête collaborateur, et pour y intégrer les « bonnes » questions, notre livre blanc (à télécharger gratuitement) peut vous aider.

2.  Unifiez la gestion des accès sur l’ensemble des sites de votre entreprise

Beaucoup d’entreprises imaginent, à tort, ne pas avoir d’autres choix que d’opter pour une solution de contrôle d’accès distincte pour chacun de leurs bâtiments. Cependant, le coût de la mise en œuvre, sa maintenance, ainsi que sa gestion (tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs) est pour le moins contraignante !

Sachez qu’à présent, il est tout à fait possible d’unifier la gestion des accès de l’ensemble des sites de votre entreprise en optant pour une solution SaaS centralisée.

Aujourd’hui, ce type de solution est compatible avec de nombreux systèmes de contrôle d’accès (badges & cartes RFID, module IoT, caméras, etc). Au-delà de cet avantage, ces solutions permettent d’harmoniser les pratiques et de faciliter la gestion des parkings multi-sites.

✔   Notre suggestion bonus :

Nul doute : faire le choix d’unifier la gestion des accès sur l’ensemble de vos sites est l’une des meilleures solutions pour faciliter le flux de personnes entrants et sortants du parking. Ceci facilite grandement l’administration des droits d’accès, quelle que soit la typologie d’utilisateurs (permanents, ponctuels, visiteurs temporaires, etc).

Cependant, la solution SaaS à elle seule ne suffit pas. Il est important qu’une personne soit missionnée pour assurer la gestion de l’ensemble des sites. Celle-ci endosse le rôle d’un « super administrateur », et aura la responsabilité de superviser cette gestion. Non seulement, elle disposera d’une vue globale sur l’ensemble des sites, mais elle décidera également de la répartition des droits d’accès, et de la manière dont ils sont administrés.

En procédant ainsi, vous disposez d’un système unifié et harmonisé de gestion du contrôle d’accès de vos parkings multi-sites.

3.  Offrez une meilleure visibilité sur la disponibilité des stationnements des sites

La frustration majeure des automobilistes en matière de stationnement est le manque de visibilité sur la disponibilité des places de stationnement.

Pour pallier ces frustrations, dynamiser et améliorer l’expérience de stationnement des usagers, il est judicieux d’intégrer au sein de votre parking, les Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC).

Ces dernières offrent à vos collaborateurs, un suivi dynamique et surtout : en temps réel de vos parkings multi-sites. Ainsi, ils obtiennent (via une application web et/ou mobile) une visibilité sur la disponibilité ou l’indisponibilité des stationnements au sein de vos parkings. Ces derniers pourront, au quotidien, mieux anticiper leurs besoins et leurs modes de transports.

Par exemple, en cas d’indisponibilité d’un stationnement, et plutôt que de tourner en rond pour trouver une place de parking proche du lieu de travail, les collaborateurs vont préférer utiliser les transports en commun, le vélo ou encore des NVEI (Nouveaux Véhicules Électriques Individuels), comme les trottinettes électriques, gyroroues, gyropodes, hoverboards, etc.

En conséquence, ils gagnent du temps, ils privilégient une mobilité douce et limitent la pollution atmosphérique induite par la recherche d’un stationnement.

✔   Notre suggestion bonus :

Gardez en tête qu’à l’avenir, le stationnement et la mobilité vont indéniablement devenir plus connectés, plus fluides et plus flexibles, grâce au smart parking. Ainsi, prenez le tournant dès maintenant, et proposez à vos collaborateurs des outils et des services appropriés, comme l’application Sharvy.

4.  Simplifiez la réservation et la libération des places sur l’ensemble des parkings !

À présent, il est important de repenser les usages afin de concilier l’obligation de libérer de l’espace, aux besoins de stationnement d’un usager.

D’autant plus que 88% des salariés estiment que c’est le rôle de l’entreprise de prendre davantage en compte leurs problématiques de mobilité pour favoriser leur bien-être et limiter l’impact environnemental lié aux trajets domicile-travail.

Pour y parvenir, il existe là aussi diverses solutions digitales qui permettent à vos collaborateurs d’anticiper leur présence à l’entreprise et de prévoir à l’avance, un besoin de stationnement.

• • Si un collaborateur est titulaire d’une place et qu’il prévoit d’être absent du bureau, il va de manière responsable & autonome, libérer sa place et la remettre dans le « pot commun ».

• • À l’inverse, si le collaborateur est demandeur d’une place, il effectuera une demande (via une application dédiée) et obtiendra une place selon un algorithme spécifique.

Ces solutions digitales vous permettent d’exceller dans la gestion des parkings multi-sites, et surtout, de donner accès à tout ou partie de vos collaborateurs aux différents parkings.

Par exemple, en intégrant un système de parking avec des places réservées pour les collaborateurs en rotation entre les sites, une entreprise peut optimiser l’utilisation de ses parcs de stationnement. De plus, en utilisant une application mobile, vous pouvez voir en temps réel les places disponibles, réserver votre place de stationnement, ou encore libérer une place non utilisée. Une telle gestion non seulement simplifie le processus de stationnement, mais améliore aussi votre satisfaction en vous offrant plus de contrôle et de flexibilité dans vos déplacements entre différents sites de l’entreprise. 

En parallèle, vous favorisez la rotation de l’utilisation des places de parking, ce qui entraîne une moindre réticence du titulaire à utiliser les transports en commun et/ou à privilégier les mobilités douces. Et cela, sans perdre l’usage de sa place de parking, ce qui favorise la multimodalité.

✔   Notre suggestion bonus :

Si vous souhaitez partager les places de parking entre vos collaborateurs, et cela, sur les différents sites de votre entreprise, Sharvy est la solution.

Grâce à l’application Sharvy, les possibilités de gestion de vos parkings multi-sites sont infinies ! Vous pouvez imaginer des règles de bon usage, des systèmes de priorisation ou de mutualisation des places entre usagers, des règles d’équité, etc. Mais surtout, vous offrez à vos collaborateurs la possibilité de réserver et/ou de libérer une place de parking.

À noter que le partage des places et la collaboration de tous les agents permet généralement d’évaluer le potentiel de places supplémentaires disponibles à au moins 30%. C’est le cas par exemple du Conseil Départemental des Yvelines (France) qui utilise Sharvy pour gérer ses 420 places de parking réparties sur 2 sites.

Florence DUHAMEL, la Responsable Flotte Automobile au lancement du projet, souligne que « la solution est très flexible, fonctionnelle et facile d’utilisation. Les utilisateurs comprennent l’intérêt et se plient à la règle de réservation systématique. »

Curieux d’en savoir plus à ce sujet ? Consultez le cas client dédié.

5.  Suivez le taux d’occupation de vos sites et adaptez votre politique de stationnement

Gardez en tête que pour que votre politique de stationnement soit vouée à durer, celle-ci ne doit pas rester figée. Elle doit continuellement s’adapter aux besoins de mobilité de vos collaborateurs et aux circonstances.

Pour ce faire, vous devez extraire quotidiennement diverses données, et suivre de nombreuses statistiques quant à l’utilisation de votre parking. Par exemple, en distinguant :

• • L’occupation théorique de vos parkings : c’est-à-dire, le nombre de réservations et d’accès permanents moins le nombre de libération de places.

• • L’occupation réelle : qui s’observe grâce à un historique des demandes d’ouvertures des barrières de vos parkings.

Il est intéressant d’observer cette occupation par jour, par heure sur une journée type, et également de faire une moyenne selon les jours de la semaine. Cela, en distinguant les différentes typologies de places (exemple : avec une borne de recharge, PMR, voiture, deux-roues, etc).

En parallèle, il est également judicieux de suivre l’activité de vos collaborateurs, en distinguant les titulaires d’une place nominative, les collaborateurs permanents et ponctuels, ainsi que les visiteurs.

L’objectif de ce suivi régulier est surtout d’être alerté, au bon moment, de l’évolution des besoins. Cela vous permettra de prendre, à temps, les bonnes décisions et d’adapter votre stratégie.

✔   Notre suggestion bonus :

Peut-être que vous vous demandez quels sont les signaux d’alerte ? À quel moment, la politique de stationnement mérite d’être réévaluée ?

Pour vous aider, vous pouvez par exemple observer le rapport entre le nombre de venues théoriques et le nombre de places. Si celui-ci est élevé, cela peut indiquer une éventuelle tension sur le parking étudié.

Si cette tension reflète la réalité, alors des mesures correctives doivent être appliquées. À titre d’exemple, vous pouvez décider de fluidifier davantage les réservations, en adaptant votre politique de télétravail. Une autre solution envisageable, c’est tout simplement de rappeler les bonnes pratiques. Il peut arriver qu’un usager ne se présente pas, alors qu’il a réservé une place de parking.

Dans ce cas-là, identifier ces utilisateurs ne libérant pas leur place et si cela est répétitif, adoptez des mesures proactives et/ou ajustez les modes d’accès s’ils ne sont pas adaptés aux usages réels.

6.  Améliorez l’expérience de stationnement en favorisant l’équité !

Parvenir à une expérience de stationnement positive pour les usagers, passe inévitablement par le partage et la mutualisation des places de parking.

Rappelons que le parking de l’entreprise est pour beaucoup de collaborateurs le point d’entrée vers leur environnement de travail. Ainsi, en donnant accès à tout ou partie de vos collaborateurs à celui-ci, vous leur évitez diverses contraintes quotidiennes.

Pour y parvenir, il est inévitable de procéder au partage et/ou à la mutualisation des places de parking. À l’ère d’une société axée sur l’individualisme, cela permet d’inverser la tendance et de restituer l’équité, et surtout : la solidarité au sein des entreprises.

✔   Notre suggestion bonus :

Pour restituer l’équité, le principal est de mettre fin aux critères d’attribution classiques, basés sur l’ancienneté et/ou sur la hiérarchie. Contrairement à avant, il est important de ne plus avoir seulement les managers qui peuvent accéder au parking. Désormais, tous les collaborateurs doivent être sur un même pied d’égalité.

Cette notion d’équité, qui appelle celle de l’impartialité est importante. Elle constitue aujourd’hui un levier pour créer et maintenir un climat de travail sain, tout en fidélisant les collaborateurs grâce à une bonne gestion de votre parking d’entreprise.

7.  Responsabilisez vos collaborateurs !

Pour faciliter la gestion de vos parkings multi-sites et éviter que celle-ci soit un véritable casse-tête, vous devez nécessairement responsabiliser vos collaborateurs.

L’objectif est d’encourager leur autonomie et d’adopter une attitude respectueuse vis-à-vis de la communauté. Mais surtout, d’inciter à la prise de conscience de l’importance des initiatives personnelles. Ce qui, à terme, permet d’affirmer les conditions du vivre-ensemble.

Cependant, pour responsabiliser vos collaborateurs dans la durée, gardez en tête qu’il vous faut une culture d’entreprise forte ! Vos collaborateurs doivent se reconnaître dans une culture commune et doivent être fiers de contribuer au succès de la politique de stationnement de votre entreprise.

✔   Notre suggestion bonus :

L’une des premières bonnes pratiques que l’on peut vous donner, est de faire comprendre à vos collaborateurs ce que vous attendez et en quoi est-ce important (donner du sens favorise la motivation et l’engagement).

Par exemple, soyez clair avec vos collaborateurs titulaires d’une place de parking. Dites-leur que leur collaboration est fondamentale pour exceller dans la gestion de vos parkings et pour permettre à chacun de profiter équitablement des stationnements.

Ensuite, soyez clair avec vos objectifs. Pensez « mesurable » et fixez des indicateurs de réussite à vos collaborateurs. Communiquez sur ces objectifs. Par exemple, vous pouvez vous dire que l’un des objectifs en intégrant une application dédiée comme Sharvy est de permettre à 10% de collaborateurs supplémentaire de profiter quotidiennement du parking. Un autre objectif peut-être de réaliser des économies de minimum 25% sur le budget parking grâce à l’application, etc.

Sans cap (autrement dit, sans la communication des objectifs en interne), pas de progression, et très peu d’engagement de la part des collaborateurs.

En résumé ?

Il existe différents leviers qui vous permettent d’améliorer la gestion de vos parkings multi-sites. En suivant rigoureusement les conseils ci-dessus, vous prenez d’ores et déjà ces problématiques à bras-le-corps.

Vos collaborateurs n’en seront que plus satisfaits, puisque vous résolvez les plaintes récurrentes quant à sa gestion et vous leur offrez une expérience de stationnement positive. De plus, vous renvoyez une image d’une entreprise soucieuse du bien-être de ses collaborateurs. Cela, en élaborant une politique de stationnement intelligente, équitable et proactive sur les parkings multi-sites de votre entreprise.

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