Flexibilité du travail : de quelle façon prendre part à cette révolution ?

À l’heure où se dessine une sortie de crise sanitaire, et où l’idée d’un « monde d’après » s’installe dans nos esprits, on observe d’ores et déjà de profonds bouleversements dans le monde du travail.

Désormais, les collaborateurs souhaitent conjuguer harmonieusement travail et flexibilité. C’est une tendance qui était déjà perceptible avant le début de la crise sanitaire. Cependant, celle-ci s’est amplifiée durant la pandémie et l’expérience du télétravail. À présent, et selon une récente étude menée par LinkedIn, c’est plus de 87% des salariés qui aspirent à être en télétravail au minimum une à deux fois par semaine. En parallèle, elle met en exergue que les collaborateurs qui bénéficient de cette souplesse d’organisation seraient deux fois plus heureux de travailler pour leur entreprise.

Dès lors, force est de constater que cette notion de flexibilité du travail est aujourd’hui, particulièrement plébiscitée par les collaborateurs. C’est pourquoi, les entreprises doivent prendre part à cette révolution si elles souhaitent opérer de manière plus agile et parvenir à attirer les meilleurs talents.

Dans cet article, découvrez comment vous y prendre en tant qu’entreprise et quelles sont les bonnes pratiques à mettre en œuvre !

Une piqûre de rappel sur ce qu’on entend par la notion de « flexibilité du travail » !

Progressivement introduit dans les entreprises, la notion de flexibilité du travail implique directement une remise en cause de l’organisation du travail de la part de l’entreprise.

En d’autres termes, elle sous-entend que les besoins de chaque salarié sont uniques. Par conséquent, que chacun devrait pouvoir organiser les modalités de son travail de façon personnalisée. Notamment, avoir la possibilité d’effectuer du télétravail, d’aménager ses horaires en fonction de ses besoins personnels et familiaux, et ainsi, de ne plus être contraint aux fameuses amplitudes horaires de 9h à 18h. Dès lors, en bénéficiant d’une plus grande souplesse dans l’organisation de sa semaine de travail, le collaborateur parvient plus facilement à trouver un meilleur équilibre entre sa vie professionnelle et ses exigences personnelles.

Pour y parvenir, ces modes de travail flexibles sont rendus possibles par les innombrables avancées technologiques de ces dernières années. Mais également, par la capacité des collaborateurs à maîtriser divers outils (par exemple, des outils de visio-conférences, de gestion de projet et de gestion des tâches) permettant à chacun de discuter et de travailler efficacement, à distance et depuis n’importe quel emplacement géographique.

Ainsi, et en dépit de la culture persistante du présentéisme en France, les entreprises qui introduisent davantage de flexibilité au travail ont conscience des opportunités que cette notion renferme, tant pour leur compétitivité que pour le bien-être de leurs collaborateurs. Par conséquent, et pour ces dernières, la notion de flexibilité au travail rime avec le respect des besoins de chacun. Ainsi, tout est possible et discutable, et tout le monde y gagne !

Pourquoi la flexibilité du travail gagne de l’ampleur ces dernières années ?

Si la flexibilité du travail tend à se développer, c’est bien parce que les collaborateurs tout comme les entreprises en tirent des bénéfices non-négligeables. Voyons quels sont ces bénéfices de chacun des côtés !

1. La flexibilité du travail aux yeux des entreprises

Dans un contexte d’incertitudes et de changements permanents, les entreprises n’ont à présent, pas d’autres solutions que d’être agiles et de s’adapter à leur environnement. Toutefois, comme nous l’avons observé durant la crise du Covid-19, il peut s’avérer difficile de traverser une telle crise et de minimiser les perturbations occasionnées.

Ce sont dans des situations comme celles-ci que la notion de flexibilité du travail prend tout son sens. En situation de crise, elle permet aux entreprises de ne plus se soucier de la continuité opérationnelle de leurs activités. Elles peuvent ainsi se concentrer sur le maintien de leur efficacité. Finalement, elle agit comme un filet de sécurité !

Par conséquent, d’une situation d’abord subie, la flexibilité gagne peu à peu de l’ampleur dans les entreprises. Elle permet de créer un cercle vertueux favorisant l’engagement et la productivité des collaborateurs. Ces derniers retrouvent le goût de travailler et des relations de confiance s’installent durablement. À condition, bien évidemment, que cette flexibilité soit choisie et non subie.

Dès lors, s’il est bien mené, ce virage peut être révolutionnaire pour les entreprises en termes de compétitivité, d’innovation et d’agilité !

2. La flexibilité du travail aux yeux des collaborateurs  

De plus en plus plébiscitée par les collaborateurs, la flexibilité du travail est à présent, une exigence pour une grande partie de la population active. Selon une récente étude réalisée par l’IFOP pour BNP Paribas Real Estate, c’est aujourd’hui un salarié sur deux qui souhaitent davantage de flexibilité dans l’organisation de son temps de travail. En parallèle, c’est plus de 53% qui souhaitent effectuer quelques jours de télétravail dans la semaine.

Toutefois, ces résultats ne sont pas étonnants comptes tenus des avantages qu’offrent la flexibilité et l’adaptabilité au travail.

D’une part, en offrant davantage de liberté dans la gestion de leur temps de travail, l’entreprise met un point d’honneur à entretenir une relation de confiance avec ses collaborateurs. Dès lors, elle booste les notions de responsabilité et d’autonomie dont doit faire preuve chaque collaborateur. Ce qui, en corrélation, stimule l’engagement et la motivation. En fin de compte, cette flexibilité leur permet de s’épanouir professionnellement et d’atteindre une certaine satisfaction. Une satisfaction qui aujourd’hui, est au cœur de la productivité et des performances de l’entreprise. En d’autres termes : les collaborateurs sont heureux et épanouis, et les compétences humaines sont valorisées grâce à la flexibilité dont fait preuve l’entreprise !

D’autre part, en abandonnant le présentéisme au profit du télétravail et d’horaires flexibles, les collaborateurs peuvent mieux équilibrer leur temps entre les missions professionnelles et les contraintes personnelles. Dès lors, cela permet de réduire l’absentéisme, le turn-over et les jours de maladie. Tout en limitant le stress, l’impact environnemental et en se délestant des contraintes liées au transport et à la venue sur site.

Flexibilité du travail : quelles sont les clés d’une transformation réussie ?

1. Définir un cadre précis, avec des règles et des pratiques claires et partagées !

L’une des premières choses à prendre en considération pour une transition réussie, c’est : la définition d’un cadre précis.

Cela peut sembler antinomique, pourtant, il est essentiel de définir un référentiel commun. Notamment, avec des règles que chacun se doit de respecter. De cette façon, l’entreprise veille au bon déroulement de sa politique de flexibilité. Elle parvient plus facilement à créer des relations gagnants – gagnants.

Pour y parvenir, voici quelques questions qui vous aideront à définir des règles et des pratiques claires au sein de votre entreprise. Notamment :

• Quel est le rythme du travail à distance ? Un à deux jours par semaine, ou plus ?
• Autorisez-vous ou interdisez-vous le télétravail le jour des points d’équipe ?
• Sur quelle plage horaire les collaborateurs sont tenus d’être joignables ?
• Les collaborateurs ont-ils le droit de travailler en dehors de leur domicile ?
• Quels sont les équipements mis à disposition pour effectuer le télétravail ?
• Quel est le niveau de confidentialité attendu en télétravail ?

Ainsi, en répondant à ces questions, vous établirez des règles communes pour chaque collaborateur. En parallèle, cela vous permet de prévenir la naissance d’éventuels conflits relatifs à la mise en place du travail hybride. Et puis, vous harmonisez les pratiques de l’ensemble de l’équipe et vous mettez tout le monde sur un pied d’égalité !

2. Intégrer des outils numériques pour cultiver l’esprit d’équipe et favoriser le travail collaboratif !

En parallèle, et pour parvenir à une bonne gestion de cette transition, il est important de mettre en place divers outils numériques. D’une part, pour limiter l’isolement de certains collaborateurs. D’autre part, pour favoriser le travail collaboratif et maintenir les échanges, même à distance.

Désormais, les solutions sont nombreuses ! Par exemple, on peut citer :

• Les outils de gestion de projet collaboratif, comme : Asana, Notion, Trello, Monday, etc.
• Les outils de communication d’équipe & de visioconférence : Teams, Google Chat et Google Meet, Slack, etc.
• Les outils qui offrent le partage de documents : Google Drive, SharePoint, WeTransfer, etc.

Ces outils sont indispensables pour préserver la dynamique de groupe et la motivation de chacun !

3. Développer le desk sharing pour opérer le virage vers la flexibilité du travail !

L’avènement des nouveaux modes de travail flexible au sein des entreprises fait drastiquement chuter le taux d’occupation des lieux de travail, passant de 80% à 60%. Par conséquent, les entreprises doivent comprendre que la transition vers la flexibilité et l’adaptabilité du travail va de pair avec un nouvel aménagement des espaces.

Agile et convivial, le desk sharing se présente aujourd’hui comme l’une des solutions les plus adéquates pour optimiser les espaces partagés des entreprises.

Propices à un environnement de travail dynamique, ces bureaux partagés (flex desk) offrent aux collaborateurs la flexibilité recherchée. Ils permettent de rompre la routine, de stimuler la créativité et de favoriser les interactions entre collègues et les projets collaboratifs !

En parallèle, les avantages du desk sharing sont tout aussi nombreux du côté de l’entreprise. Rappelons qu’aujourd’hui, les bureaux représentent une charge très importante pour les entreprises. C’est même le second poste de dépense après la masse salariale. C’est pourquoi, les entreprises sont nombreuses à avoir délaissé le bureau traditionnel en faveur des espaces partagés.

Pour faciliter cette transition vers le desk sharing, il est judicieux de se munir d’une solution digitale de gestion des espaces partagés en entreprise. De cette façon, et au quotidien, vous accompagnez vos collaborateurs dans l’adoption de ces nouveaux modes de travail flexible. En quelques clics, les collaborateurs peuvent réserver un poste de travail et/ou une salle de réunion. Dans le même temps, ils peuvent prendre connaissance des disponibilités durant les prochains jours. Cela, afin d’organiser leur semaine et d’anticiper leurs contraintes personnelles. Tout ça, au travers d’une application web & mobile intuitive, comme Sharvy !

4. Ne pas omettre de prendre des décisions qui représentent l’intelligence collective 

En d’autres termes, il s’agit de trouver un bon équilibre entre le consensus et la prise de décision individuelle. Les besoins de chaque collaborateur et leurs volontés individuelles doivent être écoutées et prises en compte.

Toutefois, la décision finale doit être prise par une seule personne, tout en représentant l’intelligence collective. Voici l’un des aspects fondamentaux et des nombreux bienfaits d’une organisation flexible au travail.

De cette manière, l’entreprise avance selon ses propres valeurs. Cela, tout en renforçant la culture de l’entreprise et l’implication des collaborateurs.

5. Ne négligez (surtout pas) les espaces de travail !

Qui dit flexibilité et adaptabilité au travail, ne dit pas désertion des bureaux ! Dès lors, et pour permettre une meilleure transition, il appartient à l’employeur de donner envie à ses salariés de venir travailler.

D’une part, il convient de trouver le juste équilibre entre les espaces de bureaux et les espaces collectifs. L’aménagement de ces derniers doit être soigné, intelligent et connecté, afin de répondre aux besoins de chacun. Par exemple, choisir de travailler en open space doit obligatoirement s’accompagner d’espaces de détente et de concentration. De cette façon, l’entreprise parvient à créer un environnement de travail stimulant qui améliore le bien-être de ses collaborateurs.

D’autre part, l’employeur doit penser à valoriser les espaces communs. Encore aujourd’hui, un bon nombre d’entreprises imaginent leurs espaces de « détente » comme la dernière roue du carrosse. Notamment, en les confinant dans des recoins sombres et encombrés. Et bien évidemment, ces espaces ne sont pas propices aux échanges et à la convivialité. C’est pourquoi, lorsqu’une entreprise entreprend la transition vers plus de flexibilité au travail, il faut qu’elle pense à tirer profit de cette nouvelle organisation des bureaux. De cette façon, elle place la qualité de vie et le bien-être de ses collaborateurs au 1er plan. Et puis, elle leur donnent envie de venir au bureau quelques jours par semaine !

6. La flexibilité du travail passe également par la flexibilité des salaires !

Qu’il s’agisse de la flexibilité dans l’implémentation des conditions de travail ou dans la façon de démarrer un projet, la flexibilité du travail peut prendre différentes formes.

Dans ce dernier point, focus sur la flexibilité des salaires ! Celle-ci peut accompagner votre transition, et faciliter l’adoption auprès de vos collaborateurs de votre nouvelle organisation du travail.

La raison est évidente : c’est un avantage pour tous les acteurs de l’entreprise, que ce soit pour les dirigeants, tout comme pour les collaborateurs. D’une part, elle permet aux entreprises d’être plus attrayantes et d’autre part, aux collaborateurs d’être récompensés des efforts qui ont été fournis pendant une période. Par exemple, via une prime d’intéressement.

C’est une véritable stratégie qui vise à séduire et à fidéliser vos collaborateurs.

Cependant, et pour exceller dans cette stratégie, il est judicieux de recourir à un outil RH simplifiant la gestion de la rémunération globale en entreprise. Grâce à ce type d’outil, vous facilitez la flexibilité des salaires de vos collaborateurs, vous gagnez du temps et améliorez le calcul des rémunérations fixes et variables. Cela, tout en créant des campagnes d’augmentation justes et efficaces.

Ainsi, et en suivant ces conseils, tout le monde en ressort gagnant au sein de l’entreprise !

En conclusion

Le monde du travail est en constante évolution, et prendre le virage de la flexibilité permet de s’ouvrir à l’avenir et de devenir plus agile. Cependant, avant de prendre part à cette révolution et d’entreprendre cette transition, il convient de prendre connaissance des conseils ci-dessus. Effectivement, après les progrès du numérique et à la suite de situations exceptionnelles (crises financières, pandémie mondiale) et de l’évolution des normes sociales, il est important de ne pas être dépassé par les conséquences de ces événements, de façon à améliorer sur le long terme la Qualité de Vie et les Conditions de Travail (QVCT). C’est pourquoi, cette transition doit s’effectuer pas à pas, et les collaborateurs doivent être accompagnés pour une adoption réussie !

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