Flex desk & télétravail : comment combiner ces deux modèles ?

Le monde du travail évolue rapidement, et avec lui, nos façons de concevoir l’espace de travail. À présent, le télétravail est devenu un incontournable pour de nombreuses entreprises, offrant aux collaborateurs flexibilité & autonomie.

Mais qu’en est-il de l’organisation des bureaux ?

Peu à peu, le modèle traditionnel des bureaux fixes laisse place à une nouvelle approche : le Flex desk. Ce modèle, plus flexible & dynamique, consiste à ne plus attribuer un poste de travail précis à un collaborateur. Une fois sur site, ils n’ont qu’à choisir leur point d’ancrage pour la journée et débuter leurs tâches.

Parce qu’il impacte l’organisation du travail en tant que tel, le Flex desk ne s’improvise pas. Il s’apprend, se pratique et s’installe pas à pas. Mais alors, comment faire cohabiter cette nouvelle organisation avec l’essor du télétravail, sans nuire à la productivité, ni à la cohésion des équipes ? Focus dans cet article !

L’évolution du marché de l’immobilier de bureau en 2025 (et les enjeux à venir) !

1. Le contexte économique de l’immobilier de bureau en France.

Depuis le début d’année 2024, le marché de l’immobilier de bureau en France traverse une période de mutation profonde. Alors que l’immobilier résidentiel & commercial continuent de bénéficier d’une demande stable, le segment des bureaux peine à retrouver son dynamisme d’avant la crise du Covid.

Plusieurs tendances clés se dessinent :

• • • Stagnation des loyers : Les loyers des bureaux, en particulier dans les zones périphériques, connaissent une faible progression, voire une baisse dans certains cas, face à l’augmentation des surfaces vacantes.

• • • Réduction des investissements : Les investisseurs se montrent plus prudents vis-à-vis des bureaux, préférant diversifier leurs portefeuilles vers des segments jugés moins risqués, comme le résidentiel.

• • • Régionalisation des opportunités : Alors que les grandes métropoles comme Paris, Lyon & Marseille continuent d’attirer des entreprises, les plus petites villes peinent à maintenir une demande constante pour leurs bureaux.

2. Les facteurs de cette faiblesse.

Plusieurs éléments expliquent la difficulté actuelle du marché des bureaux :

• • • Surabondance de l’offre : Les projets immobiliers initiés avant la pandémie, arrivent aujourd’hui sur le marché. Cependant, la demande n’a pas suivi le même rythme, principalement en raison de l’essor du télétravail & de la transition vers des espaces de travail plus flexibles. Cela crée un déséquilibre entre l’offre & la demande, avec pour conséquence directe : une augmentation significative des surfaces vacantes.

• • • Transition vers des espaces plus flexibles : Les entreprises cherchent désormais des bureaux offrant des solutions modulables, souvent incompatibles avec les espaces traditionnels.

• • • Contexte économique incertain : L’inflation, la hausse des coûts de l’énergie & les incertitudes économiques globales poussent les entreprises à repenser leurs dépenses, notamment en limitant les investissements dans des espaces de travail coûteux.

• • • Réduction des effectifs physiques : Avec l’essor du télétravail, de nombreuses entreprises ont opté pour des politiques de réduction de leurs surfaces de bureaux, accentuant la vacance des espaces non-essentiels. De surcroît, des espaces hybrides sont aménagés, mêlant postes de travail modulables, salles de réunion connectées & lieux de convivialité.

Le modèle « Flex desk » : une réponse à la demande de flexibilité de vos collaborateurs ?

1. Définition & fonctionnement du Flex desk.

Le Flex desk (connu sous le nom de « Bureau flexible » en France), désigne une organisation spatiale où les collaborateurs ne disposent pas d’un poste de travail attitré, mais choisissent leur emplacement selon leurs besoins du moment.

Ce modèle s’adapte parfaitement aux entreprises ayant adopté le travail hybride, où la présence physique des collaborateurs varie d’un jour à l’autre.

Son fonctionnement repose généralement sur des outils numériques, comme des applications de réservation, qui permettent aux collaborateurs de planifier leur place en fonction de leurs horaires & des tâches à accomplir.

En parallèle, les espaces sont aménagés de manière à offrir différents types d’environnements : des zones calmes pour se concentrer, des espaces collaboratifs pour échanger, comme des salles équipées pour les réunions.

Cette organisation, simple & intuitive, vise à optimiser l’utilisation des locaux tout en s’alignant sur les attentes de flexibilité des collaborateurs.

2. Les avantages du Flex desk pour vos collaborateurs.

Le modèle Flex Desk présente plusieurs avantages, tant pour votre entreprise, que pour vos collaborateurs.

L’un des principaux atouts réside dans l’optimisation de l’espace, en alignant la présence des collaborateurs avec la surface utilisée.

Pour y parvenir efficacement, le calcul d’un taux de foisonnement est indispensable. Ce taux représente le ratio entre le nombre de postes de travail disponibles & le nombre de collaborateurs présents au bureau.

L’intérêt de déterminer un taux de foisonnement réside dans sa capacité à ajuster l’utilisation des bureaux en fonction de l’évolution des modes de travail, notamment avec l’essor du télétravail.

En pilotant ce taux au fil du temps, vous pouvez réduire la surface dédiée aux bureaux fixes au fur et à mesure que le télétravail se développe, mais aussi, éviter la prise de nouvelles surfaces inutiles lorsque les effectifs augmentent. Cela vous permet de maintenir un environnement de travail flexible, tout en maîtrisant vos coûts immobiliers.

NB : Il est essentiel de bien calibrer ce taux. Un taux trop faible pourrait conduire vos collaborateurs à se (re)sédentariser en s’appropriant un bureau fixe, contredisant l’esprit du Flex desk. À l’inverse, un taux trop élevé engendrerait une surcharge des espaces, créant frustration & démotivation, et incitant éventuellement vos collaborateurs à se tourner vers des solutions externes comme le coworking.

Ce modèle offre également une grande flexibilité à vos collaborateurs. Selon leurs tâches du jour, ils peuvent choisir de s’installer dans un espace calme pour se concentrer, comme dans une zone collaborative pour organiser des réunions informelles. Cette liberté dans le choix de l’environnement de travail améliore leur productivité & leur bien-être au quotidien.

Enfin, le Flex Desk favorise la communication & les échanges entre les différents départements. En changeant régulièrement de poste, vos collaborateurs ont davantage d’occasions de se croiser & de collaborer, renforçant ainsi la cohésion d’équipe et stimulant l’innovation au sein de votre entreprise !

Le télétravail : une évolution devenue pérenne ?

1. Les chiffres du télétravail en 2024, en France.

En 2024, le télétravail est devenu monnaie courante dans de nombreuses entreprises.

Selon une étude menée fin 2024 par Statista, 36% des collaborateurs travaillent à distance de manière régulière, avec une tendance croissante dans certains secteurs comme la technologie, les services financiers & la communication.

Le modèle hybride (télétravail partiel) continue de prédominer, avec près de 50% des collaborateurs qui alternent entre travail à domicile & présence au bureau, selon le rapport annuel (2024) d’Owl Labs.

De plus, la répartition des jours de télétravail varie considérablement selon les entreprises, certaines optant pour un équilibre de 2 à 3 jours à distance par semaine.

Cette évolution a été renforcée par les dispositifs législatifs & les ajustements des politiques d’entreprise pour soutenir cette nouvelle organisation du travail.

2. Les défis du télétravail pour les entreprises.

Le télétravail impose plusieurs défis structurels & organisationnels. Premièrement, la coordination des équipes dispersées complique la communication et peut nuire à la cohésion, particulièrement lors de projets collaboratifs.

Deuxièmement, la gestion de la performance peut devenir complexe, nécessitant des outils adaptés pour suivre les objectifs & mesurer l’efficacité, sans microgestion.

Par ailleurs, les enjeux technologiques sont cruciaux : les entreprises doivent mettre en place une infrastructure fiable, avec des connexions sécurisées & des outils collaboratifs performants. Cela, tout en assurant une protection renforcée des données sensibles grâce à des mesures de cybersécurité.

Enfin, l’adaptation des espaces de travail est essentielle. Les entreprises doivent reconfigurer leurs bureaux pour privilégier des espaces collaboratifs & partagés, optimisant ainsi leur utilisation lors des jours de présence. Cela permet de réduire les surfaces inutilisées (en raison du télétravail), tout en créant un environnement propice aux échanges & à la collaboration.

Alors, comment combiner Flex desk & télétravail au sein de votre entreprise ?

1. La complémentarité des deux modèles.

En réduisant la présence quotidienne au bureau, le télétravail diminue le nombre de collaborateurs sur site. Dans ce contexte, attribuer un poste fixe à chaque collaborateur n’a plus de sens.

C’est pourquoi, le Flex desk gagne du terrain. Il répond ainsi à cette nouvelle organisation en adaptant l’occupation des bureaux aux besoins réels de présence sur site.

Cela permet non seulement de libérer des surfaces inutilisées & de réduire les coûts immobiliers, mais aussi de créer un environnement plus dynamique, où les collaborateurs peuvent choisir leur espace de travail en fonction des tâches à accomplir, favorisant ainsi la collaboration & l’échange.

Cette approche offre à la fois une meilleure utilisation des ressources & une plus grande souplesse pour les équipes, tout en répondant à la demande croissante de flexibilité & de bien-être au travail.

2. Les avantages d’une application de réservation pour organiser le Flex desk.

Bien que l’idée de recourir à une application de Desk Booking puisse sembler superflue dans un contexte où les bureaux sont partiellement occupés, il s’agit en réalité d’un levier stratégique.

D’une part, vous offrez à vos collaborateurs la possibilité de réserver, à distance et à tout moment, un espace de travail avant leur venue sur site. Ils bénéficient ainsi d’un aperçu précis des espaces disponibles, à l’heure et à la date souhaitée, ce qui élimine les conflits de planning & améliore leur expérience au quotidien.

Cette liberté, combinée à une autonomie renforcée, répond parfaitement aux attentes actuelles en matière de flexibilité.

D’autre part, en mettant en place des zones dédiées pour certaines équipes (zone booking), vous préservez leurs repères tout en facilitant une transition progressive vers le Flex desk. Vous alliez ainsi flexibilité & stabilité.

Qui plus est, en ayant en votre possession des données fiables sur l’utilisation de vos locaux, vous comprenez le comportement de vos collaborateurs et vous parvenez à prendre les meilleures décisions de gestion.

Enfin, et grâce à une application de Desk booking, vous empêchez vos collaborateurs de préempter des bureaux, d’en prendre possession inlassablement, comme d’occuper des espaces communs & des salles de réunion sans raison apparente & valable, à l’heure où le travail flexible règne.

Les bonnes pratiques pour une intégration réussie du Flex desk.

Nul doute : l’adoption du Flex desk constitue une véritable rupture avec les schémas organisationnels traditionnels des entreprises. Alors, pas de panique en abordant ce sujet au sein de votre entreprise. Des résistances au changement émergeront naturellement, avant une acceptation progressive.

Ci-dessous, nos conseils & bonnes pratiques pour y répondre avec pédagogie, et réaliser une transition (en douceur) vers le Flex desk.

1. Impliquez vos collaborateurs dans l’organisation du Flex desk.

Dès la genèse du projet, impliquez vos équipes. Plus vos collaborateurs comprendront le projet et auront l’occasion de s’exprimer, plus ils se sentiront concernés et en mesure de l’adopter sereinement.

Commencez par des questions simples, mais essentielles : qu’apprécient-ils dans leur environnement de travail actuel ? Qu’est-ce qui leur manque ? Quels sont leurs besoins en termes de localisation, de confort, comme de modes de travail (collaboratif, individuel, hybride) ? Ces discussions, menées à travers des ateliers, comme des sondages, vous aideront à construire un environnement qui leur ressemble vraiment.

En procédant ainsi, vous envoyez aussi un message fort : leur avis compte. Ce sentiment de reconnaissance & d’implication renforce leur engagement, et peut faciliter leur transition vers ce nouveau mode de fonctionnement.

Pensez également à maintenir ce dialogue tout au long du projet. Tenez vos équipes informées des avancées, partagez les décisions prises grâce à leurs retours & restez ouverts aux ajustements en cours de route. En agissant ainsi, vous créez un climat de confiance et vous permettez une intégration naturelle du Flex desk dans leur quotidien.

2. Impliquez vos managers dans la réflexion sur le télétravail & l’usage des bureaux.

Les managers jouent un rôle clé dans la mise en place du Flex desk & du télétravail, car ils sont en contact direct avec les équipes et en comprennent les dynamiques.

Prenez le temps de les interroger sur leur expérience du télétravail : quels sont, selon eux, les principaux atouts pour leurs collaborateurs et pour l’organisation dans son ensemble ? Quels freins rencontrent-ils, qu’il s’agisse de communication, d’organisation, comme de maintien de la cohésion d’équipe ? Ces échanges vous aideront à mieux cerner les réalités terrain et les besoins spécifiques liés à ce mode de travail.

Profitez également de ces discussions pour recueillir leur vision des bureaux. Selon eux, quelles devraient être les fonctions prioritaires de ces espaces ? Sont-ils avant tout des lieux de collaboration, de concentration, de socialisation ? En confrontant leurs avis, vous pourrez identifier des tendances générales, mais aussi des particularités propres à certaines équipes.

Ces retours sont essentiels pour bâtir un projet d’aménagement équilibré, qui reflète à la fois les attentes des collaborateurs & les besoins opérationnels des managers.

3. Définissez le cadre de votre projet.

Pour garantir le succès de votre projet de Flex desk, commencez par désigner une personne, mais aussi, une équipe référente chargée de coordonner les actions & d’assurer leur suivi.

Définissez ensuite des objectifs précis : améliorer la collaboration, optimiser les espaces, réduire les coûts, comme accompagner la politique de télétravail.

En parallèle, analysez vos locaux actuels pour déterminer s’ils peuvent être adaptés ou s’il est préférable d’envisager un déménagement. Élaborez des plans d’aménagement pour mieux visualiser les nouveaux espaces & répartir les zones selon les besoins : collaboration, concentration, postes fixes pour certains rôles, etc. Nous vous recommandons l’outil HomeByMe pour réaliser vos plans 3D facilement.

Enfin, une étape essentielle est le choix d’une solution de gestion des réservations, comme Sharvy, qui facilite le desk booking. Avec cette application, vos collaborateurs peuvent réserver (en seulement quelques clics) un poste à distance, assurant ainsi une organisation fluide & une occupation optimisée des espaces.

Cette flexibilité s’accorde parfaitement aux besoins du télétravail, en garantissant à chacun un espace fonctionnel lorsqu’il est au bureau tout en limitant le gaspillage d’espace !

En conclusion

Le Flex desk & le télétravail ne sont pas simplement des tendances, mais une véritable transformation de la manière dont nous abordons le travail.

En les combinant, vous offrez à vos équipes la flexibilité dont elles ont besoin, tout en optimisant vos espaces. Qui plus est, en intégrant des outils comme le desk booking, vous offrez à vos collaborateurs une solution fluide & pratique, adaptée à un monde du travail en constante évolution. Cette approche vous permet de répondre aux attentes de ces derniers, tout en boostant l’efficacité de votre organisation. Alors, qu’attendez-vous pour y recourir ?

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