Environnement de travail : 10 règles d’or pour l’améliorer !

Bien qu’il ne s’agisse pas d’un phénomène nouveau, mais d’intrinsèque à notre travail, la réflexion sur les actions à entreprendre pour créer un environnement de travail stimulant a pris un nouvel élan ces dernières années.

La notion de bien-être en entreprise est désormais, omniprésente et rares sont les entreprises qui s’en désintéressent. Il faut dire qu’aujourd’hui, évoluer dans un cadre de travail agréable où l’ambiance et l’atmosphère de l’environnement de travail sont sains, est une des attentes majeures de 88% des collaborateurs, selon le 2nd baromètre M2DG (2023), en collaboration avec YouGov.

Qui plus est, les entreprises font du bien-être au travail et de la Qualité de Vie et des Conditions de Travail (QVCT) des leviers de performance, d’amélioration de la marque employeur, d’attraction et de fidélisation des talents.

C’est pourquoi, l’amélioration de l’environnement de travail n’est manifestement pas un point à négliger pour les entreprises. D’autant plus que ses enjeux dépassent largement la sphère de l’immobilier pour rayonner sur des thématiques RH.

Toutefois, comment s’y prendre ? Lumière sur 10 règles d’or à respecter pour l’améliorer !

Avant de poursuivre, que recouvre précisément la notion d’environnement de travail ?

L’environnement de travail désigne, tout simplement, l’ensemble des éléments matériels et humains qui sont susceptibles d’influencer les collaborateurs dans leurs tâches quotidiennes.

De ce fait, il englobe un ensemble d’éléments, tels que :

• • L’aménagement du lieu de travail : le mobilier, le matériel, les espaces de travail, la luminosité, la température, la décoration, la présence d’une salle dédiée aux pauses et aux repas, la possibilité de s’isoler si besoin, etc.

• • Les relations humaines : la communication et l’entente avec les managers, l’ambiance au sein des équipes, l’existence de tensions et conflits en interne, etc.

• • La culture de l’entreprise : le type de management, les avantages et les services proposés aux collaborateurs (cafétéria, salle de sport, salle de jeux), la pression subie, l’équilibre vie privée et vie professionnelle, etc.

• • Les conditions d’hygiène et de sécurité : un nombre suffisant de sanitaires, des locaux propres et salubres, etc.

Dès lors, un environnement de travail sain favorise l’engagement des collaborateurs et décuple leur productivité. Leurs attentes en ces termes revêtent ainsi une importance particulière, d’autant qu’ils consacrent la majorité de leur temps sur leur lieu de travail.

C’est pourquoi, s’il est toxique et se révèle inadéquat, l’environnement professionnel entrave le plein épanouissement de vos collaborateurs.

Comment améliorer l’environnement de travail de vos collaborateurs ? 10 règles d’or !

1.  La 1ère impression, tu soigneras.

Lors d’une nouvelle rencontre, nous soulignons souvent la première impression : la première poignée de main et le 1er sourire qui incite, ou non, à poursuivre la conversation.

Il en va de même, lorsque votre nouvelle recrue découvre les bureaux de votre entreprise pour la première fois ! Elle va observer l’environnement de travail, la décoration, et apprécier si les espaces sont plutôt ouverts, lumineux et accueillants, plutôt qu’austères et sombres. Ainsi, dès les premières minutes au sein de vos bureaux, elle dispose déjà d’une première impression sur votre cadre de travail, et s’il est inspirant, sécurisant et agréable.

Qui plus est, si vous lui réservez un accueil chaleureux plutôt que brouillon, elle s’en souviendra. C’est pourquoi, il faut prendre le temps de lui faire visiter vos locaux, de lui présenter les différents membres de l’équipe et de lui fournir une vue d’ensemble des projets en cours.

Cette approche permet au nouvel arrivant de se sentir immédiatement inclus et à l’inverse, de ne pas lui donner l’impression que votre environnement de travail est peu avenant. Ce qui, inévitablement, risque de décourager une part importante de vos nouvelles recrues dès le premier jour.

2.  Le pouvoir des couleurs et de la lumière, tu ne négligeras pas.

Saviez-vous que les couleurs exercent une influence sur notre perception, nos émotions et notre comportement ?

Par exemple, les couleurs froides, comme le bleu, le vert et le violet, apaisent et favorisent la créativité, alors que les couleurs vives, telles que le rouge et le jaune, sont stimulantes et améliorent la concentration.

De manière générale, la productivité est plus élevée dans les bureaux aux murs colorés que dans les bureaux aux murs blancs. En revanche, évitez les couleurs foncées, comme le noir et le bleu foncé, car elles ont un effet soporifique !

Cependant, au bureau, le choix des couleurs dépend surtout du travail de vos collaborateurs. S’ils sont régulièrement sous pression et effectuent un travail stressant, privilégiez les couleurs froides pour les détendre. Si, au contraire, leurs tâches quotidiennes sont monotones, stimulez-les avec des couleurs vives !

Outre les couleurs, l’éclairage est tout aussi important. Privilégiez la lumière naturelle autant que possible. Pour la lumière artificielle, préférez une lumière chaude et assurez-vous que chaque bureau possède sa propre lampe.

3.  Des espaces de travail favorisant le bien-être et la productivité, tu créeras.

À l’heure où les cloisons tombent pour laisser place à de grands espaces ouverts sans poste attitré, la question de l’intimité se dessine. Afin d’entrer en synergie avec les nouvelles méthodes de travail (flex office, desk sharing, hot desking, desk booking, zone booking, etc) tout en respectant l’individualité de chacun, nous vous suggérons d’aménager divers espaces informels.

Par exemple, créez des enclaves pour la réflexion et le travail individuel. En ce sens, vous reconnaissez le besoin d’équilibre de chacun. Rappelons que nombreux sont les collaborateurs qui peuvent rencontrer des difficultés à se concentrer à cause du bruit de fond incessant, des conversations téléphoniques, des discussions entre collègues, etc. Il est donc important d’avoir quelques espaces individuels où ces derniers peuvent s’isoler lorsqu’ils ont besoin de se concentrer davantage pour réaliser une tâche.

En parallèle, gardez en tête que la conception du lieu de travail compte bien plus que ce que vous imaginez. Une conception moderne, doit allier confort et style. Mais surtout, doit être organisée selon la notion « Activity Based Working ». Autrement dit, chaque espace de votre entreprise doit répondre à une activité donnée. Nul besoin de réaliser de grands travaux, c’est davantage une question d’optimisation et d’aménagement d’espaces variés, évolutifs et modulables.

Par exemple, en plus des open-spaces, des postes de travail individuels et des enclaves insonorisées (PhoneBooth & Focus Room) favorisant la concentration, il convient de créer :

• • Des meeting box & huddle room : les meeting box sont des espaces de 2 à 4 personnes pour réaliser des entretiens, one-to-one, etc. Les huddle room sont plutôt des grandes salles de réunion confidentielles destinées à divers projets de l’entreprise.

• • Des tables projets, des espaces informels & de détente : au sein des entreprises, on observe souvent des tables disséminées au milieu des open-spaces, et destinées à des collaborateurs itinérants. Mais également, d’autres espaces dispersés avec des canapés, des tables et fauteuils qui donnent lieu à divers échanges. En parallèle, on retrouve aussi des espaces de cafétéria, salle de jeux et/ou salle de pause.

• • Des espaces de corpoworking : des espaces de travail flexibles et collaboratifs, à l’image d’un coworking, mais au sein même des locaux de votre entreprise. Cela s’apparente à un tiers-lieu, dans lequel évoluent ensemble, des collaborateurs d’une même entreprise, provenant de différents services et de différents sites. Mais également, des personnes extérieures à l’entreprise, comme des prestataires, des indépendants, des freelances, etc.

• • Des espaces dépourvus de chaises : et oui, pas évident de rester assis toute la journée, c’est même l’une des causes de nombreux troubles (mal de dos, hanches raides, douleurs au niveau de la nuque, etc) et surtout si vos collaborateurs ont une mauvaise posture ! Il est donc important de proposer à ces derniers la possibilité de travailler debout, grâce à des tables hautes disséminées au sein de vos open-spaces. Mais également, de leur proposer des poufs et des Bloons (sièges ballons ergonomiques) qui permettent aux muscles abdominaux et dorsaux d’être plus sollicités et ainsi, de maintenir vos collaborateurs en meilleure forme.

Qui plus est, la création de ces divers espaces, vous permet non seulement, de répondre aux besoins et aux attentes des collaborateurs sédentaires comme des collaborateurs ultra-nomades qui changent régulièrement d’espace de travail au cours d’une journée. Mais également, de rompre la monotonie que ces derniers peuvent ressentir durant leurs heures de travail.

4.  Le confort acoustique au sein de l’environnement de travail, tu veilleras.

Le bruit est au son ce que la mauvaise herbe est au jardin. Qui plus est, gardez en tête que la pollution sonore est perçue par les collaborateurs comme désagréable, gênante, source de déconcentration, et détériore les relations et la qualité du travail.

D’un point de vue économique, l’ADEME et le CNB (Conseil National du Bruit) estiment que la perte d’efficacité des collaborateurs exposés au bruit représente un manque à gagner de 18 milliards/an en France !

Alors, afin d’éviter cette perte d’efficacité, un accroissement de l’absentéisme et les conséquences sur la santé de vos équipes qui en découlent, envisagez de bien isoler l’intérieur de vos locaux (sols, murs et plafonds), d’installer des panneaux acoustiques muraux et mobiles et comme vu précédemment, d’installer des enclaves individuelles et insonorisées.

Enfin, veillez à ne pas vous tromper sur l’implémentation de vos bureaux. À titre d’exemple, évitez de placer les postes de travail individuels près des zones d’échanges (entrée, machines à café, etc). De la même façon, veillez à installer des salles de réunion suffisamment bien isolées des postes des collaborateurs qui ne participent pas au brainstorming.

5.  L’air de la biophilie, tu apporteras.

La végétation offre un sentiment de calme et de sérénité. C’est pourquoi, nous vous conseillons d’intégrer des éléments naturels au sein de votre environnement de travail. 

Que ce soit par l’intermédiaire de plantes, de l’installation de murs végétaux et/ou de la mise en place d’un bassin. Nul doute : toute la journée derrière l’écran, apporter l’extérieur à l’intérieur augmentera la productivité et l’attractivité de votre environnement de travail !

Mais ce n’est pas tout, les plantes améliorent la qualité de l’air, régulent le taux d’humidité, absorbent le bruit et réduisent les polluants. Un incontournable du lieu de travail moderne.

Ah oui… Une dernière chose : pensez évidemment à choisir des plantes qui demandent peu d’entretien et qui pourront supporter les absences les week-ends et pendant les vacances.

6.  Une culture d’entreprise saine et participative, tu cultiveras.

Nul doute : le fonctionnement interne de votre entreprise exerce un impact significatif sur votre environnement de travail. C’est pourquoi, vous devez veiller à conserver, sur le long terme, une excellente culture d’entreprise. Et surtout, travaillez-là constamment !

Votre culture d’entreprise doit être un amalgame de vos valeurs d’entreprise, votre management, vos méthodes de communication, votre fonctionnement interne et votre structure d’entreprise.

Bien souvent, une culture d’entreprise ouverte l’emporte. Ainsi, privilégiez la culture du feedback : négatif (mais toujours avec empathie) comme positif ! Il est crucial pour les managers d’apprendre à remercier leurs équipes, leur montrer une véritable reconnaissance, pour les fidéliser et stimuler leur motivation.

Notez également que cette culture du feedback suppose que vos collaborateurs peuvent également effectuer un feedback à leurs supérieurs, sans craintes. L’idée : faire en sorte que chacun puisse s’améliorer, mais en toute humanité !

7.  L’accès au parking d’entreprise, tu offriras à davantage de collaborateurs.

75%. C’est le nombre de Français qui effectuent leurs trajets domicile-travail en voiture, selon une étude menée en 2022 par l’Ipos ! Soit, les ¾ de vos collaborateurs.

Cependant, dans la mesure où le parking est le point de départ et l’apogée de tout déplacement, il devient indispensable pour de nombreux collaborateurs et participe (grandement) à améliorer le quotidien et l’environnement de travail de ces derniers.

D’autant plus que le stationnement dans les centres-villes est de plus en plus complexe. En l’absence d’un parking d’entreprise, les véhicules des collaborateurs se retrouvent, bien souvent, en voirie, sans surveillance et risquent des dégradations par des personnes malveillantes. À cela, s’ajoute le fait que vos collaborateurs perdent, chaque semaine, en moyenne une demi-heure à rechercher un stationnement.

Par conséquent, et loin d’être secondaire, la mise en place d’une gestion dynamique et intelligente de votre parking d’entreprise occupe une place centrale dans la qualité de vie au travail de vos collaborateurs.

Aujourd’hui, dans la plupart des entreprises, l’attribution des places de parking s’effectue (encore) de façon hiérarchique, selon l’ancienneté ou sur un modèle du « premier arrivé, premier servi », encore plus contraignant.

Dès lors, le parking affiche complet, même s’il ne l’est pas réellement puisque beaucoup de places de stationnement restent vacantes. Ces dernières, souvent attitrées, ne peuvent pas bénéficier à d’autres collaborateurs, ce qui peut engendrer des frustrations, de l’agacement et des conflits internes si cela se répète.

Pour pallier cela, et surtout doubler l’offre de stationnement de votre parking, Sharvy est LA solution. C’est une application web & mobile, qui gère la venue sur site de vos collaborateurs, permet les réservations et leur attribue des places via un algorithme équitable, donne accès à des plans de site et peut même prévoir les accès en automatisant la reconnaissance d’une plaque d’immatriculation par exemple.

En seulement quelques clics, la venue sur site de vos collaborateurs est facilitée et optimisée !

8.  Une communication ouverte et transparente, tu prôneras.

Pour améliorer votre environnement de travail dans la durée, une communication ouverte et transparente est primordiale. Ainsi, encouragez vos collaborateurs à partager leurs idées, leurs préoccupations et leurs suggestions.

Organisez régulièrement des réunions d’équipe pour favoriser les échanges et la collaboration. En parallèle, utilisez également des outils de communication tels que les plateformes de messagerie instantanée pour faciliter la communication entre les membres de l’équipe.

En parallèle, pensez à organiser des événements de team building, mais aussi des événements hors du bureau pour créer et renforcer les liens et la communication entre les membres de vos équipes. Ainsi, chacun apprendra à mieux se connaître et à mieux travailler ensemble.

9.  Une technologie de pointe, tu proposeras.

Le saviez-vous ? Plus de 40% des collaborateurs ont déclaré avoir quitté une entreprise parce qu’ils n’avaient pas accès à des outils numériques de pointe (Étude Randstad).

Par conséquent, on remarque que les lieux de travail se transforment à un rythme effréné et que la technologie est devenue une partie inséparable de tout environnement de travail moderne.

Aujourd’hui, cela ne fait nul doute : la disponibilité de la technologie est directement liée à l’innovation, à la créativité et à l’efficacité au travail. Elle est essentielle pour le développement personnel et professionnel de vos collaborateurs.

C’est pourquoi, le smart office gagne du terrain ces dernières années. Il s’agit d’un environnement de travail dans lequel les nouvelles technologies sont mises aux services des besoins et du bien-être des collaborateurs. L’objectif est de permettre à ces derniers de travailler de façon optimale et d’améliorer leur productivité. Dès lors, le smart office inclut, par exemple :

• • Divers équipements & technologies IoT : comme les salles de réunions intelligentes et connectées avec caméras et équipées de la technologie « click and play », les logiciels et outils de visioconférence (Zoom, Teams, Google Meet), les assistants vocaux numériques, les outils intranet et réseaux sociaux internes, etc.

• • Des applications web & mobiles intuitives : facilitant les agendas de chacun & la réservation d’espaces (places de parking, postes de travail,  bornes de recharge, autres ressources, etc). En fonction de l’application choisie, il est également possible de suivre le taux d’occupation de chacun des espaces et l’utilisation des ressources. Notez que pour aider les Directeurs de l’Environnement de Travail à mieux comprendre comment les collaborateurs occupent les espaces, MerciYanis propose des capteurs de présence et des capteurs de qualité de l’air : ils indiquent les flux, la fréquentation et aident à repérer les zones sur-occupées pour prendre les meilleures décisions de gestion.

• • Des logiciels d’intelligence artificielle & d’automatisation des process : principalement, pour améliorer l’efficacité opérationnelle de vos collaborateurs.

Par conséquent, l’aménagement et/ou l’amélioration de votre environnement de travail en ce sens, permet à vos collaborateurs de conserver un temps précieux et de dédier de l’énergie à des tâches à plus fortes valeurs ajoutées.

10. Un lieu de travail respectueux de l’environnement, tu ne négligeras pas.

Un environnement de travail durable est tout autant une question d’expérience pour le collaborateur, que de respect de l’environnement. Qui plus est, le design d’intérieur écologique offre de nombreux avantages pour le bien-être des collaborateurs et est, bien évidemment, plus sains pour ces derniers.

Par conséquent, pensez à intégrer dans vos locaux : un pilotage automatique du chauffage et de la lumière, une ventilation et/ou une climatisation en fonction des données captées, mais également en fonction du taux d’occupation de vos espaces (autrement dit, du taux de desk sharing). De ce fait, vous allez non seulement, optimiser les performances énergétiques de votre bâtiment et/ou de vos locaux, mais vous allez également réaliser de belles économies.

En parallèle, l’analyse correcte de facteurs tels que la température, la qualité de l’air, l’intensité de la lumière, tout comme le niveau de bruit (et tant d’autres), vous évite de nombreux arrêts-maladies. Ces facteurs jouent un rôle majeur dans l’humeur de vos collaborateurs, et influencent directement leur capacité à se concentrer et à effectuer leurs missions.

En conclusion

En prenant en compte les évolutions récentes des modes de travail, notamment l’essor du télétravail et la demande croissante pour des espaces de travail collaboratifs et flexibles, il devient crucial pour les entreprises d’adapter leurs espaces de bureaux.  

À travers cet article, on comprend aisément qu’un environnement de travail positif, dynamique et stimulant favorise l’engagement et l’investissement de vos collaborateurs. Ces derniers sont animés par une envie de bien faire et de se surpasser, ils prennent cause pour votre entreprise, s’associent à ses valeurs et sont ainsi, beaucoup plus performants !

En revanche, un environnement de travail toxique aura une incidence catastrophique sur le moral de vos troupes et sur leur efficacité. Qui plus est, cela peut augmenter considérablement l’absentéisme et le turn-over.

C’est pourquoi, l’amélioration de votre environnement de travail ne doit pas passer au second plan, car il a une incidence (importante) sur la qualité de vie et le bien-être de vos collaborateurs. Le respect de ces 10 règles d’or devrait ainsi vous aider à combler vos collaborateurs.

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