Desk booking vs. zone booking : quelles sont les différences ?

Et si l’aménagement de vos bureaux devenait le reflet de votre vision du travail ?

Dans un contexte où les pratiques de travail évoluent plus vite que jamais, comment s’assurer que l’organisation de vos bureaux soit à la hauteur des attentes modernes en matière de flexibilité & de collaboration ?

Le desk booking & le zone booking émergent comme deux réponses à cette question, chacune incarnant une conception différente de l’occupation de l’espace.

Loin d’être de simples choix techniques, ces options s’inscrivent dans une réflexion plus large sur la manière dont les entreprises peuvent tirer parti de leurs locaux pour encourager l’engagement, l’innovation & la productivité de leurs équipes.

Toutefois, quels sont les enjeux réels de chaque méthode ? Pourquoi une entreprise choisira-t-elle de privilégier l’une plutôt que l’autre, et comment cette décision peut-elle transformer l’expérience collaborateur ? Découvrez dans cet article, les nuances de ces deux visions de l’organisation pour éclairer votre décision.

Une révision express ? Le desk booking vs le zone booking : les définitions !

Le desk booking est une pratique qui permet aux collaborateurs d’une entreprise de réserver à l’avance un poste de travail pour une journée complète comme une demi-journée, grâce à une solution digitale dédiée, comme Sharvy. Une fois la demande soumise, la solution attribue automatiquement un espace de travail en fonction d’un algorithme équitable & de règles prédéfinies par l’administrateur. Cette approche permet de prendre en compte divers paramètres, comme la disponibilité des bureaux & les préférences des collaborateurs (double écran, open space, callboxs, etc).

À l’inverse, le zone booking permet aux collaborateurs de réserver une zone spécifique au sein des locaux de l’entreprise, en fonction de leurs besoins & de la nature de leurs activités.  Contrairement à la réservation d’un poste de travail individuel, cette approche repose sur l’attribution d’une aire de travail prédéfinie — telle qu’une zone réservée aux ressources humaines, une autre dédiée aux développeurs, comme aux équipes marketing. Chaque zone est conçue pour répondre aux exigences spécifiques des fonctions qu’elle accueille, offrant ainsi les équipements & l’environnement les plus appropriés. Cette méthode offre une plus grande flexibilité & une meilleure gestion de l’espace, en favorisant la collaboration entre les membres d’une même équipe, comme d’une même fonction tout en s’adaptant aux variations quotidiennes d’occupation & aux besoins fluctuants des collaborateurs.

Quelles sont les principales différences entre le desk booking & le zone booking ?

Les principales différences entre le desk booking & le zone booking tiennent à la manière dont vous souhaitez structurer votre espace de travail et répondre aux besoins de vos collaborateurs.

À l’inverse du desk booking, qui permet à vos collaborateurs de réserver un bureau spécifique, le zone booking garantit à ces derniers un bureau (libre) dans une zone spécifique de votre entreprise. Il n’y a donc pas de bureau attitré. Vos collaborateurs choisissent un poste de travail une fois sur les lieux.

Des applications dédiées, comme Sharvy, facilite cette gestion en vous garantissant que les réservations n’excèdent pas la capacité de la zone pour un jour précis.

Le zone booking vous offre ainsi, la flexibilité de réserver des zones dédiées à certaines activités & équipes. Cela peut se traduire par des zones dédiées aux ressources humaines, aux équipes de développement, comme aux départements créatifs, chacune étant équipée & aménagée selon ses exigences spécifiques. En ce sens, vous répartissez intelligemment vos collaborateurs, et vous favorisez la collaboration entre les membres d’une même équipe.

Finalement, vous pouvez retenir que le desk booking s’adapte mieux à des environnements de travail où la stabilité & l’ordre sont prioritaires. Le zone booking quant à lui, est plus pertinent si vous cherchez à maximiser la collaboration, la flexibilité & l’efficacité de l’utilisation de votre espace.

Si vous êtes curieux d’en savoir plus, découvrez grâce à notre cas client comment IRD utilise Sharvy pour faciliter la réservation d’un poste de travail.

Alors, quel système de réservation choisir entre le desk booking & le zone booking ?

Pour choisir entre le desk booking & le zone booking, il convient d’évaluer plusieurs critères.

1. La taille de votre entreprise.

Gardez en tête qu’il n’y a pas de règles, seulement des tendances !

Les petites entreprises, avec des équipes plus réduites, bénéficient généralement du desk booking en raison de sa simplicité & de sa flexibilité, permettant à chaque collaborateur de réserver un poste selon ses besoins individuels sans nécessiter une gestion complexe des espaces.

Les grandes entreprises, ayant une organisation plus complexe & des équipes variées, ont tendance à privilégier le zone booking. Cette approche permet de définir des zones spécifiques pour différents départements & projets, optimisant ainsi l’utilisation des espaces & facilitant la collaboration au sein des équipes.

Les entreprises de taille intermédiaire peuvent envisager une solution hybride, combinant les deux systèmes pour équilibrer flexibilité & organisation. Cela est tout à fait possible, grâce à l’application Sharvy !

2. Les besoins de vos collaborateurs & votre culture d’entreprise.

Ce sont des critères déterminants dans le choix de votre système de réservation.

Si votre organisation valorise l’autonomie & l’individualité, le desk booking peut offrir plus de liberté à vos collaborateurs, en leur permettant de réserver un poste de travail en fonction de leurs préférences & de leurs habitudes de travail.

À l’inverse, si votre entreprise promeut une culture d’équipe forte & privilégie les interactions fréquentes entre les collaborateurs, le zone booking est peut-être une option plus judicieuse, puisqu’il favorise la création de pôles de travail dynamiques où vos équipes peuvent facilement interagir & partager leurs idées.

3. La configuration de vos bureaux.

Enfin, la configuration de vos bureaux joue un rôle crucial dans le choix entre le desk booking & le zone booking.

Par exemple, si vos locaux se répartissent déjà en zones dédiées à des fonctions comme à des activités spécifiques, le zone booking permet de maximiser l’utilisation de ces espaces, en adaptant leur occupation aux besoins fluctuants des équipes.

Toutefois, si vos bureaux sont plutôt conçus autour de postes de travail individuels ou si vous cherchez à réduire le nombre d’espaces fixes tout en maintenant un environnement structuré, le desk booking s’avère plus pertinent. Il offre une gestion optimisée des espaces disponibles tout en offrant une certaine stabilité à vos collaborateurs.

Pourquoi choisir la solution Sharvy pour votre organisation ?

En adoptant Sharvy, vous transformez votre bureau en un lieu où l’organisation & la flexibilité règnent en maîtres. Vous optimisez l’utilisation de l’espace, réduisez les conflits de réservation, et augmentez la satisfaction de vos collaborateurs en leur offrant un environnement de travail parfaitement adapté à leurs besoins.

Vous transformez ainsi le chaos en harmonie, le stress en confort, et la gestion des espaces en un jeu d’enfant grâce à diverses fonctionnalités offertes par la solution, comme :

• • La réservation & la libération intuitive d’un poste de travail.
  • Une vue en temps réel des disponibilités.
  • Un ajout des critères de recherche (double écran, écran XXL, etc).
  • Une définition de zones par équipes pour faciliter la cohésion & les interactions.
  • Un rapport d’analyse & un suivi du taux d’occupationde vos espaces de travail.
  • Un plan dynamique des étages pour retrouver facilement son poste de travail.
  • Une intégration à votre SIRH & aux solutions tierces que vous utilisez en interne.
  • Une attribution automatique des places, selon des règles de priorité.
  • Des options de personnalisation pour répondre à des besoins spécifiques.

Si vous êtes curieux d’en savoir plus, bénéficiez d’une démonstration personnalisée, en cliquant juste ici !

En conclusion

Pour conclure avec une touche d’humour, choisir entre le desk booking & le zone booking, c’est comme devoir choisir entre un cupcake & un muffin : les deux sont délicieux, mais ils répondent à des envies différentes !

Le desk booking finalement, c’est le service à la carte : vos collaborateurs bénéficient d’un bureau avec les préférences spécifiées en amont (écran XXL, double écran, etc), un peu comme commander le plat de son choix dans un restaurant. Vous réservez à l’avance, vous obtenez exactement ce que vous avez demandé, et tout est prévu pour votre confort.

Le zone booking à l’inverse, c’est comme un buffet libre. Vous choisissez la zone qui correspond à votre humeur du jour – calme, dynamique, interactive – et vous vous installez là où vous vous sentez le mieux.

Alors, pour faire votre choix, demandez-vous : préférez-vous le confort prévisible d’un bureau attitré ou la liberté d’un espace flexible qui s’adapte à vos besoins du jour ? L’essentiel est de trouver l’option qui satisfait le mieux les appétits variés de votre équipe.

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